Realizarea unui proiect propus spre finantare nerambursabila

Realizarea unui proiect propus spre finantare nerambursabila

II.1. Cum aleg un program de finantari?

Trebuie parcurse mai multe etape:

1. Stabiliti o lista de idei generale de proiect legate de activitatea organizatiei dumneavoastra pentru care doriti sa solicitati finantare.
2. Puteti incepe sa discutati ideile cu oamenii politici, functionarii si alte personalitati-cheie din zona dumneavoastra. Asemenea persoane vor fi in mod particular dispuse sa sustina un eventual proiect daca obiectivele lui au o legatura cu interesele acestor persoane si daca proiectul pare bine conceput si susceptibil de reusita. Chiar daca aveti destule resurse financiare pentru a va conduce proiectul spre realizare, un sprijin local este binevenit; uneori se poate dovedi chiar vital. Veti avea nevoie de bunavointa si influenta altor persoane daca lucrurile merg rau sau daca doriti sa lansati un alt proiect in aceeasi zona.
3. Consultati sursele de informatii privitoare la programele de finantari nerambursabile aflate in desfasurare sau in pregatire pentru lansare.
4. Analizati obiectivele si prioritatile diferitelor programe de finantare, criteriile de eligibilitate, criteriile de evaluare a proiectelor; evitati sa interpretati nejustificat de favorabil aceste criterii, pentru ca analiza comisiei de evaluare - singura care conteaza, in cele din urma - este neutra.
5. Analizati tipurile de proiecte finantate anterior in cadrul programelor de finantare (atentie: de multe ori, finantatorul modifica unele caracteristici ale licitatiei curente de proiecte fata de licitatiile anterioare organizate in cadrul aceluiasi program de finantare).
6. Analizati conditiile financiare: suma minima si maxima care poate fi solicitata, nivelul si structura contributiei cofinantarii care trebuie asigurata de solicitant.
7. Identificati termenul limita de depunere a proiectelor de finantare.

Pentru o eficienta maxima a procesului de cautare de finantari, se recomanda dezvoltarea unui dialog cu finantatorii inainte de a incepe realizarea propriu-zisa a proiectului de finantare.
Utilizati adresele la care pot fi solicitate informatii suplimentare (de obicei, prin intermediul email-ului sau fax-ului) pentru a clarifica nelamuririle care apar pe parcursul procesului de realizare a proiectului de finantare.

Puteti avea in vedere mai multi finantatori pentru acelasi proiect, modificand partial proiectul pentru a raspunde solicitarilor specifice ale fiecaruia dintre ei.
In plus, unii finantatori doresc sa finanteze proiecte in colaborare cu alti finantatori.

Aveti permanent in vedere data limita de depunere a proiectelor.
Realizarea unui proiect de calitate presupune o coordonare destul de complexa; in plus, de foarte multe ori apar diverse situatii neprevazute care pot prelungi foarte mult finalizarea proiectului.
Calitatea proiectului depinde esential de calitatea persoanelor si resurselor utilizate, iar identificarea si atragerea in proiect a persoanelor cele mai potrivite pentru atingerea obiectivelor vizate poate necesita un timp destul de mare.

In alegerea programului de finantare trebuie sa tineti cont de planificarea interna a dezvoltarii organizatiei, adica activitatile pentru care solicitati finantare, tinand cont de faptul ca procesul de evaluare a proiectelor de finantare dureaza, de regula, cel putin 1 luna (pentru unele programe de finantare acest interval de timp putand fi chiar de mai multe luni).
In plus, in cazul castigarii licitatiei de proiecte, formalitatile legate de semnarea contractelor specifice necesare pentru inceperea efectiva a finantarii pot dura o perioada de cel putin inca 1 luna.

II.2. Ce cuprinde un proiect de finantare?

Cea mai importanta sarcina este realizarea cererii de finantare.
Conceptul care sta la baza acestei abordari este acela ca prin fragmentarea procesului in etape mici se simplifica rezolvarea sarcinii.

Atentie: NU pierdeti din vedere imaginea de ansamblu!

Ordinea in care este citita o propunere tipica nu este aceeasi cu cea in care ea trebuie elaborata.

Ordinea in care vi se cere sa va prezentati proiectul va poate conduce adesea pe o pista falsa.
Ordinea uzuala a partilor unei propuneri este construita pentru a creste acuratetea si intelegerea sa atunci cand este evaluata si este ineficienta daca este aplicata in procesul de scriere a propunerii.

