Proiectul "Mă Implic, Faza 2" contractează o companie de comunicare pentru prestarea serviciilor de mentorat în comunicare publică pentru autoritățile publice locale (APL)  

TERMENI DE REFERINȚĂ 

TITLU: Contractarea unei companii de comunicare pentru prestarea serviciilor de mentorat în comunicare publică pentru autoritățile publice locale (APL)  

PROIECT: MĂ IMPLIC – Proiect de implicare civică în guvernarea locală (Faza 2) 

DURATA CONTRACTULUI: iulie – octombrie 2025  

1. CONTEXT 

Proiectul de implicare civică în guvernarea locală „MĂ IMPLIC” (Faza 2: noiembrie 2023 – octombrie 2027) are ca scop asigurarea accesului echitabil al populației din mediul rural din Republica Moldova la servicii publice de calitate și sprijinirea Guvernului Republicii Moldova în implementarea reformei administrației publice locale. Proiectul este implementat de Skat Consulting Ltd., o companie de consultanță elvețiană, și este finanțat de Agenția Elvețiană pentru Dezvoltare și Cooperare (SDC). Skat Consulting Ltd. și unitatea sa de implementare locală – o organizație non-profit înregistrată în Republica Moldova – implementează proiecte finanțate de donatori în Republica Moldova de peste 10 ani. 

Proiectul oferă suport partenerilor atât la nivel local, cât și național. La nivel național, activitățile sprijină instituțiile guvernamentale în procesul de implementare a reformei administrației publice, în special reforma administrației publice locale. La nivel local, proiectul sprijină dezvoltarea capacităților, implicarea civică și îmbunătățirea infrastructurii serviciilor publice din comunitățile rurale. Grupurile de APL partenere pot fi consultate pe această hartă: https://ma-implic.md/proiecte-individuale-faza2/.  
 
Una dintre ariile de activitate ale proiectului MĂ IMPLIC vizează consolidarea capacităților grupurilor de APL partenere în vederea îmbunătățirii performanței funcțiilor lor de bază. Acest sprijin se realizează prin formate precum instruiri, schimburi de experiență între egali, mentorat și alte metode adecvate, menite să dezvolte abilități și competențe în domenii precum: planificare organizațională și strategică, management financiar public, comunicare cu cetățenii și transparență, pregătirea și managementul proiectelor, managementul resurselor umane, anticorupție și integritate, alfabetizare digitală. 

Comunicarea instituțională eficientă este o componentă esențială pentru consolidarea guvernării locale și îmbunătățirea accesului cetățenilor la servicii publice. Atelierele de formare desfășurate în 2024 pentru cele 14 grupuri de autorități publice locale (APL) au evidențiat nevoia unei abordări mai profunde și adaptate contextului local în domeniul comunicării publice. 

Ca răspuns, se lansează Programul de Mentorat în Comunicarea Publică, dedicat responsabililor de comunicare din cadrul APL-urilor partenere. Programul va oferi suport personalizat și aplicabil imediat, menit să profesionalizeze și să eficientizeze comunicarea instituțională în raport cu cetățenii și cerințele legale naționale. 

Programul reprezintă o continuare firească a celor două sesiuni de instruire desfășurate în noiembrie–decembrie 2024, care au introdus primarii și secretarii consiliilor locale în utilizarea platformelor sociale, colectarea de feedback, planificarea conținutului, realizarea de materiale vizuale și utilizarea instrumentelor digitale modern de redactare. 

Deși instruirile au fost bine primite, experiența ulterioară a demonstrat o aplicare limitată a celor învățate, din cauza unor factori precum: niveluri variate de alfabetizare digitală, lipsa echipamentelor proprii și dificultăți în aplicarea individuală a sarcinilor practice. Aceste constatări au arătat că formarea unică, teoretică, nu este suficientă pentru a produce schimbări concrete în comunicarea instituțională. 

