Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Nr. ref. 5 din 25.02.2026

1. Contextul și obiectul achiziției

Asociația Promo-LEX solicită oferte de prețuri pentru servicii de audit financiar de proiect, în cadrul proiectului „Democracy in Action: Strengthening Electoral Integrity, Political Accountability, and Civic Participation” (în continuare – Proiectul).

Proiectul este co-finanțat de trei finanțatori internaționali:

• Delegația Uniunii Europene (UE) – care organizează propriul audit independent;
• Agenția Suedeză pentru Dezvoltare Internațională (Sida);
• Departamentul pentru Dezvoltare Internațională al Regatului Unit (FCDO – Foreign, Commonwealth and Development Office).

Prezenta cerere de ofertă vizează exclusiv componentele Sida și FCDO, pentru care se vor elabora două rapoarte de audit separate, corespunzătoare fiecărei surse de finanțare, în baza acelorași Termeni de Referință.

2. Perioadele supuse auditului și volumul financiar

Auditul va acoperi cheltuielile efectuate de Asociația Promo-LEX în cadrul Proiectului pe componentele Sida și FCDO, după cum urmează:

Notă: Costurile indicate mai sus reprezintă cheltuielile totale ale Asociației Promo-LEX raportate pe fiecare componentă de finanțare pentru perioadele respective. Auditul va verifica aceste cheltuieli în conformitate cu cerințele fiecărui finanțator.

3. Perioada estimativă de desfășurare a auditului

Auditul urmează a fi realizat în perioada: 16.03.2026 – 31.05.2026, cu termenul limită de livrare a rapoartelor finale: 12.06.2026.

Cele două rapoarte de audit (Sida și FCDO) vor fi livrate simultan, la aceeași dată.

4. Standarde de audit aplicabile

Ambele audituri (Sida și FCDO) vor fi realizate în conformitate cu aceleași standarde internaționale, respectiv Termenii de Referință Sida, după cum urmează:

• Standardele Internaționale de Audit (ISA) emise de IAASB;
• ISA 800/ISA 805 – pentru audituri cu scop special (opinie asupra raportului financiar al proiectului);
• ISRS 4400 (Revizuit) – Agreed-upon Procedures pentru procese și controale interne selectate;
• Codul de etică al IFAC și legislația națională aplicabilă din Republica Moldova.

FCDO nu dispune de termeni de referință proprii pentru audit; prin acordul părților, auditul componentei FCDO se va realiza în baza acelorași Termeni de Referință Sida, cu emiterea unui raport de audit separat, dedicat exclusiv perioadei și cheltuielilor FCDO.

Termenii de referință atașați au fost elaborați de Sida (Annex D, Version 1.3, April 2023) și se aplică integral ambelor componente de finanțare, cu adaptările de perioadă și volum financiar specificate în prezentul document. Aplicarea acelorași Termeni de Referință pentru ambele componente a fost convenită în prealabil cu Sida și FCDO.

Termenii de referință aplicabili ambelor componente (Sida și FCDO) pot fi accesați aici.

5. Domeniul de aplicare al auditului (caiet de sarcini)

5.1. Auditul ISA (ISA 800/ISA 805)

Obiectivul auditului ISA este exprimarea unei opinii independentă cu privire la faptul dacă raportul financiar al Proiectului, pe fiecare componentă de finanțare, este întocmit în conformitate cu înregistrările contabile ale Asociației Promo-LEX și cu cerințele de raportare financiară stipulate în acordurile de grant respective.

5.2. Misiunea suplimentară ISRS 4400 (Revizuit) – Agreed-Upon Procedures

Proceduri obligatorii ce trebuie incluse:

Structura și conținutul raportului financiar:

• Verificarea dacă raportul financiar permite compararea directă cu ultimul buget aprobat;
• Verificarea prezentării rezultatelor financiare pe linie bugetară (venituri și costuri) pentru perioada de raportare, inclusiv coloane cu informații cumulative;
• Verificarea concordanței soldului de deschidere al perioadei cu soldul de închidere al perioadei anterioare (dacă este cazul);
• Verificarea prezentării câștigurilor/pierderilor din diferențe de curs valutar, inclusiv întreg lanțul de schimb valutar (de la plata Sida/FCDO până la gestionarea în monedă locală);
• Verificarea existenței notelor explicative (principii contabile aplicate etc.);
• Verificarea sumelor transferate către partenerii de implementare (dacă este cazul).

Costuri salariale:

• Verificarea frecvenței cu care costurile salariale sunt imputate Proiectului;
• Selectarea unui eșantion de 3 persoane pentru 3 luni diferite, cu verificarea documentelor justificative, a timpului real lucrat (confirmat de manager) și a frecvenței reconcilierilor;
• Verificarea conformității cu legislația fiscală privind impozitul pe venit (PAYE) și contribuțiile sociale.

Lista sancțiunilor UE:

• Verificarea procesului de screening al partenerilor de implementare și/sau furnizorilor față de lista sancțiunilor financiare ale UE;
• Raportarea oricăror constatări din procesul de screening.

