Apel Public pentru închirierea serviciilor de echipament și logistică pentru desfășurarea activităților în cadrul Săptămânii Tineretului 2024 (Caravana Tineretului, Conferința Națională a Tinerilor și Festivalul Tineretului 2024)

Apel Public pentru închirierea serviciilor de echipament și logistică pentru desfășurarea activităților în cadrul Săptămânii Tineretului 2024 (Caravana Tineretului, Conferința Națională a Tinerilor și Festivalul Tineretului 2024). 

 Context: Consiliul Național al Tineretului din Moldova (CNTM) organizează anual Săptămâna Tineretului,  cu evenimente de amploare dedicat tinerilor din întreaga țară. Scopul acestor activități este de a sărbători rolul tinerilor, de a promova implicarea activă a tinerilor în menținerea păcii și securității și să demonstrăm că tinerii, datorită viziunii pe care și-au construit-o, pot deveni agenți ai păcii, toleranței și schimbării comunitare. Sub paravana Săptămânii naționale a tineretului se vor organiza activitățile în cadrul Caravanei Tineretului vor avea loc în 11-14 august în localitățile Cahul, Comrat, Leova, Cimișlia și Șoldănești; Conferința Națională a Tinerilor va avea loc în data de 16 august în Chișinău și Festivalul Tineretului 2024 în data de 17 august va avea loc la fel în Chișinău și se așteaptă să adune un număr semnificativ de tineri și participanți din toată Moldova. În acest sens CNTM prin prezenta invită toți furnizorii interesați să participe la acest Apel Public pentru închirierea serviciilor de echipament și logistică necesare pentru desfășurarea tuturor acestor activități. 

 Scopul acestui apel este de a selecta un furnizor de servicii specializate pentru organizarea activităților din cadrul caravanei tineretului, care va asigura organizarea logistică și închirierea echipamente , spații, transport, echipe de tinere talente în muzică pentru desfășurarea Activităților din cadrul Săptămânii Tineretului din data de 11-17 august. 

Responsabilității/necesitățile divizate per tip de activitate, după cum urmează: 

I. În cadrul activităților din Caravană 11-14 august în localitățile Cahul, Comrat Leova, Cimișlia și Șoldănești,  CNTM  solicită următoarele servicii: 

11 august -Ziua Internațională a Tineretului- Cahul 

- Organizarea Transport Autocar pentru 50 persoane cu destinația Chișinău-Cahul-Chișinău ( în aceiași zi ) 

- Alimentare participanți (50)  -11 august în drum spre Cahul Snak , amiază și seara înainte de plecare spre Chișinău (mâncare la pachet) 

-Cazare Echipa CNTM ( 3 persoane/1 noapte / camere single separate) ( Noaptea în Cahul de pe 11 spre 12 august ).  

Extindere în Regiuni (12-15 august) - Comrat, Cimișlia, Leova și Șoldănești 

-Cazare Echipa CNTM ( 3 persoane/3 nopți camere single separate ) 

- punerea la dispoziție a spațiului pentru desfășurarea unei dezbateri publice și zona concert și echiparea acesteia 

-Alimentare echipa CNTM 3 persoane/3 mese pe zi/3 zile 

Servicii generale din Caravană (12-15 august) 

-Transport microbuz pasageri (trupa muzicală + staff )18 locuri ( chirie buc / zi x  4 zile ) 

-Transport microbuz marfar ( chirie buc / zi x 4 zile ) 

- O mașină pasageri / Combustibil ( pentru 5 zile ) 

Echipament Tehnic/mobilier 

-Chirie Selfie Box ( chirie buc / zi x 4 zile ) x1 Manager selfie box 

-Chirie echipament Sunet ( chirie buc / zi x 4 zile )- x1 Sunetist 

-Chirie lumini artistice ( chirie 6 buc / zi x 4 zile ) 

-Chirie lumini de ambianță ( 50-60 metri/ zi x 4 zile) 

-Chirie cort 8x4m ( chirie 1 buc / zi x 4 zile) 

-Chirie mese ( chirie 5 buc / zi x 4 zile ) 

-Chirie scaune ( chirie 15 buc / zi x 4 zile) 

-Generator x 4 zile 

Resurse Umane/cazare/alimentare staff 

Music band ( cca 2 ore x la 4 evenimente regionale (12-15 august) ) 

Hotel 3* Cazare staff ( șofer, sunetist, fotograf, manageri x2, hamali x2, manager selfie box ) 15 persoane (4 nopți) 

x2 Hamali (cu o zi în plus câte 0.5 zi pentru încărcare și descărcare la Chișinău) 

x1 Fotograf (4 zile) 

Alimentare Staff (9 persoane staff + 4 music band) doua mese pe zi , 4 zile 

Apă potabilă, butelii cu pompă de 19 L, 4 unități. 

