Termeni de referință (ToR) pentru contractarea unui grup de experți/facilitatori care vor oferi sprijin tehnic în facilitarea meselor rotunde și vor dezvolta Planul de Consolidare a Capacităților pentru OSC-urile din Moldova

Prezentarea peisajului organizațiilor societății civile din Moldova prin cartografierea, studiul și platforma OSC (CSO Compass Moldova)

Termeni de referință (ToR)

pentru contractarea unui grup de experți/facilitatori care vor oferi sprijin tehnic în facilitarea meselor rotunde și vor dezvolta Planul de Consolidare a Capacităților pentru OSC-urile din Moldova

People in Need (PIN) Moldova anunță un apel pentru selectarea unui grup de Experți/Facilitatori care vor facilita și organiza mese rotunde cu participarea reprezentanților Organizațiilor Societății Civile și vor elabora Planul de Consolidare a Capacităților pentru OSC-urile din Moldova, în urma analizării soluțiilor, concluziilor și recomandărilor propuse în cadrul discuțiilor de la evenimente.

Mesele rotunde se vor desfășura în cadrul proiectului ”Prezentarea peisajului organizațiilor societății civile din Moldova prin cartografiere, studiul și platforma OSC” (CSO Compass Moldova), finanțat de Direcția Generală Protecție Civilă și Operațiuni Umanitare Europene (ECHO) și implementat de People in Need Moldova.

1. Context

People in Need (PIN) este o organizație internațională non-profit cu sediul în Cehia, fondată pe principiile umanismului, libertății, egalității și solidarității, cu accent pe demnitatea și libertatea umană. Activând în peste 20 de țări, PIN oferă ajutor umanitar și de dezvoltare populației vulnerabile.

Din 2004, PIN a fost activă în Moldova, sprijinind persoane, societatea civilă și instituții. PIN Moldova are o experiență solidă în consolidarea societății civile și promovarea proceselor participative prin intermediul granturilor și parteneriatelor.

2. Despre proiect

Proiectul ”Prezentarea peisajului organizațiilor societății civile din Moldova prin cartografiere, studiul și platforma OSC” (CSO Compass Moldova) are drept scop cartografierea organizațiilor societății civile din Moldova, crearea unei platforme a OSC-urilor și oferirea dovezilor și informațiilor suplimentare despre nevoile de capacitate și lacunele existente ale OSC-urilor locale.

Proiectul este un efort comun cuprinzător inițiat de People in Need (PIN) care vizează Organizațiile Societății Civile (OSC) locale în conformitate cu agenda de localizare, și abordează absența unei imagini de ansamblu și lacuna de informații despre peisajul OSC din Moldova, și a deficienței în ceea ce privește crearea de rețele și cooperarea între OSC-urile locale. Inițiativa își propune să îndeplinească funcția de busolă, prin ghidarea diverselor părți interesate implicate în agenda societății civile din Moldova, printre care: OSC, activiști locali și persoane fizice, ONGI, agenții ONU, donatori și autorități locale și centrale.

3. Obiective

Experții/Facilitatorii vor oferi sprijin tehnic în organizarea, facilitarea, moderarea meselor rotunde cu particpiarea reprezentanților Organizațiilor Societății Civile (OSC), vor colecta și analiza soluțiile și recomandările propuse de participanți în cadrul discuțiilor pe subiectele identificate în baza studiului longitudinal, incluzându-le într-un raport, ulterior, vor elabora Planul de Consolidare a Capacităților pentru OSC-urile din Moldova ce va servi la aprofundarea constatărilor din studiul longitudinal.

4. Domeniul de activitate

Experții/Facilitatorii vor lucra sub supravegherea directă a managerului de proiect al People in Need Moldova (PIN Moldova) pentru societatea civilă și buna guvernare (CSGG). Candidații selectați vor trebui să fie experți în domeniul dezvoltării organizaționale, evaluării capacității și elaborării planului de dezvoltare a OSC-urilor și să aibă o experiență demonstrată de lucru cu OSC-uri.

Experții/Facilitatorii vor lucra în coordonare cu alți Experți/Facilitatori pe diferite subiecte. În cadrul meselor rotunde vor colecta soluțiile și recomandările propuse de participanți, reprezentanți ai organizațiilor societății civile, pe care le vor insera într-un raport al evenimentului. Ulterior, Expertul/Facilitatorul, ce va avea rolul de lider al echipei, în baza acestor rapoarte va elabora Planul de Consolidare a Capacităților pentru OSC-urile din Moldova.

Experții/Facilitatorii vor raporta Managerului de proiect din cadrul CSGG cu sediul la Chișinău, la fel vor coopera îndeaproape cu alți membri ai echipei de proiect și cu șeful serviciului MEAL.

