TERMENI DE REFERINȚĂ (ToR)

Contractarea unei companii pentru asigurarea accesului la o platformă digitală de telemedicină

Proiect: „Telemedicină pentru seniorii vulnerabili”— Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova”

1. Context General

Fundația de Binefacere „Caritas Moldova” este o organizație neguvernamentală care promovează valori precum demnitatea umană, solidaritatea, compasiunea, integritatea și transparența, având peste 30 de ani de experiență în implementarea programelor de sprijin pentru persoanele vulnerabile din Republica Moldova.

În contextul îmbătrânirii populației și al accesului limitat la servicii medicale specializate, în special în zonele rurale și comunitățile vulnerabile, persoanele în etate cu boli cronice, mobilitate redusă sau lipsă de suport familial întâmpină dificultăți în obținerea consultațiilor medicale necesare.

Cu sprijinul Caritas Italiana, Caritas Moldova implementează un proiect de telemedicină destinat seniorilor vulnerabili din localitățile Crețoaia (Anenii Noi), Grigorăuca (Sîngerei), Tiraspol și Rîbnița/Rașcov. Proiectul urmărește facilitarea accesului beneficiarilor la servicii medicale specializate prin utilizarea soluțiilor digitale și furnizarea consultațiilor medicale la distanță, inclusiv la domiciliul acestora.

În cadrul proiectului este necesară contractarea unei platforme digitale de telemedicină care va asigura infrastructura tehnologică pentru realizarea consultațiilor medicale online, gestionarea informațiilor aferente beneficiarilor, comunicarea dintre personalul medical și specialiști, precum și monitorizarea serviciilor furnizate. Soluția propusă trebuie să fie sigură, accesibilă utilizatorilor, să respecte cerințele privind protecția datelor cu caracter personal și să asigure continuitatea și calitatea serviciilor medicale oferite pe durata implementării proiectului.

Descrierea completă a Termenilor de Referință este disponibilă pe acest link.

2. Informații despre Volumul Proiectului

*Aceste date sunt orientative și au rolul de a ajuta ofertantul să stabilească corect soluția propusă.

3. Obiectul achiziției

Scopul prezentei achiziții este contractarea unei companii specializate care să furnizeze, configureze, personalizeze, implementeze și asigure mentenanța unei platforme digitale de telemedicină, destinată susținerii activităților medicale desfășurate în cadrul proiectului implementat de Caritas Moldova.

Platforma va reprezenta instrumentul digital principal pentru organizarea și desfășurarea consultațiilor medicale la distanță dintre beneficiari și medicii specialiști, facilitând totodată comunicarea dintre personalul medical, asistenții medicali și sociali și echipa de coordonare a proiectului.

Compania contractată va asigura instalarea și configurarea platformei, instruirea utilizatorilor, suportul tehnic și mentenanța pe întreaga perioadă de implementare a proiectului, până la 31 ianuarie 2027, inclusiv continuitatea funcționării platformei și remedierea incidentelor tehnice într-un termen rezonabil. La finalizarea contractului, furnizorul va asigura transferul complet și securizat al tuturor datelor generate în cadrul proiectului către Caritas Moldova, fără pierderea informațiilor și fără costuri suplimentare.

4. Obiective specifice

Compania selectată va asigura implementarea unei platforme digitale de telemedicină care îndeplinește următoarele obiective specifice:

• Asigurarea infrastructurii digitale sigure și funcționale pentru consultații medicale la distanță, prin comunicații video securizate între medici specialiști și beneficiarii proiectului;
• Crearea și administrarea unui sistem digital pentru înregistrarea, actualizarea și gestionarea anamnezelor și dosarelor medicale ale beneficiarilor;
• Implementarea unui modul de programare și gestionare a consultațiilor medicale, care să permită planificarea, confirmarea, reprogramarea și monitorizarea consultațiilor;
• Asigurarea unui sistem securizat de stocare, administrare, backup și recuperare a datelor medicale, în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal și standardele de securitate cibernetică aplicabile;
• Generarea automată de rapoarte, statistici și indicatori privind utilizarea platformei, numărul consultațiilor efectuate, beneficiarii deserviți și alte date relevante pentru monitorizarea proiectului;
• Asigurarea accesului diferențiat la platformă pentru toate categoriile de utilizatori, prin gestionarea rolurilor și drepturilor de acces;
• Asigurarea disponibilității platformei în limbile română și rusă și a compatibilității acesteia cu dispozitive desktop, laptop, tabletă și telefon mobil, fără instalarea unor aplicații suplimentare pentru utilizatorii finali;
• Asigurarea instruirii inițiale a tuturor utilizatorilor și a suportului tehnic continuu pe întreaga perioadă de implementare a proiectului;
• Asigurarea exportului complet și securizat al tuturor datelor generate în cadrul proiectului, într-un format standard și reutilizabil, la finalizarea contractului.

