Structura organizaţională a Organizațiilor Societății Civile
Tot mai frecvent OSC-urile se confruntă cu situaţia în care trebuie să prezinte structura organizaţiei, competenţele elementelor structurale, implicarea societăţii în procesul de guvernare a organizaţiei, şi această tendinţă devine din ce în ce mai pronunţată. Treptat organizaţiile se conving de faptul că existenţa unei structuri corecte, precum şi funcţionarea eficientă a elementelor structurale, reprezintă unul dintre factorii organizaţionali esenţiali, care determină dacă organizaţia se va menţine şi va fi durabilă pe termen lung sau nu.
Nu toţi liderii OSC-urilor sunt entuziasmaţi de această tendinţă, deoarece ea presupune muncă, efort adiţional, timp, resurse etc. În timp ce unii lideri încearcă să se împotrivească sau să găsească argumente în defavoarea acestei tendinţe, aţii se mobilizează, avansează şi reuşesc să dezvolte organizaţii profesioniste, flexibile şi credibile în faţa beneficiarilor, partenerilor şi, cu siguranţă, în faţa donatorilor.
Structura organizaţională este un element important al unei organizaţii, deoarece aceasta reprezintă un indiciu despre tipul şi nivelul relaţiilor atât pe orizontală, cât şi pe verticală, mecanismele de comunicare, coordonare şi control, funcţionalitatea procesului decizional etc. În practica organizaţiilor non-profit sunt întâlnite mai multe modele de structuri organizaţionale. Deşi fiecare dintre aceste modele are avantaje şi dezavantaje, nu toate dintre ele sunt democratice.
În ultimul timp se vorbeşte tot mai mult despre crearea unei structuri organizaţionale democratice, care ar impulsiona atât dezvoltarea organizaţiei, cât şi creşterea transparenţei şi credibilităţii acesteia în faţa constituenţilor săi. Structura organizaţională democratică a unei OSC nu ar trebui sa fie influenţată de faptul dacă organizaţia este mică sau mare, internaţională, naţională sau locală, sau dacă are sau nu filiale şi reprezentanţe. Orice organizaţie poate să aibă o structură democratică, care de regulă presupune:
- Prezenţa Consiliului de Administrare;
- Divizarea clară a responsabilităţilor Consiliului de Administrare şi Managementului sau Executivului;
- Divizarea clară a responsabilităţilor Consiliului şi Executivului şi îndeplinirea acestor responsabilităţi;
- Stipularea responsabilităţilor tuturor părţilor în Statutul şi alte regulamente interne ale organizaţiei;
- Membrii Consiliului de Administrare nu fac parte din Executivul organizaţiei şi invers;
- Membrii Consiliului de Administrare nu sunt propuşi şi aleşi doar de Directorul Executiv.
Exemplu de structură organizatorică:
Cu cât o organizaţie creşte şi se extinde, este tot mai important să înţeleagă diferenţa dintre guvernare şi management, precum şi cine este responsabil de fiecare dintre aceste aspecte. Guvernarea ţine de viziune şi de direcţia organizaţiei, pe când implementarea de zi cu zi a politicilor şi procedurilor ţine de managementul organizaţiei.
În majoritatea OSC-urilor din Moldova guvernarea este realizată de către Consiliul de Administrare, care mai poate fi numit şi Consiliu de guvernare, Bord etc. Acest grup de persoane supraveghează organizaţia, asigurându-se că organizaţia îşi realizează misiunea, îşi păstrează valorile şi este viabilă în viitor.
De obicei Consiliul de Administrare are următoarele responsabilităţi:
- Determinarea misiunii şi scopului organizaţiei;
- Alegerea şi aprobarea directorului executiv;
- Sprijinirea Executivului şi evaluarea performanţelor acestuia;
- Asigurarea unei planificări organizaţionale eficiente;
- Asigurarea resurselor adecvate;
- Gestionarea eficientă a resurselor;
- Determinarea şi monitorizarea programelor şi serviciilor organizaţiei;
- Creşterea vizibilităţii organizaţiei;
- Asigurarea integrităţii juridice şi etice, păstrarea responsabilizării;
- Recrutarea şi orientarea noilor membri ai Consiliului de Administrare şi evaluarea performanţelor acestuia.
Managementul preia de la Consiliul de Administrare direcţia pe care trebuie să o urmeze organizaţia şi o implementează în viaţa de zi cu zi a organizaţiei. Managementul are următoarele responsabilităţi:
- Comunică misiunea, strategia, politicile personalului;
- Gestionează activităţile de zi cu zi şi implementează programele,pentru a realiza misiunea şi strategia organizaţiei;
- Raportează rezultatele Consiliului de Administrare.
Atunci când între responsabilităţile Consiliului de Administrare şi cele ale managementului există o balanţă şi acestea funcţionează bine, organizaţia va avea următoarele beneficii:
- Va satisface necesităţile clienţilor, beneficiarilor şi altor constituenţi;
- Va oferi programe de o calitate şi o eficienţă înaltă;
- Va respecta legile, regulamentele şi alte cerinţe.
Paşii următori
Dacă organizaţia Dvs. luptă pentru a balansa rolurile Consiliului de Administrare şi rolurile Execu- tivului, puteţi începe de la revizuirea organigramei sau altor documente ale organizaţiei, cum ar fi, de exemplu, Regulamentul de Ordine Interioară a Consiliului, fişele de post ale managementului de vârf etc., pentru a vedea ce soluţii pot fi găsite.
Dacă aceste surse de informaţii sunt insuficiente pentru a oferi claritate, propuneţi Consiliului de Administrare să definească mai exact responsabilităţile şi procedurile. Până la urmă ţine de competenţa Consiliului, ca şi parte a guvernării, să se asigure că rolurile şi responsabilităţile în cadrul organizaţiei sunt definite clar.
Elaborarea şi implementarea politicilor şi procedurilor interne: Ghid pentru organizaţiile societăţii civile din Moldova/aut.: Angela Vacaru, Tatiana Ţarelunga, Elena Levinţa-Perciun, Anne Galli, Liudmila Bobu, Roxana Teodorcic. – Chişinău
