Inregistrarea unui ONG Pas cu Pas (Moldova)

Nota bene: Acest ghid descrie procesul de inregistrare a unui ONG in Republica Moldova.

Ghidul este destinat persoanelor care au decis sa creeze o asociatie obsteasca si prezinta in ordine cronologica, etapele care trebuie urmate pentru infiintarea unei organizatii non-profit, conform ultimelor actualizari legislative si se refera la asociatii, formele cel mai des intilnite ale asocierii cetatenesti. Ghidul cuprinde lista actelor necesare pentru inregistrare, dar si informatii cu privire la institutiile abilitate sa le elibereze, referinte cu privire la acte normative si surse de unde acestea pot fi accesate.

Scopul ghidului este facilitarea accesului cetatenilor la informatia cu privire la modalitatea de inregistrare a organizatiilor neguvernamentale.

INTRODUCERE

Crearea si existenta organizatiilor necomerciale este o consecinta a realizarii dreptului la asociere, consacrat de art. 21 din Declaratia Universala a Drepturilor Omului, art. 22 din Pactul International cu privire la Drepturile Civile si Politice din 16 decembrie 1966, precum si de Constitutia Republicii Moldova prin care este garantata libertatea opiniei si exprimarii (art. 2), libertatea intrunirilor (art. 40), libertatea partidelor si altor organizatii social-politice (art. 1), dreptul de filiere in sindicate etc.

Notiuni

Asociatia obsteasca este o formatiune benevola de sine statatoare, autogestionara, constituita prin libera manifestare a vointei cetatenilor asociati pe baza comunitatii de interese profesionale si/sau de alta natura, in vederea realizarii in comun a drepturilor civile, economice, sociale si culturale, care nu are drept scop obtinerea profitului. Asociatii obstesti se considera asociatiile pacifiste, de aparare si de promovare a drepturilor omului, asociatiile de femei, de veterani, de invalizi, de tineret si de copii, societatile stiintifice, tehnice, ecologiste, cultural-educative, sportive, uniunile de creatie, comunitatile national-culturale, alte asociatii ale persoanelor fizice si/sau juridice (asociatii obstesti) legal constituite. Aceasta definitie se contine in textul Legii nr. 837/1996 cu privire la asociatiile obstesti.

Actiuni preliminare, Proiectul

Inainte de inceputul procedurii de inregistrare discutati in cadrul grupului de initiativa asupra ideii de a crea asociatia obsteasca, stabiliti asupra denumirii organizatiei, scopurilor si obiectivelor (apararea drepturilor, dezvoltarea activismului social, satisfacerea intereselor profesionale sau de amatori etc.), modalitatile (activitatile) prin intermediul carora asociatia obsteasca va atinge scopurile propuse si isi va realiza obiectivele, raza teritoriala (localitate, raion, republica) in limitele careia isi va desfasura activitatile.

Determinati componenta si numarul de fondatori a viitoarei asociatii si intrunirea de catre acestia a conditiilor prevazute de legislatie - varsta corespunzatoare, dreptul de a fi fondator al asociatiei, permis de sedere in cazul in care este cetatean strain sau apatrid. Asociatiile obstesti se constituie din initiativa fondatorilor care pot fi persoane fizice - cetateni cu capacitate de exercitiu deplina si persoane juridice - asociatii obstesti.

Cadrul legal

Republica Moldova dispune de un cadru legal care are drept scop asigurarea respectarii dreptului la asociere. Principalele norme care garanteaza dreptul la asociere sunt:

• Constitutia RM

• Codul Civil al Republicii Moldova, aprobat prin Legea nr. 107/2002

• Legea nr. 837/1996 din 17.05.1996 cu privire la asociatiile obstesti, Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr. 6/54 din 23.01.1997

• Legea nr. 581/1999 din 30.07.1999 cu privire la fundatii, Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr. 118-119/556 din 28.10.1999

• Legea nr. 1420/2002 din 31.10.2002 cu privire la filantropie si sponsorizare, Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr. 185-189 din 31.12 2002

INREGISTRAREA PROPRIU ZISA

Verificarea denumirii

In urma hotararii de creare a Asociatei Obstesti de catre Adunarea de Constituire a Asociatiei, persoana care a fost desemnata sa reprezinte Asociatia pentru indeplinirea formalitatilor de inregistrare va depune la secretariatul Ministerului Justitiei sau la Directia partide politice si organizatii neguvernamentale o cerere de verificare a denumirii. Confirmarea ca denumirea noii asociatii nu se repeta se elibereaza in termen de 15 zile. In cazul in care denumirea se repeta, se elibereaza o negatie, in urma careia este necesara modificarea denumirii si repetarea procedurii.

