Termeni de Referință

Consultant național –Specialist e-APL la Agenția de Guvernare Electronică-

pentru acordarea de sprijin în pilotarea și organizarea derulării serviciilor de digitalizare disponibile prin Portalul Administrației Publice Locale (e-APL)

Descrierea programului

Comunitatea Mea (CM) este un program de 8 ani finanțat de Agenția Statelor Unite pentru Dezvoltare Internațională (USAID) și implementat de IREX. Programul Comunitatea Mea (CM) este conceput pentru a susține autoritățile publice locale să devină mai eficiente, transparente și responsabile față de cetățeni, precum și pentru a consolida capacitatea autorităților locale de a satisface nevoile cetățenilor. Programul CM oferă asistență cuprinzătoare comunităților, vizând în primul rând autoritățile publice locale (APL).

Grupurile civice și întreprinderile locale vor beneficia, de asemenea, de asistența programului prin sporirea capacității acestora de a susține în mod eficient nevoile sale. Prin creșterea capacității autorităților locale, inclusiv a capacității lor de a lucra inclusiv cu cetățenii și societatea civilă, nu numai serviciile vor fi îmbunătățite, ci vor fi consolidate relațiile între administrația publică centrală și cea locală, îmbunătățind sistemul general de guvernare democratică din Moldova.

CM sprijină autoritățile publice locale pentru a îmbunătăți calitatea și accesul la serviciile publice. CM va continua să se bazeze pe parteneriatul său cu Agenția de Guvernare Electronică (AGE) pentru a sprijini digitizarea serviciilor publice locale, a funcțiilor locale și reproiectarea proceselor locale.

Contextul și sarcinile activității de consultanță

În prezent, mulți furnizori de servicii publice încă necesită o mulțime de documente pentru fiecare Autoritate Publică Locală (APL) pentru a face accesibile serviciile sale, chiar și serviciile electronice. Principalele impedimente pentru accesul APL la serviciile publice sunt lipsa capacității APL de a-și coordona nevoile cu numeroși furnizori de servicii și complexitatea exagerată a proceselor lor interne. În consecință, digitalizarea la nivel de APL durează mult timp, implicând adesea ajustări ale cadrului legal aferent, în timp ce acestea au încă posibilități limitate sau inexistente de a fi servite online.

Pentru a simplifica accesul APL la serviciile și resursele publice, inclusiv serviciile electronice furnizate de agențiile de stat, AGE a conceptualizat și Guvernul a aprobat un Portal al Administrației Publice Locale – e-APL^[1]. În prezent, AGE dezvoltă o platformă unică care va permite accesul simplu și flexibil al reprezentanților APL la serviciile și resursele deja furnizate de Prestatorii de Servicii în format digital, inclusiv cu posibilitatea de a plăti online și/sau de a aplica semnătura electronică, după caz.

Conceptual, portalul e-APL (denumit în continuare Portal) este găzduit pe platforma guvernamentală MCloud și integrat cu serviciile platformei guvernamentale (MPass, MSign, MPay, MNotify, MLog, MPower, MCabinet, Portalul serviciilor publice). Toate schimburile de date se fac exclusiv prin MConnect. Soluția are un motor de flux de lucru minim care permite dezvoltarea și configurarea serviciilor și resurselor externe expuse de Autoritățile Publice și facilitează prerogativele APL de a consulta, lista, crea, actualiza sau elimina obiecte informaționale din jurisdicția lor. Pe de altă parte, soluția permite autorităților publice să-și extindă oferta și să permită administratorului e-APL să conecteze e-APL la acele resurse pe măsură ce acestea devin disponibile. De asemenea, soluția oferă rapoarte privind utilizarea, disponibilitatea serviciilor, numărul de acțiuni sau evenimente și alți indicatori cheie de performanță (KPI) ai furnizorilor de servicii care oferă servicii folosind soluția.

Notă: ^[1]  Traducerea originalului Conceptul Portalului Administrației Publice Locale din Republica Moldova (e-APL)

Obiective

Oferirea sprijinului AGE în gestionarea activităților legate de pilotarea serviciilor și funcționalităților digitalizate dezvoltate pe Portalul e-APL și implementarea acestora la nivel național (în conlucrare și colaborare cu programul CM).

Consultant național –Specialistul e-APL va fi angajat în cadrul echipei AGE pentru a asigura îndeplinirea acestui obiectiv.