Pahare de unică folosință (500)  

Tipar 

Stegulețe colorate decorative 200 metri ( 10 fiștii câte 20 metri ) 

Tipar logo CNTM pe microbuze și mașini , 4. 

II. Conferința Națională a Tinerilor din 16 august - Chișinău  

Furnizorul selectat va avea următoarele responsabilități: 

• Identificarea și punerea la dispoziție a sălii de conferințe în Chișinău unde o să fie desfășurată activitatea pentru cca 100 persoane. Evenimentul urmează să aibă a câte 2 sesiuni paralele, prin urmare se cere o sală mare cu capacitate de 100 persoane, și alta de 50 persoane.  

• Asigurarea sălii cu echipament tehnic (echipament audio, proiector, laptop, conexiune la internet prin wi-fi), asigurând funcționarea corectă și în siguranță a acestuia pe întreaga durată a Conferinței. 

• Asigurarea asistenței tehnice și personalului calificat pentru a gestiona și supraveghea corect utilizarea echipamentului în timpul evenimentului. 

• Alimentare cu meniu variat pentru 100 participanți:  

• Organizarea Pauzei de cafea de bun venit   

• Prânz; 

• Pauză de cafea pe final; 

• Apă gazată/negazată (ambalat 0,5l) în sala de conferință. 

• Organizarea serviciului foto, video și editare. 

• Promovarea evenimentului pe social media - Serviciile de creare de conținut promoțional și promovare (online) a evenimentului. Minim 5 postări dezvoltate și promovate. 

III. Festivalul Tineretului 2024 din data de 17 august – Chișinău 

Furnizorul selectat va avea următoarele responsabilități:  

1. Servicii de închiriere a Scenei de mărimi medii 

2. Servicii de închiriere a ecranului LED  

3. Servicii de închiriere a echipamentului audio  

4. Servicii de închiriere a echipamentului pentru iluminarea scenei. 

 5. Tehnici pentru scena 

 6. Suport montare demontare scena  

7. Servicii de închiriere generatoare  

8. Servicii Electrice  

9. Branding zona forum  

10. Branding Intrare pe carcasă metalică la intrare  

11. Servicii de închiriere Cort pentru zona tehnica  

12. Servicii de închiriere Cort pentru zona info 

13. Servicii de închiriere Mese dreptunghiulare  în volum de 30 mese. 

14. Servicii de închiriere Scaune foldabile și bingbag-uri în volum de a câte 60 scaune și  bingbag-uri. 

15. Servicii de închiriere Cort pentru zona forum  

16. Servicii de închiriere Tomberoane  

17. Servicii de închiriere WC bio  

18. Servicii Live translare festival  

19. Servicii foto-video 

20. Servicii Transport Participanți (a câte 20 persoane) din regiunile țintă, și anume Cahul, Comrat Leova, Cimișlia și Șoldănești 

21. Servicii Alimentare Participanți, cca 130 persoane. 

22. Servicii de machetare și tipărire a materialelor promoționale  conform viziunii organizaționale a evenimentelor ce o propuneți. 

23. Servicii de vizibilitate și promovare a evenimentului - Serviciile de creare de conținut promoțional și promovare (online) a evenimentului. Minim 5 postări dezvoltate și promovate. 

24. Contractarea serviciilor unor echipe de muzicieni ce vor duce un concert de cca 3-4 ore. 

NOTĂ: Aceste sunt niște cerințe preliminare, iar în cazul disponibilitate a mai multor bugete dedicate pentru organizare și desfășurarea evenimentelor în cadrul ”Săptămânii Naționale a Tineretului”, numărul bunurilor și servicii solicitate ar crește corespunzător. 

Aceste cerințe asigură că furnizorul ales va fi capabil să ofere servicii profesionale și să contribuie la buna organizare a Festivalului Tineretului din data de 17 august. 