Experții/facilitatorii meselor rotunde vor lucra în strânsă colaborare cu alți experți/facilitatori care vor avea același rol în cadrul aceluiași proiect, dar se vor concentra pe diferite subiecte de expertiză.

Subiectele ce urmează a fi discutate în cadrul meselor rotunde va depinde de constatările studiului longitudinal, în special de contextul și problemele identificate.

Experții/Facilitatorii vor fi responsabili de:

• Identificarea subiectelor pentru discuții în baza constatărilor și rezultatelor studiului longitudinal și în dependență de aceasta să stabilească numărul de evenimente tip masă rotundă, pregătirea setului de întrebări orientative pentru discuții;
• Stabilirea participanților și beneficiarilor meselor rotunde, precum și a regiunilor unde se vor desfășura evenimentele;
• Elaborarea formatului și a metodologiei de desfășurare a meselor rotunde, prin aplicarea metodei de grup, pregătirea prezentărilor;
• Facilitarea și moderarea meselor rotunde în diferite zone ale Moldovei la subiectele identificate în baza rezultatelor studiului longitudinal;
• Înregistrarea soluțiilor, recomandărolor principale propuse de participanți în urma discuțiilor pe subiectele legate de nevoile de consolidare a capacităților și de lacunele de capacitate ale OSC locale identificate în baza studiului longitudinal;
• Inserarea soluțiilor și recomandărolor principale propuse de participanți în urma discuțiilor într-un raport elaborat la finele fiecărui eveniment;
• Analizarea de către Expertul/Facilitatorul, cu rol de lider al echipei, a soluțiilor și recomandărilor principale propuse de participanții la mesele rotunde ce vor fi inserate în rapoarte;
• Elaborarea de către Expertul/Facilitator, cu rol de lider al echipei, a Planului de Consolidare a Capacităților OSC, în baza rezultatelor discuțiilor din cadrul meselor rotunde și a contribuțiilor colectate de la actorii societății civile;
• Redactarea și prezentarea rapoartelor detaliate despre rezultatele meselor rotunde.

5. Sarcini specifice

În procesul de concepere și pregătire a meselor rotunde, Experții/Facilitatorii:

• Vor studia constatările studiului longitudinal și vor identifica subiectele pentru discuții;
• Vor stabili în baza subiectelor pentru discuții numărul de mese rotunde;
• Vor elabora formatul și metodologia de desfășurare a meselor rotunde, prin aplicarea metodelor de grup, inclusiv vor crea o listă de întrebări orientative și exerciții de grup (dacă este cazul);
• În cooperare cu managerul de proiect, vor elabora agenda evenimentelor și vor sprijini la selectarea participanților, beneficiarilor.
• Vor stabili regiunile și locația de desfășurare a meselor rotunde;
• Vor pregăti materialele și instrumentele necesare pentru organizarea meselor rotunde;
• Vor pregăti prezentările pentru mesele rotunde în cooperare cu managerul de proiect și în conformitate cu cerințele de vizibilitate.

În cadrul meselor rotunde Experții/Facilitatorii:

• Vor facilita evenimentele de tip masă rotundă, inclusiv vor amenaja sala, întâmpina participanții, prezenta informațiile de bază, conduce conversații etc;
• Vor modera, aplicând metode de grup, vor coordona discuțiile, întrebările și răspunsurile etc. ale participanților la mesele rotunde;
• Vor fi responsabili de înregistrarea principalelor recomandări și propuneri formulate în timpul discuțiilor pentru o analiză ulterioară;
• Vor insera datele brute, și anume soluțiile, recomandările, lecțiile învățate etc. într-un format îngrijit în raport final al fiecărui eveniment;

În procesul de elaborare a Planului de Consolidare a Capacităților OSC, Expertul/Facilitatorul cu rol de lider al echipei:

• Va analiza principalele soluțiile, recomandările, lecțiile învățate etc. privind îmbunătățirea performanței și poziționării OSC-urilor formulate în urma discuțiilor din cadrul meselor rotunde și inserate în rapoartele experților întocmite la fiecare eveniment;
• Va elabora ”Planul de Consolidare a Capacităților al OSC-urilor” în care vor fi incluse toate soluțiile, recomandările, lecțiile învățate etc. analizate în sensul expunerii pentru îmbunătățirea performanței și poziționării OSC-urilor. Planul va include informații generale privind lacunele și nevoile identificate și recomandări detaliate privind pașii următori pentru îmbunătățirea performanței și poziționării OSC.

