Pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor

Voluntarii joaca un rol esential in activitatea si serviciile oricarei organizatii si institutii, avand in vedere faptul ca serviciile acestora sunt din ce in ce mai frecvent si mai intens solicitate, in timp ce resursele alocate sau pe care acestea reusesc sa le atraga sunt de multe ori la limita.

Cheia succesului in a reusi sa atragi si sa mentii voluntarii cei mai potriviti consta in pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor.

Pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor, inainte de a deschide usa voluntarilor, poate preveni probleme grave ca incertitudinea daca vom reusi sa gasim voluntarii potriviti la momentul potrivit, sarcinile neindeplinite corect si la timp, relatiile conflictuale intre voluntari si angajati.

Aceasta pentru ca voluntarii au nevoie sa fie apreciati, sa aiba succese in activitate, sa lucreze intr-un mediu placut, iar acestea, de cele mai multe ori, nu se intampla in mod natural. Cu atat mai mult in Romania, unde nu exista o traditie a implicarii voluntarilor si o cultura de implicare a voluntarilor si de apreciere a acestora.

Planificarea efectiva a unui program de voluntariat

Pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor este cea mai de durata si cea mai dificila componenta a crearii unui sistem de management al voluntarilor, pentru ca implica schimbari la nivelul documentelor organizatiei, la nivelul atitudinilor din cadrul organizatiei si al modului de lucru.

Pregatirea organizatiei se refera la parcurgerea, inainte de a deschide usa voluntarilor, a unor pasi importanti pentru a ne asigura ca ei se simt bineveniti si ca raspundem motivatiilor lor astfel incat activitatea sa se desfasoare sub semnul eficientei.

Pasii in pregatirea organizatiei sunt:

• •declararea voluntariatului ca o valoare a organizatiei;
• •analiza nevoilor organizatiei in ceea ce priveste implicarea de voluntari;
• •elaborarea unui set de politici/proceduri;
• •numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari;
• •redactarea documentelor necesare;
• •alocarea unui buget pentru implicarea voluntarilor.

Va oferim aceasta publicatie pentru a veni in intampinarea nevoilor voastre de informatii si resurse pentru planificarea eficienta unui program de succes!

Voluntariatul - o valoare a organizatiei

Declararea voluntariatului ca valoare a organizatiei implica doua etape distincte: analiza si actiunea.

Faza de analiza se refera la analiza documentelor (statut, rapoarte anuale etc.) precum si la discutii/interviuri cu conducerea organizatiei, angajatii si voluntarii existenti. Scopul acestei faze este de a intelege istoricul implicarii voluntarilor in activitatile organizatiei si atitudinea fata de voluntari a conducerii, angajatilor si a voluntarilor existenti.

Faza de actiune se refera la declararea efectiva a voluntariatului ca valoare a organizatiei.

Cel mai frecvent organizatiile nu pot sa isi intrerupa activitatea pentru a planifica, astfel incat este preferabil, intr-un astfel de 5 moment, sa puneti bazele unui grup de lucru pentru pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor. Acesta poate fi constituit din unul sau mai multi membrii ai conducerii organizatiei (consiliul de conducere) si, in functie de dimensiunea organizatiei, unul sau mai multi angajati si unul sau mai multi voluntari (daca acestia exista).

Rolul grupului de lucru va fi sa parcurga toate etapele necesare pana la angajarea/identificarea coordonatorului de voluntari si sa ii ofere sprijin acestuia in perioada de acomodare.

O alternativa ar fi sa identificati un coordonator de voluntari si sa ii alocati acestuia responsabilitatea de a pregati organizatia pentru implicarea voluntarilor. Totusi este de mentionat ca o persoana nu va putea sa faca totul. Iar pentru ca implicarea voluntarilor sa aiba succes, intreaga organizatie va trebui sa ii ofere sprijin coordonatorului de voluntari si sa se implice activ in transformarea acestei initiative intr-un succes.

Misiunea, viziunea si valorile organizatiei sau institutiei exista pentru a da sens organizatiei. Este natural, in aceste conditii, ca si implicarea voluntarilor sa aiba loc in spiritul misiunii, valorilor si viziunii organizatiei.

Contactati alte organizatii si descoperiti modul lor de lucru cu voluntarii. Solicitati sprijinul celui mai apropiat centru de voluntariat sau Centrului National de Voluntariat Pro Vobis pentru a identifica modele de buna practica in domeniu.

Revedeti - in grupul de lucru - documentele organizatiei care fac referiri la misiune, valori si viziune (statutul, politici etc.) si identificati referirile la voluntari si la importanta lor pentru organizatie.

Cel mai probabil nu veti gasi astfel de referiri. Insa acestea sunt esentiale pentru ca voluntarii sa se simta bineveniti si sa inteleaga rolul lor in raport cu ratiunea de a fi a organizatiei. 6 Putini voluntari isi ofera timpul unei simple activitati, cei mai multi si-l dedica unei cauze.