Aveti posibilitatea de a rezerva denumirea asociatiei obstesti pe un termen de o luna, care poate fi prelungit la solicitare. Evidenta acestor denumiri se duce in registrul de rezervare a denumirilor la Ministerul Justitiei.

Pentru aprobarea denumirii trebuie sa tineti cont de urmatoarele conditii:

1. denumirea sa nu se repete cu cea a altor persoane juridice
2.sa nu contina abrevieri, doar denumirea completa a Asociatiei Obstesti
3.denumirea Asociatiei Obstesti sa nu aduca atingeri moralei publice, sentimentelor nationale si religioase ale cetatenilor (ex. sa nu fie utilizate cuvinte necenzurate)
4.Asociatia Obsteasca are dreptul sa foloseasca in denumirea sa numele unui cetatean numai cu acordul acestuia
5. denumirea trebuie sa contina o combinatie de elemente obligatorii si facultative.

Astfel in cazul Asociatiei Obstesti, elementul obligatoriu este de a indica forma organizational - juridica, in cazul de fata este vorba de €žasociatie obsteasca", alt element este de a evita folosirea de abrevieri in cadrul denumirii (denumirea asociatiei trebuie sa fie un cuvant sau o combinatie de cuvinte). Un alt element obligatoriu este de a nu folosi sau a cere solicitarea de a inregistra o asociatie obsteasca care are denumirea intr-o alta limba decat cea de stat. Elementul neobligatoriu este libera alegere a grupului de initiativa a denumirii asociatiei in contextul respectarii conditiilor stabilite de legislatia in vigoare.

Acte de constituire

Actul de constituire, elaborat si aprobat de fondatori in modul stabilit, reprezinta temeiul juridic si expresia consimtamantului privind infiintarea organizatiei necomerciale. Actul de constituire este un document ce materializeaza vointa fondatorului (fondatorilor) de a crea o organizatie necomerciala si in care sunt circumscrise limitele activitatii ei ca subiect de drept. Actul de constituire trebuie sa corespunda conditiilor stabilite de lege si sa aiba un cuprins predeterminat de dispozitiile legale.

Organizatia necomerciala in forma de Asociatie Obsteasca este creata printr-un singur document de constituire sub forma de statut. Statutul Asociatiei Obstesti are continutul stabilit de art. 18 din Legea nr. 837/1996.

Articolul 18. Statutul asociatiei obstesti
Statutul asociatiei obstesti trebuie sa prevada:
a) forma juridica de organizare a asociatiei;
b) denumirea asociatiei;
c) sediul asociatiei si teritoriul in limitele caruia ea isi desfasoara activitatea;
d) scopurile si sarcinile asociatiei, metodele de realizare a acestora, durata activitatii asociatiei obstesti;
e) conditiile si procedura de primire a noi membri in asociatia obsteasca, precum si cele de retragere din rindurile ei ;
f) drepturile si obligatiile membrilor asociatiei obstesti ;
g) structura asociatiei obstesti, procedura de constituire, denumirea exacta, structura, competenta si durata mandatului organelor de conducere, organelor executive, ale celor de control si revizie ale asociatiei, sediul acestora;
h) procedura de adoptare, de modificare si completare a statutului;
i) sursele, modul de formare si de folosire a proprietatii si a altor bunuri ale asociatiei obstesti; cuantumul cotizatiilor de membru ; organul care este in drept sa ia decizii cu privire la procurarea, distribuirea si instrainarea proprietatii;
j) procedura si termenele de convocare a adunarilor generale, conferintelor, congreselor;
l) procedura de constituire, statutul, structura si metodele de activitate ale organizatiilor primare ale asociatiei obstesti;
m) parametrii principali ai darii de seama financiare si modul in care aceasta este data publicitatii;
n) procedura de reorganizare si de incetare a activitatii asociatiei obstesti.
(2) Statutul asociatiei obstesti poate sa contina descrierea simbolicii asociatiei.
(3) Statutul asociatiei obstesti poate sa contina si alte prevederi referitoare la activitatea asociatiei, care nu contravin legislatiei.
(4) Statutul este semnat de catre toti fondatorii asociatiei obstesti in momentul constituirii acesteia.

