de Ina Gutium
Conferinta de presa este o intilnire
la care o persoana/ un grup de persoane prezinta ziaristilor informatii
privitoare la un anumit subiect de interes.
Conferintele de presa sint
necesare atunci cind informatia care trebuie comunicata este complexa si
necesita discutii pentru a fi clarificata (prezentari urmate de intrebari si raspunsuri).
O conferinta de presa se impune insa numai atunci cind informatia pe care doriti
sa o prezentati este cu adevarat importanta. Altfel, exista riscul sa fie
prezenti mai multi reprezentanti ai organizatiei decit ziaristi.
Conferinta de presa este un
eveniment important pentru organizatie, motiv pentru care pregatirea trebuie facuta
cu atentie.
Ce trebuie de facut:
- anuntati conferinta printru-un comunicat
de presa;
- pregatiti lista jurnalistilor specializati
in problema respectiva. Este bine sa-i anuntati despre conferinta de presa
printr-un scurt comunicat de presa cu o saptamina inainte, astfel incit
jurnalistii interesati sa isi poata programa participarea in avans. Un alt
comunicat de presa, care sa cuprinda cele mai importante date ce vor fi
prezentate la conferinta, poate fi expediat in chiar ziua in care se desfasoara
aceasta.
Asigurati logistica
necesara conferintei
Localul de desfasurare a
conferintei de presa trebuie sa fie usor accesibil si dotat cu utilitatile
necesare (suficient spatiu, prize [pentru camere video, blituri si
reportofoane] si scaune). In general, pot fi folosite salile de conferinta
proprii ale organizatiilor sau sali consacrate pentru acest tip de manifestari
(ex. Uniunea Jurnalistilor etc.).
Masa vorbitorilor va fi
amplasata in asa fel incit in spatele sau sa existe cit mai putine elemente de
distragere a atentiei (usi, ferestre, oglinzi etc.). Amplasati insemnele organizatiei
dumneavoastra in spatele podiumului, astfel incit toate imaginile luate in
timpul conferintei de presa sa le includa automat.
Pregatiti un sistem de inregistrare
a prezentei jurnalistilor la conferinta de presa (nume, institutie, adresa,
telefon, fax, e-mail). Lista va fi un real ajutor pentru organizarea unor
viitoare conferinte de presa.
Suporturile vizuale (afise,
pancarte etc.) pentru sustinerea mesajului vorbit, amplasate la vedere, vor
accentua prezentarea verbala din timpul conferintei de presa.
Timpul organizarii
conferintei
Programati conferinta de
presa intr-un moment potrivit. De obicei, conferintele de presa se organizeaza in
zilele de marti, miercuri si joi, intre orele 10.00 si 14.00. Prima si ultima
zi lucratoare ale saptaminii ar trebui in general evitate din simplul motiv ca,
in "buna" traditie autohtona, s-a dovedit ca este mult mai greu sa
aduni un numar suficient de ziaristi.
Ora de desfasurare nu
trebuie sa fie pusa prea devreme (ziaristii iau de obicei parte la scurte sedinte
redactionale inainte de a incepe programul zilnic de lucru), dar nici prea tirziu
(pentru a permite ziaristilor de la cotidiene si de la jurnalele de stiri radio
sau tv sa-si termine materialul inainte de inchiderea editiei din ziua
respectiva, in jurul orei 18.00).
Verificati daca nu cumva
conferinta se desfasoara concomitent cu un alt eveniment de presa mult mai
important, pe care ziaristii il prefera.
Durata conferintei trebuie
sa fie de 30-45 de minute, maximum o ora. In caz contrar, reporterii vor incepe
sa plece unul cite unul inainte ca dumneavoastra sa fi incheiat tot ceea ce
aveati de spus.
Pregatiti un dosar de presa
Pentru sustinerea mesajului
vorbitorilor, un dosar de presa distribuit participantilor este vital. Acest
dosar ar trebui sa cuprinda: comunicatul de presa, materialele informative
despre problema in discutie, declaratiile vorbitorilor, o prezentare a organizatiei,
realizarile si planurile ei etc. Aveti grija ca materialele prezentate sa fie
bine redactate, caci chiar si o mica greseala poate fi fatala.
Prezentarea
Conferinta trebuie deschisa
de catre un moderator, care va prezenta vorbitorii, le va da cuvintul si numi
ziaristii care pot pune intrebari. Prezentarea trebuie sa fie scurta si la
obiect, in jur de 15 minute. Nu vorbiti prea repede, altfel se va crea impresia
ca ati invatat prezentarea pe de rost. Ar trebui sa subliniati cel putin trei
puncte-cheie - clare, concise si convingatoare. Mesajul dvs. va pierde din
eficacitate daca veti spune prea multe, veti lua prea mult timp si nu le veti
da posibilitate jurnalistilor sa puna intrebari. Nu repetati si nu cititi
comunicatul de presa, dati informatii noi. Incepeti prezentarea prin a spune de
ce v-ati adunat. Initiati un dialog cu jurnalistii si fiti interactivi cind
faceti prezentarea. Daca prezentarile vor fi urmate de intrebari, limitati numarul
vorbitorilor, pentru a le permite sa se incadreze in timpul alocat conferintei.
Ascultati cu atentie intrebarile jurnalistilor, nu-i intrerupeti. Ginditi-va un
pic la raspuns, daca raspundeti imediat, se creeaza impresia ca prezentarea
este "aranjata". Raspundeti la intrebari astfel incit sa reiterati
pozitia dvs. Nu folositi expresii de tipul "fara comentarii", sau
"trebuie sa intelegeti ca..."
Trimiteti informatiile
celor care nu au venit
Dupa incheierea conferintei
de presa identificati, dupa lista pe care ati facut-o, ziaristii care nu au
participat si trimiteti-le si lor dosarul de presa.
Evaluare
La finalul conferintei de
presa este necesara o prima evaluare a modului in care a decurs aceasta si a
gradului de participare din partea reprezentantilor mass-media. Ulterior, va fi
la fel de importanta evaluarea aparitiilor in mass-media ale conferintei de
presa ori ale subiectului prezentat. Analizati care au fost reusitele, ce nu a
mers bine, ce imbunatatiri pot fi aduse pe viitor.
www.e-democracy.md