In cazul in care nu gasiti astfel de referiri, ideal ar fi ca actele organizatiei sa fie refacute. Cum aceasta implica o serie de pasi administrativi, atat in interiorul cat si in exteriorul organizatiei, s-ar putea sa va doriti o cale mai scurta. Aceasta va poate fi oferita de redactarea, de catre conducerea organizatiei (Consiliul de conducere) a unei viziuni cu privire la implicarea voluntarilor pentru atingerea misiunii organizatiei.

Exemplu:
Organizatia noastra promoveaza colaborarea intre angajati si voluntari pentru a se asigura ca beneficiarii nostri sunt deserviti la standarde inalte de calitate. Voluntarii aduc calitati unice in cadrul organizatiei noastre, abilitati deosebite si cunostinte despre nevoile comunitatii si pot astfel sa contribuie la oferirea unor servicii personalizate beneficiarilor nostri, sa sprijine angajatii astfel incat acestia sa poata desfasura activitatea pentru care au fost angajati si sa informeze comunitatea cu privire la organizatia noastra si la cauza pentru care lucram.
Practic, viziunea raspunde la intrebarile "De ce vrem sa implicam voluntari?" si "Cum pot contribui voluntarii la atingerea misunii noastre?".

Ea va fi adoptata de conducerea organizatiei si va fi anexata la restul documentelor care definesc organizatia.

Urmatorul pas este de a valorifica cel mai recent succes al organizatiei - redactarea viziunii cu privire la implicarea voluntarilor - prin redactarea unei scrisori de bun venit in organizatie pentru voluntar.

Prin aceasta scrisoare, conducerea organizatiei va multumi voluntarilor pentru ca au ales sa se alature organizatiei, isi vor manifesta entuziasmul cu privire la profesionalismul organizatiei si la importanta misunii acesteia, se va referi explicit la importanta voluntarilor pentru atingerea scopului organizatiei, la disponibilitatea de a-si oferi tot sprijinul voluntarilor si vor reafirma angajamentul organizatiei de a face experienta voluntarilor atat utila cat si placuta. Vezi exemplul din Anexa 1.

Analiza nevoilor organizatiei in ceea ce priveste implicarea de voluntari

Analiza nevoilor organizatiei in ceea ce priveste implicarea de voluntari presupune trei etape:

• • identificarea posibilelor sarcini;
• • fise de post;
• • profilul candidatului.

Voluntarii au nevoie sa inteleaga rolul si locul lor in organizatie, atat din punct de vedere al activitatilor pe care urmeaza sa le desfasoare cat si prin raportare la misiunea organizatiei.

Oamenii devin voluntari pentru o cauza si nu pentru o organizatie in sine. Deci ei trebuie sa inteleaga care este legatura dintre activitatea pe care o desfasoara si cauza organizatiei. Este important sa se faca distinctia intre activitatile care sunt potrivite pentru voluntari si cele care este mai potrivit sa fie alocate unor angajati (in cazul in care ei exista).

Pentru a identifica activitatile in care ar fi posibil/ util sa se implice voluntari in activitatea organizatiei/ institutiei, puteti actiona pe baza urmatorilor pasi:

Pasul 1: alocati-va timp pentru a reflecta asupra misiunii, valorilor, viziunii si obiectivelor organizatiei/institutiei.

Pasul 2: concepeti o ancheta la nivelul organizatiei (conducere, angajati, voluntari actuali).

Concentrati-va asupra unor intrebari care sa va ajute sa identificati domeniile in care implicarea voluntarilor ar conduce la dezvoltarea organizatiei si la atingerea misiunii organizatiei. Anexa 2 va prezinta un model de chestionar care poate fi folosit in acesta etapa.

Pasul 3: creati o lista cat de complexa de sarcini pentru voluntari.

Atentie! Formulati-le in termeni cat de concreti:

• • realizarea unui dosar de presa;
• • mentinerea la zi a dosarului de presa;
• • transmiterea de faxuri / comunicate de presa;
• • multiplicarea buletinului informativ al organizatiei;
• • pregatirea buletinului pentru expediere (pus in plicuri, timbrat); • expedierea buletinului informativ (dus la posta) sau distribuirea buletinului la adresele din localitate (curierat);
• • realizarea unei baze de date cu contactele organizatiei.

Atentie din nou! Este important sa constientizati in acest moment importanta delegarii responsabilitatii! Este foarte usor sa cadeti in capcana de a crede ca sunteti imposibil de inlocuit (mai ales in cazul celor care au constituit ei insisi organizatia - manifestare cunoscuta sub denumirea de sindromul fondatorului) sau capcana de a crede ca €š "Aaa, nu, voluntarii pot face orice altceva, dar ASTA NU!". E important sa realizati ca nimeni nu poate face nimic singur si ca exista cu siguranta atatea alte persoane bine intentionate si bine pregatite. Sarcina unui bun manager este de a identifica acele persoane si de a le selecta pe cele mai potrivite, de a acorda fiecarei persoane responsabilitati conforme cu pregatirea si bagajul de experienta si interesul fiecareia.

