People in Need selectează o companie pentru prestarea serviciilor de instruire pe scrierea propunerilor de proiect

1. CONTEXT ȘI CONTEXT

People in Need (PIN) este o organizație neguvernamentală cehă care oferă ajutor de urgență și asistență pentru dezvoltare, în timp ce lucrează pentru apărarea drepturilor omului și a libertății democratice. Este una dintre cele mai mari organizații de ajutorare și dezvoltare din Europa post-comunistă și a gestionat proiecte în 37 de țări în ultimii 30 de ani. Pentru mai multe informații despre PIN, consultați aici: www.peopleinneed.net

Din 2009, PIN implementează programe de dezvoltare în Moldova, construind o viziune și practici care mențin oamenii și comunitățile în centrul activității noastre. De-a lungul prezenței sale în țară, PIN a contribuit la dezvoltarea următoarelor sectoare: Drepturile Omului, Educație și Educație Media, Societate Civilă și Buna Guvernare, Incluziune și Protecție Socială, Dezvoltare Rurală și Sustenabilitate și Răspuns de Urgență și Redresare.

Acțiunea este susținută în cadrul proiectului M. ASSIST: "Societatea Activă Moldovenească Stabilizarea Tensiunilor Sociale Interne", finanțat de Serviciul pentru Instrumente de Politică Externă (FPI) al Comisiei Europene și implementat de PIN Moldova. Proiectul își propune să îmbunătățească accesul grupurilor vulnerabile și marginalizate la serviciile publice în timpul reformelor naționale prin creșterea capacităților OSC-urilor și ale furnizorilor de servicii publice și să încurajeze implicarea comunității în activitățile de coeziune socială și prevenire a conflictelor.

2. DOMENIUL DE APLICARE AL SERVICIULUI

Echipa de instruire va elabora și livra un program de instruire hibrid pentru a consolida capacitatea angajaților ATAS și a reprezentanților OSC de a scrie în colaborare propuneri de proiect. Echipa de instruire va combina fundamentele teoretice (printr-o sesiune de 2,5 zile în format fizic) cu aplicarea practică (prin cinci sesiuni online), echipând participanții cu abilitățile necesare pentru a elabora propuneri de proiecte de înaltă calitate aliniate cerințelor donatorilor. 

Echipa de instruire va oferi îndrumări structurate, exerciții practice și feedback individualizat pentru a sprijini participanții în elaborarea propunerilor eficiente. Până la sfârșitul instruirii, participanții ar trebui să poată dezvolta în mod independent propuneri de proiecte competitive care să răspundă nevoilor comunității și oportunităților de finanțare.

3. DOMENIUL DE ACTIVITATE ȘI SARCINILE SPECIFICE  

Echipa de instruire va oferi o instruire de două zile și jumătate în format fizic despre partea teoretică a scrierii propunerilor de proiect, urmată de cinci zile de sesiuni online axate pe aplicarea practică. Instruirea în format fizic va avea loc în perioada 14-16 aprilie 2025. Trainingul va include trei angajați din fiecare dintre cele 10 ATAS, împreună cu 2 reprezentanți din fiecare 10 OSC, totalizând aproximativ 50 de participanți. Instruirea va consolida capacitatea angajaților ATAS și a reprezentanților OSC-urilor de a dezvolta împreună propuneri de proiecte de succes.

Sarcini specifice:

1. Pregătirea instruirii:

• Elaborarea unei agende detaliate de instruire și a materialelor adaptate nevoilor angajaților ATAS și ale reprezentanților OSC.
• Pregătirea prezentărilor, studiilor de caz și exercițiilor practice care acoperă componentele esențiale ale scrierii propunerilor de proiect.
• Proiectarea șabloanelor și instrumentelor pentru a susține participanții în structurarea eficientă a propunerilor de proiecte.