Aceste constatări au demonstrat că formarea punctuală, de scurtă durată, nu este suficientă pentru a genera schimbări concrete în practicile de comunicare ale APL-urilor. Programul de mentorat propus adaugă o componentă esențială de sprijin aplicat, progresiv și personalizat, care va contribui la: 

• Aplicare ghidată – fiecare participant va avea oportunitatea de a exersa și implementa instrumentele digitale, beneficiind de sprijin și feedback în timp real; 

• Sprijin adaptat – conținutul va fi ajustat în funcție de nivelul de competență și capacitatea fiecărui participant; 

• Responsabilizare graduală – participanții vor fi sprijiniți în îndeplinirea unor sarcini concrete între sesiuni, consolidând astfel procesul de învățare; 

• Follow-up structurat – fiecare etapă va fi însoțită de activități practice (ex. redactarea mesajelor publice, crearea formularelor, aplicarea principiilor de protecție a datelor cu caracter personal, întreținerea paginilor de Facebook instituționale); 

• Dezvoltarea unei rutine sustenabile – prin învățare repetitivă și aplicată, orientată spre autonomie digitală și comunicare coerentă. 

În concluzie, programul de mentorat nu substituie instruirea anterioară, ci o completează strategic, oferind cadrul necesar pentru transferul real și sustenabil al cunoștințelor în activitatea cotidiană a autorităților publice locale. 

2. OBIECTIVUL SERVICIILOR SOLICITATE  

Obiectivul general este selectarea unei companii specializate în comunicare care să furnizeze un program de mentorat profesional, aplicat și personalizat, destinat responsabililor de comunicare din cadrul APL-urilor partenere. 

Serviciile vor contribui la: 

• Consolidarea capacității de comunicare instituțională (internă și externă); 

• Promovarea transparenței decizionale și participării cetățenești; 

• Aplicarea corectă a legislației privind informarea publică și protecția datelor personale; 

• Îmbunătățirea abilităților digitale ale participanților în vederea dezvoltării autonomiei în comunicare; 

• Oferirea de sprijin adaptat pentru aplicarea practică a celor învățate în cadrul sesiunilor anterioare. 

3. SARCINI ȘI RESPONSABILITĂȚI  

Compania contractată va livra un program de mentorat structurat pe componente online și offline și va fi responsabilă de: 

Planificare și design: 

• Elaborarea unui concept metodologic și a unei agende estimative, care vor însoți oferta; 

• Definirea modului de livrare a fiecărei sesiuni și a metodologiei de lucru adaptate nivelului participanților; 

Livrare: 

• Organizarea și facilitarea a 3 sesiuni regionale offline (câte una în Nord, Centru, Sud), fiecare cu durata de 5–6 ore; 

• Organizarea unei sesiuni online comune de inițiere (90 minute); 

• Facilitarea a până la 6 sesiuni online de mentorat în grupuri mici (maximum 5 persoane/grup), în baza opțiunilor tematice exprimate de participanți; 

• Asigurarea unui număr flexibil de sesiuni online (minim 6), cu posibilitate de ajustare în funcție de interesul manifestat din partea participanților; 

Mentorat și suport: 

• Oferirea de feedback personalizat și sprijin adaptat fiecărui participant; 

• Monitorizarea progresului și responsabilizarea blândă a participanților pentru aplicarea în practică a celor discutate; 

Evaluare și raportare: 

• Colectarea și analiza fișelor de autoevaluare, formularelor de feedback și fișelor de activitate; 

• Elaborarea rapoartelor de mentorat (intermediare și finale), inclusiv sinteza bunelor practici; 

• Respectarea termenelor intermediare de predare, agreate în prealabil cu echipa proiectului. 

4. REZULTATE AȘTEPTATE / LIVRABILE 

• Desfășurarea a 6 sesiuni offline (1 per regiune) – august–septembrie 2025; 

• Sesiune online comună de inițiere – iulie 2025; 

• Minimum 6 sesiuni online de mentorat în grupuri mici, organizate pe tematici și în funcție de opțiunile exprimate – iulie–octombrie 2025; 

• Agendele sesiunilor și materialele aferente; 

• Ghiduri, fișe, instrumente de lucru – livrate progresiv; 

• Rapoarte individuale și colective de mentorat completate și raport narativ final al activității de mentorat, inclusiv bune practici identificate – până cel târziu 31 octombrie 2025. 

Pentru fiecare livrabil, compania selectată va propune și respecta un termen clar de livrare, stabilit de comun acord cu echipa proiectului MĂ IMPLIC în faza de planificare. Neîndeplinirea acestor termene fără o justificare prealabilă poate constitui criteriu de penalizare în raportarea finală. 