5. Domeniul serviciilor

Furnizorul va asigura accesul la o platformă digitală de telemedicină care acoperă integral fluxul de lucru descris mai jos, de la primul contact cu beneficiarul până la arhivarea și exportul datelor:

• Înregistrarea beneficiarilor și crearea dosarului medical electronic;
• Programarea, confirmarea și reprogramarea consultațiilor medicale;
• Desfășurarea teleconsultațiilor video securizate medic–pacient, cu participarea, după caz, a asistentului medical/social prezent la domiciliul beneficiarului;
• Înregistrarea anamnezei, a recomandărilor medicale și actualizarea istoricului medical al fiecărui beneficiar;
• Comunicarea internă între medici specialiști, asistenți medicali/sociali și echipa de coordonare a proiectului;
• Stocarea securizată, backup-ul și recuperarea datelor medicale;

• Generarea de rapoarte și indicatori privind activitatea derulată pe platformă;
• Exportul datelor, la cerere sau la finalizarea contractului, într-un format standard, reutilizabil de către Caritas Moldova.

6. Cerințe tehnice obligatorii

• Platformă accesibilă.
• Compatibilitate deplină cu dispozitive desktop, laptop, tabletă și telefon mobil (design adaptiv);
• Găzduire (hosting) în cloud, cu disponibilitate (uptime) garantată de minimum 99,5%;
• Capacitate de utilizare simultană de către toți utilizatorii activi ai proiectului, fără degradarea performanței;
• Mecanism de backup automat, cu frecvență cel puțin zilnică, și posibilitate de restaurare a datelor;
• Jurnalizare (logging) a acțiunilor critice din platformă (acces la dosare medicale, modificări, exporturi);
• Capacitate de integrare/export de date compatibilă cu instrumentele de raportare utilizate de Caritas Moldova (Excel/CSV, minimum);
• Documentație tehnică a arhitecturii platformei, pusă la dispoziția Caritas Moldova la cerere.

7. Cerințe privind securitatea și protecția datelor

• Conformitate cu legislația națională privind protecția datelor cu caracter personal și cu principiile Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR);
• Autentificare securizată a utilizatorilor, cu posibilitate de gestionare/dezactivare promptă a conturilor;
• Control granular al accesului, astfel încât fiecare utilizator să vadă exclusiv datele relevante rolului său;
• Furnizorul acționează în calitate de persoană împuternicită de operator și nu va utiliza datele beneficiarilor în niciun alt scop decât cel prevăzut în contract;
• Notificarea Caritas Moldova în cel mult 48 de ore de la identificarea oricărui incident de securitate care afectează datele beneficiarilor;
• La finalizarea sau rezilierea contractului, furnizorul va transfera integral datele către Caritas Moldova și va confirma în scris ștergerea oricăror copii rămase în sistemele proprii, cu excepția situațiilor în care păstrarea este impusă de lege.

8. Activitățile furnizorului

În cadrul contractului, furnizorul va avea următoarele activități și responsabilități:

• Analizarea necesităților funcționale și tehnice ale proiectului și configurarea platformei conform cerințelor Caritas Moldova;
• Personalizarea platformei și configurarea modulelor necesare pentru activitățile proiectului;
• Crearea și administrarea conturilor utilizatorilor și configurarea nivelurilor de acces în funcție de rolurile acestora;
• Testarea integrală a platformei înainte de punerea în funcțiune și remedierea erorilor identificate;
• Punerea în funcțiune a platformei și verificarea funcționalității tuturor modulelor contractate;
• Elaborarea și furnizarea documentației tehnice și a ghidurilor de utilizare pentru utilizatori și administratori;
• Organizarea sesiunilor de instruire pentru personalul desemnat de Caritas Moldova;
• Asigurarea suportului tehnic și a serviciilor de mentenanță pe întreaga perioadă contractuală;
• Implementarea actualizărilor necesare pentru menținerea funcționalității și securității platformei;
• Monitorizarea funcționării platformei și remedierea incidentelor tehnice într-un termen rezonabil;
• Asigurarea continuității serviciilor și efectuarea periodică a copiilor de siguranță (backup);
• Asigurarea transferului complet și securizat al tuturor datelor generate în cadrul proiectului, la finalizarea contractului.

Furnizorul va colabora permanent cu echipa Caritas Moldova pe parcursul implementării contractului și va integra observațiile și recomandările formulate în procesul de configurare și optimizare a platformei, în măsura în care acestea se încadrează în obiectul contractului.

9. Livrabile și criterii de acceptare

Fiecare livrabil va fi considerat acceptat doar după validarea scrisă a Caritas Moldova, pe baza criteriilor de mai jos:

10. Grafic de implementare

Prestarea serviciilor va începe la data semnării contractului dintre Caritas Moldova și compania selectată. Implementarea soluției digitale de telemedicină se va realiza conform etapelor stabilite mai jos.

