Das Auslandsbüro Republik Moldau der Konrad-Adenauer Stiftung (KAS) sucht eine/n Office Manager/in & Finanzassistent/in

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Stellenausschreibung
Office Manager/Finanzverwaltung
im Auslandsbüro der Republik Moldau der Konrad-Adenauer Stiftung (KAS)

Die Konrad-Adenauer-Stiftung ist eine deutsche politische Stiftung, die weltweit für die Förderung von Demokratie und Rechtsstaatlichkeit arbeitet.
Für unsere Projektarbeit in Chisinau suchen wir eine/n Office Manager/in & Finanzassistent/in zum frühestmöglichen Zeitpunkt.
Die Aufgaben des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin umfassen:

1. Finanzverwaltung und Abrechnung:

  • Einbuchen der Abrechnungsbelege und Aktualisierung von Dateien im Abrechnungs- und Datenverarbeitungssystem der Konrad Adenauer Stiftung (nach Einschulung)
  • Erfassung von Dokumenten zwecks entsprechender Abrechnung der Ausgaben (Honorarverträge, Reisekostenabrechnung, Vergabeprotokolle, usw.)
  • Vorbereitung der Kooperationsverträge und Honorarverträge in Absprache mit Programmkoordinatoren und der Finanzmanagerin
  • Übermittlung von Informationen bzgl. KAS-Abrechnungsregularien und Förderrichtlinien des Zuwendungsgebers an externe Partner
  • In Zuarbeit oder Vertretung der Finanzmanagerin:
    • Banküberweisungen in Abstimmung mit der lokalen externen Buchhaltungsfirma, bzw. Vorbereitung der benötigten Informationen für die Veranlassung der Banküberweisung durch die externe Buchhaltungsfirma
    • Erstellung von monatlichen und jährlichen Abrechnungen
    • Monitoring der Finanzmittelbestände, des Geldmittelabflusses und entsprechende regelmäßige Meldung des Mittelbedarfs an die Zentrale der KAS in Berlin

2. Office-Management:

  • Sekretariatsarbeit
  • Koordination der Terminplanung des Auslandsbüros und des Auslandsmitarbeiters
  • Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern in Angelegenheiten des allgemeinen Geschäftsbetriebs
  • Anlegen von Maßnahmen und Erfassung von Dokumenten in Datenverarbeitungssystemen (nach Einschulung)
  • Koordinierung und Durchführung von organisatorischen Maßnahmen (Administration und Logistik) in der Projektarbeit
  • Koordination und Kommunikation mit Versorgern und Vertragspartnern in Angelegenheiten des allgemeinen Geschäftsbetriebs
  • Pflege und Aktualisierung der Webseite des Länderprojektes Moldau
  • Pflege von Datenbanken, Kontakt- und Verteilerlisten
  • Postverwaltung

3. Inhaltliche Unterstützung der Projektarbeit:

  • Zuarbeit bei der Koordinierung von Projekten in Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen
  • Berichterstattung zu den durchgeführten Bildungs- und Beratungsmaßnahmen
  • Unterstützung und Beratung der Partnerorganisationen der KAS und Durchführung von Maßnahmen in Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen

Anforderungen:

  • Abschluss eines Hochschulstudiums sowie Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Sehr gute Beherrschung der rumänischen, deutschen und/oder gute Kenntnisse der englischen Sprache
  • Sehr gute Computerkenntnisse, insbesondere Microsoft Office Anwendungen/Excel
  • Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Eigenmotivation
  • Bereitschaft zur Übernahme eigener Verantwortung
  • Fähigkeit zur Teamarbeit
  • Identifizierung mit den Zielen und Werten der Konrad-Adenauer-Stiftung

Wir bieten:

  • Eine interessante Arbeit in einem internationalen Umfeld
  • eine Mitarbeit in einem engagierten und flexiblen Team
  • Fortbildungsmöglichkeiten
  • Eine den Anforderungen entsprechende Vergütung

Bewerbungsunterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome (Kopien sind ausreichend), Empfehlungsschreiben (falls vorhanden).

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 27.07.2020 per E-Mail an die Konrad-Adenauer-Stiftung: info.chisinau@kas.de


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