Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Terms of Reference (TOR)

Contractarea unui prestator de servicii pentru dezvoltarea capacităților ONG-urilor în cadrul proiectului BOOST

Scopul contractului

Scopul prezentului contract este de a selecta un prestator de servicii (o companie/ONG) sau un grup de experți care să dezvolte și să livreze un program integrat de dezvoltare a capacităților organizațiilor beneficiare ale proiectului BOOST. Programul urmărește consolidarea sistemelor interne ale organizațiilor și îmbunătățirea modului în care acestea planifică, implementează și dezvoltă serviciile destinate copiilor și adolescenților.

Intervenția va acoperi următoarele domenii principale: formalizarea serviciilor afterschool livrate, dezvoltarea și operaționalizarea politicilor de safeguarding, incluziune/gen și diversitate, consolidarea capacității de advocacy (inclusiv prin contribuția la elaborarea unui plan comun de advocacy și unui document de poziție).

1. Context general

Proiectul BOOST sprijină organizațiile societății civile din Republica Moldova în dezvoltarea și consolidarea serviciilor afterschool destinate copiilor și adolescenților din comunități vulnerabile. În cadrul proiectului acordarea de granturi este completată de un program structurat de dezvoltare a capacităților organizaționale care include: instruire, mentorat și suport tehnic pe durata implementării activităților. În acest context 11 organizații au fost selectate pentru a implementa inițiative locale adresate copiilor și tinerilor având în același timp acces la un proces de capacitare menit să consolideze modul în care aceste servicii sunt planificate, livrate și dezvoltate în timp.

Anterior lansării componentei de capacitare organizațiile au participat la un proces de evaluare organizațională care a inclus: autoevaluare pe baza unei matrice de capacitate, analiza documentelor interne, elaborarea unor planuri individuale de capacitare și sesiuni de analiză și prioritizare. Acest proces a permis identificarea nivelului de dezvoltare organizațională și a nevoilor specifice de sprijin. 

Rezultatele evaluării arată că organizațiile dispun de experiență practică relevantă în lucrul cu beneficiarii și în implementarea activităților. Există însă diferențe între nivelul de implementare a serviciilor și nivelul de formalizare și structurare organizațională. În mai multe cazuri serviciile sunt realizate fără a fi susținute de documente interne clare, proceduri standardizate sau instrumente unitare de monitorizare și evaluare. 

2. Analiza transversală a nevoilor

Analiza evidențiază faptul că organizațiile beneficiare implementează intervenții relevante și funcționale în comunitate și dispun de experiență practică valoroasă în lucrul cu copiii și adolescenții. Activitățile și serviciile dezvoltate de acestea au fost adaptate în timp la nevoile comunităților și reprezintă rezultatul experienței acumulate direct în procesul de lucru cu beneficiarii.

În același timp nivelul de formalizare și documentare a acestor practici diferă de la o organizație la alta. În multe cazuri intervențiile sunt susținute în principal de experiența și cunoștințele echipelor fără a fi transpuse integral în proceduri, metodologii sau instrumente organizaționale comune. Acest lucru poate limita continuitatea practicilor dezvoltate, transferul de cunoștințe în cadrul echipei și utilizarea consecventă a unor mecanisme de planificare, monitorizare și evaluare.

Mecanismele de colectare a feedback-ului beneficiarilor sunt prezente în activitatea mai multor organizații dar acestea nu sunt întotdeauna formalizate sau integrate sistematic în procesele interne de analiză și luare a deciziilor. În mod similar politicile și procedurile relevante pentru asigurarea unui mediu sigur și incluziv există în anumite organizații în același timp necesită consolidare, actualizare sau integrare mai clară în practica curentă.

Pe componenta de advocacy, organizațiile interacționează deja cu autoritățile publice locale, instituțiile educaționale și alți actori comunitari contribuind activ la identificarea și soluționarea unor probleme locale. Aceste experiențe nu sunt întotdeauna structurate și valorificate ca procese de advocacy iar practicile și lecțiile învățate nu sunt sistematizate în instrumente sau poziționări organizaționale.