Ordinea tipica a propunerii atunci cand este citita:

• scrisoarea de intentie (separata de dosar);
• pagina de titlu;
• rezumat;
• introducere;
• problema vizata si scopul stabilit;
• justificarea problemei;
• obiective;
• activitati;
• evaluare durabilitate / finantari ulterioare;
• buget
• anexe.

Ordinea in care sunt abordate elementele propunerii atunci cand aceasta este elaborata:

"Elemente principale"

• problema vizata si scopul stabilit;
• obiective;
• activitati;
• evaluare;
• buget.

"Elemente suplimentare"

• justificarea problemei;
• durabilitate / finantari ulterioare;
• introducere;
• pagina de titlu;
• rezumat;
• anexe.

Functie de experienta anterioara a solicitantului, activitatea de stabilire si obtinere a anexelor poate fi desfasurata in paralel cu activitatea de redactare a diferitelor componente ale proiectului.

In cazul finantarilor nerambursabile acordate prin programe ale Uniunii Europene, un proiect de finantare are, de regula, urmatoarele componente: cererea de finantare, bugetul proiectului (uneori inclus in formularul cererii de finantare), matricea logica a proiectului (uneori), CV-uri ale persoanelor care vor lucra in activitatile din proiect, documente doveditoare ale statutului juridic al solicitantului si partenerilor, anexe facultative (date statistice, grafice, studii, elemente ale unor strategii aflate in derulare sau in proiect, rezultate ale altor activitati relevante pentru proiect - in general, informatii care pot fi utilizate ca argumente pentru proiect).

II.3. Cum construiesc schema unui proiect?

Schema proiectului da atat o imagine clara a componentelor proiectului, cat si baza pentru constituirea unui sistem de monitorizare.

Obiectivele proiectului sunt descrise intr-o coloana care prezinta resursele consumate de proiect pentru a fi transformate in rezultate, resurse care contribuie la realizarea scopului proiectului si, in cele din urma, la realizarea misiunii proiectului.
Aceasta coloana, numita rezumat, este legata de a doua coloana, care defineste principalele ipoteze pe care se bazeaza conexiunile dintre resurse, rezultate, scopuri si misiune.
A treia coloana identifica indicatorii calitativi care masoara gradul de realizare a obiectivelor proiectului la diferite nivele.

In contextul rezumatului, principalele elemente ale proiectului sunt definite ca misiuni, scopuri, rezultate si resurse.

Trebuie mentionate, insa, si cateva dintre limitele utilizarii schemei proiectului.
Ea nu poate inlocui procesele riguroase de formulare si apreciere a proiectului.
Proiectele sunt intreprinderi dinamice, iar schema proiectului descrie situatia la un moment dat.
Pericolul poate fi evitat, desigur, prin actualizarea schemei ori de cate ori situatia se schimba suficient de mult.

II.4. Cum se construieste un proiect?

In cazul unora dintre finantatori, inainte de realizarea propriu-zisa a proiectului de finantare, este necesara trimiterea unei scrisori de intentie, constand intr-o prezentare generala a proiectului care trebuie sa indice cu claritate relevanta problemei vizate si a solutiei propuse, perioada de desfasurare si costul estimativ.

Aceasta scrisoare are rolul de evita situatiile in care solicitantii consuma resurse importante pentru realizarea unor proiecte de finantare care insa au de la inceput sanse reduse de a fi aprobate (lipsa de interes a finantatorului pentru problema vizata prin proiect, credibilitate sau experienta insuficienta a solicitantului etc.).
Un raspuns pozitiv inseamna, practic, ca proiectul are sanse importante de succes, daca proiectul este realizat in conditii bune.

Pentru construirea proiectului se porneste de la informatiile cuprinse in pachetul informativ.
Activitatea trebuie concentrata in doua directii:

1. Completarea formularelor obligatorii (cerere de finantare, buget, matrice logica, plan de afaceri etc.).
2. Colectarea informatiilor anexa necesare (statut juridic al solicitantului si alte documente cu caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informatii care pot fi utilizate in argumentarea proiectului).

Ordinea in care sunt organizate informatiile intr-o cerere de finantare este ordinea optima pentru evaluarea sa.
Completarea cererii, insa, trebuie realizata in alta ordine, foarte utila in acest sens fiind matricea logica a proiectului (daca aceasta exista).

