Pregatirea unei conferinte de presa

Conferinta de presa este o intilnire la care o persoana/ un grup de persoane prezinta ziaristilor informatii privitoare la un anumit subiect de interes.

Conferintele de presa sint necesare atunci cind informatia care trebuie comunicata este complexa si necesita discutii pentru a fi clarificata (prezentari urmate de intrebari si raspunsuri). O conferinta de presa se impune insa numai atunci cind informatia pe care doriti sa o prezentati este cu adevarat importanta. Altfel, exista riscul sa fie prezenti mai multi reprezentanti ai organizatiei decit ziaristi.

Conferinta de presa este un eveniment important pentru organizatie, motiv pentru care pregatirea trebuie facuta cu atentie.

Ce trebuie de facut:

• anuntati conferinta printru-un comunicat de presa;
• pregatiti lista jurnalistilor specializati in problema respectiva. Este bine sa-i anuntati despre conferinta de presa printr-un scurt comunicat de presa cu o saptamina inainte, astfel incit jurnalistii interesati sa isi poata programa participarea in avans. Un alt comunicat de presa, care sa cuprinda cele mai importante date ce vor fi prezentate la conferinta, poate fi expediat in chiar ziua in care se desfasoara aceasta.

Asigurati logistica necesara conferintei

Localul de desfasurare a conferintei de presa trebuie sa fie usor accesibil si dotat cu utilitatile necesare (suficient spatiu, prize [pentru camere video, blituri si reportofoane] si scaune). In general, pot fi folosite salile de conferinta proprii ale organizatiilor sau sali consacrate pentru acest tip de manifestari (ex. Uniunea Jurnalistilor etc.).

Masa vorbitorilor va fi amplasata in asa fel incit in spatele sau sa existe cit mai putine elemente de distragere a atentiei (usi, ferestre, oglinzi etc.). Amplasati insemnele organizatiei dumneavoastra in spatele podiumului, astfel incit toate imaginile luate in timpul conferintei de presa sa le includa automat.

Pregatiti un sistem de inregistrare a prezentei jurnalistilor la conferinta de presa (nume, institutie, adresa, telefon, fax, e-mail). Lista va fi un real ajutor pentru organizarea unor viitoare conferinte de presa.

Suporturile vizuale (afise, pancarte etc.) pentru sustinerea mesajului vorbit, amplasate la vedere, vor accentua prezentarea verbala din timpul conferintei de presa.

Timpul organizarii conferintei

Programati conferinta de presa intr-un moment potrivit. De obicei, conferintele de presa se organizeaza in zilele de marti, miercuri si joi, intre orele 10.00 si 14.00. Prima si ultima zi lucratoare ale saptaminii ar trebui in general evitate din simplul motiv ca, in "buna" traditie autohtona, s-a dovedit ca este mult mai greu sa aduni un numar suficient de ziaristi.

Ora de desfasurare nu trebuie sa fie pusa prea devreme (ziaristii iau de obicei parte la scurte sedinte redactionale inainte de a incepe programul zilnic de lucru), dar nici prea tirziu (pentru a permite ziaristilor de la cotidiene si de la jurnalele de stiri radio sau tv sa-si termine materialul inainte de inchiderea editiei din ziua respectiva, in jurul orei 18.00).

Verificati daca nu cumva conferinta se desfasoara concomitent cu un alt eveniment de presa mult mai important, pe care ziaristii il prefera.

Durata conferintei trebuie sa fie de 30-45 de minute, maximum o ora. In caz contrar, reporterii vor incepe sa plece unul cite unul inainte ca dumneavoastra sa fi incheiat tot ceea ce aveati de spus.

Pregatiti un dosar de presa

Pentru sustinerea mesajului vorbitorilor, un dosar de presa distribuit participantilor este vital. Acest dosar ar trebui sa cuprinda: comunicatul de presa, materialele informative despre problema in discutie, declaratiile vorbitorilor, o prezentare a organizatiei, realizarile si planurile ei etc. Aveti grija ca materialele prezentate sa fie bine redactate, caci chiar si o mica greseala poate fi fatala.

Prezentarea

Conferinta trebuie deschisa de catre un moderator, care va prezenta vorbitorii, le va da cuvintul si numi ziaristii care pot pune intrebari. Prezentarea trebuie sa fie scurta si la obiect, in jur de 15 minute. Nu vorbiti prea repede, altfel se va crea impresia ca ati invatat prezentarea pe de rost. Ar trebui sa subliniati cel putin trei puncte-cheie - clare, concise si convingatoare. Mesajul dvs. va pierde din eficacitate daca veti spune prea multe, veti lua prea mult timp si nu le veti da posibilitate jurnalistilor sa puna intrebari. Nu repetati si nu cititi comunicatul de presa, dati informatii noi. Incepeti prezentarea prin a spune de ce v-ati adunat. Initiati un dialog cu jurnalistii si fiti interactivi cind faceti prezentarea. Daca prezentarile vor fi urmate de intrebari, limitati numarul vorbitorilor, pentru a le permite sa se incadreze in timpul alocat conferintei. Ascultati cu atentie intrebarile jurnalistilor, nu-i intrerupeti. Ginditi-va un pic la raspuns, daca raspundeti imediat, se creeaza impresia ca prezentarea este "aranjata". Raspundeti la intrebari astfel incit sa reiterati pozitia dvs. Nu folositi expresii de tipul "fara comentarii", sau "trebuie sa intelegeti ca..."

Trimiteti informatiile celor care nu au venit

Dupa incheierea conferintei de presa identificati, dupa lista pe care ati facut-o, ziaristii care nu au participat si trimiteti-le si lor dosarul de presa.

Evaluare

La finalul conferintei de presa este necesara o prima evaluare a modului in care a decurs aceasta si a gradului de participare din partea reprezentantilor mass-media. Ulterior, va fi la fel de importanta evaluarea aparitiilor in mass-media ale conferintei de presa ori ale subiectului prezentat. Analizati care au fost reusitele, ce nu a mers bine, ce imbunatatiri pot fi aduse pe viitor.

www.e-democracy.md