Pasul 4: grupati sarcinile apropiate si construiti pozitii clare in cadrul organizatiei. Folositi titluri concrete (de exemplu: Redactor sef) si nu €žvoluntar" - exact asa cum directorul executiv sau asistentul social au aceste denumiri si nu sunt, in cartea de munca, €žangajati". Un sfat: incercati sa grupati activitatile de asa natura incat sa fie atractive pentru viitorii voluntari, pentru voluntarii pe care preconizati sa ii atrageti pentru activitatea respectiva. (Mai multe informatii pe aceasta tema in brosura despre Recrutarea voluntarilor).

Exemplu:
Sarcinile:
• realizarea unui dosar de presa;
• mentinerea la zi a dosarului de presa;
• transmiterea prin fax/ e-mail a comunicatelor de presa.
Pozitia:
• Coordonator/Responsabil/ Asistent relatii cu mass media
Observatie: nu incarcati nici una dintre pozitiile pe care va propuneti sa le oferiti unor voluntari. Este preferabil sa isi asume mai multe sarcini pe masura ce se inteegreaza in organizatie decat sa fie coplesiti de numarul de activitati si sa nu faca fata. Mai mult, exista sansele sa va fie dificil sa atrageti voluntari pentru sarcini foarte complexe, si care chiar de la prima vedere par sa reclame un numar semnificativ de ore de lucru.

Dupa ce ati elaborat lista cu toate activitatile pe care va propuneti sa implicati voluntari, asigurati-va ca sarcinile alocate voluntarilor nu se substituie muncii angajatilor.

De multe ori voluntarii sunt vazuti - in lipsa unor fonduri - ca un substitut (mai mult sau mai putin dezirabil) pentru angajati. In realitate voluntarii sunt necesari chiar si in cazul in care exista suficiente fonduri pentru desfasurarea activitatilor. Fara convingerea ca aceasta afirmatie este corecta, organizatia nu va reusi sa implice voluntarii de o maniera eficienta. Sau nu pe temen lung. Voluntarii dau / si trebuie sa dea o alta dimensiune activitatilor decat cea data de angajati:

• • posibilitatea de a face mai multe decat prin simpla implicare a salariatilor - acest "mai mult" inseamna imbunatatirea serviciilor oferite, prelungirea programului de lucru, diversificarea serficiilor oferite etc.;
• • diversitate - voluntarii pot proveni din medii diferite fata de salariati. Ei pot fi studenti, pensionari, din diferite categorii sociale, de etnii diferite, fapt care va duce la mai multe puncte de vedere, mai multe idei, la o crestere a calitatii serviciilor;
• • voluntarii pot aduce un plus fata de abilitatile angajatilor - de obicei voluntarii sunt recrutati tocmai pentru ca un salariat nu va avea niciodata toate abilitatile necesare desfasurarii activitatilor. Aceste abilitati pot fi foarte concrete: traducator, designer etc.;
• • deoarece voluntarii provin din diferite medii sociale, accesul in comunitate al organizatiei va fi mult mai usor.

Dupa ce ati identificat sarcinile pentru care va propuneti sa implicati voluntari, le-ati dat denumiri atractive si v-ati asigurat ca le-ati separat in activitati concrete (pentru a nu speria potentialii voluntari), redactati fise de post pentru fiecare pozitie.

Fisele de post pot avea acelasi format cu cele ale angajatilor organizatiei / institutiei (daca acestea exista) sau pot avea un tipar simplu. Pentru model vezi Anexa 3.

Atat realizarea listei de beneficii oferite de fiecare pozitie potentialilor voluntari cat si pasul urmator va vor fi de folos in recrutarea voluntarilor. Ganditi-va ce beneficii ar putea oferi fiecare pozitie in parte unei persoane care ar desfasura activitatea respectiva. De asemenea, identificati beneficiile pe care le poate oferi organizatia in general voluntarilor.

Exemplu:

Persoana care va activa ca si Asistent de relatii cu mass media va beneficia de experienta Coordonatorului relatiilor externe in a carui subordine va lucra. De asemenea, isi va dezvolta capacitatea de lucru in echipa, isi va perfectiona cunostintele de operare PC (in special baze de date), isi va crea legaturi stranse cu mass media locala si, ca toti voluntarii activi in organizatia noastra, va beneficia, la sfarsitul celor minim 6 luni de activitate, de o scrisoare care va confirma atat participarea la programele organizatiei cat si o analiza a performantei si o descriere a abilitatilor obtinute.

Dupa ce ati realizat fisele de post, inclusiv profilul candidatului, pasul urmator este sa realizati un profil al persoanei care ar putea raspunde cerintelor postului, care ar avea interesul de a desfasura activitatea respectiva si care ar avea timpul necesar. Acest profil va va ajuta la recrutarea voluntarilor, indicandu-va ce tip de persoana cautati, unde anume pot fi gasite persoanele care ar raspunde nevoilor organizatiei si care ar putea fi interesate.

Exemplu:

Pozitia de Asistent Relatii cu mass media ar putea fi atractiva pentru• studenti la jurnalistica sau alte specializari relevante pentru domeniul nostru de activitate care au nevoie de experienta si contacte profesionale;

• someri in cautrarea unui loc de munca care au nevoie de experienta, abilitati noi si recomandare;

• persoane excluse in mod traditional din alte activitati (pensionari, persoane cu dizabilitati etc.) care au nevoie de contact interuman si de o modalitate de a-si umple timpul liber.