O ordine de elaborare a elementelor proiectului de finantare ar putea fi urmatoarea:

1. Definirea problemei care trebuie rezolvata.
   In acest scop trebuie identificate problemele majore existente, dintre care trebuie selectata o singura problema care va fi vizata de proiectul dumneavoastra.
2. Stabilirea scopului proiectului: de regula, reprezinta rezolvarea problemei sau stadiul la care dorim sa ajunga ea in urma derularii proiectului.
   Scopul trebuie sa fie unic si sa aiba o formulare concisa.
3. Stabilirea obiectivelor proiectului: reprezinta etape care trebuie atinse pentru atingerea scopului (Atentie! Obiectivele reprezinta ceea ce doriti sa obtineti, nu ceea ce faceti pentru a obtine ceea ce doriti).
   Astfel, daca exista numai un singur mod de indeplinire a unui obiectiv pe care l-ati stabilit, este probabil sa fi stabilit de fapt o activitate.
4. Stabilirea activitatilor.
   In aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie facut pentru atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor), sarcinile care trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni (informatii esentiale in evaluarea necesarului de resurse si planificarea in timp), personalul necesar.
   Resursele utilizate in aceste activitati se vor regasi in buget.
   Aveti in vedere necesitatea argumentarii avantajelor si prezentarii riscurilor acestor activitati, demonstrand ca ati studiat si alte solutii posibile (eventual aplicate in alte situatii similare) atunci cand ati ales solutiile propuse in proiectul dumneavoastra.
5. Stabilirea planului de evaluare.
   Evaluarea este necesara pentru a putea stabili in fiecare moment in ce conditii de calitate organizatia face ceea ce si-a propus.
   Evaluarea se concentreaza asupra a 4 aspecte majore: resurse investite in proiect, activitati desfasurate, rezultate obtinute, beneficii realizate.
   Pentru a putea fi realizata, ea necesita, de regula, informatii sistematice, ceea ce face necesara organizarea unei monitorizari a proiectului.
   Costurile monitorizarii si evaluarii trebuie incluse in bugetul proiectului.
6. Realizarea bugetului.
   Categoriile principale de cheltuieli se refera la resurse umane, echipamente si bunuri, transport, cheltuieli administrative, alte costuri si servicii, costuri aferente cladirilor si terenurilor (uneori), rezerve pentru situatii neprevazute (uneori), fiecare categorie de cheltuieli trebuind sa fie detaliata in buget.
   Cheltuielile trebuie, de regula, grupate si functie de sursa din care vor fi acoperite: contributia solicitantului sau partenerilor, respectiv cofinantarea nerambursabila.
   Observatie: realizarea bugetului dureaza destul de mult timp, planificati-va corespunzator activitatea de realizare a proiectului.
   Uneori finantatorul nu ofera intreaga suma solicitata prin bugetul proiectului dumneavoastra, pentru ca nu a inteles argumentele privind necesitatea anumitor cheltuieli sau pentru ca a considerat suma nejustificat de mare.
   Daca acest lucru va afecta calitatea rezultatelor proiectului, comunicati acest lucru finantatorului.
7. Justificarea proiectului: argumentati importanta si urgenta problemei vizate in proiect, avantajele pe care solutia de rezolvare propuse de proiect le care fata de alte alternative, capacitatea solicitantului si partenerilor de a desfasura proiectul.
8. Durabilitatea proiectului (modul in care vor fi finantate activitatile din proiect dupa incheierea finantarii nerambursabile).
   Finantatorii sunt interesati, cel mai adesea, ca proiectele pe care le finanteaza sa traiasca cat mai mult timp, vor sa faca investitii pe termen lung.
   Continuarea proiectului poate fi finantata din alt grant al aceluiasi finantator sau acordat de alt finantator, venituri aduse de activitatile proiectului, alte surse de finantare.
   Daca intentionati sa solicitati pentru continuarea proiectului o alta transa de finantare, informati de la inceput finantatorul si argumentati foarte bine aceasta solicitare.
9. Stabilirea titlului proiectului: trebuie sa atraga atentia, sa evidentieze rezultatele si avantajele proiectului, sa fie clar si concis, dar evitand acronimele si termenii tehnici sau de jargon.
10. Realizarea rezumatului proiectului: trebuie sa cuprinda prezentarea problemei vizate, prezentarea solicitantului si a credibilitatii sale, prezentarea succinta a obiectivelor, a activitatilor si a metodologiei de evaluare, costul total al proiectului, a contributiei solicitantului si a cofinantarii solicitate, durabilitatea proiectului. Rezumatul este ultima componenta redactata.

II.5. Cum exprimam scopul proiectului?

Scopul unui proiect reprezinta, de regula, rezolvarea problemei sau stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma derularii proiectului.

