Servicii de audit al Situațiilor financiare pentru anul 2023 în cadrul ADMA

INVITAŢIE DE PARTICIPARE LA PROCEDURA DE OFERTARE

Instituția Publică „AGENȚIA PENTRU DEZVOLTAREA ȘI MODERNIZAREA AGRICULTURII” (Agenția), este o instituție publică la autogestiune din sfera de competență a Ministerului Agriculturii și Industriei Alimentare, ale cărei domenii de competență sunt accesarea și implementarea finanțărilor sub formă de donații și/sau împrumuturi, acordate de organizații internaționale/naționale finanțatoare, preponderent ce țin de dotarea producătorilor agricoli autohtoni cu tehnică agricolă; acordarea asistenței misiunilor de supraveghere și organizațiilor internaționale finanțatoare, precum și realizarea ulterioară a recomandărilor conținute în rapoartele acestora; asigurarea accesului facil și constant al beneficiarilor la contractarea prin intermediul Agenției a tehnicii agricole, în funcție de solicitările acestora; precum și îndeplinirea altor sarcini necesare pentru implementarea eficientă a proiectelor.

• PRODUSE CARE FAC OBIECTUL ACHIZIȚIEI ȘI CARACTERISTICI MINIME SOLICITATE

Prin prezentul document, auditorii autorizați interesați sunt invitați să transmită o ofertă financiară pentru „Servicii de audit al Situațiilor financiare pentru anul 2023” în conformitate cu cerințele incluse în acest document.

Cerințe minime înaintate companiilor participante:

• Compania de audit și auditorul/auditorii sunt licențiați pe teritoriul Republicii Moldova;
• Experiență de minim 5 ani în furnizarea serviciilor de audit pentru instituții similare, finanțate de instituții naționale și internaționale;
• Acreditarea ACCA sau aderarea la alte standarde internaționale va constitui un avantaj;
• Lipsa afilierii cu entitatea și/sau persoanele cu funcție de răspundere ale entității ce urmează a fi auditată.

• RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE ÎN EXECUTAREA CONTRACTULUI ȘI OBIECTIVE

1. Furnizarea produsului în concordanță cu specificațiile din propunerea tehnică și prevederile din prezenta invitație;
2. Furnizarea produsului în conformitate cu termenele de livrare stabilite între părți;

Obiectivele angajamentului sunt: verificarea de către audit a Situațiilor financiare a Agenției, care cuprind bilanțul la data de 31 decembrie 2023; situația de profit şi pierdere; situația modificărilor capitalului propriu; situația fluxurilor de numerar pentru exercițiul financiar încheiat la această dată, precum și note explicative la situațiile financiare, care includ un sumar al politicilor contabile semnificative.

Pentru atingerea obiectivelor auditorul va depune toate diligentele necesare furnizării unui raport corespunzător normelor aplicabile în vigoare. În desfășurarea activității pentru îndeplinirea obiectivelor auditorului i se asigură acces la toate documentele legate de activitatea Agenției în timpul orelor de program al Agenției.

• VALOAREA ESTIMATĂ A CONTRACTULUI

Bugetul maxim: 100 000,00 lei Moldovenești. Prețurile trebuie să fie exprimate în lei Moldovenești, fără TVA.

• CONȚINUT DOSAR OFERTARE

Pentru participare la concurs, ofertantul va depune dosarul de ofertare ce va conține următoarele documente:

• Secțiunea întâi: Informații administrative 

• o scrisoare de însoțire semnată corespunzător; 
• copie a certificatului de înregistrare a întreprinderii în registrul de evidență a persoanelor juridice;
• date de contact ale ofertantului (numărul de contact, adresa, inclusiv adresa electronică); 
• numele reprezentanților legali ai ofertantului (directori etc.), împuterniciți să semneze contractele cu părțile terțe (după caz, va fi prezentată o copie lizibilă a actului de împuternicire a reprezentanților ofertantului în relațiile cu părțile terțe). 
• numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail ale persoanelor de contact pentru chestiuni administrative şi tehnice;
• certificat de atribuire a contului bancar;
• descrierea companiei ofertante, a experienței în domeniu şi argumentarea oportunității selectării acesteia;
• lista organizațiilor pentru care compania de audit a prestat servicii similare în ultimii 5 ani;
• copia de pe licențele companiei și ale auditorilor desemnați pentru misiunea de audit;
• CV-urile auditorilor desemnați pentru misiunea de audit precum și lista organizațiilor pentru care au lucrat precum și o listă de persoane/companii de referință;
• Declarație pe propria răspundere privind lipsa afilierii cu entitatea și/sau persoanele cu funcție de răspundere ale entității ce urmează a fi auditată;
• Certificatul care atestă lipsa / prezența datoriilor la bugetul public național.

