De ce este oare nevoie sa avem un Coordonator de voluntari in organizatia noastra?
Implicarea eficienta a voluntarilor in activitatea organizatiei necesita un proces planificat si organizat, similar, in mare, oricarui alt proiect desfasurat de organizatie. Acest demers sistematic in lucrul cu voluntarii necesita asadar un manager, un coordonator care sa fie capabil sa gaseasca oameni dornici sa ajute fara a fi remunerati si, dupa o selectie preliminara, sa ii plaseze in functie de nevoile organizatiei.
Pornind de la clasicele principii de planificare eficienta a oricarei activitati, in primul rand trebuie sa avem grija sa dam sarcina cuiva anume, acea persoana fiind in continuare responsabila de executarea sarcinii respective. La fel trebuie sa se intample si cu sarcina de coordonare a voluntarilor. Majoritatea organizatiilor care lucreaza cu voluntari in Romania (si nu numai) au intr-adevar un coordonator de voluntari, insa de cele mai multe ori el deserveste de fapt alt program, activitatea de coordonare a voluntarilor revenindu-i doar "printre alte atributii". Cam jumatate din cei care se ocupa totusi mai intens de coordonarea voluntarilor lucreaza cu jumatate de norma si doar o mica parte lucreaza cu norma intreaga.
Problema care apare insa este ca lucrul cu voluntarii si coordonarea lor in cadrul unei organizatii nu este o sarcina usoara, deoarece implica mai multe aspecte decat majoritatea celorlalte posturi din organizatie. Voluntarii nu constituie un departament distinct in cadrul organizatiei, ci sunt distribuiti pe sarcini aferente departamentelor sau programelor din intreaga organizatie. Asadar, managementul voluntarilor - ca resurse umane externe si neremunerate - este mult mai dificil si necesita efort si consideratie speciala, el nerezumandu-se la sarcini similare coordonarii altor departamente din organizatie.
Schita de plan de sarcini ale coordonatorului de voluntari (preluata dupa Ellis, 1996):
Pe de alta parte, daca privim lucrurile din perspectiva voluntarilor (si aceasta este chiar una dintre sarcinile coordonatorului de voluntari, sa priveasca lucrurile din perspectiva voluntarilor si a nevoilor lor!), trebuie mentionat faptul ca acestia vin la noi cu anumite cerinte, nevoi, abilitati unice. In fisele de evaluare initiala, coordonatorul de voluntari va pune accent pe abilitatile speciale pe care le are aplicantul, pe motivele care l-au indemnat sa se ofere ca voluntar, etc. Pornind de la aceste aspecte, observam ca coordonatorul de voluntari este acea persoana din organizatie care are grija ca nevoile si motivele pentru care voluntarul a optat sa devina voluntar in cadrul organizatiei respective sa fie satisfacute. Aceasta este de fapt o abordare de tip marketing in managementul resurselor umane, in care clientul este voluntarul. Produsul este organizatia, sarcinile specifice sau chiar si trainingul pe care il oferim voluntarului.
Asadar sarcina coordonatorului este (cel putin) dubla! El trebuie nu doar sa fie atent ca nevoia de voluntari a organizatiei sa fie satisfacuta corespunzator, dar si ca nevoile si aspiratiile fiecarui voluntar in parte sa fie satisfacute!
Abilitati necesare in lucrul cu voluntarii: (preluate si adaptate dupa Ellis, 1996)
Dupa cum spuneam, fie ca sunt numiti coordonatori, supervizori sau manageri de voluntari, majoritatea persoanelor care lucreaza in acest domeniu nu lucreaza cu norma intreaga. Mai mult decat atat, aceste persoane au alta functie in organizatie si indeplinesc sarcina de coordonare a voluntarilor doar ca o indatorire auxiliara. In plus, ei continua sa perceapa slujba lor initiala ca fiind indatorirea lor primara, coordonarea voluntarilor fiind doar ceva ce trebuie "inghesui" in programul lor, printre picaturi. Asadar si interesul lor fata de aceasta sarcina va fi doar ceva auxiliar interesului lor primar, iar performantele vor fi pe masura. In schimb, coordonarea voluntarilor este o sarcina mult prea complexa si multi-fatetata pentru a putea fi indeplinita eficient in acest mod superficial.
Daca nu va permiteti sa angajati pe cineva cu norma intreaga, atunci macar angajati pe cineva cu jumatate de norma, dar care sa nu aiba alta slujba primara! Astfel, chiar daca practic timpul alocat coordonarii voluntarilor va fi acelasi ca si in cazul persoanei care se ocupa anterior de aceasta, dar "printre alte indatoriri", cel putin noul angajat va acorda tot interesul sau acestei sarcini si deci, desi cu jumatate de norma, ea va fi o slujba primara.