2. Instruire în format fizic (2,5 zile) – Fundamente teoretice:

• Oferirea unei imagini de ansamblu asupra procesului de scriere a propunerii de proiect.
• Explicarea elementelor cheie ale unei propuneri de proiect de succes, inclusiv analiza problemelor, obiectivele, activitățile, rezultatele așteptate și impactul.
• Prezentarea cerințelor donatorilor, mecanismele de finanțare și cele mai bune practici pentru obținerea granturilor.
• Facilitarea discuțiilor interactive și activităților de grup pentru a consolida conceptele teoretice.

3. Instruire online (5 zile) – Aplicare practică:

• Îndrumarea participanților în dezvoltarea propriilor propuneri de proiecte bazate pe oportunități reale de finanțare.
• Oferirea feedback-ului individual și de grup cu privire la propunerile de proiect, ajutând participanții să-și dezvolte abilitățile de expunere a problemelor, să stabilească obiective și să elaboreze designul-ul proiectului.
• Asistarea la elaborarea bugetelor proiectelor și alinierea acestora la propunerile de proiect.
• Oferirea ajutorului participanților în navigarea provocărilor specifice în scrierea propunerilor de proiect.

4. Follow-up:

• Revizuirea propunerilor de proiect finale și oferirea recomandărilor.
• Expedierea unui raport asupra instruirii cu rezultate și informații cheie.

4. REZULTATE PRECONIZATE, DURATĂ ȘI EFORT

Echipa de instruire va include 3 membri. Sarcina se va începe în aprilie și va dura 7,5 zile lucrătoare în total pentru fiecare membru al echipei.  

Rezultate preconizate:   
La sfârșitul sarcinii, echipa de instruire va trebui să prezinte un raport narativ.

Mai exact, raportul ar trebui să includă:

• O imagine de ansamblu detaliată a activităților desfășurate în perioada de raportare.
• Date cantitative și calitative care demonstrează în mod clar progresele înregistrate în raport cu obiectivele stabilite.
• Recomandări finale pentru acțiuni sau proiecte viitoare legate de domeniul de activitate.

Implicarea fiecărui membru al echipei de instruire va fi pentru o perioadă de 7,5 zile lucrătoare, cu un efort constant necesar pe tot acest interval de timp. Echipa de instruire va dedica suficient timp și resurse pentru a atinge rezultatele preconizate, asigurând expedierea la timp a raportului narativ final. Echipa de instruire ar trebui să planifice un volum de muncă constant și gestionabil pe parcursul sarcinii.

5. CONDIȚII FINANCIARE ȘI PLĂȚI

Plata se va face la prestarea serviciilor, condiționată de depunerea cu succes a raportului narativ și a facturii de către echipa de instruire. Plata va fi procesată după expedirea raportului narativ, cu condiția îndeplinirii tuturor cerințelor specificate în secțiunea de rezultate preconizate. Raportul trebuie să respecte formatul convenit, să includă toate datele și documentele necesare și să îndeplinească toate criteriile de performanță stabilite. Odată ce raportul este revizuit și aprobat, plata va fi emisă în intervalul de timp convenit.

6. CRITERII DE CALIFICARE PENTRU FIECARE MEMBRU AL ECHIPEI

Criterii pe care ofertanții trebuie să le îndeplinească pentru a trece la următoarea rundă de evaluare. Dacă un ofertant nu îndeplinește niciunul dintre criteriile de calificare, acesta va fi exclus imediat din procesul de licitație. Aceste criterii sunt marcate cu ca "Admis" / "Respins". 

Fiecare ofertant trebuie să îndeplinească și să dovedească în mod corespunzător următoarele criterii de calificare cu documentația relevantă: 

• Documente de înregistrare:
  • Certificat de înregistrare / extras din registrul de stat
• Experiență:
  • Minim 3 ani de experiență dovedită în scrierea propunerilor de proiecte, cererilor de finanțare sau strângere de fonduri pentru instituții publice și/sau organizații ale societății civile (OSC).

7. PROCESUL DE SELECȚIE: 

Solicitanții vor fi evaluați de un comitet de evaluare pe baza criteriilor menționate mai jos.

