Utilizati Planurile de Dezvoltarea Personala in dezvoltarea membrilor echipei ONG

Idea de a scrie acest articol mi-a venit dupa ce recent un coordonator din ONG de pe meleagurile mioritice mi-a spus „iti imaginezi, lucrezi de 4 ani in acest ONG si nu am avut nici o crestere de salariu cred ca voi pleca de aici in alta parte....”. L-am intrebat „de ce crezi ca s-a intimplat asta?” si am primit o lista de motive si, bineinteles, persoana in cauza nu era in lista data. La sfirsitul articolului voi reveni la acest gind acum insa „voi incepe cu inceputul”.

Adesea cind este vorba de managementul resurselor umane (MRU) si mai ales de managementul remunerarii (care este o parte importanta din MRU) primul instrument de gestionare la care se gindesc majoritatea liderilor ONG este  fisa de post a angajatilor.

In articolele precedente publicate in Monitorul Civic am elucidat aspectele legate de fisa de post ca instrument de mangement  inclusiv deosebirile esentiale ale acesteia de contractul individual de munca.

Fisa de post este un instrument static, ea descrie ce si cum ar trebui sa faca titularul postului, cerintele profesionale si personale (standardele postului), ordinea de subordonare si eventual alte aspecte tehnice. Ea nu arata in ce masura angajatul corespunde functiei ocupate adica este subcalificat (underqualified) sau supracalificat (overqualified) desi partial preponderent la inceput unele raspunsuri se pot obtine prin compararea CV-ului angajatului cu fisa de post.

Totusi cele mai importante aspecte ce tin de dezvoltarea resurselor umane  „ramin in aer” si anume: ce se intimpla daca persoana este angajata de ex. 1 an sau mai mult timp in organizatie sau cum evaluam cariera profesionala a membrilor echipei eventual efortul pe care persoana o depune pentru a acumula noi cunostinte, a –si dezvolta capacitatile necesare, sau cum evaluam performanta fiecarui angajat in organizatie, sau, si mai interesant - care este criteriul de stabilirea a nivelului remunerarii mai ales in cazul unor functii „pe orizontala”?

Pentru a obtine raspunsurile la aceste intrebari si pentru a eficientiza substantial procesul de gestionare (planificare, organizarea, motivarea si evaluare) a resurselor umane in ONG este necesar si, in majoritatea cazurilor, suficient sa utilizati un instrument care inca este „incognito” pentru multi si anume PDP (Planurile de Dezvoltarea Personala).

PDP, spre deosebire de fisa de post, este un instrument dinamic de evaluare periodica a performantei angajatului care reflecta obiectivele de dezvoltare si dinamica dezvoltarii acestuia, efortul depus precum si performanta individuala inregistrata.

PDP-ul se utilizeaza nu doar ca un instrument de evaluare periodica a angajatilor, ci si ca un indicator la stabilirea remunerarii personalului, promovarii carierei acestora, investitiei in dezvoltarea reusrselor umane ale organizatiei.

Deci, ce contine un PDP?

Intro: numele; functia; ONG si perioada de evaluare

Auto evaluare si reflectare asupra perioadei de evaluare

Ce a fost facut bine in perioada de evaluare si de ce?

Ce a fost dificil sau o provocare? De ce?

Ce ati invatat in perioada de evaluare?

Ce ati dori sa dezvoltati pentru urmatoarea perioada de evaluare?

Cum conlucrarti cu altii?

Aveti unele ingrijorari sau doleante care ati dori sa le discutati cu supervizorul Dvs.?

Analiza obiectivelor pentru perioada evaluata

Obiective de baza

Obiective de Leadership  (doar pentru supervisori)

Obiective de dezvoltare personala

Invataminte /Concluzii

Objective pentru perioada urmatoare de la ______ pina la ______

Obiective de baza

Obiective de Leadership  (doar pentru supervisori):

Obiective de dezvoltare personala:

Comentariile supervisorului

Plan de Dezvoltare Personala (PDP)

Obiective de dezvoltare personala (necesitati de dezvoltare)

Plan de actiune pentru realizarea obiectivelor (optiuni de dezvoltare)

Revizuirea progresului

Semnaturile supervisorului si a membrului echipei

Data

Sunt citeva reguli/recomandari in cazul aplicarii PDP:

1. Acestea trebuie sa fie planificate in cadrul unui interval de timp, de regula 3 sau 6 luni.
2. PDP este in primul rind un instrument individual(izat) de autoevaluare si reflectare a angajatului si prin urmare dezvoltare a acestuia, deoarece PDP-urile angajatilor vor fi diferite din motivul ca nivelul lor de dezvoltare este diferit, functiile sunt diferite si prin urmare obiectivele de dezvoltare sunt de asemenea diferite.
3. Nivelul de confidentialitate al PDP-urilor este identic cu cel al contractelor individuale de munca
4. Fiecare angajat trebuie sa aiba un supervisor care va monitoriza PDP supervizatului. Este normal ca un supervizor de ex. director executiv sau coordonator de proiecte sa fie supervizor la citeva persoane (astfel monitorizind citeva PDP-uri), insa nu este normal ca un supervizat sa aiba 2 sau mai multi supervizori.
5. Directorul Executiv al ONG este responsabil despre utilizarea si corectitudinea intocmirii PDP de catre staff, iar Consiliul (Bordul) ONG aplica PDP-ul pentru Directorul Executiv al ONG.
6. PDP-urile nu se expediaza prin email supervizorului ca rapoartele, ci se prezinta si se discuta cu supervizorul, iar comentariile se includ in PDP.
7. In cazul in care 2 sa 3 PDP-uri consecutive ale aceluias angajat sunt identice trebuie sa fie un semnal de alarma pentru supervisor deoarece aceasta inseamna fie o atitudine superficiala a angajatului fie si mai prost - o stagnare in procesul de dezvoltare a acestuia.

Voi incerca sa exemplific. ONG „Viitorul luminos” a decis ca PDP-urile sa fie introduse in managementul resurselor umane explicit in managementul ONG si aplicate trimestrial incepind cu luna ianuarie a anului 2009. La momentul primului PDP fiecare angajat completeaza formularul PDP apoi are o discutie individuala cu supervisorul despre subiectele enumerate mai sus din structura PDP inclusiv se scaneaza profilul angajatului la momentul primului PDP. Drept urmare, se identifica ca angajatul de ex. nu corespunde unor cerinte profesionale cunoasterea l. engleze si posedarea programului Power Point.  Se decide ca pentru perioada pina la urmatorul PDP angajatul va avea  2 obiective de dezvoltare personala:

• sa posede l. engleza la nivel incepator;
• sa posede la perfectie programul Power Point;

Peste 3 luni, la urmatorul PDP se stabileste ca angajatul a realizat doar un obiectiv – a insusit programul Power Point, insa engleza –nu. Prin urmare, in cadrul discutiei PDP cu supervizorul se va decide ce va urma.

Este de remarcat ca PDP se utilizeaza nu doar in interesul ONG (angajatorului), ci si a angajatului. De ex. daca angajatul a investit suficient de mult in dezvoltarea sa personala inclusiv din propria initiativa, atunci inevitabil este faptul ca el/ea va depasi standardele fisei sale de post, va deveni supracalificat/a si va avea si asteptari mai mari, desi aparent pentru cei din ONG a ramas aceiasi Marie, Ion sau Aneta. In realitate insa va aparea o problema cu motivarea sa ulterioara la aceasta functie, iar pretentiile sale de cariera, de remunerare  pe buna dreptate vor creste si managementul organizatiei va trebui sa solutioneze aceasta problema. Altfel fie persoana se va convinge ca in aceasta organizatie nu are rost sa te dezvolti si nu este posibil sa cresti si sa-ti faci o cariera, fie va reveni in „zona de confort”,  fie si mai rau va pleca in alta organizatie din propria initiativa sau ca urmare a unui „head hunting”.  Nu cred ca asa ceva isi doreste un lider adevarat de ONG.

Ca sa revin la cordonatorul de la inceputul articolului, unicul argument pe care il invoca persoana ca temei pentru o remunerare mai mare a fost perioada de „tocmai”  4 ani in ONG. Nu se invoca performanta pe care a facut-o persoana data, standardele realizate care sa confirme competenta sa in comparatie cu cerintele fisei de post, obiectivele sale pe care le-a atins ca sa nu mai vorbesc despre impactul activitatii sale.

Daca toate acestea sau macar majoritatea au fost facute de acea persoana in acel ONG, deci raspunsul este „da” atunci – „Jos Palaria !” si intr-adevar liderul organizatiei ar trebui sa se preocupe de aceasta problema si sa creeze un sistem de incurajare a cresterii personale si profesionale in ONG si stimulare a performantei, altfel isi va pierde ce are cel mai de pret – oamenii, daca raspunsul totusi  este „nu” atunci persoana in cauza nu are 4 ani de experienta in acea organizatie, ci 1 an repetat de 4 ori.

Voi ce credeti ?

Gheorghe Caraseni

pentru Monitorul Civic

August 2009