Identificand aceste categorii, veti putea identifica de asemenea locul unde ar putea fi gasite persoanele care ar putea fi interesate de a desfasura activitatea specifica de voluntariat.

In final, puteti centraliza toate informatiile obtinute pe parcursul acestei etape intr-un tabel care sa va ajute sa aveti la indana toata informatia necesara pentru a trece la recrutarea voluntarilor. Puteti folosi urmatorul cap de tabel, sau va puteti crea propriul model:

Sarcina

In prezent este realizata? (da, nu, partial)

In prezent este alocata cuiva? (da, nu, partial)

Este dezirabila/ conforma cu misiunea noastra realizarea acestei sarcini? (da, nu)

Poate fi aceasta sarcina realizata de un voluntar? (da, nu, partial)

Pozitia in care ar putea fi inscrisa

Cunostinte, abilitati, calitati necesare pentru realizarea ei

Posibil Ce poate oferi organizatia/ pozitia unui voluntar?

Cine ar putea fi interesat de aceste lucruri?

Unde vom gasi persoana respectiva?

Elaborarea unui set de politici si proceduri privitoare la implicarea voluntarilor

Termenii de politici si proceduri ne sunt familiari tuturor. Cu toate acestea majoritatea dintre noi intampinam dificultati in a-i defini, in special atunci cand ne raportam la organizatiile si programele noastre.

In sensul in care sunt folositi in domeniul care ne intereseaza - implicarea voluntarilor - politica/politicile se refera la existenta unui document scris care indica un angajament al organizatiei fata de modul in care sunt implicati voluntarii in organizatie, inca dinainte ca acestia sa intre in contact cu organizatia.

Politica unei organizatii intr-un anumit domeniu reprezinta:

• declaratie de intentie ("Acesta este modul in care ne propunem sa implicam voluntari in activitatea organizatiei noastre");

• o declaratie de pozitie ("Acesta este modul in care noi facem activitatea X");

• o descriere a structurii de implicare a voluntarilor (modul in care organizatia recruteaza voluntari, ofera sprijin etc.).

Politica unei organizatii reprezinta punctul de plecare pentru toate activitatile organizatiei si se afla pe locul doi doar prin raportare la legislatia in vigoare si la statutul organizatiei.

Politica cu privire la implicarea voluntarilor a unei organizatii difera de un contract individual pe care organizatia il poate semna cu un voluntar avand in vedere faptul ca politicile sunt generale, sunt aplicabile tuturor voluntarilor, si sunt unilaterale - adica reprezinta pozitia organizatiei cu privire la acest aspect. Desi contractele de voluntariat au la baza prevederile politicii organizatiei cu privire la implicarea voluntarilor, contractul este este un angajament specific, bilateral, care implica atat organizatia cat si voluntarul si se refera la situatia specifica a voluntarului si la rolul sau in cadrul organizatiei.

Procedurile se refera la modul in care politicile sunt transpuse in practica in cadrul organizatiei.

Desi uneori este dificil sa delimitezi cele doua concepte, totusi politicile si procedurile sunt diferite si trebuie intelese si folosite ca atare.

Practic, politica reprezinta un principiu, un plan de actiune. Politicile ne dicteaza CE anume sa facem in anumite imprejurari. Procedurile reprezinta o serie de pasi necesari in punerea in practica a politicilor. Ele ne indica CUM anume sa actionam pentru a ne incadra, in fiecare situatie, in sfera politicilor.

Existenta unei politici coerente cu privire la implicarea voluntarilor ofera avantaje si beneficii specifice atat organizatiei cat si voluntarilor. Rolul politicii cu privire la implicarea voluntara, ca si al celorlalte politici dezvoltate de organizatii, este de a maximiza eficienta si de a scadea riscurile.

Beneficii pentru organizatie:

• • claritate: toata lumea stie ce se intampla;
• • consecventa: toata lumea este tratata in mod egal;
• • economie de timp: politica serveste ca punct de plecare in luarea deciziilor, nefiind nevoie ca fiecare situatie specifica sa necesite discutii prelungite;
• • depersonalizeaza procesul de luare a deciziilor: se evita acuzele de favoritisme si/ sau discriminare;
• • eficienta: fiecare persoana stie unde anume sa se adreseze pentru diferite probleme (deconturi, etc).

In plus, existenta unui set de politici demonstreaza - in masura in care este si aplicata - profesionalismul organizatiei.

