Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Terms of Reference (TOR)

Contractarea unui prestator de servicii (o companie/ONG) sau expert / un grup de experți pentru consolidarea capacităților ONG-urilor în domeniul protecției datelor cu caracter personal în cadrul proiectului BOOST.

Scopul contractului

Scopul prezentului contract este de a selecta prestator de servicii (o companie/ONG) sau expert / un grup de experți  care să livreze o sesiune de o zi și un program de mentorat aplicat în domeniul protecției datelor cu caracter personal. Intervenția urmărește sprijinirea organizațiilor în dezvoltarea și aplicarea unor proceduri și instrumente interne care să asigure gestionarea responsabilă și conformă a datelor beneficiarilor în special în contextul serviciilor afterschool și al lucrului direct cu copii și adolescenți.

1. Context general

Proiectul BOOST sprijină organizațiile societății civile din Republica Moldova în dezvoltarea și consolidarea serviciilor afterschool destinate copiilor și adolescenților din comunități vulnerabile. În cadrul proiectului acordarea de granturi este completată de un program structurat de dezvoltare a capacităților organizaționale care include instruire, mentorat și suport tehnic. 

Un număr de 11 organizații beneficiare implementează inițiative locale care vizează furnizarea de servicii afterschool pentru copii și adolescenți și participă în același timp la un proces de capacitare menit să consolideze modul în care aceste servicii sunt planificate, livrate și dezvoltate în timp.

În acest context gestionarea datelor cu caracter personal devine o componentă esențială a funcționării organizațiilor având în vedere lucrul direct cu copii, colectarea de date sensibile și interacțiunea cu părinții și alte instituții.

2. Analiza nevoilor

Analiza nevoilor se bazează pe rezultatele evaluării organizaționale realizate în cadrul proiectului reflectate în planurile individuale de capacitare ale organizațiilor. Aceste planuri evidențiază faptul că deși organizațiile colectează și utilizează date cu caracter personal în activitatea curentă, nivelul de dezvoltare a instrumentelor interne de gestionare a acestora variază. În unele cazuri organizațiile dispun de proceduri privind protecția datelor însă acestea necesită revizuire și actualizare pentru a asigura conformitatea cu prevederile cadrului legal aplicabil inclusiv în contextul intrării în vigoare, la 23 august 2026, a Legii nr. 195.  În unele cazuri, practicile de colectare și gestionare a datelor pot necesita o actualizare și consolidare pentru a asigura proceduri mai clare privind accesul, stocarea și protecția informațiilor. De asemenea, este importantă o definire mai clară a responsabilităților interne în gestionarea datelor, precum și dezvoltarea unor orientări practice pentru personal, în special în contextul lucrului cu copii și al asigurării unei protecții adecvate a datelor personale. 

Prin urmare este necesară dezvoltarea unor instrumente organizaționale clare, aplicabile și adaptate contextului ONG-urilor care să asigure protecția datelor și respectarea principiilor de confidențialitate.

3. Structura intervenției

Intervenția va avea un caracter practic și aplicat și va include activități de pregătire, instruire și mentorat.

În etapa de pregătire expertul va pune la dispoziția participanților materiale introductive care să asigure un nivel comun de înțelegere privind conceptele de bază în protecția datelor cu caracter personal.

Ulterior va fi organizată o sesiune de instruire timp de o zi în format fizic axată pe clarificarea conceptelor esențiale, prezentarea modelelor de politici și proceduri și inițierea procesului de elaborare a documentelor. Participanții vor lucra pe propriile situații astfel încât la finalul sesiunii să dispună de drafturi inițiale și de o înțelegere clară a pașilor următori.

Procesul va continua prin sesiuni de mentorat care vor sprijini dezvoltarea și finalizarea documentelor. În cadrul acestor sesiuni expertul va oferi ghidare în elaborarea documentelor și suport pentru adaptarea acestora la specificul fiecărei organizații. De asemenea mentoratul va sprijini integrarea procedurilor în activitatea curentă a organizațiilor.