Analiză cumulativă   

Contractarea se face cu compania a cărei ofertă a fost evaluată și care:

1. a primit cel mai mare punctaj dintr-un set prestabilit de criterii tehnice și financiare ponderate specifice solicitării:

• Ponderea evaluării tehnice – 70% (70 puncte);
• Ponderea ofertei financiare – 30% (30 puncte);

Prag tehnic minim: Nivelul minim de competență pentru evaluarea tehnică este ca solicitanții să atingă cel puțin 60% din maximul de 70 de puncte posibile la evaluarea tehnică.

8. PROCESUL DE APLICARE

Candidații interesați trebuie să prezinte:

1. Oferta tehnică:
2. Profilul detaliat al companiei.
3. Un CV detaliat al fiecărui membru al echipei care posedă experiența relevantă și setul de abilități tehnice, inclusiv informații de contact pentru cel puțin trei referințe profesionale.
4. Eligibility Sworn statement completat și semnat.
5. Disponibilitate: specificarea perioadei de timp în care candidatul este disponibil pentru a îndeplini volumul de muncă solicitat.
6. Documente de înregistrare a companiei.
7. Propunere financiară:
8. Prețul solicitat pentru volumul de lucru ce urmează a fi efectuat, inclusiv rata de plată per fiecare formator, în MDL, cu toate taxele incluse.

Dosarul de înscriere trebuie depus în format electronic la: tender.moldova@peopleinneed.net  cu textul din titlul mesajului "Instruire privind scrierea propunerilor de proiecte" până la data de 02.04.2025, ora 23:59.

1. BACKGROUND AND CONTEXT

People in Need (PIN) is a Czech non-governmental organization that provides emergency relief and development assistance while working to defend human rights and democratic freedom. It is one of the largest relief and development organizations in post-communist Europe and has managed projects in 37 countries over the past 30 years. For more information about PIN, see here: www.peopleinneed.net

Since 2009, PIN has been implementing development programs in Moldova, building a vision and practices that keep people and communities at the centre of our work. Throughout its presence in the country, PIN has contributed to the development of the following sectors: Human Rights, Education and Media Literacy, Civil Society and Good Governance, Social Inclusion and Protection, Rural Development and Sustainability and Emergency Response and Recovery.

The Action is supported under M. ASSIST: "Moldovan Active Society Stabilizing Internal Social Tensions" project, funded by the European Commission's Service for Foreign Policy Instruments (FPI) and implemented by PIN Moldova. The project aims to improve the access of vulnerable and marginalized groups to public services during national reforms through enhanced capacities of CSOs and public service providers, and to foster community engagement in social cohesion and conflict prevention activities.

2. THE SCOPE OF THE SERVICE

The training team will design and deliver a hybrid training program to strengthen the capacity of ATAS employees and CSO representatives in collaboratively writing project proposals. The training team will combine theoretical foundations (through a 2.5 day in-person session) with practical application (through five online sessions), equipping participants with the skills to develop high-quality project proposals aligned with donor requirements.  

The training team will provide structured guidance, hands-on exercises, and individualized feedback to support participants in drafting effective proposals. By the end of the training, participants should be able to independently develop competitive project proposals that address community needs and funding opportunities.

3. FIELD OF ACTIVITY AND SPECIFIC TASKS   

The training team will deliver a two-day and a half in-person training on project proposal writing theory, followed by five days of online sessions focused on practical application. The in person-training will take place on April 14-16, 2025. The training will include three employees from each of the 10 ATAS, along with 2 representatives from each 10 CSOs, totaling approximately 50 participants. The training will strengthen the capacity of ATAS employees and CSO representatives to jointly develop successful project proposals. 

Specific Tasks:

1. Training Preparation:

• Develop a detailed training agenda and materials tailored to the needs of ATAS employees and CSO representatives.
• Prepare presentations, case studies, and practical exercises that cover essential components of project proposal writing.
• Design templates and tools to support participants in structuring their project proposals effectively.