Insa dincolo de aceste aspecte de forma, sarcina de coordonator de voluntar are anumite particularitati importante in ceea ce priveste natura sarcinilor aferente. Iata ce spune expertul international Susan Ellis despre aspectele unice care fac ca sarcina de coordonator de voluntari sa fie substantial diferita de orice alt post din organizatie:
Coordonatorul de voluntari este unul dintre putinii membri ai personalului care au responsabilitati atat in afara cat si in interiorul organizatiei. Cu exteriorul - fiindca trebuie sa aiba contact constant si activ cu publicul, pentru a recruta noi voluntari. Dar si cu interiorul - deoarece coordonatorul de voluntari este implicat in munca de zi cu zi din interiorul organizatiei, voluntarii devenind membri neplatiti ai personalului organizatiei.
Din pacate, multe organizatii vad programul de voluntariat ca pe ceva auxiliar, ceva optional si ceva dispensabil, in cele din urma. Aceasta atitudine se rasfrange si in atitudinea afisata fata de voluntari, cat si asupra coordonatorului de voluntari in sine. Activitatea si rolul sau sunt slab apreciate in astfel de organizatii, iar voluntarii ajung sa indeplineasca doar sarcini administrative si de birou, care nu au in cele din urma nimic de a face cu misiunea organizatiei. Astfel, voluntarii raman o resursa insuficient exploatata a organizatiei, punandu-se mai mult accent pe gasirea de noi finantari decat pe implicarea voluntarilor. In realitate, daca ar fi exploatata cum trebuie, aceasta resursa umana ar aduce beneficii materiale semnificative, scutind organizatia de cheluieli importante.
Pentru a realiza toate acestea, insa, conducerea organizatiei trebuie sa acorde mai mult credit, sprijin si resurse coordonatorului de voluntari. De asemenea, ceilalti angajati trebuie sa inteleaga ca voluntarii au devenit parte a muncii tuturor, deoarece voluntarii sunt acum parte a ofertei de servicii a organizatiei!
Bibliografie:
Ellis, S.J. (1996). From the top down. Energize Inc.
*** (2001). A survival Guide! The role of the volunteer Coordinator. Information Pack. Camden Voluntary Bureau
McCurley, S. & Lynch, R. (1996). Volunteer Management. Mobilizing all the resources of the community.
Mathis, R.L., Nica, P.C., Rusu, C. (1997). Managementul resurselor umane. Editura Economica.
de Andrea Demeter (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis www.voluntariat.ro)
Pornind de la clasicele principii de planificare eficienta a oricarei activitati, in primul rand trebuie sa avem grija sa dam sarcina cuiva anume, acea persoana fiind in continuare responsabila de executarea sarcinii respective. La fel trebuie sa se intample si cu sarcina de coordonare a voluntarilor. Majoritatea organizatiilor care lucreaza cu voluntari in Romania (si nu numai) au intr-adevar un coordonator de voluntari, insa de cele mai multe ori el deserveste de fapt alt program, activitatea de coordonare a voluntarilor revenindu-i doar "printre alte atributii". Cam jumatate din cei care se ocupa totusi mai intens de coordonarea voluntarilor lucreaza cu jumatate de norma si doar o mica parte lucreaza cu norma intreaga.
Problema care apare insa este ca lucrul cu voluntarii si coordonarea lor in cadrul unei organizatii nu este o sarcina usoara, deoarece implica mai multe aspecte decat majoritatea celorlalte posturi din organizatie. Voluntarii nu constituie un departament distinct in cadrul organizatiei, ci sunt distribuiti pe sarcini aferente departamentelor sau programelor din intreaga organizatie. Asadar, managementul voluntarilor - ca resurse umane externe si neremunerate - este mult mai dificil si necesita efort si consideratie speciala, el nerezumandu-se la sarcini similare coordonarii altor departamente din organizatie.
Schita de plan de sarcini ale coordonatorului de voluntari (preluata dupa Ellis, 1996):
- Administrarea si planificarea programului
- Recrutare si relatii publice
- Intervievare si evaluare initiala
- Orientare si training
- Supervizare
- Motivare si recompensare/recunoasterea meritelor
- Evaluarea programului
- Gestionare si raportare
- Alte responsabilitati
Pe de alta parte, daca privim lucrurile din perspectiva voluntarilor (si aceasta este chiar una dintre sarcinile coordonatorului de voluntari, sa priveasca lucrurile din perspectiva voluntarilor si a nevoilor lor!), trebuie mentionat faptul ca acestia vin la noi cu anumite cerinte, nevoi, abilitati unice. In fisele de evaluare initiala, coordonatorul de voluntari va pune accent pe abilitatile speciale pe care le are aplicantul, pe motivele care l-au indemnat sa se ofere ca voluntar, etc. Pornind de la aceste aspecte, observam ca coordonatorul de voluntari este acea persoana din organizatie care are grija ca nevoile si motivele pentru care voluntarul a optat sa devina voluntar in cadrul organizatiei respective sa fie satisfacute. Aceasta este de fapt o abordare de tip marketing in managementul resurselor umane, in care clientul este voluntarul. Produsul este organizatia, sarcinile specifice sau chiar si trainingul pe care il oferim voluntarului.
