MITP angajează Asistent Administrativ & Responsabil Relații Rezidenți BPO (Call-Centre)

Moldova Innovation Technology Park (MITP) este în căutare a unei persoane pozitive, conștiincioase și de încredere pentru a ni se alătura echipei dedicate dezvoltării sectorului IT din poziție de Asistent Administrativ & Responsabil Relații Rezidenți BPO (Call-Centre).

Tipul postului: Contract pe perioadă determinată (preferabil cu începere de la 1 octombrie 2024), cu posibilitatea extinderii ulterioare.

Orar de muncă: Full – time, 8 ore pe zi, 5 zile în săptămână

Salariu: Pachet salarial competitiv

Locație: Centru, Chișinău

Despre noi / Context: Moldova Innovation Technology Park este unul din cele mai ambițioase proiecte de țară din ultimii ani cu cea mai mare comunitate antreprenorială IT și o istorie de succes derivată din angajamentul statului și contribuția mediului privat în dezvoltarea industriei IT și sporirea competitivității acesteia la nivel regional.

MITP a fost lansat la 1 ianuarie 2018, fiind creat de Guvern pentru o perioadă de 10 ani. În prezent, Moldova Innovation Technology Park este primul e-Park din Europa, numărând peste 1,900 companii rezidente, care generează peste 22000+ locuri de muncă și beneficiază de facilitățile prevăzute de legislația aferentă parcurilor IT.

Obiectivul principal al postului este asigurarea eficienței fluxului de lucru de birou a Administratorului, a echipei MITP, precum și gestionarea relațiilor cu rezidenții MITP și alți factori interesați, asigurând o comunicare eficientă și soluționarea promptă a solicitărilor acestora.

Cerințe privind studiile, experiența și aptitudinile profesionale:

1. Studii superioare;
2. Experienţă de lucru în oricare din rolurile similare de cel puţin 2 ani;
3. Cunoașterea comunicării și a eticii de afaceri;
4. Competențe de comunicare cu claritatea și coerență în exprimarea scrisă și verbală;
5. Capacități de planificare, organizare, coordonare și atenția sporită la detalii;
6. Aptitudini ce reflectă responsabilitate, diplomație, ascultare activă, răbdare și empatie;
7. Deschidere în a accepta noi responsabilități, conștiinciozitate și de încredere;
8. Capacitate de analiză și interpretare a datelor pentru îmbunătățirea proceselor;
9. Spirit de echipă;
10. Limbi cunoscute: limba română - fluent; bune cunoştinţe de limbă engleză şi rusă;
11. Cunoștințe aprofundate de utilizare a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, Power Point etc.).

Responsabilități de bază:

1. Activități de protocol și gestionarea vizitatorilor:

1. Organizarea accesului vizitatorilor și programarea audiențelor, vizitelor.
2. Rezervarea sălilor de ședințe și configurarea teleconferințelor.
3. Primirea vizitatorilor și ghidarea acestora către persoanele de referință.
4. după caz, participarea la ședințe și întocmirea de note a conținutului și rezultatelor ședințelor;

2. Gestionarea documentației și a corespondenței:
   1. Pregătirea și gestionarea documentelor interne și externe (contracte, facturi, cereri).
   2. Menținerea evidenței corespondenței, colete și documente confidențiale.
   3. Actualizarea constantă a bazelor de date cu informații și contacte relevante.
3. Organizarea activităților de birou:
   1. Planificarea și organizarea ședințelor interne și externe.
   2. Pregătirea notițelor și a proceselor-verbale pentru ședințe.
   3. Suport pentru realizarea și implementarea planurilor administrative (bugete, achiziții, mentenanță) pentru următoarele servicii:
      1. curățenie, întreținere birou;
      2. mentenanță a echipamentelor, mobilier, utilități, birou, etc.;
      3. funcționare a utilităților: energie electrică, apă, internet, telefonie;
      4. asigurare a achizițiilor de bunuri de consum curent (cafea, apă, etc.);
4. Suport pentru management și echipa internă:
   1. Organizarea călătoriilor de serviciu (rezervări bilete, cazare, transport).
   2. Coordonarea comunicării intra și inter-departamentală pentru a asigura corectitudinea transferului de informații.
5. Gestionarea apelurilor prin oricare dintre canalele de comunicare disponibile (telefon și/sau PBX aferent, email):
   1. Preluarea apelurilor interne și externe și ghidarea apelanților în funcție de necesități.
   2. Răspunderea la solicitările rezidenților și oferirea de asistență pentru probleme sau întrebări legate de activitatea parcului.
   3. Escaladarea apelurilor care necesită soluționare avansată către echipele relevante.