Un model de statut este disponibil pe site-ul www.justice.gov.md la compartimentul €žinformatii de interes public".

Cenzorul sau Comisia de Cenzori ca organ de control si revizie

Controlul asupra activitatii economico - financiare a Asociatiei este efectuat de Cenzor sau de catre o comisie de cenzori, alesi de organul de conducere (Adunarea Generala) pe un termen determinat. Din componenta comisiei nu pot face parte membrii organelor executive (Consiliiul de Administrare).

Cenzorul analizeaza respectarea statutului Asociatiei, executarea deciziilor organului de conducere, organelor executive si prezinta concluzii pe marginea acestora organului suprem de conducere. Cenzorul controleaza oportunitatea si legalitatea utilizarii mijloacelor financiare ale Asociatiei, are dreptul sa ceara organelor executive date privind activitatea lor pe o perioada concreta, sa faca cunostinta cu toate actele, documentele, ce vizeaza activitatea Asociatiei.

Sediul

Legea prevede necesitatea existentei unui sediu pentru Asociatie. Sediul este un atribut care situeaza societatea in spatiu, in raporturile juridice la care participa. Necesitatile practice, dar si securitatea raporturilor juridice solicita existenta unui loc in care persoana juridica sa fie considerata intotdeauna prezenta, o asezare care sa permita contractarea ei in circuitul civil.

Sediul organizatiei necomerciale poate fi domiciliul unui fondator-persoana fizica ceea ce reprezinta varianta cea mai simpla cu conditia ca locuinta sa fie in proprietatea acestuia. Ulterior, in functie de obiectul de activitate, veti putea cauta un alt sediu, in care sa va puteti desfasura activitatea.

Pentru inregistrarea sediului este necesara o declaratie a proprietarului imobilului stabilit ca sediu, autentificata la notariat, prin care acesta pune la dispozitie spatiul respectiv ca sediu pentru Asociatie. Suplimentar se prezinta copia autentificata notarial a actului ce confirma dreptul de proprietate (contract de vinzare-cumparare sau extras din cartea de imobil).

Daca aveti la dispozitie un spatiu inchiriat, veti avea nevoie de contractul de inchiriere, in copie autentificata. In cazul imobilelor aflate sub ipoteca, este necesar acceptul oficial al bancii creditoare.

In cazul in care sediul va fi in incinta unei cladiri ce apartine unei institutii de stat, este necesar de prezentat o scrisoare de garantie eliberata de catre un membru din conducerea institutiei respective, prin care se acorda dreptul Asociatiei Obstesti de a activa in incinta acesteia, semnata de catre membrul respectiv, cu aplicarea stampilei institutiei respective si de copia hotararii de Guvern, prin care statul a acordat cladirea in folosinta institutiei respective, cu aplicarea stampilei.

Taxa de stat

Pentru inregistrarea asociatiei obstesti se percepe o taxa de stat in marime de 90 de lei. Taxa se achita de catre persoana fizica - fondator la orice filiala a Bancii de Economii.

Cont beneficiar 33114001, Cont trezorial 1156001/CUATM (CUTAM acest cod cuprins din 4 cifre este atribuit fiecarei organizatii de catre Biroul National de Statistica in functie de sediu, pentru Botanica - 0110, Buiucani - 0120, Centru - 0130, Ciocana - 0140, Riscani - 0150)

Dupa achitare, banca va elibereaza un document bancar care atesta achitarea taxei de stat.

Codurile statistice

Fisa de inregistrare pentru organizatiile obstesti va este oferita de catre Directia Partide si Organizatii Neguvernamentale dupa prezentarea actelor la Ministerul Justitiei. Cu aceste fise care contin informatii generale se adreseaza Biroului National de Statistica (str.Grenoble,106), care atribuie codul unic de identificare a intreprinderilor.