Beneficii pentru voluntari:

• • siguranta: stiu intotdeauna care este pozitia lor;
• • previne conflicte: se reduce posibilitatea izbucnirii unor conflicte cu angajatii sau cu beneficiarii;
• • satisfactie: satisfactia resimtita de voluntari cu privire la aderarea la o organizatie profesionista;
• • claritate: voluntarii isi vor cunoste mai bine drepturile si responsabilitatile; ei vor sti unde sa se adreseze in cazul in care au o plangere. De asemenea, cand noi voluntari intra in organizatie, isi gasesc mai usor locul;
• • consecventa: voluntarii vor fi tratati cu consecventa si vor putea la randul lor sa aplice cu consecventa aceleasi tratamente;
• • respect: voluntarii se vor simti respectati si importanti pentru organizatie;
• • productivitate: voluntarii isi vor putea desfasura activitatea fara a intrerupe mereu supervizorul sau alte persoane pentru a lua decizii referitoare la actiunile sale;
• • depersonalizarea conflictului: se evita acuzele de favoritisme si/ sau discriminare;
• • angajament: voluntarii vor fi mai atasati de organizatie atunci cand se simt apreciati, protejati si importanti pentru organizatie.

Ce curpinde un set de proceduri cu privire la implicarea voluntarilor?

Un set de politici cu privire la implicarea voluntarilor cuprinde atat politici generale de implicare a voluntarilor, cat si politici specifice.

Politici generale, aplicabile voluntarilor, pot fi cele legate de:

• • mentinerea confidentialitatii;
• • evitarea conflictului de interese;
• • folosirea afilierii la organizatie in alte contexte;
• • luarea de pozitii in numele organizatiei;
• • relatiile voluntari - clienti si voluntari - angajati;
• • dreptul voluntarilor de a spune nu;
• • folosirea de alcool si droguri in incinta organizatiei sau in timpul derularii activitatii de voluntariat;
• • modalitati de actiune in cazuri de hartuire sexuala;
• • accesul la informatii al voluntarilor;
• • promovarea multiculturalismului.

Politicile specifice implicarii voluntarilor pot fi cele legate de:

• • diferentierea dintre sarcinile specifice angajatilor si sarcinile pentru voluntari;
• • elaborarea fiselor de post;
• • protectia muncii;
• • recrutarea;
• • intervievarea;
• • selectia;
• • solicitarea de caziere;
• • verificarea referintelor/recomandarilor;
• • perioada de proba;
• • alocarea sarcinilor potrivite persoanelor potrivite (matching);
• • orientarea;
• • instruirea;
• • formarea continua;
• • recunosterea meritelor voluntarilor;
• • supervizarea;
• • prezenta;
• • absenta;
• • evaluarea voluntarilor;
• • concedierea;
• • formularea de plangeri;
• • mentinerea evidentei activitatii voluntarilor;
• • evaluarea programului de voluntariat;
• • reguli de imbracaminte;
• • asigurari, etc.

Procedurile se pot referi la:

• • dezvoltarea si revizuirea politicilor;
• • revizuirea sistemului de management al voluntarilor,
• • verificari de cazier;
• • accesul la informatii confidentiale:
• • utilizarea asigurarilor, utilitatilor si resurselor organizatiei;
• • plangerile din partea voluntarilor;
• • planificarea si efectuarea unui audit;
• • recompensarea voluntarilor;
• • feedbackul oferit voluntarilor;
• • rambursarea cheltuielilor;
• • verificare documentatiei, etc.

2.3.2. Cum se elaboreaza un set de politici si proceduri?

Se pot delimita un numar de opt etape in elaborarea unui set de politici:

• cercetarea - studiati politicile altor organizatii;
• consultarea - implicati cat mai multi voluntari si membri posibil, inclusiv pe cei din structurile de conducere. Discutati de ce doriti sa implicati voluntari, ce indatoriri au acestia si ce presupune munca lor ;
• •stabilirea politicilor de care are nevoie organizatia - in general in domeniile in care exista un factor de risc, in care trebuie articulata si comunicata pozitia organizatiei, in care exista probleme la momentul actual ;
• prioritizarea politicilor - dupa stabilirea listei de politici, ierarhizarea acestora va duce la stabilirea agendei de lucru pentru dezvoltarea setului de politici ;
• •scrierea politicilor - folositi un limbaj cat mai clar si mai concis ;
• •aprobarea politicilor - depinde de la organizatie la organizatie, in functie de structura organigramei. Aprobarea poate trece prin filtrul consiliului director, a directorului executiv sau doar a comitetului alcatuit si convocat special pentru aprobarea acestor politici ; • distribuirea - publicizarea politicilor adoptate in randul celor care trebuie sa le cunoasca si sa le respecte/aplice ;
• •revizuirea periodica - stabiliti felul in care aceasta politica va fi evaluata revazuta pentru a afla daca a fost sau nu eficienta.