Durata estimativă a contractului este de până la 8 luni, cu posibilitatea prelungirii prin acordul scris al ambelor părți, în funcție de necesitățile proiectului, perioada de implementare a activităților și disponibilitatea resurselor financiare

Prestatorul va prezenta, la începutul perioadei de implementare, un plan detaliat de lucru și un grafic de activități, care va fi coordonat și aprobat de Caritas Moldova.

11. Suport tehnic

Canalul de suport (e-mail/telefon/platformă de tichete), programul de disponibilitate (ex. zile lucrătoare 09:00–18:00 sau 24/7) și limbile de suport (română și rusă) vor fi precizate de ofertant și confirmate în contract. Furnizorul va desemna o persoană de contact dedicată (cu număr de telefon și e-mail)

12. Responsabilitățile Caritas Moldova

Pentru buna implementare a contractului, Caritas Moldova va asigura:

• Desemnarea unei persoane responsabile de coordonarea contractului și de comunicarea permanentă cu furnizorul;
• Furnizarea la timp a informațiilor, datelor și consimțămintelor necesare pentru înregistrarea beneficiarilor pe platformă, cu respectarea legislației privind protecția datelor;
• Participarea la ședințele de coordonare, testare (UAT) și instruire organizate de furnizor;
• Transmiterea în timp util a observațiilor și recomandărilor privind configurarea și funcționarea platformei;
• Facilitarea accesului personalului medical și al asistenților medicali/sociali la sesiunile de instruire;
• Confirmarea scrisă a acceptării livrabilelor, conform criteriilor stabilite la secțiunea 9.

13. Cerințe minime de eligibilitate

• Persoană fizică/juridică înregistrată legal, cu experiență demonstrată în furnizarea accesului la platforme digitale medicale sau de telesănătate;

• Experiență de minimum 2 ani în furnizarea de soluții software în domeniul medical sau social;
• Capacitate tehnică de a asigura funcționarea continuă a platformei, suport tehnic și mentenanță pe durata contractului;
• Cel puțin trei referințe verificabile privind furnizarea unor servicii similare în ultimii doi ani;
• Conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR și/sau legislația națională aplicabilă).

14. Documente obligatorii ale ofertei

Ofertanții vor depune un dosar complet, care să includă:

1. Declarație privind statutul ofertantului completată, semnată și ștampilată, fie semnată cu semnătura electronică calificată), va fi prezentată în limba română;
2. Oferta tehnică (Anexa nr.2) - ACCESATI LINK completată integral (datat, semnat și ștampilat de ofertant, fie semnat cu semnătura electronică calificată), va fi prezentat în limba română;
3. Oferta financiară (Anexa nr.1) ACCESATI LINK completată integral, datată, semnată și ștampilată, fie semnată cu semnătura electronică calificată,prețurile vor fi indicate cu TVA (MDL) .
4. Prezentarea companiei — scurt istoric, experiență relevantă, echipa propusă pentru implementare;
5. Referințe verificabile de la beneficiari ai unor servicii similare;
6. Extras din Registrul de Stat al persoanelor juridice;
7. Orice alt document solicitat expres în invitația de participare.

15. Modalitate, termen de depunere și clarificări

Termenul-limită de transmitere a ofertelor: 25 iulie 2026.

Toate ofertele (tehnice și financiare) vor fi expediate la adresa de e-mail procurement@caritas.md , în conformitate cu cerințele din Termenii de Referință.

Pentru întrebări și solicitări de clarificări, ofertanții pot contacta persoana responsabilă la numărul de telefon  79 086 934 scrie aici.

16. Criterii de evaluare

Ofertele vor fi evaluate pe baza unei grile combinate tehnic-financiar. Punctajul indicativ propus este următorul (poate fi ajustat de Caritas Moldova în invitația finală de participare):

Pragul minim de calificare tehnică propus este de 70 din 100 de puncte pe componenta tehnică; ofertele care nu ating acest prag nu vor fi admise la evaluarea financiară.

17. Etică și conformitate

Prestatorul trebuie să respecte următoarele principii fundamentale:

1. Respectarea standardelor internaționale ale muncii — condiții de muncă sigure și echitabile; interzicerea muncii copiilor și a muncii forțate.
2. Toleranță zero față de corupție și fraudă — orice tentativă de mită sau practici anticoncurențiale va duce la excluderea imediată.
3. Prevenirea exploatării, abuzului și hărțuirii sexuale (SEAH) — respectarea politicilor Caritas Moldova privind protecția beneficiarilor; este interzisă perceperea oricărei taxe de la beneficiari.
4. Respectarea normelor de protecție a mediului — aplicarea de practici sustenabile, conforme cu legislația în vigoare.
5. Protecția datelor și gestionarea conflictelor de interese — respectarea confidențialității informațiilor.