Swiss Red Cross aunță concurs pentru selectarea unei companii de servicii consultanță în domeniul consolidării managementului financiar, managementului resurselor umane și achizițiilor Societății de Cruce Roșie din Moldova

Termeni de referință pentru selectarea unei companii de servicii consultanță în domeniul consolidării managementului financiar, managementului resurselor umane și achizițiilor Societății de Cruce Roșie din Moldova

Data inceperii consultanței: Septembrie 2024

Data de încheiere a consultanței:   31 martie 2025

Beneficiar: Societatea de Cruce Roșie din Moldova (SCMR)

Autoritate plătitoare: Swiss Red Cross

1. Introducere:

Societatea de Cruce Roșie din Moldova (SCMR) este o organizație neguvernamentală, non-profit și apolitică, auxiliară autorităților publice, care activează de peste 97 de ani, funcționând în baza Convențiilor de la Geneva din 1949, cu respectarea celor 7 principii ale Mișcării Internaționale de Cruce Roșie și a Legii 139-XV/2001, activitatea sa principală fiind prevenirea și alinarea suferinței persoanelor vulnerabile din Republica Moldova.

SCRM are 19 filiale municipale și raionale, coordonate central, în care activează peste 1300 de voluntari.

Domeniile de activitate ale SCMR, aliniate la planul strategic 2022-2026, sunt axate pe sănătate (prim ajutor, sănătate mintală, promovarea sănătății), pregătire în caz de dezastre, migrație, programe de tineret și voluntariat, promovarea dreptului internațional umanitar. SCMR se află într-o perioadă de dezvoltare intensă, fiind implicată în numeroase proiecte umanitare adresate persoanelor vulnerabile de pe teritoriul Republicii Moldova.

2. Domeniul de aplicare al consultanței:

Scopul consultanței este de a spori capacitatea și eficiența SCRM de a răspunde nevoilor umanitare prin consolidarea managementului financiar, a managementului resurselor umane și a achizițiilor, cu scopul de a contribui la îmbunătățirea managementului riscului și de conformitate al SCRM la toate nivelurile organizației.

În acest sens, Swiss Red Cross în parteneriat cu SCRM, doresc să angajeze o firmă de consultanță pentru a efectua o revizuire cuprinzătoare/dezvoltare a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor existente/necesare legate de finanțe, resurse umane și achiziții pentru a asigura conformitatea acestora cu legile naționale, alinierea la cele mai bune practici internaționale și îmbunătățirea utilizabilității.

3. Rezultate:

• Îmbunătățirea clarității, aplicabilității și ușurinței în utilizare a politicilor, standardelor, proceselor și modelelor financiare, de resurse umane și de achiziții publice
• Asigurarea conformității legale cu legislația națională a Republicii Moldova și cu cele mai bune practici internaționale relevante (IFRC – Federația Internațională a Societăților de Cruce Roșie și Semilună Roșie, CICR – Comitetul Internațional de Cruce Roșie, alte Societăți Naționale de Cruce Roșie) a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor financiare, de resurse umane și achiziții.
• Dezvoltarea de noi politici, standarde, procese și șabloane adaptate SCRM în cazul în care lipsesc.
• Eficientizarea proceselor financiare, de resurse umane și de achiziții, inclusiv asigurarea interdependenței acestora pentru a optimiza eficiența și eficacitatea.
• Sugerați și discutați în prealabil orice revizuiri și îmbunătățiri necesare.

4. Livrabile și servicii:

• Un raport de evaluare inițială care include o revizuire detaliată a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor existente / necesare legate de finanțe, resurse umane și achiziții, identificarea lacunelor de conformitate, a problemelor de utilizare și a practicilor învechite.
• Un plan de îmbunătățire care prezintă modificările, actualizările și completările propuse la politicile, standardele, procesele și șabloanele legate de finanțe, resurse umane și achiziții, prioritizate în funcție de urgență și impact.
• Versiuni preliminare ale tuturor politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor pentru examinare și feedback.
• Sesiuni de diseminare pentru personalul relevant al SCRM, axate pe înțelegerea și utilizarea adecvată, cu sprijinul personalului tehnic SCRM, SRC, IFRC, ICRC și PNS implicat în proiect.
• Versiunile finale ale tuturor politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor care încorporează toate modificările și actualizările convenite.
• Un raport final al proiectului care rezumă activitatea desfășurată, provocările întâmpinate, soluțiile implementate și recomandările pentru actualizările viitoare pentru fiecare dintre cele trei componente.
• O predare oficială a versiunilor finale ale politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor în format hârtie și electronic către SCRM. Proprietatea intelectuală a versiunii finale a acestor documente va aparține SCRM.