Ofertă financiară: Furnizorii sunt rugați să prezinte o ofertă financiară detaliată pe fiecare compartiment (I. Activitățile din Caravană 11-14 august în localitățile Cahul, Comrat Leova, Cimișlia și Șoldănești; II. Conferința Națională a Tinerilor din 16 august – Chișinău; III. Festivalul Tineretului 2024 din data de 17 august – Chișinău.) care să includă prețurile pentru fiecare serviciu oferit. Oferta trebuie să fie clară, transparentă și să cuprindă toate costurile asociate cu închirierea echipamentului tehnic, sală, pauză de cafea, Fourchet, servicii foto și cele de promovare etc 

Prețul va include bugetul fără și cu TVA, Taxe Vamale, Proceduri Vamale, în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr.246 din 08.04.2010 (1981) „Cu privire la aprobarea listei creditelor și granturilor acordate guvernului Republicii Moldova sau acordate cu garanție de stat din contul cărora vor fi importate, achiziționate mărfuri (lucrări, servicii) scutite de plata TVA, Taxa Vamală și taxa pentru efectuarea procedurilor vamale”. 

Cerințe față de candidat:  

Pentru a putea participa la acest apel, candidații trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:  

1. Să fie o companie sau furnizor cu experiență în organizarea  evenimentelor de amploare, un avantaj având cele ce au organizat evenimente de tineret, demonstrând astfel competența și capacitatea de a asigura servicii de calitate.  

2. Să poată furniza toate echipamentele specificate în cerințele apelul și să aibă disponibilitatea de a acoperi necesarul pentru evenimentul dat.  

3. Să aibă personal calificat și competent în echipa lor, capabil să ofere asistență tehnică și să gestioneze cu succes instalarea și utilizarea echipamentului.  

4. Să fie în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile privind închirierea echipamentului și mobilierului, precum și asigurarea corespunzătoare pentru evenimente. 

MODALITATEA DE PARTICIPARE ȘI SELECTARE  

Dosarul candidatului/ei trebuie să conțină: 

 - Copia Certificatului de înregistrare și lista fondatorilor și organele de conducere. 

- Oferta financiară cu și fără TVA, semnată și ștampilată conform cerințelor specificate în prezența cerere. 

- Conceptul și viziunea evenimentelor propuse spre organizate și metodologia de organizare a activităților contractate 

- În cazul contractării și procurării de bunuri și servicii ce cad sub incidența acestui tender, a se prezenta și certificatul de proveniență a bunurilor 

IMPORTANT: Dosarele incomplete nu se vor examina iar organizația contractată, pe final va prezenta un raport financiar ce sa-l prezentăm donatorilor CNTM. 

CRITERII DE EVALUARE 

- Disponibilitatea, termenii de livrare a bunurilor și serviciilor solicitate 

- Corespunderea specificațiilor cu cele solicitate și termenul garanției acordat 

- Oferta financiară 

- Viziunea și metodologia de organizare 

- Reputația și experiența în domeniu 

- Organele de conducere și fondatorii aplicantului nu sunt în lista internațională de sancțiuni. 

Dosarul va fi expediat la adresa corespondenta@cntm.md cu mențiunea „Festivalul Tineretului” în subiectul mesajului.  

Deadline pentru depunerea dosarului: 30 iunie 2024. 

Pentru informații suplimentare, nu ezitați să contactați persoana responsabilă de organizare, la adresa de e-mail: vadim.banari@cntm.md 

NOTĂ:  

1. Ofertantul trebuie să examineze toate instrucțiunile, formularele, termenii și specificațiile din apelul pentru prezentarea ofertei. Necomunicarea tuturor informațiilor sau documentelor solicitate prin apelul pentru prezentare ofertei poate duce la respingerea acesteia. 

2. Un ofertant potențial care necesită clarificări privind apelul pentru prezentarea ofertei va contacta în scris organizația la adresa specificată supra. A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” va răspunde în scris oricărei solicitări de clarificare, cu condiția primirii unei astfel de cereri NU mai târziu de trei (3) zile calendaristice înainte de data limită de primire a ofertelor. 

3. În orice moment înainte de termenul limită de prezentare a ofertelor, A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” poate modifica apelul pentru prezentare ofertei prin emiterea unui amendament. Orice act adițional emis va face parte din apelul pentru prezentare ofertei. Documentul va fi comunicat în scris tuturor celor care au obținut invitația direct de la Cumpărător. 

4. Ofertantul va suporta toate costurile aferente pregătirii și prezentării ofertei sale, iar A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova”  nu va fi responsabilă pentru aceste costuri, indiferent de comportamentul sau rezultatul procesului de procurare. 

5. A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” își rezervă dreptul de a accepta sau de a respinge orice ofertă care nu corespund standardelor de calitate, de a anula procesul de procurare și de a respinge toate ofertele în orice moment înainte de atribuirea contractului, fără a-și asuma responsabilitatea față de ofertanți.