• Secțiunea a doua: Criterii de atribuire - Oferta tehnică

Contractul va fi atribuit ofertantului care prezintă oferta cea mai avantajoasă, ținând cont de criteriile expuse mai jos:

• Opinia de audit trebuie sa fie în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit (ISA-uri). Raportul de audit trebuie să conțină situațiile financiare, inclusiv notele per proiecte și scrisoarea către management;
• Raportul de audit, verificat şi semnat de auditorul responsabil (trebuie să fie inclus numele,  prenumele și poziția auditorului calificat şi licențiat, nu doar denumirea companiei) va fi prezentat Agenției conform termenelor indicate la compartimentul II;
• Raportul de audit va fi prezentat în limba română, precum şi versiunea electronică a acestuia (în format pdf și Microsoft word);
• Auditorii vor răspunde la întrebările Agenției referitor la evaluarea performanțelor contabilului/managerul financiar al Agenției (completarea de către auditor a formularului pentru evaluare);
• Auditorul va participa la procedura de inventariere anuală;
• Auditorii vor avea acces la toate documentele şi actele contabile în ceea ce privește procedura de alocare, gestionare şi raportare a granturilor Agenției. Agenția va asigura sprijinul şi spațiul necesar pentru auditor în vederea facilitării procesului de audit. Activitatea Agenției este auditată anual. La solicitare, rapoartele întocmite în anii anteriori vor fi puse la dispoziția companiei selectate.

Scrisoarea către management:

Pe lângă raportul de audit, auditorul va pregăti o scrisoare în care va include concluzia de audit privind:

1. Evaluarea metodologiei de evidență economico-financiară cu indicarea deficiențelor identificate
2. Lipsa documentelor confirmative cuantificate în sume exacte, în cazul în care acestea există;
3. Recomandările auditorului pentru a înlătura deficiențele identificate (recomandările vor fi prezentate în ordinea priorităților);
4. Concluziile auditorului privind acțiunile Agenției în vederea implementării recomandărilor auditurilor precedente;
5. Scrisoarea către management include secțiunea pentru răspunsul/comentariile conducerii la punctele slabe identificate;

Raportul de audit sau extrase din acesta pot fi făcute publice de către Agenție  fără vreo limitare, cu condiția că nu este denaturat sensul constatărilor.

• Secțiunea a treia: Criterii de atribuire - Oferta financiară

Oferta financiară trebuie să respecte următoarele cerințe:

• prețurile trebuie să fie exprimate în lei moldovenești;
• prețurile trebuie să fie indicate fără taxe, impozite şi alte speze, adică, de asemenea, fără TVA, deoarece conform Anexei nr.2  la Hotărârea Guvernului  nr. 246 din 8 aprilie 2010 (Pct.17) - IP ADMA este SCUTITĂ de TVA.

• VALABILITATEA OFERTEI

Perioada de valabilitate a ofertei este de treizeci (30) zile de la termenul limită pentru depunerea ofertelor (a se vedea pct. VII). Pe parcursul acestei perioade, ofertantul trebuie să mențină toate condițiile ofertei sale.

• CRITERIUL DE SELECȚIE A OFERTEI

Criteriul de selecție, va fi „prețul cel mai mic” condiționat de respectarea criteriilor menționate în prezenta invitație de participare la procedura de ofertare.

• INSTRUCȚIUNI DEPUNERE OFERTĂ

Dosarul de ofertare, împreună cu documentele de suport indicate mai sus, trebuie semnate  și transmise prin poștă la adresa: mun. Chișinău, Calea Basarabiei nr. 18 sau semnate cu semnătura electronică avansată calificată și transmise pe adresa electronică office@adma.gov.md până la data de 15 ianuarie 2024 (inclusiv). Este important de reţinut că oferta trebuie semnată de una sau mai multe persoane împuternicite să reprezinte agentul economic în temeiul statutelor şi/sau extrasului din registrul de evidență a persoanelor juridice, sau de una sau mai multe persoane care au primit o procură în acest sens din partea uneia sau mai multor persoane precizate în documentele menţionate anterior. 

Notă: Orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor stabilit în solicitarea de oferte sau la alte adrese decât cea indicată mai sus nu va fi evaluată de către achizitor.

Notă: Nu se admite retragerea sau modificarea ofertei după termenul limită de depunere a ofertelor.

• EVALUARE FINALĂ

Pentru evaluarea finală vor fi luate în considerare numai ofertele care au fost prezentate complet și întrunesc condițiile enumerate mai sus. După necesitate, termenul limită pentru depunerea ofertelor poate fi prelungit cu informarea ofertanților care au depus deja dosarul de ofertare. 

Analiza ofertelor va avea loc la sediul Agenției, în data de 16 ianuarie 2024, începând cu ora 10.00.

• INFORMAREA OFERTANŢILOR

Grupul de lucru responsabil de organizarea şi desfășurarea procedurii de încheiere a contractelor de procurare a bunurilor, lucrărilor sau serviciilor în interesele Agenției va informa ofertanții despre deciziile luate în legătură cu atribuirea contractului, inclusiv despre decizia de a nu acorda un contrat sau de a reîncepe procedura.

• ATRIBUIREA CONTRACTULUI

Procedura de atribuire se încheie cu semnarea de contracte de către părţi sau cu comunicarea scrisă despre neatribuirea contractului.

După expirarea perioadei de valabilitate a ofertei, încheierea contractului este supusă acordului în scris al ofertantului. 

Compania de audit selectată va efectua auditul situațiilor financiare al Agenției  pe parcursul perioadei de activitate 1 ianuarie – 31 decembrie 2023.  Auditul urmează să fie desfășurat preferabil în primul trimestru al anului 2024. Perioada exactă de audit va fi stabilită în contractul de audit încheiat cu compania selectată. 

Alte informații sau clarificări pot fi obținute printr-o solicitare scrisă, transmisă prin e-mail, la următoarele date de contact: 

persoane de contact  Viorica Vozian, e-mail: viorica.vozian@adma.gov.md