Aspecte de care trebuie sa va asigurati atunci cand dezvoltati un set de politici si proceduri referitoare la implicarea voluntarilor:

• • politica reflecta intentia si gradul de dedicare al organizatiei fata de implicarea voluntarilor ;
• • politica respecta standardele impuse de legea voluntariatului si alte acte normative din domeniu ;
• • politica privind implicarea voluntarilor a fost adusa la cunostinta intregii organizatii si facuta publica, asiguranduse intelegerea ei de catre toti factorii implicati ;
• • politica acopera toate domeniile cheie ale implicarii voluntarilor;
• • politicile referitoare la voluntari sunt consistente cu politicile generale ale organizatiei;
• • formularile din cadrul documentului sunt simple si clare;
• • politica a fost adusa la cunostinta voluntarilor si este disponibila acestora spre consultare (inclusiv in cadrul ghidului voluntarului);
• • fiecare politica din cadrul documentului este sustinuta de procedurile aferente;
• • procedurile sunt suficient de explicite in ceea ce priveste implementarea politicilor;
• • procedurile au fost comunicate si puse la dispozitia angajatilor si a voluntarilor;
• • procedurile sunt formulate simplu si clar, in concordanta cu un format prestabilit;
• • politicile si procedurile sunt evaluate si revizuite la intervale regulate, pentru a le asigura eficienta;
• • in document sunt specificate si procedurile privind evaluarea si revizuirea periodica a politicilor si procedurilor. Aceste proceduri trebuie sa asigure ca: o schimbarile sunt facute pe baza unor nevoi reale de schimbare; o revizuirile sunt comunicate tuturor partilor implicate; o revizuirile sunt implementate si mentinute;
• • exista specificate in document modalitatile de a lua in considerare si incorpora in document opiniile voluntarilor (la momentul revizuirii politicilor);
• • toate modificarile aduse politicilor si procedurilor sunt inregistrate si arhivate pentru consultare ulterioara.

Cateva sugestii pentru modalitatea de exprimare in scrierea politicilor si procedurilor:

• • folosirea unui ton imperativ si direct;
• • adresare la timpul prezent (mai rar la viitor, deoarece diminueaza claritatea mesajului);
• • utilizarea diatezei active ("X supervizeaza Y", in loc de "Y este supervizat de X").

2.3.3. Cateva consideratii finale

• • rigiditatea nejustificata a politicilor si procedurilor pot genera retineri la nivelul voluntarilor;
• • probabil veti intampina rezistenta in momentul in care veti incerca sa impuneti unor voluntari existenti un nou set de politici si proceduri;
• • este important sa explicati necesitatea existentei unui set de politici si proceduri;
• • este nevoie sa folositi un limbaj accesibil;
• • este important sa realizati un rezumat pe care sa il prezentati noilor voluntari in procesul de recrutare/ orientare;
• • este important sa aveti o varianta a setului de politici si proceduri si inregistrata pe caseta audio pentru persoanele cu deficiente de vedere.

2.4. Numirea /angajarea unui coordonator de voluntari Rolul coordonatorului de voluntari este esential pentru succesul unei organizatii care alege sa implice activ si eficient voluntari in vederea realizarii misiunii organizatiei.

Responsabilitatile principale ale coordonatorului de voluntari includ:

Responsabilitati referitoare la gestionarea voluntarilor:

• • de a pregati organizatia pentru implicarea voluntarilor;
• • de a pregati materialele publicitare, comunicatele de presa si de a mentine legatura cu presa si pentru promovarea programului de voluntariat;
• • de a recruta, intervieva si selecta voluntarii;
• • de a se asigura ca este respectata legislatia si ca sunt respectate principiile legate de non discriminare;
• • de a planifica si organiza programe pentru orientarea si instruirea noilor voluntari;
• • de a asigura decontarea costurilor voluntarilor;
• • de a evalua rezultatele muncii voluntarilor;
• • de a oferi sprijin voluntarilor la nevoie;
• • de a mentine legatura cu voluntarii prin buletinul organizatiei, intalniri, etc.

Responsabilitati referitoare la angajati:

• • de a asista angajatii organizatiei in vederea identificarii nevoii de voluntari;
• • de a instrui angajatii in ceea ce priveste munca in echipa cu voluntari si supervizarea voluntarilor, etc.

Responsabilitati administrative:

• • de a mentine la zi informatiile si datele cu privire la implicarea voluntarilor in programele organizatiei;
• • de a redacta rapoarte cu privire la implicarea voluntarilo;
• • de a organiza evenimente prin care organizatia si angajatii sa isi manifeste aprecierea fata de sprijinul adus de voluntari;
• • de a administra bugetul referitor la implicarea voluntarilor, etc.

Pentru a face fata cu succes acestor responsabilitati, coordonatorul de voluntari ar trebui sa intruneasca (cumulativ, daca e posibil) urmatoarele conditii:

• • sa fie empatic si sa stie cum sa reactioneze in diferite situatii;
• • sa aiba cunostinte de managementul voluntarilor;
• • sa stie sa se automotiveze si sa ii motiveze pe altii;
• • sa fie o prezenta calda si sa stie sa foloseasca aceasta calitate in postura de coordonator de voluntari;
• • sa fie creativ si sa nu fie rigid;
• • sa nu se multumeasca cu putin - deci sa aiba dorinta de a se ameliora pe sine si programul de voluntariat in mod continuu;
• • sa fie flexibil si capabil sa se adapteze rapid la situatii noi;
• • sa stie sa integreze elemente de joc si distractie atat in activitatile profesionale cat si in sfera invatarii (in sesiunile de instruire);
• • sa aiba capacitatea de a lucra in conditii de stress/sub presiune;
• • sa aiba abilitatea de a duce la bun sfarsit lucrurile incepute si de a se concentra asupra esentialului;
• • sa aiba capacitatea de a vedea ansamblul fara a pierde din vedere detaliile.