4. Durata și perioada de implementare

Perioada de implementare a contractului este estimată pentru intervalul iunie – noiembrie 2026. Sesiunea de instruire va avea loc în perioada iunie – iulie 2026 iar procesul de mentorat (aproximativ 20 sesiuni) va începe imediat după instruire și va continua până în luna noiembrie 2026.

5. Livrabile

Documentele menționate mai jos reprezintă instrumentele de bază pe care organizațiile le vor dezvolta în cadrul procesului de capacitare. Expertul va pune la dispoziție modele și structuri de lucru și va sprijini elaborarea acestora în mod aplicat împreună cu organizațiile pornind de la drafturi inițiale și continuând procesul în cadrul mentoratului.

În funcție de nivelul existent al fiecărei organizații acestea vor fi sprijinite să elaboreze sau să actualizeze următoarele documente:

• Regulamentul intern / politica de protecție a datelor cu caracter personal; 
• Formulare de consimțământ informat pentru beneficiari, părinți/îngrijitori, copii; 
• Clauze de confidențialitate pentru personal și voluntari; 
• Procedură privind colectarea, stocarea, accesul, utilizarea și ștergerea datelor; 
• Registru / evidență internă privind prelucrarea datelor, acolo unde este necesar.

 Livrabile ale expertului

Pe lângă sprijinul acordat organizațiilor în elaborarea documentelor expertul va livra:

• Program de instruire ; 
• Materiale de instruire inclusiv materiale de tip pre-learning; 
• Evaluarea progresului organizațiilor în procesul de instruire și mentorat; 
• Aproximativ 20 de sesiuni de mentorat cu organizatiile beneficiare 
• Raport final

6. Profilul prestatorului

Prestatorul trebuie să fie un expert cu:

• Experiență de minimum 5 ani în protecția datelor cu caracter personal (GDPR sau echivalent), preferabil în ONG-uri, educație sau servicii sociale care lucrează cu copii și adolescenți
• Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri privind protecția datelor
• Experiență în livrarea de instruiri și activități de mentorat
• Studii superioare în drept, IT, administrație publică sau domenii conexe (constituie avantaj certificările în protecția datelor)
• Abilități de facilitare, comunicare și adaptare a conținutului pentru public non-specialist
• Experiența în proiecte finanțate de donatori internaționali constituie un avantaj

7. Competențe cheie

Prestatorul trebuie să dețină cunoștințe solide și actualizate în domeniul protecției datelor cu caracter personal, inclusiv familiaritate cu cele mai recente modificări legislative și bune practici (GDPR și/sau legislația națională relevantă), precum și capacitatea de a le adapta la contextul organizațional al beneficiarilor.

De asemenea, se solicită abilități solide de facilitare și lucru cu grupuri, precum și capacitatea de a structura, simplifica și transmite clar informații complexe către public non-specialist. Prestatorul trebuie să aibă experiență în elaborarea de politici și proceduri organizaționale, precum și în oferirea de feedback aplicat și suport practic în procesul de implementare. 

8. Coordonarea

Prestatorul va lucra sub coordonarea APSCF și în strânsă colaborare cu organizațiile proiectului BOOST. APSCF va asigura coordonarea generală a procesului inclusiv facilitarea comunicării cu organizațiile beneficiare, organizarea logistică a activităților și monitorizarea progresului.

Prestatorul va fi responsabil de planificarea și implementarea activităților de instruire și mentorat precum și de comunicarea periodică cu echipa de proiect privind progresul, provocările întâmpinate și eventualele ajustări necesare.

9. Depunerea dosarelor

Candidații interesați trebuie să depună dosarul de aplicare care va include:

• Oferta tehnică; 
• Oferta financiară exprimată în MDL care va include separat:
  • costul pentru o zi de instruire în format fizic; 
  • costul pentru o sesiune de mentorat de 2 ore, de grup și/sau individuală; 
• CV-ul, incluzând două persoane de referință 
• Exemple relevante de experiență anterioară 

Dosarele vor fi transmise în format electronic la adresa de e-mail office@aliantacf.md până la data de 24 mai 2026 cu indicare la subiect „Dosar _Protectia datelor_ BOOST”.