IREX Moldova - Anunț de angajare a unui Coordonator de achiziții și granturi – full-time

IREX este o organizație internațională nonprofit care oferă leadership și programe inovatoare pentru a promova schimbări pozitive de durată. IREX colaborează cu parteneri din peste 100 de țări în patru domenii esențiale pentru atingerea progresului: formarea liderilor, abilitarea tinerilor, consolidarea instituțiilor și sporirea accesului la educație de calitate. IREX operează în Republica Moldova din 1997, susținând persoanele și instituțiile locale în dezvoltarea elementelor cheie ale unei societăți vibrante – inclusiv educația de calitate, accesul liber la informație și tehnologie în scopuri de dezvoltare, mass-media independentă și programe în domeniul abilitării tinerilor și promovării egalității de gen – rezultând în comunități locale mai puternice.

Descrierea programului

Comunitatea Mea (CM) este un program finanțat de Agenția Statelor Unite pentru Dezvoltare Internațională (USAID) și implementat de IREX. Programul Comunitatea Mea (Programul CM) este conceput pentru a susține autoritățile publice locale să devină mai eficiente, transparente și responsabile față de cetățeni, precum și pentru a consolida capacitatea autorităților locale de a satisface nevoile cetățenilor. Programul CM oferă asistență cuprinzătoare comunităților, vizând în primul rând autoritățile publice locale (APL).

Obiectivele Programului CM sunt:

• Îmbunătățirea calității și accesului la serviciile publice locale.
• Consolidarea implicării cetățenilor în guvernarea locală.
• Promovarea politicilor publice ce contribuie la avansarea reformei de descentralizare.
• Creșterea veniturilor la nivel local și îmbunătățirea practicilor de management financiar.

Descrierea poziției

Coordonatorul de achiziții și granturi va contribui la asigurarea transparenței și eficienței proceselor de achiziții și raportare în conformitate cu regulamentele USAID, IREX și cerințele locale. Coordonatorul de achiziții și granturi va asigura suportul necesar managerului de contracte, granturi și achiziții în implementarea procesului de granturi și achiziții, întocmirea documentației necesare și păstrarea dosarelor complete și corecte.

Cerințe față de candidat:

• Studii superioare în management, administrarea afacerilor, managementul resurselor umane sau domenii conexe.
• Cel puțin doi ani de experiență practică în domeniu.
• Abilități profesionale excelente de comunicarea verbală și scrisă în engleză și română.
• Expertiză practică în utilizarea programelor Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, și Excel).
• Atenție excelentă la detalii și abilități organizaționale puternice, inclusiv managementul timpului, capacitatea de a prioritiza mai multe sarcini într-un mediu de lucru rapid și capacitatea de a rămâne flexibil, respectând termene limită restrânse.
• Abilități interpersonale și abordare proactivă demonstrată pentru rezolvarea problemelor. Abilități profesionale de facilitare, comunicare verbală și scrisă, cercetare și organizare.
• Abilitatea de a urma instrucțiuni verbale și scrise.
• Atitudine pozitivă, deschidere către învățarea de noi abilități și disponibilitate de a ajuta colegii.

Sarcini și responsabilități:

• Acordarea suportului în procesul de selecție și monitorizare a subgranturilor.
• Asigurarea suportului în procesul administrării subgranturilor (inclusiv efectuarea verificărilor necesare, pregătirea contractelor, acordurilor de modificare la contracte, acordurilor de finalizare a contractelor, menținerea diferitelor trackere, asigurarea că documentele sunt salvate la dosare, desfășurarea ședințelor de orientare cu beneficiarii etc.).
• Asistență în procesul de contractare (desfășurarea ședințelor de orientare, depunerea documentelor pentru asigurarea angajaților, întocmirea acordurilor de modificare la contracte și acordurilor de finalizare a contractelor, menținerea diferitelor trackere, pregătirea șabloanelor necesare pentru a fi partajate cu contractanții, asigurarea că documentele sunt salvate în dosare etc).
• Asigurarea suportului în procesul de achiziție (colaborarea cu echipele corespunzătoare pentru a elabora cererile de oferte (RfP-uri și RfQ-uri) și documentele de licitație, buletinele de licitație, coordonarea și documentarea proceselor de evaluare, desfășurarea verificărilor necesare (due diligence), elaborarea proiectelor finale al documentelor contractuale și acordurilor de finalizare a contractelor).
• Suport în procesul de achiziție pentru proiecte de servicii sociale. Dacă este solicitat, revizuirea și furnizarea de feedback cu privire la specificațiile tehnice ale bunurilor/echipamentelor/accesoriilor care urmează să fie achiziționate pentru centrele de servicii sociale din comunitățile partenere ale CM; pregătirea documentelor și a contractelor necesare în conformitate cu politica de achiziții a IREX și politicile și procedurile interne, precum și cu regulile și regulamentele USAID.
• Efectuarea cercetărilor de piață pentru planificarea și implementarea achizițiilor conform indicațiilor supervizorului.
• Salvarea tuturor documentelor de achiziții necesare și altor date relevante în sistemele interne ale organizației.
• Monitorizarea și menținerea înregistrărilor actualizate ale programului privind sugranturile și procesul de achiziție.
• Susținerea comunicării verbale și scrise cu beneficiarii programului și contractorii, în coordonare cu Managerul de contracte, granturi și achiziții.
• Menținerea corespondenței și comunicării constante cu echipa programului, partenerii și părțile interesate pentru a urmări executarea termenilor și condițiilor contractuale.
• Colaborarea eficientă cu echipa programului și cu părțile interesate, asigurând alinierea la scopurile și obiectivele organizației.
• Cooperarea cu echipa programului pentru a înțelege necesitățile de achiziții și pentru a le aborda în mod proactiv cerințele.
• Alte sarcini, așa cum sunt atribuite.

Această poziție este eligibilă pentru munca la distanță, în afara biroului pentru una sau mai multe zile pe săptămână.

Candidații interesați sunt invitați să aplice pe:  https://recruiting.ultipro.com/INT1065INRE/JobBoard/86f30819-0126-446a-84bb-cf37a5e878c1/OpportunityDetail?opportunityId=99049655-d422-4e14-a101-8c9c3647ffa1

Termenul de aplicare: 28 august 2024, 18:00 (ora locală, Chișinău)

Doar candidații selectați vor fi contactați pentru un interviu.