Termeni de Referință 

pentru selectarea prestatorului de servicii (companie de consultanță/ expert/ grup de experți) în vederea dezvoltării și livrării modulului de instruire „Achiziții Publice și Contractare”  

Aplicanți eligibili: Companii de consultanță/ Expert/ Grup de experți cu experiență și cunoștințe vaste în domeniul achizițiilor publice și contractare, inclusiv în managementul proiectelor 

Organizație: Solidarity Fund PL în Moldova  

Tipul contractului: Prestări servicii   

Durata contractului: august 2023 – decembrie 2023 

Termenul limită de depunere a dosarelor: 16 august 2023, ora 10.00. 

Context:  

Solidarity Fund PL în Moldova este reprezentanța Solidarity Fund PL, fundație de stat, gestionată și co-finanțată de Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone, creată pentru a contribui la dezvoltarea țărilor din vecinătate.  

Solidarity Fund PL în Moldova (SFPL în MD) oferă suport instituțiilor publice responsabile și implicate în domeniul dezvoltării urbane începând cu anul 2017. Conform relațiilor de colaborare stabilite cu Ministerul Infrastructurii și Dezvoltării Regionale al Republicii Moldova (MIDR), pentru anii 2022 – 2023, SFPL în MD acordă sprijin atât Ministerului cât și agențiilor de dezvoltare regională, dar și autorităților publice locale pentru implementarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 916/202 cu privire la aprobarea Programului național de dezvoltare a orașelor poli de creștere în RM pentru anii 2021-2027 (în continuare Program Național), în special pentru consolidarea capacităților agențiilor de dezvoltare regională și orașelor poli de creștere (6).  

O activitate dedicată operaționalizării eficiente a Programului Național este orientată spre crearea și consolidarea capacităților Unităților de Implementare a Proiectelor (UIP) în cadrul celor șase orașe poli de creștere: Edineț, Soroca, Ungheni, Orhei, Cahul și Comrat. Acest proces este realizat inclusiv prin colaborare cu Agențiile de Dezvoltare Regională (ADR) din țară.  

Atribuțiile Unităților de Implementare a Proiectelor sunt, în principal: 

1. implicarea și oferirea suportului necesar în elaborarea/ actualizarea documentației strategice și urbanistice;  

2. elaborarea și implementarea Planului operațional de implementare a proiectelor la nivelul municipalității; 

3. dezvoltarea și înaintarea propunerilor de proiecte în baza documentației de planificare;  

4. asigurarea managementului și monitorizarea operațională a implementării proiectelor;  

5. implementarea proiectelor de dezvoltare urbană / regională; 

6. elaborarea și prezentarea spre examinare autorităților locale, dar și agențiilor de dezvoltare regională rapoarte de progres privind implementarea proiectelor; 

7. cooperarea cu partenerii de dezvoltare și contribuirea la atragerea de mijloace financiare pentru implementarea Programului Național la nivel municipal. 

În scopul planificării suportului consolidării capacităților partenerilor, SFPL în MD a realizat în 2020 un „Raport de evaluare privind potențialului instituțional al orașelor poli de creștere pentru implementarea proiectelor și programelor de dezvoltare urbană”. Rezultatele acestui Raport arată că în diferite orașe există un nivel diferit al necesităților de dezvoltare, reieșind din structura primăriilor și numărul personalului, precum și din capacitățile personale ale angajaților. În baza concluziilor raportului pentru consolidarea capacităților conform atribuțiilor și competențelor date noilor Unități de Implementare a Proiectelor, au fost identificate 5 direcții de bază pentru a fi desfășurate diferite forme de instruire: planificare strategică; managementul proiectului; expertiză tehnică; achiziții publice și contractare; monitorizare și evaluare. 

În cadrul procesului de consolidare a capacităților Unităților de Implementare a Proiectelor, în anul 2022 au fost livrate 3 module tematice: planificarea strategică; managementul proiectelor și expertiza tehnică.  

Descrierea serviciilor: 

Pentru continuarea procesului de consolidare a capacităților UIP-urilor, SFPL în MD lansează anunțul privind identificarea furnizorului de servicii potrivit și desfășurarea unui modul de instruire pe tema: “Achiziții publice și contractare”.  

Astfel, prezentul modul de instruire va fi orientat spre acumularea cunoștințelor de bază în domeniul achizițiilor publice și contractării și aplicarea în practică a acestora de către UIP-uri. 

În acest sens, pentru consolidarea capacităților echipelor antrenate în domeniul achizițiilor publice și contractării urmează a fi dezvoltat un modul care ar include, fără a se limita la: 

1. Cadrul legislativ național de desfășurare a procedurilor de achiziții publice.  

2. Specificul procedurilor europene și internaționale de desfășurare a achizițiilor publice, inclusiv fonduri UE, FIDIC, PRAG, ale Băncii Mondiale, sau alte programe/fonduri relevante domeniul de dezvoltării urbane și regionale. 