Prezentarea dosarului

In termen de o luna de la data aprobarii statutului de catre organul de conducere, Asociatia Obsteasca prezinta la Ministerul Justitiei, iar Asociatia Obsteasca locala la Consiliul raional in a carui raza teritoriala se constituie, urmatoarele acte:

a) Confirmarea denumirii asociatiei obstesti, eliberata de catre Ministerul Justitiei (str. 31 August, 82) in baza cererii solicitantului despre verificarea denumirii.
b) Cererea privind inregistrarea statutului, semnata de toti membrii organului de conducere ( de regula de membrii consiliului) al Asociatiei Obstesti, in care se va indica numele, prenumele si domiciliul fiecaruia.
c) Statutul, in trei exemplare, semnat de fondatori, cu indicarea datelor de identitate.
d) Doua copii de pe procesul-verbal al congresului (conferintei) de constituire sau adunarii generale, la care a fost adoptat statutul Asociatiei Obstesti. Procesul-verbal trebuie sa contina date despre constituirea Asociatiei Obstesti, aprobarea statutului, alegerea organelor de conducere, de control si revizie, desemnarea persoanei responsabile pentru inregistrare.
e) In cazul constituirii unei institutii obstesti sau a unei uniuni de asociatii obstesti, se prezinta contractul de constituire.
f) Date despre fondatorii asociatiei obstesti:
€¢ Pentru fondatori persoane fizice se prezinta lista care va include: numele, prenumele, anul nasterii, domiciliul, cetatenia persoanelor (autentificate prin semnaturile acestora) insotite de copiile buletinelor de identitate ale fondatorilor;
€¢ In cazul fondatorilor persoane juridice in lista se indica denumirea, numarul si data inregistrarii, codul fiscal, sediul, numele, prenumele reprezentantului, fiind anexate: copia de pe certificatul de inregistrare al statutului asociatiei obstesti si extrasul din procesul-verbal al sedintei organului de conducere autorizat al asociatiei obstesti, in care sa fie consemnata decizia de constituire a noii asociatii obstesti.
g) Declaratia prin care persoanele indicate la art.17 alin.(4) din Legea cu privire la Asociatiile Obstesti consimt la folosirea numelui cetateanului in denumirea Asociatiei Obstesti.
h) Actele ce atesta acordarea sediului
i) Documentul bancar care atesta achitarea taxei de stat
j) Fisele cu codul unic de identificare al organizatiei, eliberate de Biroul National de Statistica (str.Grenoble,106).
k) In cazul inregistrarii organizatiilor cu profil sportiv (federatiilor sportive nationale, asociatiilor si cluburilor sportive) se prezinta suplimentar avizul Agentia Sportului RM (Stefan cel Mare 162). Federatiile sportive nationale prezinta actele ce confirma constituirea federatiei de catre doua sau mai multe persoane juridice din ramura data de sport. In cazul in care Asociatia are ca membri persoane dintr-un anumit domeniu, atunci acestia trebuie sa prezinte un document care atesta faptul ca ei sunt implicati in acest gen de activitate (ex. daca se constituie Asociatia Medicilor, atunci membrii acestei asociatii pot fi doar medici).

Termenul de examinare

Termenul de inregistrare stabilit in Legea nr. 837/1996 este de 30 de zile. Termenul de inregistrare poate fi prelungit cu inca trei luni, daca €ža fost incalcata procedura de constituire".

Aminarea sau refuzul inregistrarii

In cazul aminarii inregistrarii, decizia trebuie sa mentioneze cauzele din care se amina inregistrarea statutului. Acest lucru li se comunica fondatorilor in scris, in termen de 3 zile.

Temeiurile pentru refuz se contin in dispozitiile Legii nr. 837/1996 cu privire la asociatiile obstesti.

Articolul 23. Refuzul de a inregistra statutul
(1) Inregistrarea statutului asociatiei obstesti se poate refuza din urmatoarele motive exceptionale:
a) statutul contravine Constitutiei Republicii Moldova, prezentei legi si altor acte legislative;
b) cerintele expuse in decizia de aminare a inregistrarii statutului nu sint indeplinite in termen de 3 luni;
c) anterior a fost inregistrat statutul unei asociatii obstesti cu aceeasi denumire;
d) cererea de inregistrare a statutului asociatiei obstesti a fost depusa inainte de expirarea unui an din ziua raminerii definitive a hotaririi instantei de judecata privind incetarea activitatii asociatiei respective;
e) organul de inregistrare constata ca documentele prezentate de asociatie contin informatie neautentica;
f) denumirea asociatiei obstesti atinge morala publica, sentimentele nationale si religioase ale persoanelor.