Recomandari:

• enuntul sa fie scurt si concis;
• nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia "si" pentru a desparti 2 propozitii; daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri;
• folosirea cuvantului "prin" atrage dupa el explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru in aceasta sectiune.

II.6. Ce sunt obiectivele unui proiect?

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei.
Pe masura ce organizatia/institutia atinge obiectivele proiectului, discrepanta dintre stadiul actual si scop se ingusteaza.
Obiectivele sunt pasi ce trebuie facuti pentru a ne apropia de scop.
Vorbim despre "obiective" (la plural) pentru ca este greu de presupus ca poate fi vorba despre unul singur. Ele se vor stabili gradat, in concordanta cu intervalele de timp avute in vedere pentru realizarea proiectului, fiind specifice unei anumite perioade.

In vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele intrebari:

• Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect?
• Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare? (atentie, aici trebuie sa avem in vedere nu numai grupul-tinta, care de altfel va fi stabilit cu precizie, ci si categoriile de populatie cu care acesta interactioneaza semnificativ!)
• Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau imbunatatire, descrestere sau reducere)
• Care este gradul sau proportia schimbarii?
• Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru atingerea gradului de schimbare?

Trebuie avuta mare atentie atunci cand se enunta obiectivele pentru a nu se confunda cu activitatile.
Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele.
Obiectivele reprezinta "un sfarsit", in timp ce metodele reprezinta "un drum".
Cea mai buna regula de deosebire a lor este urmatoarea: daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul pe care l-ati enuntat, probabil ca, de fapt, ati enuntat o actiune.

O alta metoda de a verifica daca ceea ce se enunta este un obiectiv sau nu, este folosirea initialelor unor cuvinte care reprezinta caracteristicile pe care trebuie sa le intruneasca obiectivele, initiale care, una langa alta, compun cuvantul englezesc "SMART" (istet):

• S - "specific" - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta?
• M - "masurabil" - sunt masurabile rezultatele?
• A - "abordabil" - este un obiectiv care poate fi, in general, atins?
• R - "realist" - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat?
• T - "incadrare in timp" - exista un termen limita?

Scopul si obiectivele unui proiect sunt diferite de scopul si obiectivele organizatiei, desi in mod normal exista o legatura intre ele.

II.7. Ce cuprind activitatile unui proiect?

Sectiunea din proiect referitoare la activitati cuprinde descrierea detaliata a ceea ce organizatia/institutia urmeaza sa intreprinda pentru atingerea obiectivelor.
Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv. Trebuie retinut faptul ca, pentru atingerea unui obiectiv, este necesara punerea in practica a mai multor metode. Daca pentru obiectiv nu se poate defini decat o metoda de a fi atins, inseamna ca obiectivul respectiv este de fapt o activitate.

Acest capitol trebuie sa cuprinda:

• enuntarea fiecarei Activitati in parte;
• specificarea Responsabilului activitatii respective;
• specificarea Resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp);
• descrierea secventelor in Timp si modul cum se interfereaza activitatile.

Pentru a elabora activitatile prin care se atinge un obiectiv, raspundeti-va la urmatoarele intrebari:

• ce anume aveti de facut pentru atingerea obiectivelor (raspunsul la aceasta intrebare il constituie actiunile ce trebuie intreprinse);
• ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni (raspunsul va ajuta sa evaluati resursele de care aveti nevoie si planificarea in timp);
• ce resurse sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini;
• care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor (raspunsul la aceasta intrebare va ajuta sa determinati secventele in timp);
• cum se vor selecta participantii (raspunsul va ajuta sa va dati seama daca veti avea oamenii necesari pentru ducerea activitatilor la bun sfarsit).

Recomandari:

• Resursele specificate la sectiunea "activitati" trebuie sa corespunda cu resursele cerute in buget.
• Fiecare resursa mentionata (personal, echipament etc.) va trebui "tradusa" in bani si introdusa in buget.
• Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe care le-ati ales.
• Faceti o scurta discutie despre riscul punerii in practica a metodelor respective; aratati de ce metodele pe care le-ati ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.

II.8. Cum construim un plan de evaluare?

Aceasta intrebare se refera la planul pe baza caruia membrii organizatiei/institutiei urmeaza sa evalueze proiectul, atat la terminarea lui, dar si pe parcurs, la diferite momente intermediare.

Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse.
Motivele pentru care o activitate a unei organizatii neguvernamentale este evaluata sunt diverse. O analiza simpla a acestor motive va identifica factori interni (care provin din interiorul organizatiei - membri, consiliu de conducere, angajati, simpatizanti) si factori externi (beneficiari, finantatori, sponsori, contractanti, alte ONG, publicul general).
Astfel, la intrebarea "De ce evaluam?" putem identifica cauze interne si cauze externe, cateva dintre cele mai des intalnite fiind amintite in continuare.