6. Livrabile:

• Organizarea și desfășurarea meselor rotunde la subiecte în conformitate cu concluziile și constatările identificate în urma studiului longitudinal;
• Elaborarea ”Planului de Consolidare a Capacităților OSC-urilor”, cu informații generale privind lacunele și nevoile identificate și recomandări detaliate privind pașii următori pentru îmbunătățirea performanței și poziționării OSC-urilor;

7. Durata și efortul

• Numărul estimat de ore de lucru pentru o singură masă rotundă în conformitate cu aceste sarcini este de 6 ore/per eveniment, ce presupune etapa de pregătire și participarea la eveniment, elaborarea rapoartelor și a ”Planului de Consolidare a Capacităților OSC-urilor”;
• Activitățile, începând cu faza incipientă și finalizându-se cu elaborarea ”Planului de Consolidare a Capacităților OSC-urilor”, se vor desfășura în perioada iulie-august 2024, cu unele angajamente fixe alternate cu activități independente bazate pe livrabile;
• Experții/Facilitatorii trebuie să fie disponibili de a efectua vizite în teren pentru participare la mesele rotunde și trebuie să dispună de timp pentru pregătire, documentare, deplasare și activități de follow up, după caz.

8. Calificări și experiență necesare:

• Studii în domenii cum sunt Științe Sociale, Relații Internaționale, precum și alte domenii relevante;
• Experiență de colaborare sau profesională cu organizațiile internaționale, organizațiile naționale ale societății civile;
• Experiență vastă în domeniul dezvoltării organizaționale, a evaluării capacităților OSC, planificării acțiunilor de dezvoltare a capacităților etc. (de cel puțin 2 ani);
• Capacitate de analiză, de structurare a informației, de elaborare a planurilor de consolidare a capacităților;
• Experiență în organizarea de mese rotunde, gestionarea și capacitatea de a facilita evenimente și discuții (obligatoriu);
• Cunoștințe în desingnul evenimentelor participative, prin utilizarea metodelor de lucru în grup;
• Experiență în organizarea eficientă a muncii în grup, de lucru cu diverși actori ai societății civile;
• Abilități interpersonale și de comunicare excelente, capacitate de a vorbi în public, deschidere pentru a învăța lucruri și a utiliza instrumentele elaborate de PIN;
• Cunoștințe de utilizare a calculatorului și a programelor de videoconferință (Zoom, Google Meet etc.), bune competențe MS Office (Excel, Word, PowerPoint) (de dorit);
• Abilități de comunicare verbală și scrisă în limbile română (fluent), engleză (de dorit) și rusă (de dorit);
• Abilități excelente de organizare și coordonare, capacitate de a prioritiza și de a comunica eficient, standarde etice solide;
• Capacitatea de a îndeplini sarcini și responsabilități în termenele stabilite;

9. Procesul de selecție se va desfășura după cum urmează:

Candidații vor fi evaluați de un comitet de evaluare în funcție de criteriile enumerate în secțiunea 6.  PIN își rezervă dreptul de a intra în negocieri cu candidații cu privire la oferta financiară propusă de aceștia, înainte de finalizarea procesului de selecție. Oferta tehnică va fi ponderată cu 60%; oferta financiară va fi ponderată cu 40%. Candidaturile incomplete nu vor fi luate în considerare.

Analiza cumulativă:

Atribuirea contractului se face expertului/facilitator al cărei ofertă a fost evaluată și stabilită ca fiind:

a) receptivă/ conformă/ acceptabilă, și

b) care a primit cel mai mare punctaj dintr-un set prestabilit de criterii tehnice și financiare ponderate specifice solicitării.

* Pondere criterii tehnice - 60% (60 puncte);

* Ponderea criteriilor financiare - 40% (40 pts).

Pragul tehnic minim:  Nivelul minim de competență pentru evaluarea tehnică este ca Solicitanții să obțină cel puțin 70% din maximul de 60 de puncte posibile la evaluarea tehnică. Doar ofertele cu un punctaj tehnic de cel puțin 42 de puncte se califică pentru evaluarea financiară.

10. Dosarul de aplicare va include:

• Scrisoare de motivație în care candidatul va explica interesul pentru poziția respectivă și de ce se consideră potrivit pentru această funcție;
• CV-ul detaliat care va include cel puțin două referințe de la persoane sau organizații;
• Estimarea volumul de muncă: opinia candidatului, în baza experienței, privind numărul de ore necesare pentru fiecare activitate.
• Propunerea financiară: prețul solicitat pentru sarcinile de lucru ce urmează a fi efectuat, indicarea tarifului per oră;
• Disponibilitatea: perioada în care candidatul este disponibil să realizeze volumul de lucru solicitat în lunile iulie - august 2024.

Dosarul de aplicare va fi transmis în format electronic pe adresele: concurs.moldova@peopleinneed.net și tender.moldova@peopleinneed.net cu text în titlul mesajului „CSO Compass Moldova – Experți/Facilitatori pentru mese rotunde” până la data de 26.07.2024, ora 23:59.