Asadar sarcina coordonatorului este (cel putin) dubla! El trebuie nu doar sa fie atent ca nevoia de voluntari a organizatiei sa fie satisfacuta corespunzator, dar si ca nevoile si aspiratiile fiecarui voluntar in parte sa fie satisfacute!
Abilitati necesare in lucrul cu voluntarii: (preluate si adaptate dupa Ellis, 1996)
- Abilitatea de a exprima un punct de vedere pozitiv asupra voluntariatului;
- O perspectiva larga in ceea ce priveste posibilitatile de implicare a voluntarilor, cat si asupra a ceea ce poate organizatia sa obtina din aceasta colaborare;
- O buna intelegere asupra fenomenului de expansiune a sferei voluntariatului si asupra diversificarii resurselor comunitare;
- Bune abilitati manageriale;
- Abilitati de relationare interpersonala;
- Entuziasm si energie;
- Abilitatea de a vorbi liber si de a face prezentari in public intr-un mod degajat;
- Familiaritatea cu potentialele resurse din comunitate;
- Bune deprinderi de analiza a sarcinilor, deoarece munca trebuie divizata in sarcini suficient de mici pentru a fi distribuite voluntarilor;
- Bune deprinderi de a gestiona si de a lucra cu detaliile (de genul ajustarii orarelor de lucru neregulate ale voluntarilor, etc);
- Deschidere inspre a prelua si a adapta idei noi din alte contexte la nevoile speciale ale organizatiei.
Dupa cum spuneam, fie ca sunt numiti coordonatori, supervizori sau manageri de voluntari, majoritatea persoanelor care lucreaza in acest domeniu nu lucreaza cu norma intreaga. Mai mult decat atat, aceste persoane au alta functie in organizatie si indeplinesc sarcina de coordonare a voluntarilor doar ca o indatorire auxiliara. In plus, ei continua sa perceapa slujba lor initiala ca fiind indatorirea lor primara, coordonarea voluntarilor fiind doar ceva ce trebuie "inghesui" in programul lor, printre picaturi. Asadar si interesul lor fata de aceasta sarcina va fi doar ceva auxiliar interesului lor primar, iar performantele vor fi pe masura. In schimb, coordonarea voluntarilor este o sarcina mult prea complexa si multi-fatetata pentru a putea fi indeplinita eficient in acest mod superficial.
Daca nu va permiteti sa angajati pe cineva cu norma intreaga, atunci macar angajati pe cineva cu jumatate de norma, dar care sa nu aiba alta slujba primara! Astfel, chiar daca practic timpul alocat coordonarii voluntarilor va fi acelasi ca si in cazul persoanei care se ocupa anterior de aceasta, dar "printre alte indatoriri", cel putin noul angajat va acorda tot interesul sau acestei sarcini si deci, desi cu jumatate de norma, ea va fi o slujba primara.
Insa dincolo de aceste aspecte de forma, sarcina de coordonator de voluntar are anumite particularitati importante in ceea ce priveste natura sarcinilor aferente. Iata ce spune expertul international Susan Ellis despre aspectele unice care fac ca sarcina de coordonator de voluntari sa fie substantial diferita de orice alt post din organizatie:
Coordonatorul de voluntari este unul dintre putinii membri ai personalului care au responsabilitati atat in afara cat si in interiorul organizatiei. Cu exteriorul - fiindca trebuie sa aiba contact constant si activ cu publicul, pentru a recruta noi voluntari. Dar si cu interiorul - deoarece coordonatorul de voluntari este implicat in munca de zi cu zi din interiorul organizatiei, voluntarii devenind membri neplatiti ai personalului organizatiei.
- Datorita lucrului activ cu publicul/ comunitatea, coordonatorul de voluntari are un program de lucru neregulat. Recrutarea de voluntari trebuie adaptata perioadelor in care grupurile tinta si potentialii aplicanti sunt disponibili. Aceasta poate implica sesiuni de instruire programate seara sau chiar in weekenduri.