Motivatii interne:

• Pentru a vedea daca facem ceea ce trebuie.
• Pentru a obtine informatii si reactii daca ceea ce facem e necesar in luarea deciziilor.
• Pentru aprecierea performantelor organizatiei in raport cu standardele de performanta interna in scopul imbunatatirii performantelor.
• Pentru ca ne ajuta sa invatam din greseli si astfel sa pregatim succesele viitoare.

Motivatii externe:

• Pentru ca finantatorii doresc sa se asigure organizatia cheltuieste banii asa cum a prevazut in cererea de finantare.
• Pentru ca organizatia doreste sa dovedeasca faptul ca deruleaza proiecte si asigura servicii de care este nevoie, acopera nevoile beneficiarilor si este capabila sa faca ceea ce afirma ca poate face.
• Pentru a arata ca suntem competitivi prin prisma raportului cost/beneficii.
• Pentru aprecierea performantelor organizatiei in raport cu standardele de performanta externe.
• Pentru a compara activitatea cu ceea ce altor organizatii similare.

Evaluarea se concentreaza asupra a 4 aspecte principale:

• Resurse investite.
• Activitati desfasurate.
• Rezultate obtinute.
• Beneficii realizate.

Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita, in cele mai multe cazuri, culegerea de date pe toata perioada derularii proiectului, adica monitorizarea proiectului.
Monitorizarea este procesul de colectare sistematica si analizare a informatiilor cu privire la activitatile organizatiei.
Monitorizarea ne ajuta sa efectuam o verificare regulata a ceea ce facem in mod curent: informatiile pot reprezinta indicatori atat cantitativi, cat si calitativi.

Planul de evaluare trebuie sa cuprinda deci referiri la modul cum vor fi culese informatiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) si la felul in care se va aprecia masura in care au fost atinse obiectivele si s-au obtinut rezultatele preconizate.

Pentru a putea spune ca faceti o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sfarsitul procesului de evaluare sa puteti raspunde la urmatoarele intrebari:

• In ce masura proiectul si-a atins obiectivele propuse?
• In ce masura atingerea acestor obiective poate fi atribuita in mod direct proiectului dvs.?
• In ce masura proiectul s-a desfasurat conform planificarii propuse in cererea de finantare?

Atat monitorizarea, cat si evaluarea, nu au obiect si sunt imposibil de facut in mod efectiv atunci cand organizatia nu are foarte bine clarificate si formulate obiectivele.

Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse in planificare, iar costurile necesare efectuarii lor trebuie cuprinse in buget.

II.9. Cum pregatim bugetul unui proiect?

In sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar.

Pregatirea unui buget detaliat si realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului.
Astfel, bugetul atribuie valoare financiara activitatilor proiectului, planificarea generala a proiectului "mergand mana in mana" cu cea a bugetului.
De asemenea, reprezinta si un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuie luata in considerare.

Etape in realizarea bugetului:

• Planificarea activitatilor proiectului.
• Estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate si subactivitate.
• Estimarea potentialelor surse de venituri.
• Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri.
• Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor - sume, perioade).
• Aprobarea bugetului.
• Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului.
• Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

Recomandari privind intocmirea bugetului:

• Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp.
• Consultati, la intocmirea bugetului, toate persoanele implicate in acesta. Veti avea, astfel, mai multe sanse sa fie realist, si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masura birocratica de control.
• Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.

Se poate intampla ca finantatorul sa nu ofere suma totala pe care o consideram necesara atunci cand scriem proiectul.
Aceasta poate avea 2 motive: fie nu am explicat actiunea si costul ei asociat destul de clar, fie ca nu am calculat corect fondurile necesare.

De mentionat ar fi estimarea contributiilor personale; este bine sa atasam o prospectare a pietei ce ofera produse sau servicii similare, pentru a putea sustine estimarile de pret facute.

Este bine sa explicati finantatorului ca daca nu va ofera toata suma pe care ati cerut-o (si care este bine justificata), proiectul nu va putea atinge toate obiectivele pe care le-ati propus si ca ar trebui sa aiba in vedere acest fapt, mai ales atunci cand va evalua rezultatele proiectului dvs.