3. Planificarea procedurii de achiziție publică. Documentația standard pentru realizarea achizițiilor, planul anual și dosarul de achiziții publice. 

4. Desfășurarea procedurilor de achiziție publică și metode de achiziții. 

5. Regulile participării operatorilor economici în cadrul procedurilor de achiziții publice. 

6. Procedura de evaluare a ofertelor. Criteriile de atribuire a contractelor de achiziţii publice. Regulile privind descrierea bunurilor, lucrărilor şi serviciilor. Consultarea pieții. 

7. Rolurile părților unui contract, aspecte obligatorii. 

8. Tipurile de contracte și diferențele dintre ele. 

9. Elementele obligatorii ale unui contract. 

10. Practici de comunicare între entitățile parte a unui contract (procedura de contractare a lucrărilor adiționale; contestațiile în cadrul procedurilor desfășurate conform legislației naționale și a procedurilor desfășurate conform regulilor finanțatorului. 

11. Managementul și monitorizarea contractelor. 

Scopul serviciilor: 

Elaborarea modulului de instruire cu tematica ”Achiziții publice și contractare” și livrarea acestuia în cadrul unui/ o serie de training organizat pentru instituțiile de nivel central, regional și local din domeniul dezvoltării regionale și urbane din Republica Moldova.  

Principii de realizare a serviciilor: 

• Accent pe studii de caz  – elemente care ar aduce claritate și o mai mare percepere a informației prezentate. 
• Aplicații practice – exerciții clar formulate, fiind mai ușor de memorizat aspectele teoretice pentru participanții la instruiri. Formatorii trebuie să fie prietenoși și să ofere o sesiune interesantă, pe principii de colegialitate. 

• Flexibilitate – adaptarea la necesitățile partenerilor la nivel regional și local, prin dialog cu Solidarity Fund PL în Moldova și MIDR. 

Sarcini și responsabilități: 

• Examinarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 916/2020 cu privire la aprobarea Programului național de dezvoltare a orașelor poli de creștere în RM pentru anii 2021-2027.  
• Analiza prevederilor documentului „Recomandări pentru autoritățile publice locale privind organizarea cadrului instituțional și de planificare la nivel local pentru inițierea implementării Programului național de dezvoltare a orașelor poli de creștere 2021-2027”1. 

• Elaborarea unui modul de dezvoltare a capacităților la nivel central, regional și local cu tema: achiziții publice și contractare. 
• Consultarea modulului de dezvoltare a capacităților cu SFPL în MD, și validarea acestuia de către MIDR. 
• Pregătirea conceptului și agendei instruirilor, a materialelor tematice de suport și consultarea acestora cu SFPL în MD și MIDR. 
• Organizarea și desfășurarea sesiunii de instruire cu participarea reprezentanților UIP-urilor din 6 orașe-poli de creștere, reprezentanții ai 4 Agenții de Dezvoltare Regională și ai MIDR. 
• Comunicarea regulată și raportarea către SFPL în MD privind progresul realizării sarcinilor. 

• Estimarea și anunțarea către SFPL în MD privind posibilele riscuri în procesul de realizare a sarcinilor asumate. 
• Elaborarea Raportului final de evaluare a capacităților partenerilor la nivel central, regional și local și formularea recomandărilor pentru perioada următoare. 
• Emiterea certificatelor de participare la Modulul „Achiziții publice și contractare” (format pe hârtie/ sau digital), prin coordonarea conținutului textului și a design-ului cu SFPL în MD. 

Livrabilele activității de organizare a modulului de instruire “Achiziții publice și contractare” 

*Notă: Formatul final al activităților de instruiri va fi stabilit la etapa planificării evenimentelor. Organizarea nemijlocită a activităților de instruire (logistica evenimentelor: catering, cazare participanți, chirie sală etc.) va fi asigurată de SFPL în MD.  

Termenul estimativ de realizare a activităților:  perioada august – octombrie 2023. 

Condiții de aplicare:  

• Toate materialele elaborate în contextul contractului de prestări servicii vor fi livrate în format electronic (Word, Power Point și / sau PDF). 
• Numărul total al participanților la instruiri este de aprox. 30 persoane. 

• Toată comunicarea privind realizarea contractului de prestări servicii, precum și toată documentația în acest context trebuie să fie în limba română. 
• Comunicarea furnizorului de servicii cu partenerii naționali, regionali și locali va avea loc prin intermediul SFPL în MD. 
• Plata va fi realizată în tranșe, la livrarea și acceptarea livrabilelor de către SFPL în MD. Graficul tranșelor va fi stabilit în procesul semnării contractului. 

Cerințe față de aplicanți: 

• Competențe și abilități de instruire în domeniile specificate mai sus – persoane care dețin studii de masterat (sau echivalent) în domeniul Achizițiilor Publice, Administrației Publice, Drept, Managementul Proiectelor, Politici Publice sau alte sfere conexe domeniilor specificate în prezenții Termeni de Referință. 

