Buletinul informativ

Buletinul informativ- un instrument de comunicare de multe ori neutilizat, subestimat sau conceput intr-un mod care un serveste strategiei de comunicare a organizatiei. Si totusi, acesta va poate scoate in multe cazuri din incurcatura, ajutandu-va sa comunicati eficient cu diferitele categorii de public ale organizatiei, la costuri relativ scazute.

Indiferent insa daca ne referim la buletine informative specializate (pe domenii de activitate, pe anumite subiecte de interes), trebuie sa recunoastem ca fie asteptam cu nerabdare sa le primim, fie nu stim cum sa le stergem mai repede din inbox. Ce ne determina sa reactionam in acest fel? Care sunt atributele unui newsletter bun? Un newsletter ar trebui in primul rand gandit astfel incat sa ofere informatia relevanta pentru publicul caruia se adreseaza, intr-o forma cat mai atractiva si usor de citit si asimilat.

Cum obtinem un buletin informativ bun? Ei bine, nu a fost descoperita inca o reteta miraculoasa, care automat va produce un newsletter de impact, insa exista o serie de pasi, principii si elemente de care trebuie tinut seama in momentul in care se trece la "constructia" unui buletin informativ, astfel incat acesta sa obtina rezultatul scontat. Daca deja am decis ca vom utiliza acest instrument de comunicare, fie pentru publicul intern, fie pentru cel extern, tot ce ne ramane de facut este sa analizam pe rand urmatoarele elemente care de fapt pot face diferenta intre succesul si esecul buletinului informativ.

• Informatia propriu-zisa- pentru a decide insa ce informatii/ sectiuni vom include in newsletter trebuie sa cunoastem foarte bine publicul tinta. Care sunt caracteristicile sale? Care sunt ariile de interes? Cat de familiari sunt cu temele pe care intentionam sa le abordam in newsletter? Numai astfel vom putea decide in cunostinta de cauza o structura si o modalitate de prezentare a informatiilor care sa atraga cititorii si sa obtina o reactie pozitiva de la acestia fara a risca de exemplu sa trimitem articole la nivel de informatii de baza unor persoane care cunosc foarte bine tematica respectiva, sau articole specializate unui public care nu este deloc familiarizat cu subiectul abordat.

• Frecventa- reprezinta un aspect in privinta caruia nu trebuie sa luam o decizie pana ce nu am stabilit cu exactitate ce fel de informatii va cuprinde buletinul informativ si cat de usor le vom obtine, astfel incat sa asiguram material informativ pentru fiecare numar al newsletter-ului. In caz contrar exista riscul sa stabilim o anumita frecventa pentru newsletter (indiferent daca este saptamanala, lunara sau trimestriala) si pe parcurs sa descoperim ca nu avem informatii suficiente pentru a sustine aparitia cu reguralitate a acestuia conform frecventei stabilite.

• Formatul- o data ce am stabilit ce fel de informatii vom include si care va fi frecventa newsletter-ului, va trebui sa decidem formatul acestuia: electronic sau tiparit. In acest moment in stabilirea formatului intervine un alt criteriu important care trebuie luat in considerare: bugetul disponibil. Este evident ca in cazul in care bugetul este redus, formatul ales va fi cel electronic, care va scuteste de costurile aferente tiparului si de cele mai multe ori si design-ului. De asemenea, daca optam pentru un newsletter tiparit trebuie sa tinem seama si de faptul ca la costurile necesare pentru tiparire se vor adauga cu siguranta si costurile de distributie. Din acest motiv, un newsletter electronic este poate deveni forma cea mai eficienta de promovare a programelor, activitatii sau produselor organizatiei din punctul de vedere al costurilor in cazul in care bugetul disponibil nu este foarte mare.

• Design-ul- constituie un element extrem de important, intrucat, alaturi de continutul in sine poate influenta modul in care buletinul informativ este primit de publicul tinta. Design-ul trebuie in primul rand sa sustina continutul si sa reflecte, asa cum spuneam anterior personalitatea si identitatea organizatiei. Continutul si design-ul trebuie sa se completeze reciproc, astfel incat sa transmita mesajul dorit de organizatie, iar newsletter-ul trebuie sa fie in concordanta din punctul de vedere al design-ului si cu celelalte materiale de promovare publicate de organizatie, astfel incat sa se asigure o coerenta a comunicarii.

• Layout-ul- reprezinta de fapt felul in care articolele, sectiunile buletinului informativ sunt asezate in pagina. Unele dintre organizatii prefera acelasi layout pentru fiecare numar al buletinului informativ (anumite sectiuni, imagini, titluri sunt pozitionate au aceeasi dimensiune si locatie in fiecare numar), in vreme ce, dimpotriva, exista buletine informative care au un layout diferit pentru fiecare numar. Nu exista o anume regula care sa specifice care dintre aceste doua variante este mai buna, insa in multe cazuri este de preferat sa existe o oarecare constanta, astfel incat publicul sa se obisnuiasca cu structura buletinului informativ, sa stie ce tip de informatii poate gasi si unde. Este foarte important ca layout-ul sa fie echilibrat, cu paragrafe de lungimi diferite (pentru a sparge monotonia), evitand artificii de tipul font alb pe fond negru (obosesc ochiul) si nu in ultimul rand pastrand proportia potrivita intre spatiul alb si text (in momentul in care textul acopera fiecare spatiu al newsletter-ului cititorul este solicitat mai mult, devine obositor si nu mai gaseste informatia cu usurinta).

• Fonturi- desi poate la prima vedere tipul de font ales pentru buletinul informativ nu pare foarte important, acesta influenteaza mai mult decat ne putem imagina reactia cititorilor. Nu ati primit niciodata un newsletter cu un font greu, daca nu chiar imposibil de citit? Gresesc daca afirm ca prima reactie a fost sa renuntati sa cititi mai departe? In mod obisnuit, pentru newsletter este recomandat sa fie utilizat fontul specific organizatiei, pentru a asigura o coerenta intre materialele de promovare a acesteia. Totusi, daca acesta nu este utilizat, primul lucru de care trebuie tinut seama in selectarea fonturilor este usurinta cu care acestea sunt citite. O dimensiune standard a fonturilor pentru newsletter este 11, insa trebuie tinut seama daca aceasta dimensiune poate fi citita cu usurinta de publicul tinta- in cazul in care este vorba de persoane varstnice de exemplu, se recomanda ca dimensiunea fonturilor sa fie de 12 sau chiar 14.
  

In concluzie, vorbim despre un instrument de comunicare deosebit de eficient daca este utilizat in mod corespunzator, care poate sprijini in mod consistent strategia de comunicare, datorita usurintei cu care poate atinge un public tinta dispersat teritorial la costuri mult mai scazute decat celelalte modalitati de comunicare disponibile. Mai multe informatii deosebit de utile cu privire la crearea unui buletin informativ sunt disponibile accesand

http://advertising.about.com/cs/newsletters/ht/create_newslett.htm.

Ofelia Neagu, Specialist PR, Allianz Tiriac