5. VOLUMUL DE LUCRU ȘI DURATA ESTIMATIVĂ A CONTRACTULUI 

Activitățile vor fi realizate în perioada: iulie – octombrie 2025. 

Volumul estimativ de lucru este de aproximativ 23 zile lucrătoare.  Acesta include livrarea sesiunilor (online și offline), pregătirea materialelor, mentoratul aplicat, documentarea și raportarea.  

Numărul de participanți per sesiune (online/offline) poate varia, în funcție de înscrieri. Se estimează un grup de aproximativ 20 de persoane per sesiune offline și până la 10 persoane per grup online în sesiunile de mentorat. Numărul estimativ de sesiuni de mentorat este de 6, însă acesta poate fi ajustat – redus sau extins – în funcție de interesul exprimat de participanți pentru fiecare temă. 

Prețul ofertat trebuie să fie exprimat per zi de lucru/sesiune, indiferent de numărul exact de participanți. 

6. ELIGIBILITATE ȘI PROFILUL COMPANIEI  

Sunt eligibile companiile de comunicare care îndeplinesc următoarele criterii: 

• Experiență dovedită de minimum 3 ani în domeniul comunicării instituționale sau comunicării publice; 

• Experiență demonstrabilă de servicii de formare/mentorat în comunicare, pentru autorități publice de minimum 3 ani; 

• Capacitate demonstrabilă de proiectare și facilitare a programelor de dezvoltare profesională; 

• Cunoștințe solide privind cadrul legal național (Legea 148/2023, Legea 239/2008, Legea 133/2011 etc.); 

7. DOCUMENTE NECESARE PENTRU APLICARE  

Companiile interesate sunt invitate să transmită: 

• Descrierea companiei (profil și experiență relevantă); 

• CV-urile membrilor echipei propuse; CV-urile detaliate ale experților desemnați pentru livrarea programului de mentorat, cu evidențierea experienței relevante în comunicare publică, formare pentru adulți, lucru cu autorități publice și facilitare de procese participative. 
  Se vor indica clar rolurile asumate de fiecare membru al echipei propuse (ex: coordonator metodologic, trainer, expert digital etc.). 

• Propunere tehnică (abordare, metodologie, calendar estimativ); 
  – o agendă estimativă a sesiunilor offline și online; 
  – un concept de livrare a programului de mentorat, cu metodologie, format propus pentru sesiuni, tipuri de interacțiuni și mecanisme de feedback. 

• Oferta financiară va fi exprimată per zi de lucru, pentru fiecare zi estimativă aferentă livrării sesiunilor, pregătirii materialelor, mentoratului individual/în grup și raportării. 
  Prețul propus per zi de lucru va include toate taxele și cheltuielile, iar onorariul total va reflecta volumul estimativ de 23 zile lucrătoare, conform structurii propuse în concept. Toate aspectele logistice ale desfășurării sesiunilor offline – inclusiv închirierea sălilor, echipamentele necesare (videoproiector, flipchart, consumabile), precum și serviciile de catering – vor fi asigurate integral de către proiectul MĂ IMPLIC. 
  Compania contractată nu va include aceste costuri în oferta sa. Responsabilitatea sa va fi strict legată de conținutul metodologic, facilitarea sesiunilor și sprijinul profesional oferit participanților. 

• Portofoliu de lucrări similare realizate. 

8. CRITERII DE EVALUARE  

9. INFORMAȚII SUPLIMENTARE  

La întocmirea ofertei, este necesar ca valoarea TVA să fie cotată la 0%. Pentru o mai bună înțelegere a structurii și așteptărilor programului, conceptul detaliat al Programului de Mentorat în Comunicare Publică poate fi consultat la următorul link: https://ma-implic.md/tender26/  

Dosarul complet, redactat în engleză, va fi transmis până la data de 15 iulie 2025 la adresa de e-mail: tender@int.skat.ch, cu mențiunea la subiect: „servicii de mentorat în comunicare publică pentru APL”. Eventualele solicitări de clarificare pot fi transmise la aceeași adresă până la data de 08 iulie 2025.