• Min. 80% din echipă sunt specialiști din Republica Moldova (în cazul companiilor și grupurilor de experți). 
• Cel puțin 2 experiențe dovedite de organizare și livrare a instruirilor pe tematici similare în ultimii 5 ani. 
• Experiență de lucru cu autoritățile publice locale, structuri regionale și, opțional, cu instituții centrale din Republica Moldova. 
• Cunoștințe despre politicile naționale din domeniul dezvoltării regionale/urbane, cadrul legal specific în domeniul achizițiilor publice din Republica Moldova, cadrul normativ european de realizare a achizițiilor publice și fondurile UE. 
• Abilități de prezentare și comunicare publică și interacțiune cu publicul. 

• Competențe privind elaborarea suporturilor de curs. 
• Cunoașterea la nivel avansat a limbii română (vorbire și scriere), cunoașterea limbii ruse va constitui un avantaj.  

Aplicanți eligibili: Companii de consultanță/ Expert/ Grup de experți cu experiență și cunoștințe vaste în domeniul achizițiilor publice și contractare, inclusiv în managementul proiectelor. 

Dosarul va conține:  

1. Portofoliul: CV-urile expertului / experților; CV-ul (experiența) companiei, după caz; min. 2 referințe din ultimii 3 ani pe activități similare; datele de contact ale persoanei de legătură. 

2. Planul de realizare a sarcinii, inclusiv metodologia și termenii estimativi de realizare (max. 5 pag).  

3. Oferta de preț (prin indicarea prețului fără TVA, și specificarea categoriilor de costuri în mod clar). 

La dosar vor fi anexate următoarele documente (după caz): 

1. Certificat de înregistrare a întreprinderii emis de Camera Înregistrării de Stat/ Agenția Servicii Publice (sau alte autorități relevante din alte țări). 

2. Licență/ Autorizație de activitate. 

3. Alte documente relevante. 

Criteriile de evaluare a dosarelor:  

• Prezentarea setului complet de acte solicitate și corespunderea acestora cu Termenii de Referință (punctaj maxim – 10 puncte). 

• Experiență relevantă, inclusiv calificările și abilitățile profesionale conform Termenilor de Referință (punctaj maxim – 25 puncte). 
• Abordare metodologică aplicabilă (punctaj maxim – 25 puncte). 
• Oferta financiară (punctaj maxim – 20 puncte). 
• Interviul candidaților (punctaj maxim – 20 puncte). 

Evaluarea conform criteriului „oferta financiară” se va baza pe următoarea formulă:   

P = Pmin/Pof x 20 de puncte, unde:   

Pmin - cel mai mic preț propus   

Pof - preț prezentat în oferta examinată   

P - numărul de puncte acordate ofertei examinate conform criteriului de preț, rotunjit la numărul complet.   

Prestatorul selectat va fi contactat pentru negocierea contractului.  

Dosarul trebuie trimis până la 3 august 2023, ora 10.00, la adresa de email: procurements@solidarityfund.md cu titlul mesajului: Ofertă – Modul Achiziții Publice și Contractare; cu specificarea formatului de aplicare în conținutul mesajului (e-mail): companie, grup de experți sau expert independent. 

* Aplicantul are dreptul de a stabili de sine stătător limitele confidențialității datelor furnizate și de a menționa care din documentele anexate la ofertă sunt confidențiale.   

** Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de Solidarity Fund PL în Moldova în scopul desfășurării procesului de achiziții, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și regulilor interne. Furnizarea datelor cu caracter personal se efectuează în mod voluntar. Refuzul furnizării datelor duce la imposibilitatea încheierii contractului cu Solidarity Fund PL în Moldova. Persoanele fizice au dreptul de acces la datele sale cu caracter personal, la portabilitatea și rectificarea acestora. Datele cu caracter personal pot fi transmise partenerilor de dezvoltare, auditorilor, organelor publice de drept, avocaților – în scopul controlului Solidarity Fund PL în Moldova, protecției drepturilor, rezolvării litigiilor. Datele cu caracter personal  nu vor fi transmise altor părți terțe fără acordul prealabil al aplicantului. Orice întrebări privind datele cu caracter personal pot fi direcționate către Solidarity Fund PL în Moldova prin poșta electronica  info@solidarityfund.md. 

*** În scopul transparenței procesului de achiziție rezultatele licitației cu informația privind prestatorul selectat (denumirea/numele, prenumele, serviciul prestat, prețul, perioada) vor fi publicate pe pagina web a Solidarity Fund PL în Moldova. Participarea la licitație prin expedierea documentelor semnifică acceptarea publicării rezultatelor concursului, cu excepția informațiilor marcate drept confidențiale. 

**** Până la semnarea Contractului de prestări servicii Prestatorul selectat va semna o declarație de conformitate, dacă asta prevede procedura