TENDERE, ACHIZIȚII ȘI CONTRACTĂRI ÎN MOLDOVA

TERMENI DE REFERINȚĂ (TOR) pentru selectarea unui expert/consultant în domeniul protecției datelor cu caracter personal (prestarea serviciilor de evaluare, consultanță, actualizare a cadrului intern și, opțional, DPO externalizat)

Perioada estimată de prestare a serviciilor: septembrie 2026 – decembrie 2026

Solicitant: Fundația de Binefacere ”caritas Moldova” (în continuare – Caritas Moldova/ Beneficiar)

I. DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE

A. Beneficiarul intenționează să achiziționeze servicii profesionale de consultanță specializată în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în vederea asigurării conformității cu:

• Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal;
• Standardele europene relevante (GDPR, bune practici de conformitate, privacy by design/default).

B. Serviciile vor fi prestate la solicitarea Beneficiarului, în baza unui contract-cadru. Volumul efectiv de lucru va depinde de necesitățile reale ale Beneficiarului, fără obligația acestuia de a contracta un număr minim de ore.

C. Serviciile solicitate includ, fără a se limita la:

1. Evaluarea conformității GDPR:

• Evaluarea cadrului documentar și operațional actual privind protecția datelor.
• Analiza tuturor proceselor de prelucrare a datelor din cadrul Fundației (resurse umane, beneficiari, parteneri, sisteme IT, supraveghere, website, CRM/ERP, e-mail, GPS, arhivă etc.);
• Identificarea fluxurilor de date cu caracter personal;
• Analiza riscurilor riscurilor juridice, operaționale și tehnice;
• Evaluarea implementării principiilor de legalitate, minimizare, consimțământ, proporționalitate, transparență, confidențialitate și responsabilitate;
• Verificarea măsurilor aplicate privind securitatea tehnică și organizatorică.
• Recomandări clare pentru atingerea conformității.
• Raport final structurat și prezentare pentru management.

2. Elaborarea și/sau actualizarea documentației interne:

• Politica de protecție a datelor;
• Registrul operațiunilor de prelucrare a datelor;
• Formulare și proceduri interne (acorduri, instrucțiuni, informări, politici, proceduri de acces, păstrare, anonimizare/ștergere etc.);
• Actualizarea proceselor interne la standardele legii noi<
• Recomandări privind transferurile de date, clauze contractuale și acorduri de prelucrare

3. Suport pentru instruirea angajaților:

• Instruirea anuală obligatorie;
• Sesiuni de instruire tematice pentru personalul care lucrează cu date sensibile sau sisteme informatice.

4. Servicii opționale (nu sunt obligatorii și pot fi contractate numai la solicitarea ulterioară scrisă a Beneficiarului, chiar dacă ofertantul indică prețul în ofertă):

• Exercitarea rolului de Responsabil pentru protecția datelor (externalizat);
• Suport în comunicarea cu Autoritatea Națională pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal;
• Asistență la oferirea răspunsurilor la solicitări, plângeri, investigații și monitorizarea continuă a conformității proceselor în Fundație.

D. Livrabile:

În urma prestării serviciilor, consultantul va livra următoarele:

1. Raport de evaluare a conformității (audit inițial):

• analiza proceselor de prelucrare a datelor;
• identificarea riscurilor juridice, tehnice și organizaționale;
• constatări și recomandări de implementare.

2. Registrul activităților de prelucrare a datelor

3. Pachet de documente interne de conformitate, incluzând, fără a se limita la:

Politica de protecție și securitate a datelor;

• Proceduri interne privind colectarea, stocarea, accesul și ștergerea datelor pentru fiecare sistem în parte;
• Formulare și modele de informare/consimțământ, resurse umane, beneficiari, etc.;
• Clauze contractuale standard pentru acordurile cu partenerii și furnizorii.

4. Raport de recomandări și plan de conformare:

• măsuri tehnice și organizatorice;
• prioritizarea acțiunilor (pe termen scurt, mediu, lung);
• recomandări privind reducerea riscurilor.

5. Materiale de instruire pentru personal

• suporturi de curs;
• ghiduri interne privind protecția datelor.
• raport de instruire a angajaților
• confirmarea sesiunilor desfășurate;
• tematici abordate și recomandări suplimentare.

II. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERANȚI

A. Condiții de depunere a ofertei:

📩 Depunere prin e-mail: procurement@carits.md

📅 Termen-limită de depunere: 23 septembrie 2026, ora 18:00

⏳ Valabilitatea ofertei: minimum 90 zile

078800597

B. Oferta va include două secțiuni separate:

1. Oferta tehnică trebuie să includă:

a) Prezentarea ofertantului (persoană fizică / juridică)

• minimum 3 ani experiență demonstrată în domeniul protecției datelor;
• descrierea proiectelor similare;
• lista serviciilor oferite.

b) Calificarea ofertantului:

• CV-urile proprii sau a echipei de lucru;
• certificări relevante (ex.: DPO, privacy management, audit IT – dacă există).

c) Extras din Registrul de stat (doar pentru persoane juridice)

d) Declarația privind statutul ofertantului completată după modelul anexat (semnată)

2. Oferta financiară trebuie să includă:

• Reflectarea prețurilor în lei MDL, cu și fără TVA (sau mențiunea că ofertantul nu este plătitor de TVA);
• Valabilitatea ofertei: minimum 90 de zile de la data depunerii;
• Prețurile detaliate pentru fiecare tip de serviciu separat și sau eventual pentru pachete de servicii,
• Preț separat pentru serviciile opționale DPO externalizat.

III. CRITERII DE ELIGIBILITATE ȘI CALIFICARE

A. Vor fi acceptate doar persoanele fizice/juridice care:

• sunt certificate să presteze servicii GDPR în Republica Moldova;
• au minimum 3 ani de experiență în protecția datelor;
• au depus dosarul complet.

B. Cerințe față de expertul/consultantul selectat:

• studii superioare în drept, IT, securitate informațională, administrație publică sau domenii conexe;
• experiență de 3–5 ani în protecția datelor, conformitate, audit, securitate informațională;
• cunoașterea legislației RM și a normelor UE;
• abilități analitice, de evaluare a riscurilor și de elaborare a documentației interne;
• capacitatea de a explica clar aspectele juridice;
• cunoașterea excelentă a limbii române; rusă/engleză – avantaj;
• competențe digitale avansate (Office/Google Workspace, management documente electronice, redactare profesională de rapoarte și politici)

IV. CRITERII DE EVALUARE A OFERTELOR

A. Selecția ofertelor se va realiza prin aplicarea metodei „cel mai bun raport calitate–preț”, în baza următorilor factori de evaluare:

• Experiența ofertantului (persoană fizică sau juridică) – numărul de ani de experiență relevantă și realizarea de servicii similare (proiecte în domeniul protecției datelor, conformitate, audit sau consultanță juridică/IT)
• Nivelul de calificare și certificările profesionale – deținerea certificărilor relevante (ex. DPO, GDPR, ISO 27001 sau echivalente) și calificarea experților implicați;
• Oferta financiară – competitivitatea și corectitudinea prețului propus pentru serviciile de bază;
• Oferta de servicii opționale – valoarea adăugată a serviciilor suplimentare propuse (ex. DPO externalizat, suport în relația cu autoritatea de protecția datelor, instruiri suplimentare etc.).

V. PRINCIPII DE CONFORMITATE

Caritas Moldova își bazează activitatea pe valori clare de integritate, respect și protecție a persoanelor vulnerabile. Invităm ofertanții să respecte aceste principii în spiritul unei colaborări responsabile:

1. Respect și protecție (Safeguarding)

- tratament respectuos și egal pentru toți beneficiarii;

- interzicerea oricărei forme de hărțuire, exploatare sau abuz;

- comportament profesional în toate etapele de achiziție și execuție.

2. Integritate și transparență

- fără mită, favoruri sau influențarea procedurii de achiziție;

- declararea conflictelor de interese;

- comportament etic în toate etapele.

3. Responsabilitate socială

- respectarea standardelor internaționale ale muncii;

- fără muncă forțată sau a copiilor;

- aplicarea unor practici ecologice responsabile.

4. Confidențialitate și protecția datelor

- protejarea informațiilor și datelor obținute în cadrul contractului;

- respectarea legislației aplicabile.

Notă: Nerespectarea acestor principii poate duce la excluderea din procedură sau, după caz, rezilierea contractului.

VI. DISPOZIȚII FINALE ȘI ADMINISTRATIVE

Caritas Moldova își rezervă dreptul de a solicita clarificări suplimentare din partea ofertanților în orice etapă a procesului de evaluare.

Prevederile Termenilor de Referință pot fi modificate de către Caritas Moldova. Orice modificare va fi comunicată ofertanților printr-un amendament la documentul de achiziție.

Lansarea procedurii de achiziție nu constituie o obligație pentru Caritas Moldova de a încheia contractul sau de a atribui serviciile.

Caritas Moldova își rezervă dreptul de a anula procedura de achiziție în orice moment, din motive justificate, fără asumarea unor obligații față de participanți.

Toate ofertele depuse trebuie să fie complete, corecte și verificabile.