Tipuri de buget:

1. Buget pe Categorii de Cheltuieli - grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii.
2. buget pe Categorii de Cheltuieli si pe Activitati - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe activitati, in cadrul acelui proiect.
   Este tipul de buget cu care se opereaza atunci cand se elaboreaza bugetul proiectului.
   Utilizandu-l, ne putem asigura de faptul ca nu scapam din vedere nici o activitate si nici o cheltuiala.
3. Buget pe Surse - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare care participa cu fonduri.
   Acest tip de buget reprezinta, de obicei, forma sub care bugetul i se prezinta finantatorului caruia i se solicita fonduri, avand in vedere faptul ca orice finantator doreste sa stie cine mai sustine din punct de vedere financiar proiectul respectiv si in ce masura.
   Daca se doreste o detaliere privind modul in care s-a ajuns sa se prevada sumele aferente fiecarui tip de cheltuiala, se poate atasa si bugetul de tip b, pe activitati).

II.10. Cum justificam proiectul?

In cadrul fiecarui proiect trebuie sa convingeti finantatorul de urmatoarele aspecte:

1. Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetateni; trebuie sa explicati intr-un mod cat mai convingator ce ar urma sa se intample daca problema respectiva ar fi lasata nerezolvata.
2. Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati.
3. Organizatia dvs. este in masura sa abordeze problema respectiva si sa duca proiectul la bun sfarsit; explicati cat mai clar argumentele care sustin aceasta afirmatie.

II.11. Cum demonstram durabilitatea proiectului?

Cei mai multi finantatori doresc ca finantarea lor sa contribuie capital la cresterea gradului de cunoastere intr-un domeniu important; cu alte cuvinte "le place sa-si cumpere un mic loc in posteritate" prin contributia lor financiara.
Vor sa vada ca proiectul pe care-l finanteaza traieste mai departe de limita propusa in cererea de finantare pentru ca ei (pe langa celelalte grupuri tinta) sa se poata bucura de beneficii.
Adica vor sa vada ca investitia lor este pe termen lung.

Cei mai multi cautatori de finantare insa, nu au forta sa gandeasca sau sa descrie proiectul pe care-l propun decat pe durata derularii trecuta in cererea de finantare.

Nu faceti ca ei!
Aratati finantatorului ca v-ati gandit la derularea in continuare a proiectului, ca aveti contractele necesare pentru a sustine financiar proiectul respectiv, dupa ce s-a incheiat respectiva finantare.

Potentialele surse de finantare viitoare pot include:

• granturi ale altor finantatori;
• taxe pe servicii prestate sau incasari din vanzarea produselor rezultate din proiectul respectiv;
• programe de dotare (sau autodotare);
• granturi ale aceluiasi finantator (la o finantare ulterioara);
• alte surse de finantare.

Puteti include costul acestor activitati in proiectul dvs. si le puteti bugeta in cadrul finantarii pe care o solicitati.
Nu va faceti probleme ca ati putea fi considerat ingrat de catre finantator.
Faptul ca va ganditi si la alte surse de finantare decat ale lui va va creste valoarea de manager de proiect.

Este de dorit sa includeti in aceasta sectiune un buget prospectiv, detaliat, care sa scoata in evidenta echilibrul financiar ulterior.
Daca aveti in vedere sa obtineti o alta transa de finantare, este bine sa-l instiintati pe finantator inca de la inceput despre acest lucru si sa motivati temeinic nevoia de asistenta ulterioara.
Multi cautatori de finantare sunt atat de concentrati pe prezent incat uita ca finantatorul acorda o mai mare atentie proiectelor care ii solicita o "finantare sustinuta".

II.12. Ce contine o introducere intr-o prezentare de proiect?

Introducerea este acea parte a propunerii in care il convingem pe finantator ca organizatia noastra este cea mai potrivita pentru a aborda si rezolva problema de care se ocupa proiectul nostru.
Scopul introducerii este acela de a spori interesul finantatorului pentru ceea ce face organizatia noastra si de a-l face interesat sa citeasca mai departe propunerea de finantare.

Introducerea trebuie:

• sa descrie organizatia noastra si actiunile pe care le intreprinde;
• sa prezinte misiunea, scopul si obiectivele organizatiei;
• sa prezinte corelarea dintre scopul si obiectivele proiectului si scopul si obiectivele pe termen lung ale organizatiei;
• sa scoata in evidenta pregatirea profesionala si stiintifica a personalului ce se va ocupa de proiect si ale responsabilului de proiect;
• sa prezinte persoanele ce pot oferi recomandari;
• sa prezinte sursele de venituri si alte tipuri de suport de care beneficiaza organizatia in prezent;
• sa prezinte oricare alta informatie menita sa creasca credibilitatea organizatiei.

