Achiziții de bunuri și contractări de servicii

FUNDAȚIA DE BINEFACERE ”CARITAS MOLDOVA”

TERMENI DE REFERINȚĂ (ToR)

Achiziționarea de vouchere valorice pentru procurarea hainelor de iarnă destinate beneficiarilor proiectului

1. Context și scopul achiziției

Fundația de Binefacere”Caritas Moldova”” implementează proiectul „Locally Led Humanitarian Action in Ukraine and Moldova” (nr. 25MDA01), finanțat de Caritas Norway, având ca obiectiv sprijinirea persoanelor vulnerabile afectate de criza umanitară din Ucraina și Republica Moldova.

În cadrul componentei de asistență sezonieră, proiectul urmărește asigurarea accesului beneficiarilor la articole de îmbrăcăminte de iarnă, prin distribuirea de vouchere valorice utilizabile în rețeaua de magazine a unui furnizor selectat prin procedură concurențială transparentă.

Prezentul document stabilește termenii de referință (ToR) pe baza cărora Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” va organiza procedura de achiziție, criteriile de eligibilitate, documentele solicitate, criteriile de evaluare și obligațiile părților, în conformitate cu politicile interne de achiziții ale Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” și cu cerințele finanțatorului.

2. Beneficiari și perioada de implementare

Voucherele vor fi distribuite direct beneficiarilor proiectului, persoane vulnerabile identificate conform criteriilor de selecție ale proiectului 25MDA01 (refugiați, persoane strămutate intern și gospodării vulnerabile din Republica Moldova).

Voucherele urmează a fi utilizate exclusiv în perioada rece a anului, pentru procurarea de articole vestimentare de iarnă (haine, încălțăminte și accesorii adecvate sezonului rece), în vederea protejării sănătății și demnității beneficiarilor pe durata sezonului rece.

Termenul de valabilitate al fiecărui voucher va fi de cel puțin 1 an de la data emiterii, pentru a permite flexibilitate în procesul de distribuire și utilizare de către beneficiari.

3. Obiectul achiziției — Specificații ale voucherelor

4. Criterii de eligibilitate a operatorilor economici

Pot participa la prezenta procedură operatorii economici care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

1. Dispun de o rețea de magazine funcțională, cu acoperire la nivel național în Republica Moldova;
2. Au capacitate tehnică dovedită de emitere, personalizare și gestionare a voucherelor valorice;
3. Sunt înregistrați legal în Republica Moldova și dețin toate autorizațiile necesare desfășurării activității de comerț cu amănuntul de îmbrăcăminte;
4. Nu se află în stare de insolvabilitate, faliment sau lichidare;
5. Nu au fost condamnați și nu au înregistrate fapte de corupție, fraudă sau practici anticoncurențiale în ultimii 5 ani;
6. Prezintă un dosar de participare complet, conform cerințelor din secțiunea 5 a prezentului document.

5. Documentele obligatorii ale dosarului de participare

Dosarul de participare va fi transmis în format electronic și va conține următoarele documente:

Notă: oferta financiară va fi întocmită utilizând formularul standard (Anexa 3 la prezentul ToR) și va reflecta exact structura de prețuri solicitată (preț unitar și preț total, cu TVA inclus).

6. Criterii și metodologia de evaluare a ofertelor

Ofertele complete și conforme din punct de vedere administrativ vor fi evaluate din punct de vedere tehnico-financiar conform următoarei grile de punctaj:

Criteriile de evaluare au fost stabilite în funcție de obiectivele și nevoile reale ale beneficiarilor proiectului, urmărind în special: puterea de cumpărare a voucherelor, accesibilitatea fizică a punctelor de vânzare, diversitatea sortimentului, disponibilitatea mărimilor și posibilitatea beneficiarilor de a identifica articole vestimentare adecvate sezonului. Criteriile și subcriteriile nu sunt raportate la caracteristicile sau capacitatea unui anumit operator economic și sunt aplicabile în mod egal tuturor ofertanților eligibili.

Punctajul final se determină prin însumarea punctajelor obținute pentru fiecare criteriu de evaluare, în conformitate cu metodologia prevăzută în prezentul document.

7. Valabilitatea ofertei

Oferta depusă trebuie să rămână valabilă și fermă pentru o perioadă de minimum 45 de zile calendaristice de la termenul-limită de depunere a ofertelor.

8. Depunerea ofertelor și solicitarea clarificărilor

Dosarele de participare vor fi transmise exclusiv în format electronic, la adresa de e-mail indicată mai jos. Ofertanții au obligația de a se asigura că au primit o confirmare de recepționare a dosarului din partea Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova”; în lipsa acestei confirmări, Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” nu își asumă răspunderea pentru ofertele expediate dar nerecepționate.

9. Clauze speciale

• Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” își rezervă dreptul de a anula, suspenda sau modifica procedura de achiziție, integral sau parțial, în orice etapă anterioară atribuirii contractului, fără obligația de a acorda despăgubiri participanților;
• Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” își rezervă dreptul de a respinge oricare sau toate ofertele primite, în cazul în care acestea nu corespund cerințelor prezentului ToR sau bugetului disponibil al proiectului;
• Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” își rezervă dreptul de a modifica cantitatea de vouchere solicitată, cu acordul prealabil al ofertantului declarat câștigător, fără a afecta prețul unitar ofertat;

10. Etică, conformitate și cerințe ale finanțatorului

Participanții la procedură, precum și ofertantul declarat câștigător, au obligația de a respecta următoarele principii, aliniate cerințelor Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” și standardelor internaționale în domeniul umanitar:

10.1 Standarde internaționale ale muncii

• Asigurarea unor condiții de muncă sigure, echitabile și nediscriminatorii pentru toți angajații;
• Interzicerea strictă a muncii copiilor și a oricărei forme de muncă forțată sau obligatorie.

10.2 Toleranță zero față de corupție și fraudă

• Orice tentativă de mită, comision ilicit, fraudă sau practică anticoncurențială (înțelegeri secrete între ofertanți, trucarea licitației) va conduce la excluderea imediată din procedură și, după caz, la sesizarea autorităților competente;
• Ofertanții au obligația de a declara orice conflict de interese existent sau potențial în raport cu Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” sau cu personalul implicat în procedură.

10.3 Prevenirea exploatării, abuzului și hărțuirii sexuale (PEAH/SEAH)

• Respectarea strictă a politicilor Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova” privind protecția beneficiarilor și prevenirea exploatării și abuzului sexual;
• Este strict interzisă solicitarea sau perceperea, sub orice formă, a unor taxe, comisioane sau contravaloare de la beneficiari pentru utilizarea voucherelor;

10.4 Protecția mediului

• Aplicarea de practici sustenabile în activitatea comercială și respectarea legislației de mediu în vigoare în Republica Moldova.

10.5 Protecția datelor cu caracter personal și confidențialitate

• Respectarea confidențialității datelor personale ale beneficiarilor la care furnizorul are acces în procesul de utilizare a voucherelor;
• Neutilizarea datelor beneficiarilor în scopuri comerciale sau de marketing, sub nicio formă.

11. Anexe

• Anexa 3 — Formular de ofertă financiară (denumire produs, cantitate, preț unitar și preț total, MDL, TVA inclus);
• Anexa 1 — Declarația privind statutul ofertantului;
• Anexa 2 — Model de logo/marcaj al proiectului pentru personalizarea voucherelor (se transmite separat câștigătorului).

Document elaborat de: Departamentul Achiziții, Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova”