InterSOS caută asistent/ă financiar/ă administrativ/ă // InterSOS is hiring an Administrative Finance Assistant

Asistent financiar administrativ

 

Scopul principal:

Executarea sarcinilor administrative și financiare, conform indicațiilor managerului ierarhic superior și procedurilor INTERSOS, pentru a asigura respectarea legilor locale și a cerințelor donatorilor

 

Raportează către:

  • Ierarhic: Coordonatorul financiar național
  • Funcțional: Ofițer de finanțe

 

Sarcini:

  • Executarea sarcinilor administrative, financiare și juridice, calcularea salariilor (matricea HR) și actualizarea dosarelor personalului pentru a asigura acuratețea, conformitatea și efectuarea plăților salariale la timp;
  • Verifică respectarea procedurilor financiare interne, actualizează situația economică și financiară a proiectelor în colaborare cu Ofițerul de finanțe. Monitorizarea cheltuielilor și executarea bugetului aprobat.
  • Înregistrarea tuturor operațiilor economice în sistemul financiar, asigurând că toate documentele și semnăturile sunt obținute înainte de finalizarea exercitiului financiar;
  • Pregătirea Jurnalului de înregistrări în colaborare cu Ofițerul de finanțe; 
  • Evidența facturilor și arhivelor electronice;
  • Arhivarea documentelor financiare și documentelor de personal și asigurarea păstrării  acestora în ordine. Asigurarea că toate fișele de plată sunt semnate de către personal la primirea salariului;
  • Sprijinirea Coordonatorului financiar național și Ofițerului de finanțe pentru pregătirea dosarelor personalului în scopul auditului;
  • Asistarea la pregătirea raportului intermediar și final pentru donatori;
  • Asigurarea arhivării corecte a tuturor documentelor financiare ale proiectului.

 

Cerințe:

  • Diplomă în finanțe, management (afaceri) sau administrație (de dorit); 
  • Experiență în locuri de muncă relevante și similare;
  • Experiență de lucru în alte ONG-uri constituie un avantaj;
  • Cunoașterea limbii române, de dorit limba engleză;
  • Cunoștințe de utilizare a calculatorului (word, excel și internet) sunt esențiale;
  • Flexibilitate;
  • Orientare spre rezultate și calitate;
  • Abilități de lucru în echipă și cooperare;
  • Angajament față de principiile INTERSOS

 

Pentru a aplica, trimiteți CV-ul la recruitment.moldova@intersos.org sau sunați la +373 791 03 412

 

Despre INTERSOS

INTERSOS este o organizație umanitară internațională, cu sediul în Italia, care se află în prima linie a situațiilor de urgență, oferind asistență victimelor conflictelor armate și dezastrelor naturale și concentrându-se în special pe protecția celor mai vulnerabile persoane.

INTERSOS este oficial înregistrată în Republica Moldova, având sediul principal în Chișinău. Din martie, INTERSOS a început să lucreze la punctele de trecere de frontieră „Palanca” și „Tudora”, oferind suport psihologic și servicii de asistență medicală primară persoanelor care fug de război. INTERSOS intenționează să extindă serviciile de suport psihologic atât pentru refugiații găzduiți în centrele de plasament dedicate, cât și în familii.

 

------------------------------------------------

Administrative Finance Assistant

Main Purpose:

Execute administrative and financial tasks, according to line manager indications and INTERSOS procedures, in order to ensure legal compliance to local laws and to donor’s requirements

 

Reporting to: 

Hierarchical: Country Finance Coordinator

Functional:   Finance Officer

 

Tasks:

  • Execute administrative, finance and legal related tasks, payroll calculations (HR matrix) and update personal files in order to ensure accuracy, compliance and on time payments
  • Check accountancy, update economic and financial status of the projects through Journal in collaboration with the Finance Officer. Monitor the expenses and follow up the budget
  • Register payments, receipts and other forms of payments in the financial system, ensuring all the documents and signatures are obtained before finalising.
  • Prepare the Journal in collaboration with the Finance Officer 
  • Follow up the electronic invoices and archives
  • Archive the financial documents and the personnel documentation and keep it in order. Ensure all the pay slips are signed by the staff when revising the salary
  • Support the Country Finance Coordinator and Finance Officer for the preparation of personnel documentation for audit purpose
  • Assist in the preparation of interim and final report for donors
  • Εnsure the correct filing of all project financial data

 

Requirements:

  • Desirable, degree in finance, management (business) or administration
  • Experience in relevant and similar jobs
  • Desirable working experience with other NGOs
  • Local language essential, desirable English language
  • Essential computer literacy (word, excel and internet) 
  • Behavioural flexibility
  • Results and quality orientation 
  • Teamwork and cooperation
  • Commitment to INTERSOS principles

For application send your CV to recruitment.moldova@intersos.org or call +373 791 03 412.

 

About INTERSOS

INTERSOS is an International Humanitarian organization based in Italy on the front-line of emergencies, bringing assistance to victims of armed conflicts, natural disasters and extreme exclusion with particular attention to the protection of the most vulnerable people.

INTERSOS is regularly registered in Moldova with its main office in Chisinau. Since March, INTERSOS started working at the Palanca and Tudora borders offering psychological support and primary health assistance to refugees in transit. INTERSOS is planning to extend psychological support to Refugees hosted both in the Refugee Accommodation Centers and in private housings.