5. Termene:

Se preconizează că consultanța va începe în septembrie 2024 și se va încheia până la 31 martie 2025. Datele specifice pentru livrarea fiecărei sarcini și a livrabilelor asociate vor fi convenite la începutul proiectului.

• Evaluarea inițială și primul raport: în termen de 1 lună de la începerea proiectului.
• Planul de îmbunătățire: în termen de 1 lună de la începerea proiectului.
• Versiuni preliminare ale tuturor politicilor, standardelor, proceselor și modelelor pentru examinare și feedback: până la 31 decembrie 2024.
• Sesiuni de diseminare pentru personalul relevant al SCRM, axate pe înțelegerea și utilizarea adecvată, cu sprijinul personalului tehnic SCRM, SRC, IFRC, ICRC și PNS implicat în proiect. - ianuarie-28 februarie 2025.
• Versiunile finale ale tuturor politicilor, standardelor, proceselor și modelelor care încorporează toate modificările și actualizările convenite în format hârtie și electronic până la 31 martie 2025.
• Raportul final și finalizarea până la 31 martie 2025.

6. Resurse umane și experți implicați:

Firma de consultanță ar trebui să furnizeze informații despre toți membrii echipei implicați în proiect, inclusiv acreditările și experiența relevantă pentru managementul financiar, managementul resurselor umane, achiziții și servicii de consultanță în domeniul conformității juridice.

7. Persoana principală de contact:

Firma de consultanță trebuie să desemneze persoana principală de contact și să furnizeze următoarele informații:

- Nume

- Poziție

- Detalii de contact

8. Consultanta propunere financiara si plan de plata:

Firmele de consultanță vor prezenta o propunere financiară detaliată în MDL, cu precizarea onorariilor de consultanță.

Planul de plată bazat pe livrabile va fi următorul:

• 10% la semnarea contractului.
• 60% la primirea versiunilor preliminare în format hârtie și electronic ale tuturor politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor care încorporează feedback-ul primit.
• 30% la sfârșitul contractului de consultanță, la primirea versiunii finale a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor îmbunătățite legate de finanțe, resurse umane și achiziții în format hârtie și electronic și raportul final care rezumă activitatea desfășurată, provocările întâmpinate, soluțiile implementate și recomandările pentru actualizările viitoare pentru fiecare dintre cele trei componente.

9. Abordarea și metodologia consultanței:

Întâlnire de lansare a consultanței:

Sarcină: Întâlnirea inițială cu Crucea Roșie din Moldova pentru a înțelege scopul proiectului, așteptările, punctele cheie de contact,

Etapă: Acordul privind planul și calendarul proiectului.

Etapa de evaluare:

Sarcină: Efectuarea unei revizuiri aprofundate a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor financiare, de resurse umane și de achiziții existente.

Sarcină: Evaluarea politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor financiare, de resurse umane și de achiziții existente în conformitate cu legislația națională a Republicii Moldova și cu cele mai bune practici internaționale relevante (IFRC, CICR, PNS) și identificarea domeniilor de îmbunătățire

Etapă: Finalizarea raportului inițial de evaluare care detaliază constatările și domeniile problematice.

Faza de îmbunătățire:

Sarcină: Elaborarea unui plan detaliat pentru revizuirile și îmbunătățirile necesare pe baza rezultatelor evaluării.

Sarcină: Prioritizați zonele care necesită îmbunătățiri și schițați strategii pentru a le aborda.

Milestone: Aprobarea planului de îmbunătățire de către Crucea Roșie din Moldova.

Faza de implementare:

Sarcină: Revizuirea și îmbunătățirea secțiunilor din manualele financiare, de resurse umane și de achiziții conform planului aprobat.

Sarcină: Asigurați-vă că toate modificările mențin conformitatea și îmbunătățiți funcționalitatea finanțelor, resurselor umane și achizițiilor.

Etapă: finalizarea proiectelor revizuite de politici, standarde, procese și modele referitoare la finanțe, resurse umane și achiziții.

Faza de feedback:

Sarcină: Colaborarea cu principalele părți interesate, inclusiv conducerea SCRM, personalul și părțile externe relevante pentru a colecta feedback cu privire la proiectele de politici, standarde, procese și șabloane legate de finanțe, resurse umane și achiziții și pentru a face ajustările necesare.