II.13. Cum stabilim titlul unui proiect?

Titlul proiectului este citit primul (cateodata este tot ceea ce se citeste!) in cadrul unui proiect.
Va trebui deci sa gasiti ceva care sa-l faca pe finantator sa mearga mai departe.
Sa includeti in titlu ceva care sa-i trezeasca curiozitatea.

De obicei, titlul trebuie:

• sa fie descriptiv;
• sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu metodele folosite;
• sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului;
• sa fie clar, concis, si usor de tinut minte.

Daca vrei sa vedeti cateva exemple de titlu, este de ajuns sa deschideti un ziar de senzatie (cam asa ceva trebuie folosit ca stil si design).

Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi sa intrebati finantatorul caruia ii veti trimite proiectul ce l-a frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etapa de finantare.

Exista finantatori care au reguli stricte in privinta numarului de litere folosite intr-un titlu. Se spune ca "e bine sa folosesti 10 sau 13 cuvinte in titlul proiectului tau".

Recomandari:

• Este bine sa nu folositi acronime atunci cand finantatorul nu mentioneaza explicit ca doreste acest lucru.
• Nu faceti referinte la vasta dvs. cultura (mitologie, cultura generala, istorie, arta etc.); s-ar putea ca finantatorul dvs. sa nu aiba aceleasi hobby-uri cu ale dvs.
• Nu incercati sa impresionati finantatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon; daca termenii finantarii nu prevad acest lucru, s-ar putea sa nu va faceti inteles pe deplin.

II.14. Ce cuprinde un rezumat de proiect?

Rezumatul proiectului este o "condensare" clara si concisa a propunerii.

Motivele pentru care o cerere de finantare trebuie sa cuprinda un rezumat sunt urmatoarele:

• de cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de catre finantator;
• rezumatul ofera o trecere in revista a capitolelor care urmeaza, facandu-le astfel pe acestea mai usor de inteles;
• de multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de finantare care se citeste, servind astfel ca unica baza de luare in considerare sau respingere a proiectului;
• fiind prima parte a propunerii care se citeste, solicitantul de finantare poate trezi interesul finantatorului pentru proiect.
  Este foarte important ca prima reactie a cititorului sa fie pozitiva.

Un rezumat trebuie sa cuprinda:

• o scurta prezentare a solicitantului;
• scurta informatie privind credibilitatea solicitantului;
• prezentarea problemei ce urmeaza a fi abordata;
• scurta prezentare a obiectivelor;
• scurta prezentare a modului de atingere a obiectivelor;
• scurta prezentare a planului de evaluare;
• mentionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate de la finantatorul caruia ii este adresata cererea si a fondurilor solicitate de la alti finantatori;
• mentionarea modului de finantare in viitor (durabilitatea proiectului).

Ordinea in care sunt trecute aceste elemente in revista in cadrul rezumatului este putin diferita de cea de mai sus.
Primul lucru pe care finantatorul trebuie sa-l ia la cunostinta este problema. Asadar, problema trebuie sa fie primul aspect mentionat, dupa care trebuie sa urmeze celelalte elemente in ordinea prezentata mai sus.
Desi rezumatul este prima componenta a cererii de finantare care se citeste, ea se redacteaza dupa ce toate celelalte sunt redactate.

II.15. Cum prezint obiectivele?

Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea proiectului, justificarea existentei sale.
De obicei ele sunt cantitative si calitative.
Rezultatele trebuie sa fie masurabile, vizibile si specifice, reprezentand, de fapt, atingerea obiectivelor propuse.
Pentru a se asigura buna functionare a proiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilit initial sa-i coincida un rezultat, pentru validare.

II.16. Cum prezint resursele?

Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie anumite resurse.
Din punct de vedere calitativ si cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat ca, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.

Cele mai importante resurse care stau la dispozitia unui manager de proiect sunt: oamenii, echipamentele, materialele, finantele, timpul, informatiile, spatiul, reputatia, imaginea etc.
Resursele sunt atat o sursa de putere, cat si de constrangere.
Adesea, ele functioneaza alternativ: daca aveam timp, nu aveam nevoie de atatia oameni; daca aveam informatii, nu era nevoie de atatia bani.

Un alt aspect important privind resursele este ca, exceptand pe cele financiare, valoarea lor pentru proiect este in general relativa si depinde de capacitatea manageriala a celor care le folosesc.

II.17. Cum se evalueaza proiectele participante la licitatii?

Finantatorul organizeaza o comisie de evaluare, putand face apel si la experti din afara propriei sale organizatii.