Pe baza acestei analize intervenția de capacitare este orientată spre consolidarea sistemelor interne ale organizațiilor cu accent pe formalizarea și documentarea serviciilor afterschool, dezvoltarea și operaționalizarea politicilor de safeguarding, incluziune/gen și diversitate precum și pe structurarea unei abordări de advocacy la nivel organizațional.

Abordarea propusă este una practică și participativă bazată pe lucru aplicat și co-creare în care organizațiile sunt sprijinite să își dezvolte sau să își consolideze propriile documente și instrumente adaptate contextului și experienței lor, cu suport metodologic și mentorat din partea experților.

2.1 Nevoi pe domenii

Formalizarea serviciilor afterschool

În domeniul serviciilor afterschool organizațiile implementează activități educaționale și de suport social relevante pentru comunitățile în care activează și au dezvoltate practici adaptate nevoilor beneficiarilor. În același timp nivelul de formalizare a acestor practici diferă între organizații. Intervenția de capacitare urmărește sprijinirea organizațiilor în documentarea și structurarea practicilor existente, astfel încât acestea să poată fi utilizate consecvent, transferate în cadrul echipelor și dezvoltate în timp ca parte a memoriei organizaționale.

Safeguarding, Incluziune/Gen și Diversitate

Organizațiile beneficiare acordă importanță asigurării unui mediu sigur și incluziv pentru copii și adolescenți dar nivelul de dezvoltare și integrare a politicilor organizaționale diferă. În unele cazuri politicile de safeguarding, protecția copilului sau incluziune/gen există deja dar necesită actualizare, clarificare sau operaționalizare. În alte situații aceste aspecte sunt abordate mai ales prin practici informale și experiența echipelor. Intervenția propusă urmărește sprijinirea organizațiilor în dezvoltarea unor politici și mecanisme aplicabile, adaptate contextului lor de lucru și integrate în activitatea curentă.

 Advocacy

Organizațiile beneficiare colaborează activ cu autoritățile publice locale, instituțiile educaționale și alți actori comunitari fiind activ implicate în identificarea și soluționarea unor probleme relevante pentru copii și adolescenți. Aceste experiențe însă nu sunt întotdeauna structurate și asumate ca intervenții de advocacy. Intervenția de capacitare urmărește sprijinirea organizațiilor în structurarea unei abordări de advocacy adaptate contextului lor pornind de la experiența și practicile deja existente la nivel comunitar.

 3. Structura intervenției

Intervenția va fi implementată etapizat și va include activități de pregătire, instruire și mentorat:

Etapa 1 – Pregătire și uniformizare (pre-learning)

Înainte de desfășurarea fiecărei sesiuni de instruire experții vor pune la dispoziția participanților materiale relevante. Acestea vor avea un caracter introductiv și vor include după caz, concepte de bază, exemple aplicate, etc. Ele vor fi transmise în timp util astfel încât participanții să se poată familiariza cu subiectele înainte de sesiunea de instruire.

Scopul acestei etape este de a uniformiza nivelul de cunoștințe permițând ca sesiunile față în față să fie orientate preponderent spre lucru aplicat și inițierea elaborării documentelor.

Etapa 2 – Instruire (3 zile în format față în față câte 1 zi per domeniu)

Pentru fiecare dintre cele trei domenii va fi organizată câte o zi de instruire în format fizic, axată pe aplicabilitate practică și lucru direct cu organizațiile participante.

Sesiunile de instruire vor urmări clarificarea conceptelor esențiale, prezentarea unor modele și structuri de lucru și inițierea procesului de elaborare a documentelor relevante. Activitățile vor fi organizate astfel încât participanții să poată lucra direct pe propriile situații și să înceapă dezvoltarea unor drafturi adaptate contextului organizațional.