Dupa ce ati identificat persoana, investiti in formarea acesteia: banii cheltuiti pe instruire, participare la conferinte de specialitate, abonamente la reviste de specialitate, participarea la grupuri de lucru ale coordonatorilor de voluntari etc. sunt o investitie nesemnificativa pe langa beneficiile (in termeni de succcese ale organizatiei) pe care vi le vor aduce coordonatorii prin munca lor.

2.5. Redactarea documentelor necesare

Inainte de a trece la etapa urmatoare - recrutarea voluntarilor - este important sa mai parcurgeti un ultim pas, de o importanta esentiala: redactarea documentelor si instrumentelor necesare in munca curenta cu voluntarii. Organizatiile cu vechime si-au dezvoltat propriile documente de lucru, adaptate specificului de activitate.

Documentele si instrumentele necesare trebuie sa acopere toate ariile lucrului cu voluntarii:

• • recrutare;
• • instruire/orientare;
• • supervizare si monitorizarea progresului;
• • evaluare;
• • recunoasterea meritelor voluntarilor.

De asemenea, pe langa aceste arii specifice, organizatia trebuie sa dispuna si de formularele necesare evaluarii eficientei programului de voluntariat per ansamblu, a integrarii programului in organizatie, evaluarea relatiei voluntarilor cu angajatii, etc.

O publicatie care se impune a fi editata de catre organizatie, in vederea pregatirii pentru primirea voluntarilor, este Ghidul Voluntarului. Acesta ia forma unei colectii de informatii si documente adresate noilor voluntari. Ghidul prezinta organizatia si va fi distribuit voluntarilor, pentru orientarea preliminara si ca material de studiu si orientare pe parcurs.

De ce este nevoie de un ghid al voluntarului?

• • pentru a comunica voluntarilor informatii despre organizatie; • pentru a transmite clar, direct si in forma scrisa asteptarile de la voluntari si responsabilitatile acestora;
• • pentru a prezenta voluntarilor organizatia de o maniera pozitiva astfel incat sa ii ajute in acomodare prin oferirea de informatii care le pot indica rolul si locul lor in organizatie;
• • pentru a va asigura de distribuirea uniforma a informatiilor despre politici si proceduri in randul voluntarilor;
• • pentru a avea o baza comuna de referinta in cazul unor dispute/conflicte.

Ce este recomandat sa cuprinda ghidul voluntarului?

Sectiunea 1:

• •Informatii despre organizatie in general:

• introducere/ bun venit; o scurt istoric al organizatiei;
• organigrama/ structura organizatiei;
• lista cu toata echipa (nume, responsabilitati, contacte);
• misiunea si viziunea;
• descrierea pe scurt a serviciilor/programelor;
• profilul clientilor (beneficiarilor);
• surse de finantare si bugetul anual (pe scurt).

Sectiunea 2: •

• Informatii despre voluntariat in cadrul organizatiei respective: 

• rolul voluntarilor in organizatie;
• programe si servicii in care se implica voluntari;
• cum sa incepi;
• fise de post ale voluntarilor;
• roluri si responsabilitati;

Sectiunea 3:

• • Politici si proceduri ale organizatiei:

• reguli generale;
• codul de etica al organizatiei;
• practici de management;
• asteptari legate de rezultate;
• actiuni disciplinare;
• concedierea.

2.6. Planificarea bugetului pentru implicarea voluntarilor

Implicarea voluntarilor in organizatie nu este lipsita de costuri. Desi voluntarii sunt resurse umane care implica costuri substantial mai scazute decat resursele umane salariate, raman aceleasi costurile legate de asigurarea spatiului de lucru si a altor resurse.

De aceea importanta planificarii bugetului alocat programului de voluntariat nu trebuie minimizat. Categoriile de fonduri care trebuiesc alocate nu sunt cu mult diferite de cele necesitate de programele desfasurate de salariati:

Se pot delimita costuri legate de:

• Personal o Coordonator de voluntari

• Costuri de functionare:

• Mobilier si echipament;
• Comunicatii (telefon, internet, posta);
• Consumabile (de exemplu pentru imprimarea si fotocopierea formularelor, a certificatelor, a ghidului voluntarului, diplomelor, buletinului voluntarilor, etc.);
• Achizitionarea de publicatii, carti pentru dezvoltarea profesionala a coordonatorului de voluntari si chiar a voluntarilor;
• Asigurare o Recompense (cadouri, mancare, organizarea de evenimente)
• Fonduri pentru rambursarea cheltuielilor voluntarilor
• Transportul coordonatorului sau al voluntarilor la locul activitatii.
• Instruirea voluntarilor (plata instructorilor, inchirierea aparaturii, etc).

• Cheltuieli neprevazute.

Anexe

Anexa 1

Model de scrisoare de bun venit pentru voluntari

Antetul organizatiei [...]

In atentia: [...]

Draga [...]