Soldul fondurilor neutilizate:

• Verificarea concordanței soldului fondurilor neutilizate (conform raportului financiar) cu datele din sistemul contabil și/sau extrasele bancare;
• La finalul perioadei: confirmarea soldului fondurilor neutilizate (inclusiv câștiguri din curs valutar) și a sumei ce urmează a fi returnată finanțatorului.

Parteneri de implementare (dacă este cazul):

• Selectarea unui eșantion de minimum 100% din fondurile transferate și 100% din numărul partenerilor de implementare;
• Verificarea existenței acordurilor semnate cu partenerii selectați;
• Verificarea includerii cerințelor de audit în acordurile cu partenerii (ISA 800/805 + ISRS 4400);
• Verificarea primirii rapoartelor financiare și de audit de la toți partenerii incluși în eșantion;
• Verificarea documentării evaluării rapoartelor partenerilor, inclusiv răspunsurile managementului;
• Verificarea urmăririi acțiunilor corective bazate pe rapoartele de audit ale partenerilor;
• Raportarea observațiilor semnificative din rapoartele de audit ale partenerilor.

6. Livrabile

Auditorul va elabora două pachete de raportare distincte și independente — unul pentru componenta Sida și unul pentru componenta FCDO. Fiecare pachet va include:

1. Raportul auditorului independent (conform ISA 800/ISA 805), cu opinia de audit clar exprimată, la care se va atașa raportul financiar auditat;
2. Scrisoarea către management (Management Letter) dedicată componentei respective, cu toate constatările și slăbiciunile identificate, recomandările clasificate după prioritate și risc, și situația măsurilor luate față de constatările auditurilor anterioare;
3. Raportul ISRS 4400 (Revizuit) – Agreed-upon Procedures Report, cu descrierea procedurilor efectuate și constatările aferente;
4. Răspunsul managementului va fi pregătit ulterior de Asociația Promo-LEX și transmis fiecărui finanțator împreună cu raportul de audit corespunzător.
5. Toate rapoartele vor fi semnate de auditorul responsabil, cu indicarea numelui și titlului profesional (nu doar firma de audit).

Fiecare pachet (Sida și FCDO) va fi livrat în două versiuni lingvistice: română și engleză, prezentate simultan. În cazul unor diferențe de interpretare, versiunea în limba engleză va prevala.

7. Cerințe de eligibilitate pentru ofertanți

• Minimum 5 ani de experiență în audit financiar;
• Experiență relevantă cu organizații non-profit și/sau proiecte finanțate de donatori internaționali (Sida, FCDO/DFID, UE sau echivalent);
• Înregistrare în Registrul public al auditorilor și societăților de audit, administrat de Consiliul de Supraveghere Publică a Auditului și Contabilității (CSPAC);
• Independență deplină față de Asociația Promo-LEX și lipsa oricărui conflict de interese;
• Capacitate demonstrată de a emite rapoarte bilingve (română – engleză).

8. Conținutul ofertei

8.1. Oferta tehnică

• Denumirea companiei de audit și datele de contact;
• Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice
• Structura echipei de audit propuse și CV-urile membrilor echipei (inclusiv auditorul responsabil);
• Dovada înregistrării în Registrul public al auditorilor și societăților de audit (CSPAC);
• Lista de referințe cu clienți relevanți (preferabil ONG-uri, proiecte internaționale sau programe co-finanțate de donatori multipli);
• Confirmarea disponibilității pentru perioada estimată de desfășurare a auditului;
• Calendarul propus de realizare a auditului (cu indicarea datelor estimate de început, etapelor principale și termenului de livrare a rapoartelor finale pentru fiecare componentă).
• Declarația de independență față de Asociația Promo-LEX;
• Descrierea metodologiei propuse pentru realizarea celor două audituri (Sida și FCDO) în paralel, inclusiv asigurarea consistenței procedurilor și separării rapoartelor.

8.2. Oferta financiară

• Prețul total ofertat, exprimat în EUR (cu TVA inclus și fără TVA), pentru componenta Sida și în GBP pentru componenta FCDO, cu indicarea separată a costului pentru fiecare componentă;
• Durata estimativă a auditului (zile lucrătoare, per componentă și total);
• Eventuale costuri suplimentare sau condiții speciale.

9. Criterii de evaluare a ofertelor

10. Notă importantă privind ofertele comune

În cazul în care serviciile propuse urmează a fi realizate de doi sau mai mulți prestatori (persoane juridice separate), care aplică în cadrul acestui concurs într-o singură ofertă, acest fapt trebuie indicat expres. Oferta va include datele de contact și întregul pachet de documente solicitat pentru fiecare prestator în parte.

11. Modalitatea și termenul de depunere a ofertelor

Pentru informații suplimentare, vă rugăm să contactați:

Sorina Bodiu
Manageră Financiară, Asociația Promo-LEX
Tel: +373 69 029 244
E-mail: sorina.bodiu@promolex.md