La finalul fiecărei sesiuni de instruire organizațiile participante trebuie să înțeleagă structura și logica documentelor vizate, să dispună de versiuni inițiale (drafturi) ale acestora și să aibă claritate asupra pașilor necesari pentru continuarea și finalizarea procesului.

Etapa 3 – Mentorat (60 sesiuni total)

Procesul va continua prin mentorat care reprezintă componenta principală a intervenției și are rolul de a sprijini organizațiile în dezvoltarea, adaptarea și finalizarea documentelor inițiate în cadrul instruirii. Vor fi organizate în total 60 de sesiuni de mentorat distribuite în funcție de nevoile organizațiilor.

În cadrul acestor sesiuni, experții vor lucra direct cu organizațiile beneficiare oferind ghidare în procesul de elaborare a documentelor, vor oferi feedback pe drafturile dezvoltate și suport pentru adaptarea acestora la specificul fiecărei organizații. De asemenea mentoratul va sprijini integrarea documentelor în activitatea curentă astfel încât acestea să poată fi utilizate în mod efectiv nu doar elaborate formal.

Pe parcursul implementării programului de capacitare organizațiile beneficiare vor participa la activități de tip Comunitate de practică facilitate în cadrul proiectului. Comunitatea de practică reprezintă un cadru de învățare și colaborare între organizații care are scopul de a sprijini schimbul de experiență, reflecția asupra practicilor curente și identificarea de soluții comune la provocările întâlnite în implementarea serviciilor. În cadrul acestor activități organizațiile vor avea oportunitatea de a discuta exemple concrete din activitatea lor, de a împărtăși lecții învățate și de a analiza abordări diferite utilizate în lucrul cu beneficiarii. De asemenea comunitatea de practică va contribui la colectarea și sistematizarea experiențelor relevante care vor sta la baza elaborării documentului de poziție (policy paper).

Experții vor contribui la aceste procese prin valorificarea experienței generate în cadrul instruirii și mentoratului și după caz, prin participarea la sesiuni relevante și oferirea de suport metodologic.

4. Durata și perioada de implementare

Perioada de implementare a contractului este estimată pentru intervalul iunie – noiembrie 2026. Sesiunile de instruire vor fi organizate în lunile iunie – iulie 2026 în format fizic. Procesul de mentorat va începe imediat după finalizarea instruirilor și se va desfășura pe parcursul lunilor următoare până în luna noiembrie 2026.

5. Livrabile 

Livrabile transversale (pentru cele 3 domenii):

• Program de instruire (plan)
• Materiale de instruire (inclusiv pre-learning) 
• Evidența progresului organizațiilor
• Documente de formalizare a serviciilor de afterschool dezvoltate împreună cu organizațiile
• Politici de Safeguarding, incluziune/gen și diversitate dezvoltate în dependență de necesitatea identificată de către organizațiile vizate
• Plan comun de advocacy însoțit de un document de poziție comun pornind de la analiza afterschool realizată în cadrul proiectului BOOST 
• Raport final 

Documentele enumerate în continuare constituie o serie de materiale pentru care OSC-urile beneficiare ar putea necesita asistență în procesul de capacitare organizațională. Experții vor pune la dispoziție modele și structuri de lucru și vor facilita elaborarea documentelor necesare împreună cu organizațiile începând din cadrul sesiunilor de instruire și continuând în procesul de mentorat.

Elaborarea documentelor va avea loc etapizat pornind de la drafturi inițiale și fiind adaptată la contextul fiecărei organizații cu suport și feedback oferit de experți pe parcursul mentoratului.