Iti multumim pentru alegerea de a te alatura echipei unite a organizatiei [...]. Suntem extrem de incantati sa te avem alaturi intr-o organizatie care apreciaza dedicarea voluntarilor, care a ales sa deserveasca cu profesionalism [grupul vostru tinta]. Activitatile pe care le desfasuram in [zona geografica in care activeaza organizatia], sunt esentiale pentru ca [detaliati]. Iar implicarea ta, ca voluntar, ne va ajuta sa ne apropiem cu inca un pas de scopul organizatiei noastre, acela de a [misiunea organizatiei] .

Pentru noi este o onoare si un privilegiu sa te avem alaturi, iar in acest sens, suntem pregatiti sa facem totul pentru a face experienta ta alaturi de noi utila nu doar pentru beneficiarii nostri ci si pentru tine personal.

Iti multumim inca o data pentru alegerea facuta si te asigur de sprijinul meu personal dar si al [numele coordonatorului de voluntari] astfel incat sa consideri experienta in cadrul organizatiei noastre ca un succes.

Cu prietenie, [semnatura presedintelui [semnatura coordonatorului /directorului] de voluntari ] [numele in clar] [numele in clar] [telefon, email] [telefon, email]

Anexa 2

Analiza nevoii de voluntari

• Crezi ca in momentul de fata activitatile desfasurate de organizatia noastra sunt de natura sa conduca la realizarea obiectivelor organizatiei? ô€‚‰ Da ô€‚‰ Nu

• Daca nu, in ce domenii am putea sa facem mai mult? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

• Crezi ca in acest moment raspundem nevoilor clientilor nostri? ô€‚‰ Da ô€‚‰ Nu

• Daca nu, ce am putea face mai mult? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

• Reusesti sa faci tot ce iti propui/ tot intra in responsabilitatea ta? ô€‚‰ Da ô€‚‰ Nu

• Daca nu, in ce domenii ai avea nevoie de ajutor? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

• Ce ti-ar place sa faci in plus sau sa incepi - in cadrul organizatiei - daca ar exista resursele necesare? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

• Care este impresia ta generala referitoare la voluntari: ô€‚‰ sunt o resursa valoroasa ô€‚‰ pot avea rezultate bune daca sunt gestionati corect ô€‚‰ nu prea au o contributia semnificativa la atingerea misiunii organizatiei ô€‚‰ incarca suplimentar angajatii cu noi responsabilitati

• Crezi ca voluntarii pot contribui semnificativ la realizarea obiectivelor organizatiei? ô€‚‰ Da ô€‚‰ Nu

• Crezi ca este posibil ca prin implicarea voluntarilor activitatea ta sa devina mai eficienta? ô€‚‰ Da ô€‚‰ Nu

• Explica: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

• Iti doresti sa lucrezi cu voluntari? ô€‚‰ Da ô€‚‰ Nu

Comentarii: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Anexa 3

Model de fisa a postului

Titlul pozitiei: titlul pozitiei trebuie sa fie cat de reprezentativ pentru activitatea pe care o va depune voluntarul. Exemplu: Asistent relatii cu mass media

Scopul pozitiei: (descrie modul in care pozitia respectiva contribuie la atingerea misiunii organizatiei/institutiei)

Programul de lucru si durata: programul zilnic sau saptamanal sau lunar Exemplu: Program: 4 ore / saptamana pe o perioada de cel putin sase luni

Locul de desfasurare a activitatii: cat % la sediu, cat % pe teren Exemplu: Locul de desfasurare a activitatilor - 100% la sediul organizatiei

Relatiile in cadrul organizatiei: cu cine colaboreaza persoana, cui i se subordoneaza (deci cui este dator sa ii inainteze rapoarte de activitate) si pe cine are in subordine Exemplu: Se subordoneaza Coordonatorului Departamentului relatii externe

Responsabilitati principale: descrie principalele responsabilitati ale persoanei care va ocupa pozitia respectiva Exemplu: Activitatea Tipul

• monitorizarea presei si extragerea tuturor permanenta articolelor legate de organizatie si de domeniul specific de activitate al organizatiei

• constituirea si mentinerea la zi a unui dosar permanenta de presa

• constituirea si mentinerea la zi a unei baze permanenta de date cu contactele din presa

• redactarea de communicate de presa ocazionala

• organizarea de conferinte de presa ocazionala

Abilitati necesare: lista abilitatillor, cunostintelor, calitatilor etc. necesare pentru buna realizare a activitatii Exemplu: cunostinte operare PC, cunostinte relatii cu mass media, cunostinte organizare, spirit organizatoric, persoana ordonata

Bibliografie

1. Connors, T.D. (Ed.). Volunteer Management Handbook. John Wiley & Sons , Inc., USA.

2. Graff L., By definition - policies for volunteer programs - a manual for executive directors, board memebers and managers of volunteers.

3. Developing a volunteer policy. Camden Volunteer Bureau.

4. Get it right from the start. Volunteers policies- the key to diverse volunteer involvement for everyone who works with volunteers. National Volunteer Center.

5. James C. Fisher, Kathleen M. Cole, Leadership and management of volunteer programs - a guide for volunteer administrators.

6. McCurley, S.& Vineyard, S., Measuring up Assessment tools for volunteer programs.

www.voluntariat.ro