Refuzul de a inregistra statutul nu reprezinta un obstacol pentru depunerea repetata a documentelor pentru inregistrare. Cetatenii au dreptul de a ataca in instanta de contencios administrativ decizia emisa de Ministerul Justitiei sau a unui alt organ public in a carui competenta intra atributia de a inregistra Asociatia Obsteasca.

OPERATIUNI POST INREGISTRARE

Inspectoratul fiscal

Cu statutul si fisa statistica a asociatilor care isi au sediul in Chisinau, persoanele responsabile de inregistrare se deplaseaza la Inspectoratul Principal de stat pentru atribuirea codului fiscal permanent care urmeaza a fi inscriptionat pe certificatul de inregistrare. In cazul asociatilor care isi au sediul in afara orasului Chisinau, se vor deplasa la Inspectoratul teritorial de stat pentru atribuirea codului fiscal permanent pentru a fi ulterior inscriptionat in certificatul de inregistrare a Asociatiei.

Stampila

Pentru executarea stampilei trebuie sa va adresati la sectia asistenta inregistrari si radieri din cadrul Ministerului Dezvoltarii Informationale (tel: 50-48-48). Este necesar certificatul original si copia acestuia, o copie de pe extrasul care confirma calitatea de presedinte si copia buletinului de identitate a acestuia. Suplimentar veti completa o cerere tip, oferita de functionarii sectiei.

In cazul reprezentantului, acesta va prezenta copia propriului buletin de identitate si o procura care ii permite sa reprezinte solicitantul in toate instantele de stat.

Cont Bancar

Conform Regulamentului despre deschiderea, modificarea si inchiderea conturilor la bancile autorizate din RM, Hotarire BNM Nr.297 din 25.11.2004, pentru deschiderea conturilor intreprinderile de tip S.A., SRL, Asoc. Obst., trebuie sa prezinte urmatoarele documente:

1. Cererea de deschidere a contului in forma stabilita de banca;
2. Statutul, actul de constituire (originalul si copia);
3. Contractul de constituire sau declaratia de constituire, decizie (originalul si copia);
4. Certificatul de inregistrare a intreprinderii, emis de catre Ministerul Justitiei;
5. Certificatul de atribuire a codului fiscal, emis de catre Inspectoratul Fiscal de Stat sau a documentului recunoscut ca atare (originalul si copia );
6. Extrasul din Registrul de Stat al intreprinderilor si organizatiilor, eliberat de Camer Inregistrarii de Stat (originalul);
7. Fise cu specimentele semnaturii si amprenta stampilei - legalizata notarial - 2 ex.

CNAM - Compania Nationala de Asigurari in Medicina

Contractul de asigurare obligatorie de asistenta medicala cu Agentia Teritoriala a CNAM se incheie in termen de 15 zile de la data angajarii primului salariat.

Pentru incheierea contractului, administratorul organizatiei sau reprezentantul imputernicit se prezinta cu urmatoarele:
a) Fisa contribuabilului (formular 2-15/f)
b) Certificatul de inregistrare cu atribuirea IDNO (original si copie)
c) Instiintarea despre luarea la evidenta fiscala, statistica, medicala si sociala, care este anexata la Statut
d) Stampila
e) Discheta / CD / Flash
g) actele de constituire (original si copie)
h) certificatul bancar (original)
i) certificatul de atribuire a codurilor statistice (original si copie)

CNAS - Comisia Nationala de Asigurari Sociale

In termen de 10 zile de la data inregistrarii se prezinta la oficiul teritorial CNAS cu urmatoarele documente: Certificatul de inregistrare (original si copie), Fisa cu codurile statistice, certificatul bancar, certificatul de atribuire a codurilor fiscale. De vazut legea 485 din 2005.

GHIDUL ONG a fost realizat pentru Directia Partide si Organizatii Neguvernamentale din cadrul Ministerului Justitiei. Opinia autorului poate sa nu coincida cu opinia oficiala a Ministerului Justitiei.