Formalizarea serviciilor afterschool

• Ghid de prestare a serviciului afterschool 
• Plan operațional anual al serviciului 
• Set de instrumente M&E (prezență, progres, feedback etc.)
• Procedura de consultare a beneficiarilor

Safeguarding, Incluziune/Gen și Diversitate

• Politica de Safeguarding (plan operațional de aplicare a politicii,  instrumente adaptate copiilor ți beneficiarilor vulnerabili)
• Politica PSEA 
• Politica de incluziune, gen și diversitate

Advocacy

• Plan comun de advocacy al Comunității de practică 
• Documentul de poziție (policy paper): reprezintă un livrabil la nivel de proiect și va fi elaborat în mod colectiv pe baza experienței organizațiilor beneficiare în procesul de capacitare și implementarea activităților. Expertul va contribui la elaborare documentului iar organizațiile vor contribui prin furnizarea de informații, exemple practice și observații relevante privind provocările și soluțiile identificate la nivel local. Documentul final va sintetiza aceste contribuții într-un set de recomandări orientate spre îmbunătățirea cadrului de funcționare a serviciilor afterschool și sociale pentru copii și tineri.

6. Profilul prestatorului / echipei de experți

Prestatorul poate fi o companie, ONG sau un grup de experți care demonstrează capacitatea de a livra integrat servicii de instruire și mentorat în domeniile vizate. Se solicită expertiză în domeniile:

• Dezvoltarea și implementarea serviciilor educaționale și sociale pentru copii și adolescenți (inclusiv servicii afterschool); 
• Protecția copilului și PSEA; 
• Incluziune socială, egalitate de gen și lucru cu grupuri vulnerabile; 
• Advocacy, politici publice sau lucru cu autorități publice la nivel local sau național; 
• Dezvoltare organizațională pentru ONG-uri;
• Experiența în valorificarea și adaptarea practicilor și modelelor internaționale relevante (în special în domeniul serviciilor afterschool) constituie un avantaj. 

Experții trebuie să aibă experiență în facilitarea de instruiri pentru adulți și în procese de mentorat sau coaching organizațional cu accent pe lucru aplicat și dezvoltarea de instrumente practice și aplicabile. Este necesară capacitatea de a lucra cu organizații aflate la diferite niveluri de dezvoltare și de a adapta conținutul și abordarea la nevoile acestora. De asemenea se solicită o abordare practică și participativă orientată spre co-creare și sprijin direct în elaborarea documentelor nu doar livrarea de conținut teoretic.

7. Competențe cheie

• Experiență relevantă de minimum 3 ani în domeniile vizate de intervenție; 
• Practică în elaborarea sau revizuirea politicilor, procedurilor și instrumentelor organizaționale; 
• Lucru anterior cu organizații neguvernamentale și/sau organizații care furnizează servicii pentru copii și adolescenți; 
• Capacitate de facilitare a instruirilor și a proceselor de mentorat aplicat; 
• Abilitatea de a structura și simplifica informația și de a adapta conținutul la nivelul participanților; 
• Abilități de comunicare clară și lucru cu grupuri; 
• Capacitatea de a oferi feedback aplicat.  

8. Coordonarea

Experții vor lucra sub coordonarea APSCF și în strânsă colaborare cu organizațiile proiectului BOOST. APSCF va asigura coordonarea generală a procesului inclusiv facilitarea comunicării cu organizațiile beneficiare, organizarea logistică a activităților și monitorizarea progresului.

Prestatorul va fi responsabil de planificarea și implementarea activităților de instruire și mentorat precum și de comunicarea periodică cu echipa de proiect privind progresul, provocările întâmpinate și eventualele ajustări necesare.

9. Depunerea dosarelor

 Candidații interesați trebuie să depună un dosar de aplicare pentru furnizarea integrată a serviciilor aferente tuturor celor trei domenii vizate de intervenție. Dosarul de aplicare va include:

• oferta tehnică; 
• oferta financiară exprimată în MDL care va include separat:
  • costul pentru o zi de instruire în format fizic; 
  • costul pentru o sesiune de mentorat de 2 ore, de grup și/sau individuală.
• CV-urile experților propuși, incluzând două persoane de referință ; 
• exemple relevante de experiență anterioară (dacă este cazul). 

Dosarele vor fi transmise în format electronic la adresa de e-mail office@aliantacf.md până la data de 24 mai 2026 cu indicare la subiect „Dosar Capacitare BOOST”.