Etapă: ajustări aduse proiectelor revizuite de politici, standarde, procese și modele referitoare la finanțe, resurse umane și achiziții publice, pe baza feedbackului primit și a relevanței.

Faza de diseminare:

Sarcină: Participarea la sesiunile de diseminare pentru personalul relevant al SCRM, concentrându-se pe înțelegerea și utilizarea adecvată a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor, cu sprijinul personalului tehnic SCRM, SRC, IFRC, ICRC și PNS implicat.

Etapă: Tot personalul SCRM relevant care participă la sesiunile de diseminare înțelege și este pregătit să utilizeze politicile, standardele, procesele și șabloanele legate de finanțe, resurse umane și achiziții.

Inchiderea consultantei:

Sarcină: Furnizarea versiunii finale a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor îmbunătățite legate de finanțe, resurse umane și achiziții, atât pe suport de hârtie, cât și în format electronic.

Sarcină: Trimiteți un raport final care rezumă activitatea desfășurată, provocările întâmpinate, soluțiile implementate și recomandările pentru actualizările viitoare pentru fiecare dintre cele trei componente

Milestone: Acceptarea oficială a versiunii finale a politicilor, standardelor, proceselor și șabloanelor legate de finanțe, resurse umane și achiziții și închiderea contractului de consultanță. Setul de documente va fi depus atât în format hârtie, cât și în format electronic.

10. Structura propunerii de consultanță:

Propunerile depuse trebuie să includă următoarele secțiuni:

-Introducere;

- Scopul proiectului;

-Obiectivele;

- Livrabile și servicii;

- Cronologie;

- resurse umane și experți implicați;

- Persoana principală de contact;

- Costuri și buget;

- Primii pași.

Firma de consultanță preselectată va trebui să pregătească o prezentare a propunerii la biroul SCRM. Această întâlnire va oferi posibilitatea de a clarifica diferitele întrebări care ar putea apărea.

11. Cerințe privind calificarea și experiența:

Firma de consultanță trebuie să dețină următoarele calificări și experiență:

• Experiență dovedită în revizuirea și dezvoltarea politicilor, procedurilor, standardelor, proceselor și documentației financiare, de resurse umane și de achiziții.
• Expertiză în managementul riscului de fraudă și al riscului de conformitate.
• Experiență în asigurarea conformității cu legislația națională și alinierea la cele mai bune practici internaționale.
• Abilități puternice de analiză și scriere a rapoartelor.
• Familiarizarea cu actele cu putere de lege și normele administrative naționale specifice relevante pentru atribuire.

12. Cerințe de depunere:

Dosarul trebuie să conțină:

1. O propunere tehnică care detaliază înțelegerea misiunii, metodologia propusă și planul de lucru.
2. O propunere financiară cu o defalcare detaliată a bugetului.
3. Profilul companiei care evidențiază experiența și calificările relevante.
4. CV-urile membrilor echipei propuse.
5. Referințe de la clienți anteriori pentru sarcini similare.

Dosarul se va depune in plic sigilat la următoarea adresa:

Swiss Red Cross in Moldova

Str. V. Alecsandri 2,

Et.1, Administratia ”Coțaga”

MD-2009

Chisinau, Republica Moldova

13. Criterii de evaluare:

Propunerile vor fi evaluate pe baza:

1. Experiența și calificările relevante ale firmei de consultanță și ale membrilor echipei.
2. Abordarea proiectului, calitatea și caracterul cuprinzător al propunerii tehnice.
3. Raportul cost-eficacitate al propunerii financiare.
4. Referințe și performanțe anterioare.
5. Calendarul propus.

14. Frecvența vizitelor:

Pe lângă întâlnirile de lucru organizate în perioada septembrie 2024 - decembrie 2024 cu diferitele cadre tehnice și manageriale SCRM, SRC, IFRC, CICR, PNS, firma de consultanță este de așteptat să participe la activități de diseminare și la alte întâlniri, dacă este necesar.

15. SCRM, suport SRC

SCRM și SRC, în calitate de comisari ai consultanței, vor furniza companiilor de consultanță preselectate copii ale documentelor financiare, de resurse umane și de achiziții existente, ale standardelor, proceselor și politicilor SCRM, IFRC și SRC.

16. Persona de contact

Pentru orice întrebări legate de contractul de consultanță – camelia.marinescu@redcross.ch

17. Data limită de prezentare a propunerii de consultanță - 31 August 2024