Procesul de planificare strategică

Definiţii

Planul de acţiuni – o serie de paşi specifici, care descriu ce este necesar de făcut, cum, unde şi de către cine pentru a îndeplini unul sau mai multe obiective. Planul de acţiuni în formă scrisă poate fi folosit la nivel organizaţional, de proiect sau de activitate.

Orizont – durata de timp pe care o organizaţie o rezervă pentru a privi în viitor în momentul în care elaborează planul strategic. În mod tipic, intervalul de timp variază de la doi la cinci ani, însă orizontul potrivit depinde de industria din care face parte organizaţia.

Viziune – o afirmaţie inspiraţională privitor la ceea ce organizaţia tinde să atingă. OSC-urile se concentrează de cele mai multe ori pe o problemă pe care speră să o soluţioneze prin prisma unui tablou al viziunii pe care o au pentru viitor după ce problema a fost rezolvată ori situaţia s-a schimbat simţitor.

Misiune – duce viziunea cu un pas mai înainte prin rezumarea acţiunilor pe care organizaţia le va realiza pentru a face viziunea să fie una reală. Este o afirmaţie care clarifică scopul organizaţiei şi activitatea de zi cu zi.

Părţi interesate – persoane fizice sau organizaţii care pot influenţa sau pot fi afectate de către programul Dvs.

Planificarea strategică este un proces participativ şi structurat pentru a regla direcţia viitoare a organizaţiei Dvs. Este un instrument de administrare care va ajuta organizaţia Dvs. să-şi identifice capacităţile curente, necesităţile şi scopurile. Există mai multe metode pentru efectuarea planificării strategice, însă cel mai simplu mod este să se răspundă în colectiv la patru întrebări de bază:

• Unde ne poziţionăm acum?

• Încotro ne îndreptăm?

• Cum vom ajunge acolo?

• Cum vom recunoaşte dacă am ajuns sau nu la ţintă?

Un proces de planificare strategică şi rezultatele acestuia sunt bune doar dacă aceste rezultate sunt oneste şi utile – oneste însemnând a te uita în mod obiectiv la factorii interni şi externi, iar utile însemnând a exprima în cuvinte scopurile specifice şi paşii de acţiune pentru a ajuta la ghidarea organizaţiei spre avansare.

Cadrul temporal în planificare

Viitorul organizaţiei Dvs. poate fi gândit în trei faze: orizontul de acţiune, orizontul strategic şi viziunea pe termen lung. Fiecare organizaţie se va afla în diferite etape ale acestui continuum şi fiecare se va afla în diferite puncte în momente diferite din viaţa organizaţiei. Fără a ţine cont unde se află organizaţia Dvs. astăzi, planificarea strategică este un proces critic care vă ajută să vă mişcaţi înainte.

Orizontul de acţiune sau orizontul pe termen scurt reprezintă acorduri, aranjamente de personal şi planuri de lucru curente. Orizontul Dvs. de acţiune poate fi un an sau poate fi extins până la sfârşitul perioadei Dvs. de finanţare.

Etapele planificării strategice

"Planificarea strategică este un proces prin care putem prevedea viitorul şi dezvolta proceduri şi acţiuni necesare pentru a influenţa şi atinge acel viitor."

1. Conveniţi asupra procesului de planificare strategică. Pentru a îmbunătăţi şansele ca planul să nu stea pe un raft, antrenaţi persoane care vor fi responsabile pentru implementarea acestuia. La o şedinţă cu personalul cheie, membrii Consiliului de Administrare sau cu părţile interesate din afară clarificaţi mandatul şi scopul activităţii şi discutaţi valoarea planului strategic şi costul acestuia în termeni de timp şi resurse. Dezvoltaţi un plan de lucru şi un orar şi alocaţi însărcinări specifice pentru fiecare în parte.
2. Definiţi sau revizuiţi viziunea şi misiunea organizaţiei. Asiguraţi-vă că există un consens între de ce organizaţia există, ce încearcă să realizeze şi pe cine serveşte. Acestea formează o analiză de bază pentru elaborarea sau revizuirea viziunii Dvs. De exemplu, „OSC-ul XYZ vede în timp comunitatea noastră fără foamete, iar fiecare persoană are acces sigur la alimentaţie suficientă şi este în siguranţă pentru a duce un mod de viaţă sănătoasă şi eficient.” Apoi scrieţi sau revedeţi misiunea. De exemplu, „Misiunea noastră este să luptăm împotriva sărăciei şi a înfometării în comunitatea noastră prin elaborarea programelor dedezvoltareagricolă,educaţionalăşieconomică, care să acopere necesităţile comunităţii.
3. Efectuaţi o scanare a mediului. Analizaţi punctele forte, punctele slabe, oportunităţile şi ameninţările (analiza SWOT). Punctele forte şi cele slabe se referă la mediul de lucru intern al organizaţiei; acestea sunt înrudite cu activele curente şi datoriile organizaţiei. Oportunităţile şi ameninţările există în afara organizaţiei şi se referă la viitor. 

4. Identificaţi şi selectaţi aspectele cheie. Discutaţi şi specificaţi priorităţile organizaţiei din punct de vedere al timpului şi importanţei. 

5. Dezvoltaţi scopuri strategice. Faceţi legătura între scopurile Dvs. şi viziune. În esenţă trebuie să aveţi tabloul organizaţiei în cazul în care îşi implementează cu succes planul strategic. De exemplu, „Creşterea venitului pentru femeile întreţinătoare de gospodării din provincia X printr-o mai bună îngrijire a animalelor şi comercializare.” 

6. Dezvoltaţi obiective strategice. Dezvoltaţi obiective care descriu cum intenţionaţi să îndepliniţi scopurile Dvs. De exemplu,„În termen de (un an), OSC-ul nostru va susţine (un număr de N) de iniţiative care vizează creşterea venitului a (Z număr) de femei întreţinătoare de gospodării în provincia X prin îmbunătăţirea reproducerii, creşterii şi a metodei de comercializare.” 

7. Creaţi un plan de acţiune. Descrieţi paşii specifici – ce este nevoie de făcut şi de către cine – pentru a îndeplini fiecare dintre obiectivele strategice. 

8. Identificaţi resursele necesare pentru a duce la bun sfârşit planul Dvs. de acţiuni. Răspundeţi la întrebările de bază: ce surse de finanţare avem? Unde putem găsi finanţare în altă parte? De ce resurse umane avem nevoie? Cine dintre membrii personalului nostru are cunoştinţele, abilităţile şi experienţa necesară? Adăugaţi răspunsurile la planul Dvs. de acţiuni. 

9. Creaţi un buget şi un plan de implementare. Odată ce aţi dezvoltat un plan de acţiuni şi aţi identificat resursele necesare, estimaţi cât va costa executarea planului de acţiuni pe parcursul următorilor trei ani. 

10. Monitorizaţi şi evaluaţi progresul. Ajustaţi planul după cum este necesar. Consiliul de Administrare trebuie să se întrunească în mod continuu pentru a analiza progresul intern şi realităţile externe şi apoi să modifice planul aşa cum este necesar pentru a reflecta în acesta noile circumstanţe şi realităţi.

Referinţe

1. Setul de materiale de Planificare Strategică CIVICUS 
2. Capable Partners Program, Implementation Tips for USAID Partners 
3. Bryson John M. “Strategic Planning for Public

Sursa: