Sfaturi utile: Raportarea catre finantator

Daca fundatia are un model special de raportare, il veti primi o data cu semnarea contractului. Tot in contract de obicei este stipulata si data de prezentare a rapoartelor. Daca sint indicate datele-limita, notati-le pe un organizer sau calendar de perete, astfel incit intotdeauna sa stiti cind aveti de prezentat raportul. Daca chiar de la momentul semnarii stiti ca nu veti reusi sa prezentati raportul la data indicata (spre exemplu, mai aveti de prezentat alte 2 rapoarte sau aveti planificat auditul pentru perioada respectiva), discutati aceasta problema de pe acum cu finantatorul. Daca fundatia nu va primi de la organizatie nici un raport o anumita perioada, ea va trimite o scrisoare rugind organizatia sa-i raspunda.

Unii finantatori cer rapoarte trimestriale sau la un interval de sase luni, dar majoritatea cer un raport anual sau/si unul final, la doua-trei luni de la incheierea proiectului. Chiar si pentru proiecte de scurta durata finantatorii cer un raport intermediar. Deseori eliberarea urmatoarei transe este conditionata de primirea raportului narativ si financiar.

Daca totusi fundatia nu are un model de raport, va puteti folosi de urmatorul.

Sumarul proiectului

Aceasta este o introducere la raport care ii spune cititorului ce date va gasi in raport. Prezentati pe scurt scopurile proiectului, strategiile pe care le-ati folosit pentru a atinge scopurile si metodele prin care v-ati apreciat succesele. Specificati daca au intervenit schimbari in scopurile sau strategiile proiectului.

Indeplinirea obiectivelor

Rezultate.
Specificati care sint rezultatele concrete ale proiectului. De asemenea, prezentati:

Realizarile proiectului.
Asteptarile voastre initiale s-au dovedit a fi realiste?
Exista si rezultate la care nu v-ati asteptat? Care sint acestea?

Implementarea (procesul zi de zi)

Descrieti fiecare dintre activitatile intreprinse pentru realizarea rezultatelor specificate mai sus si lectiile insusite in cadrul proiectului.

Indicati daca au fost activitati planificate pe care nu le-ati realizat si explicati de ce?
Ce probleme au aparut pe parcurs si cum au fost ele solutionate?
Descrieti activitatile noi sau modificarile intervenite pe parcurs si de ce au fost ele necesare?

Alte observatii/ realizari

Contextul (necesitatile grupului-tinta, mediul extern si intern care au facilitat sau impiedicat realizarea proiectului).
Descrieti factorii sau circumstantele (pozitive si/sau negative) care au afectat intr-un fel realizarea obiectivelor.
In ce mod relatiile cu alte organizatii, institutii au ajutat sau impiedicat realizarea proiectului?

Planuri pe viitor

A devenit proiectul durabil? Ce activitati se intreprind la momentul dat?
Ce modalitate a fost stabilita pentru continuarea proiectului?
Exista indicii ca acest proiect va fi/ nu va fi sustinut de alt finantator?

Diseminare

Ce informatii din proiect au fost facute publice?
Ce planuri aveti in privinta diseminarii rezultatelor proiectului?

Opinia directorului de proiect

Care credeti ca sint cele mai importante rezultate ale acestui proiect?
Ce lectii ati invatat in acest proiect?
Ce recomandari sau sfaturi a-ti dori sa faceti altor directori de proiect care lucreaza cu fundatia?

Alte observatii

Atasati la raport orice alte informatii care vor ajuta la clarificarea continutului raportului. Dar fiti selectivi! Nu includeti copii de pe orice ziar, brosura sau alte date irelevante. Daca e posibil, anexati o copie a structurii organizatorice atit in cadrul proiectului, cit si al organizatiei in intregime. De asemenea, anexati si raportul de evaluare, daca acesta nu este inclus in raportul general.
Raportul final trebuie semnat de catre directorul de proiect si validat prin semnatura presedintelui si stampila ONG-ului.
Acesta este doar un model general, va calauziti de el doar daca fundatia nu are un alt model sau cerinte de raportare.

Sursa: www.e-democracy.md