Chișinău, 07 septembrie 2023

Achiziție publică Nr. NMFA/GFFO_Nr.4/23

Termen limită pentru depunerea ofertelor: 15 septembrie 2023, ora 18:00

Subiect: Închirierea unor săli și servicii de catering pentru sesiuni de formare în cadrul proiectului BizForward

Stimate prestator de servicii,

Într-o epocă caracterizată prin schimbări rapide și provocări diverse, abilitățile de comunicare eficientă și de negociere sunt mai valoroase ca niciodată. Asociația Femeilor Antreprenoare din Moldova (AFAM), având ca pilon central dezvoltarea și sprijinul comunităților, își propune să abordeze această necesitate prin proiectul "BizForward: Stimularea incluziunii economice și împuternicirea refugiaților și comunităților vulnerabile". Acest demers de dezvoltare este posibil datorită finanțării oferite de Consiliul Norvegian pentru Refugiați (NRC) și sponsorizărilor generoase din partea Ministerului Norvegian al Afacerilor Externe (NMFA) și Ministerului Afacerilor Externe al Germaniei (GFFO).

În contextul acestui proiect, AFAM lansează un apel pentru oferte pentru furnizarea serviciilor de arendă sală pentru sesiuni de formare. Ne adresăm prestatorilor de servicii care ar putea presta serviciile solicitate pentru perioada estimativă 15 Septembrie 2023 – 30 Octombrie 2023

Obiectul achiziției: Închirierea unor săli pentru sesiuni de formare Temele selectate pentru instruiri:

Cerințe Minime de Participare

1.         Statutul legal:  Prestatorul trebuie să fie o entitate legal înregistrată și autorizată să furnizeze servicii de arendă și catering în jurisdicția respectivă.

2.         Experiența:  Minimum 3 ani de experiență în furnizarea de servicii de arendă a sălilor pentru evenimente, traininguri sau alte tipuri de activități similare, precum și servicii de catering.

3.         Capacitate financiară:  Prestatorul trebuie să furnizeze dovezi ale solvabilității financiare, cum ar fi bilanțuri recente, declarații bancare sau certificat de lipsă a datoriilor față de buget.

4.         Referințe:  Se solicită minimum trei referințe de la clienți anteriori care au utilizat servicii de arendă și catering în ultimii trei ani.

5.         Asigurări:  Prestatorul trebuie să dețină o asigurare de răspundere civilă adecvată pentru a acoperi eventualele daune sau accidente care pot apărea în timpul duratei contractului.

6.         Conformitate:  Săli propuse pentru arendă trebuie să respecte toate normele și reglementările locale în ceea ce privește siguranța, accesibilitatea și altele. De asemenea, meniurile și ingredientele pentru catering trebuie să respecte standardele locale de sănătate și siguranță alimentară.

7.         Facilități și Echipamente:  Sala/sălile oferite pentru arendă trebuie să fie echipate corespunzător (sistem de proiecție, echipament audio, climatizare, internet etc.) și să corespundă cerințelor specificate în cererea de ofertă. Serviciile de catering trebuie să asigure prânzul și două pauze de cafea, conform specificațiilor.

8.         Accesibilitate:  Sala/sălile propuse pentru arendă trebuie să fie accesibile pentru persoanele cu dizabilități și să aibă facilități corespunzătoare.

9.         Disponibilitate:  Sala/sălile propuse și serviciile de catering trebuie să fie disponibile pentru durata specificată în cererea de ofertă.

10.       Aspectul etic:  Prestatorul nu trebuie să fie implicat în niciun litigiu legal, corupție sau alte activități neetice în ultimii 5 ani.

Prestatorii interesați sunt rugați să prezinte documentația corespunzătoare care să ateste îndeplinirea cerințelor minime menționate anterior. Propunerile care nu îndeplinesc cerințele minime vor fi respinse în faza preliminară a evaluării.

Termeni și Condiții

1.  Pachetele ofertate :

   -  Lotul I :

• Locație : Un spațiu care poate găzdui 39 de beneficiari în 3 săli de curs între 15 septembrie și 30 octombrie, pentru 12 zile.
• Catering : Prânz și două pauze de cafea pentru 39 de persoane timp de 12 zile.