Sarcini și responsabilități

Specialistul/Consultantul contractat se va alătura echipei AGE pentru a îndeplini următoarele sarcini enumerate mai jos:

1. Participarea la elaborarea și actualizarea Planului de Implementare a Portalului e-APL, împreună cu specialiștii din fiecare primărie care se înregistrează pe Portal.
2. Oferirea recomandărilor și suportului metodologic reprezentanților APL în timpul procesului de pilotare și lansare a portalului.
3. Transmiterea propunerilor pentru dezvoltarea materialelor de instruire conform Planului de instruire stabilit pentru utilizatorii e-APL, oferirea de sprijin pentru activitățile de formare, organizarea evaluărilor inițiale și post-formare, acolo unde este cazul.
4. Oferirea sprijinului noilor utilizatori e-APL (specialiști ai primăriei) în furnizarea de servicii digitalizate prin intermediul platformei e-APL, inclusiv, asistență oportună și soluționarea problemelor.
5. Furnizarea de informații cheie echipei de comunicare AGE despre materialele de comunicare și PR legate de e-APL și sprijinirea eforturilor de comunicare AGE în timpul fazei de pilotare și lansare a Portalului.
6. Organizarea sesiunilor de schimb de cunoștințe între APL, pentru a promova portalul e-APL și serviciilor digitalizate.
7. Organizarea activităților de colectare a opiniilor utilizatorilor cu privire la experiența lor de utilizare a Portalului e-APL, inclusiv propuneri privind noile funcționalități și servicii care urmează să fie dezvoltate.
8. Măsurarea indicatorilor cheie de performanță legați de pilotarea e-APL, inclusiv, accesibilitatea și receptivitatea serviciilor furnizate prin e-APL și serviciilor digitalizate, activitatea operațională și productivitatea etc. și, împreună cu Managerul responsabil de administrarea portofoliului e-APL, adaptarea, pilotarea și elaborarea unui plan după cum este necesar pentru atingerea obiectivelor stabilite.
9. Contribuția la elaborarea rapoartelor de progres legate de implementarea e-APL, cu indicarea principalelor constatări și recomandări.

Rezultatele scontate

 Principalele rezultate includ, dar nu se limitează la:

1. Planul de implementare a portalului e-APL elaborat și actualizat în timp util.
2. Planul individual de lucru elaborat și aprobat de Managerul responsabil de administrarea portofoliului e-APL (Manager responsabil).
3. Planul de instruire, materiale de instruire și note informative de instruire elaborate și actualizate continuu.
4. Materiale de comunicare și PR e-APL revizuite și furnizarea de informații.
5. Rapoarte de progres legate de implementarea e-APL, inclusiv recomandări bazate pe experiențele colectate ale utilizatorilor e-APL, elaborate și transmise Managerului responsabil.
6. Foaia de parcurs pentru instituționalizarea și lansarea portalului e-APL (inclusiv servicii digitalizate) la nivel național, revizuită și contribuții furnizate.
7. Rapoarte de progres legate de implementarea e-APL, elaborate și transmise spre aprobare Managerului responsabil.
8. Rapoarte trimestriale de activitate privind progresele realizate (în engleză) prezentate.

Notă: Multe dintre rezultate nu vor fi produse exclusiv de specialistul contractat (de exemplu, indicatori cheie de performanță, instruiri, cadrul legal), dar sunt incluse în această secțiune, deoarece este responsabilitatea acestuia să contribuie la elaborarea și implementarea acestora.

Durata preconizată a contractului 

Perioadă prestare a serviciilor de consultanță va fi de un an cu implicare full-time, care urmează să înceapă în aprilie 2024, cu o perioadă de probă de trei luni.

Contextul organizațional

Consultantul va lucra sub supravegherea directă și va raporta Managerului responsabil de portofoliul e-APL. În plus, el/ea va raporta și liderului Obiectivului 1 al Programului Comunitatea Mea. Consultantul va lucra în aceeași echipă cu alți specialiști în operațiuni (care vor realiza, de asemenea, activitățile de pilotare și implementare a e-APL, dar se vor concentra, în principal, pe Centrele unificate de prestare a serviciilor publice (CUPS)), pentru a asigura implementarea în timp util a e-APL, până în martie 2025.

Resurse oferite

Agenția de Guvernare Electronică va oferi spațiu de lucru, echipamente de birou și facilități de comunicare (inclusiv, acces la Internet), precum și orice alte mijloace și suport necesare pentru ca Consultantul să realizeze această misiune.

Cerințe față de candidat și criterii de evaluare

 Cerințe minime obligatorii

• Experiență demonstrată de lucru cu administrațiile publice centrale și locale (cel puțin 2 ani).
• Experiență demonstrată în furnizarea de servicii, în special în ceea ce privește managementul calității serviciilor publice sau private (cel puțin 2 ani).
• Experiență demonstrată în multitasking și administrarea contractelor.
• Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, în română și rusă.

Cerințe adiționale (care vor constitui un avantaj)

• Experiența în implementarea proiectelor în sectorul public sau privat ar constitui un avantaj puternic.
• Experiența în supravegherea contractelor pentru activități de formare, achiziții de bunuri și lucrări ar constitui un avantaj puternic.
• Cunoașterea agendei de guvernare electronică ar fi un avantaj puternic.
• Cunoașterea limbii engleze ar constitui un avantaj.

Candidații interesați sunt invitați să transmită CV-ul, cu indicarea ratei de consultanță la adresa de email: hr-md@irex.org. 

Vă rugăm să indicați “Consultant/Specialist e-APL” în subiectul mesajului.

Termenul limită pentru depunerea aplicațiilor: 10 aprilie 2024, ora 18:00 (ora Republicii Moldova).