și să realizeze minim următoarele:

1. Preluarea tuturor apelurilor; răspuns în max. 24 de ore dacă nu se reușește preluarea promptă (în funcție de importanță).
2. Solicitarea datelor interlocutorului (nume, organizație, necesitate).
3. Clarificarea subiectului discuției pentru identificarea nevoii și soluției.
4. Oferirea de răspunsuri concise, cu date verificate pentru a evita erori.
5. Redirecționarea apelului către destinatarul corespunzător (dacă este cazul).
5. Organizarea, documentarea, analiza și actualizarea informațiilor în vederea setării funcției de call - center a MITP:
   1. Înregistrarea detaliilor fiecărui apel și actualizarea bazelor de date cu informațiile relevante.
   2. Organizarea și categorisirea solicitărilor pentru a identifica situațiile ce pot fi automatizate sau gestionate mai eficient.
6. Suport pentru dezvoltarea soluțiilor automatizate:
   1. Participarea la dezvoltarea și testarea scenariilor de răspuns automatizat (ex. chatbot).
   2. Colectarea și analizarea feedback-ului pentru a optimiza soluțiile implementate.
7. Analiza și raportarea datelor din call center:
   1. Elaborarea de rapoarte periodice pentru a identifica tendințele și provocările în gestionarea apelurilor.
   2. Propunerea de soluții pentru îmbunătățirea interacțiunii cu rezidenții și eficientizarea fluxului de solicitări.
8. Răspundere privind păstrarea confidențialității datelor și informațiilor deținute sau la care are acces ca urmare a executării sarcinilor de serviciu, astfel încât să obțină:
   1. păstrarea confidențialității cu privire la activitatea organizației, activitățile și proiectele desfășurate, datele rezidenților, furnizori și parteneri;
   2. păstrarea confidențialității cu privire la informațiile  financiare și alte date ale organizației, la care are acces, informații tehnice și procese;
   3. păstrarea confidențialității cu privire la informațiile privind veniturile realizate personal, numele și adresele angajaților din Administrație, prețuri ale resurselor folosite de Administrație în derularea activității sale, costuri de implementare, etc.;
9. Participă la pregătirea rapoartelor interne de către echipa MITP;
10. Se implică proactiv în implementarea activităților care derivă din Strategia de dezvoltare a MITP, în special oferind suport în implementarea proiectelor și/sau evenimentelor organizației;
11. Îndeplinește si alte îndatoriri suplimentare furnizate de către superiorul ierarhic, corespunzător competențelor profesionale relevante, pentru realizarea corectă, completă și în termen a obiectivelor alocate;
12. Alte atribuții menționate în fișa postului.

Noi apreciem oamenii care:

• Au o atitudine pozitivă, entuziasm față de schimbare, agilitate în situații dificile și manifestă mândrie față de apartenența la organizație;
• Își asumă rolurile în echipă, cooperează și manifestă dorința de a se dezvolta individual și în grup;
• Pot asculta activ, oferă feedback constructiv și comunică deschis.

Procesul de aplicare:

Dacă te regăsești în cerințele de mai sus și vrei ca parcursul tău profesional să aibă impact asupra comunității cu cea mai exponențială creștere din ultimii ani, transmite-ne dosarul de aplicare care va include:

• CV-ul în limbile română sau engleză și 2 referințe profesionale;
• Scrisoarea ta de motivare.

Dosarele de aplicare vor fi transmise la adresa de e-mail mihaela.negru@mitp.md, marina.bzovii@mitp.md pana la data limită de 8 septembrie 2024.

Titlul mesajului trebuie să conțină numele, prenumele candidatului și numele postului: Asistent Administrativ & Responsabil Relații Rezidenți BPO (Call-Centre).

Vom răspunde tuturor candidaților care ne vor transmite dosare de aplicare complete.

Important: Administrația MITP își rezervă dreptul de a prelungi perioada de aplicare pentru acest post în cazul în care dosarele de aplicare primite nu satisfac nevoile organizației.

Mult succes tuturor candidaților!