   -  Lotul II :

• Locație : Un spațiu care poate găzdui 75 de beneficiari în 5 săli de curs, între 15 septembrie și 30 octombrie, pentru 3 zile.
• Catering : Prânz și două pauze de cafea pentru 42 de persoane timp de 3 zile.

2.  Caracteristici ale locației :

   a. Accesibilă, cu parcare și în apropierea mijloacelor de transport.

   b. Spațiu adaptat pentru persoane cu dizabilități.

3.  Facilități și dotări în săli :

   a. Echipamente moderne: proiector, sistem audio, flipchart, conexiune internet rapidă și stabilă.

   b. Sistem de climatizare eficient.

4.  Detalii privind oferta :

   a. Se pot face oferte pentru unul sau ambele loturi.

   b. Prețul să fie transparent, fără costuri suplimentare neașteptate.

5.  Perioada de valabilitate a ofertei : Ofertele să rămână valabile pentru cel puțin 60 de zile de la data închiderii solicitării.

6.  Drept de anulare : AFAM se rezervă dreptul de a anula sau de a modifica cerințele fără nicio explicație.

7.  Confidențialitate : Detaliile ofertei și alte informații asociate trebuie să rămână strict confidențiale.

8.  Criterii de selecție : Se va ține cont de preț, calitate, facilități și experiența prestatorului.

9.  Decizia finală: AFAM va lua decizia finală privind selecția celei mai bune oferte utilizând metodologia și criteriile stabilite pentru evaluarea atât tehnică, cât și financiară. Ofertantul care obține scorul cel mai înalt în ambele evaluări va fi cel selectat pentru contractare.

10.  Comunicări și notificări : Acestea se vor face în scris și se vor trimite la adresele specificate în documentație.

Toți ofertanții trebuie să îndeplinească și să demonstreze conformitatea cu cerințele enunțate anterior. Orice ofertă care nu respectă aceste condiții va fi considerată neeligibilă.

Modalități de participare:

1. Solicitarea Documentației:

   - Pentru a accesa documentația necesară depunerii ofertei, ofertanții sunt rugați să trimită un email la adresa specificată în anunț. Ofertanții pot depune o ofertă pentru ambele loturi sau pentru un singur lot.

   - În corpul emailului, ofertanții trebuie să menționeze numărul licitației și să precizeze subiectul mesajului corespunzător și nr anunțului NMFA/GFFO_Nr.4/23

   - Răspunsul, care va include documentația necesară, va fi trimis în cel mai scurt timp posibil.

2. Depunerea Ofertei:

   - Ofertele trebuie să fie complete și să includă toate informațiile și documentele solicitate în documentația oferită.

   - Oferirea tuturor detaliilor necesare și corectitudinea informațiilor este esențială pentru validitatea ofertei.

3. Termen Limită:

   - Toate ofertele trebuie să fie depuse înainte de data și ora limită menționate în documentația de licitație.

   - Orice ofertă primită după acest termen, indiferent de motiv, nu va fi luată în considerare și, prin urmare, nu va fi evaluată.

4. Evaluarea Ofertelor:

   - Doar ofertele care respectă toate cerințele menționate în documentație și care au fost depuse în termen vor fi evaluate.

   - Ofertele incomplete, care omit anumite detalii sau documente solicitate, vor fi considerate neconforme și, ca atare, vor fi excluse din procesul de evaluare.

5. Confirmarea Participării:

   - După depunerea ofertei, ofertanții vor primi o confirmare prin email, care va atesta primirea documentelor.

   - Această confirmare nu garantează acceptarea ofertei sau câștigarea licitației, ci doar confirmă participarea la procesul de ofertare.

Se recomandă ofertanților să verifice și să se asigure că toate cerințele sunt îndeplinite înainte de a trimite oferta. O atenție deosebită la detalii poate fi esențială pentru succesul participării în acest proces.

Adresa pentru depunerea ofertelor și a întrebărilor:

E-mail: proiecte.afam@gmail.com

Telefon: 076767670

Termen limită pentru depunerea ofertelor: 15 septembrie 2023, ora 18:00

Detalii suplimentare:

• Procedura de achiziție este supusă reglementărilor legale ale Republicii Moldova privind achizițiile publice.
• AFAM își rezervă dreptul de a respinge orice ofertă sau de a anula procedura de achiziție fără a furniza justificări.

Echipa Asociației Femeilor Antreprenoare din Moldova (AFAM)