- Sarcinile coordonatorului privind lucrul in interiorul organizatiei trebuie sa tina seama de ce se intampla in intreaga organizatie. Aceasta deoarece voluntarii pot fi plasati in orice arie de activitate a organizatiei, astfel incat e absolut necesar ca coordonatorul de voluntari sa fie la curent cu activitatile derulate in toate departamentele si deci, cu toate potentialele nevoi de asistenta din partea unor voluntari.
- Urmand firul celor expuse anterior, se observa faptul ca coordonatorul de voluntari trebuie sa fie in permanent contact cu intregul personal al organizatiei, din toate departamentele, pentru a putea sa identifice potentialele sarcini de atribuit voluntarilor si sa ofere supervizare. Acest aspect, ca si cel mentionat anterior, poate crea confuzie in randul celorlati membri ai organizatiei, coordonatorul de voluntari dind impresia ca "isi baga nasul" in munca altora. De asemenea, dupa impartirea sarcinilor la voluntari, coordonatorul va fi in continuare cel care le va superviza partial munca, nu doar seful departamentului in cadrul caruia a fost plasat voluntarul.
- Coordonatorul de voluntari ajunge astfel sa coordoneze cel mai mare si cel mai divers numar de persoane din intreaga organizatie. Coordonatorul are indatorirea de a intervieva, evalua, orienta si plasa fiecare dintre aceste persoane (voluntari) in parte, deoarece fiecare dintre ei are program, nevoi si interese aparte. Iar voluntarii vin si pleaca la ore foarte diferite ale zilei, astfel incat coordonatorul de voluntari, daca ar avea alte atributii primare, ar fi practic in mod continuu intrerupt din activitatea sa de solicitarile voluntarilor. Insa fiecare voluntar este, in cele din urma, un agent de relatii publice al organizatiei, care actioneaza la nivelul comunitatii, de aceea relationarea personala cu fiecare dintre ei devine foarte importanta.
- Datorita naturii muncii sale, coordonatorul de voluntari devine, in mod firesc, expertul casei in materie de voluntari si prin aceasta si avocatul acestora. El instruieste restul personalului despre rolul voluntarilor si modul in care pot sa ii ajute si sa ii recompenseze, cat si care solicitari fata de voluntari ar fi inadecvate si care nu.
- Coordonatorul de voluntari are o tripla sarcina, in timp ce toti ceilalti din cadrul organizatiei au doar doua. Restul angajatilor, inclusiv directorul executiv si chiar voluntarii insisi, trebuie sa tina seama si sa se ingrijeasca de nevoile clientilor lor. Toate activitatile trebuiesc directionate inspre oferirea unor servicii cat mai bune acestui segment. In al doilea rand, toata lumea trebuie sa sprijine scopul organizatiei per ansamblu. Totusi, coordonatorul de voluntari are si o a treia directie de actiune si obligatie: aceea de a reprezenta perspectiva voluntarilor.
- Coordonatorul de voluntari este singurul din organizatie care isi poate permite sa viseze la noi proiecte fara a-si pune in mod constant problema "cine va plati pentru toate astea?".
Din pacate, multe organizatii vad programul de voluntariat ca pe ceva auxiliar, ceva optional si ceva dispensabil, in cele din urma. Aceasta atitudine se rasfrange si in atitudinea afisata fata de voluntari, cat si asupra coordonatorului de voluntari in sine. Activitatea si rolul sau sunt slab apreciate in astfel de organizatii, iar voluntarii ajung sa indeplineasca doar sarcini administrative si de birou, care nu au in cele din urma nimic de a face cu misiunea organizatiei. Astfel, voluntarii raman o resursa insuficient exploatata a organizatiei, punandu-se mai mult accent pe gasirea de noi finantari decat pe implicarea voluntarilor. In realitate, daca ar fi exploatata cum trebuie, aceasta resursa umana ar aduce beneficii materiale semnificative, scutind organizatia de cheluieli importante.
Pentru a realiza toate acestea, insa, conducerea organizatiei trebuie sa acorde mai mult credit, sprijin si resurse coordonatorului de voluntari. De asemenea, ceilalti angajati trebuie sa inteleaga ca voluntarii au devenit parte a muncii tuturor, deoarece voluntarii sunt acum parte a ofertei de servicii a organizatiei!
Bibliografie:
Ellis, S.J. (1996). From the top down. Energize Inc.
*** (2001). A survival Guide! The role of the volunteer Coordinator. Information Pack. Camden Voluntary Bureau
McCurley, S. & Lynch, R. (1996). Volunteer Management. Mobilizing all the resources of the community.
Mathis, R.L., Nica, P.C., Rusu, C. (1997). Managementul resurselor umane. Editura Economica.
de Andrea Demeter (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis www.voluntariat.ro)