2. In-Person Training (2.5 Days) – Theoretical foundations:

• Provide an overview of the proposal writing process.
• Explain key elements of a successful project proposal, including problem analysis, objectives, activities, expected results, and impact.
• Present donor requirements, funding mechanisms, and best practices for securing grants.
• Facilitate interactive discussions and group activities to reinforce theoretical concepts.

3. Online Training (5 Days) – Practical application:

• Guide participants in developing their own project proposals based on real funding opportunities.
• Provide individual and group feedback on draft proposals, helping participants refine their problem statements, objectives, and project design.
• Assist in structuring project budgets and aligning them with proposal narratives.
• Address participants’ specific questions and challenges in proposal writing.

4. Follow-Up:

• Review final drafts and provide recommendations.
• Submit a training report with key outcomes and insights.

4. DELIVERABLES, DURATION AND EFFORT

The training team will include 3 members. The assignment is expected to begin in April and will last 7.5 working days in total per each team member.   

Deliverables:
At the end of the assignment, the training team will be required to submit a narrative report.

Specifically, the report should:

• Provide a detailed overview of the activities completed during the reporting period.
• Include quantitative and qualitative data that clearly demonstrates the progress made against the established objectives.
• Final recommendations for future actions or projects related to the scope of work.

The each training team member’s engagement will be for a period of 7.5 working days, with a consistent effort required throughout this timeframe. The training team is expected to dedicate sufficient time and resources to meet the deliverable requirements, ensuring timely submission of the final narrative report. The training team should plan for a steady and manageable workload over the course of the assignment.

5. FINANCIAL CONDITIONS AND PAYMENTS

Payment will be made upon service provision, contingent upon the successful submission of the narrative report and invoice from the training team. Payment will be processed following the delivery of the narrative report, provided that all specified requirements outlined in the deliverables section are met. The report must adhere to the agreed-upon format, include all necessary data and documentation, and fulfill any performance criteria set forth. Once the report is reviewed and approved, payment will be issued within the agreed timeframe.

6. QUALIFICATIONS CRITERIA FOR EACH TEAM MEMBER

Criteria which bidders must meet in order to progress to the next round of evaluation. If a bidder does not meet any of the Qualification Criteria, they will be excluded from the tender process immediately. These criteria are scored as ‘Pass’ / ‘Fail’.

Each bidder must meet and properly prove the following qualification criteria with relevant documentation:  

• Registration documents:
  • Registration certificate / extract from national registry
• Experience:
  • Minimum 3 years of proven experience in project proposal writing, grant applications, or fundraising for public institutions and/or civil society organizations (CSOs).

7. SELECTION PROCESS:  

Applicants will be assessed by an Evaluation Committee based on the criteria mentioned below.

Cumulative analysis  

The award of the contract shall be made to the company whose offer has been evaluated and determined as:

1. having received the highest score out of a pre-determined set of weighted technical and financial criteria specific to the solicitation:

• Technical Evaluation weight – 70% (70 pts);
• Financial Offer weight – 30% (30 pts);

Minimum Technical Threshold: The minimum competency level for the technical evaluation is for Applicants to reach at least 60% out of maximum possible 70 points on the technical evaluation.

8. APPLICATION PROCESS

Interested candidates should submit:

1. Technical offer:
2. Detailed company profile.
3. A detailed CV of each training member outlining relevant experience and technical skill set, including contact information for at least three professional references.
4. Filled in and signed Eligibility Sworn statement.
5. Availability: Specifying the time period during which the candidate is available to carry out the requested workload (timeline).
6. Company registration documents.
7. Financial proposal:
8. The requested price for the volume of work to be carried out, including the payment rate per each trainer separately, in MDL, with all taxes included.

The application file should be submitted in electronic format to: tender.moldova@peopleinneed.net  with the text in the title of the message "Training on writing project proposals" until 02.04.2025, 23:59.