Dupa eliminarea proiectelor care au fost depuse dupa data limita, toate celelalte proiecte acceptate sunt evaluate din punctul de vedere al conformitatii administrative (proiectele contin toate formularele si anexele obligatorii - etapa eliminatorie), eligibilitatii (solicitantii, partenerii acestora si activitatile respecta criteriile stabilite la lansarea programului - etapa eliminatorie), calitatii propunerilor (proiectele raspund obiectivelor si prioritatilor programului de finantare, tin cont de specificul mediului social, contin elemente de noutate care pot fi replicate sau extinse - conform grilei de punctaj stabilite inainte de lansarea publica a programului de finantare), calitatii bugetului (cheltuielile si veniturile sunt clar si detaliat prezentate, cheltuielile sunt strict necesare pentru derularea proiectului, veniturile au o probabilitate ridicata de realizare la nivelul prevazut in buget).

Proiectele care trec etapele eliminatorii de evaluare sunt ierarhizate descrescator functie de punctajul total obtinut la evaluarea calitatii propunerii si a bugetului.

Sunt declarate castigatoare ale licitatiei proiectele care au inregistrat punctajele cele mai mari, numarul lor fiind stabilit astfel incat suma totala acordata de finantator sa nu depaseasca bugetul total al programului de finantare stabilit initial si anuntat de finantator (acest buget total putand creste doar in situatii cu totul exceptionale, daca finantatorul dispune de resurse financiare suplimentare si considera ca a primit proiecte de foarte buna calitate).

II.18. Care sunt caracteristicile unui proiect de succes?

Un proiect de succes poate fi caracterizat astfel:

• Cererea de finantare este clar si logic elaborata si usor de studiat, chiar daca ideea proiectului nu este neaparat extrem de novatoare.
• Incadrare foarte buna in obiectivele si prioritatile programului de finantare.
• Planificare atenta care poate fi respectata la implementare.
• Indicatori clar definiti, masurabili.
• Proiectul poate continua in conditii normale dupa terminarea finantarii nerambursabile.
• Bugetul este clar si suficient de detaliat.
• Cheltuielile sunt absolut necesare pentru functionarea proiectului.
• Veniturile au o probabilitate mare de a fi obtinute.
• Persoanele care vor lucra in cadrul proiectului au experienta necesara.
• Solicitantul are experienta in managementul de proiecte.
• Exista o comunicare foarte buna intre beneficiar si finantator, incepand din faza de elaborare a proiectului si continuand pe parcursul implementarii sale.

II.19. Cum se implementeaza un proiect castigator?

Implementarea proiectului inseamna organizarea si desfasurarea efectiva a activitatilor prevazute in proiect.
Din acest punct de vedere, se procedeaza ca in cazul organizarii oricarei alte activitati, tinand cont de o serie de observatii specifice:

1. Posibilitatile de modificare a planului de activitate sunt reduse si trebuie argumentate in fata finantatorului, uneori fiind necesar un acord expres al acestuia inainte de a le efectua - activitatile trebuie planificate cat mai bine inca din faza elaborarii proiectului participant la licitatie.
2. Bugetul poate fi modificat numai intre anumite limite destul de reduse, orice modificare majora neaprobata in prealabil de finantator ducand la incheierea contractului de finantare.
3. Se recomanda respectarea echipei proiectului care a fost prezentata in cadrul cererii de finantare si anexele sale - modificarile justificate trebuie argumentate.
4. Pentru achizitii de bunuri de valori ridicate finantatorul poate solicita organizarea unor licitatii, respectandu-se anumite conditii prestabilite.
5. Finantatorul solicita, de regula, organizarea in mod separat a evidentei financiar-contabile a proiectului (cont bancar separat, conturi analitice distincte etc.).
6. Exista reguli stricte privind organizatia care poate efectua cheltuieli utilizand resursele financiare nerambursabile primite (deseori, solicitantul coordonator al proiectului este singura organizatie care are dreptul sa dispuna utilizarea banilor din contul bancar al proiectului, acoperind inclusiv eventualele cheltuieli realizate de partenerii sai in cadrul proiectului) si documentele justificative acceptate pentru decontarea cheltuielilor efectuate (facturi, chitante fiscale, bonuri fiscale, ordine de plata etc.).
   In unele cazuri (de exemplu, unele programe ale Bancii Mondiale) beneficiarul nu primeste direct suma castigata prin proiect, o alta organizatie separata platind in numele beneficiarilor toate cheltuielile acestora realizate in cadrul proiectului.