RFP: Termeni de referință pentru achiziția serviciilor foto și video prestate în cadrul evenimentelor organizate de MITP pe parcursul anului 2025

Termeni de referință

pentru achiziția serviciilor foto și video prestate în cadrul evenimentelor organizate de MITP

pe parcursul anului 2025

 Beneficiar: Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park” (MITP)

I. DESCRIERE PROIECT

Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park”, în continuare Administrația parcului, intenționează să achiziționeze servicii foto și video prestate în cadrul evenimentelor organizate de MITP pe parcursul anului 2025, în scopul documentării și promovării evenimentelor organizate.

Evenimente de tip offline: workshopuri, sesiuni de networking, sesiuni de prezentări, conferințe de presă ș.a., minim 10 evenimente pe parcursul anului 2025.

II. SERVICII SOLICITATE

Prestatorii eligibili pot depune oferta pentru un singur lot ori pentru mai multe loturi.

LOT 1. REPORTAJE FOTO

Linkuri de referință:

Sumitups: https://www.facebook.com/media/set/?vanity=MITP.md&set=a.849066657397408

      https://www.facebook.com/media/set/?vanity=MITP.md&set=a.916067980697275

Resident2Resident:

https://www.facebook.com/media/set/?set=a.843409974629743&type=3

https://www.facebook.com/media/set/?set=a.807386204898787&type=3

Prestatorul selectat va fi responsabil de următoarele:

• Să presteze servicii fotografice profesionale, la solicitarea Administrației parcului, pe parcursul valabilității contractului.
• Să participe în cadrul evenimentelor organizate de Administrația parcului în mun.Chișinău pentru a face fotografii profesionale.
• Să asigure că evenimentele organizate de Administrația parcului vor fi acoperite de fotografi profesioniști.
• Va dispune de echipamente fotografice proprii, precum și software-uri de editare a imaginilor.

• Va demonstra sensibilitate adecvată față de persoanele pe care le fotografiază și va urma reglementările naționale privind protecția minorilor și persoanelor din categoriile vulnerabile și/sau marginalizate.

• Va colabora cu reprezentantul Administrației parcului pentru a identifica conținutul fotografic dorit.

Cerințe pentru realizarea reportajelor fotografice:

• Fotografii de perspectivă pentru a da context și pentru a surprinde atmosfera generală a  evenimentului.
• Portrete ale participanților/vorbitorilor cu accent pe expresiile feței și gesturi.
• Fotografii în acțiune, unde este captată mișcarea, direcția.
• Fotografii de detaliu, inclusiv cu branding.
• Fotografii care să redea vizual tema evenimentului.

Livrabile foto:

1. În 3 zile calendaristice după eveniment se vor furniza 50-200 de fotografii (în funcție de amploarea evenimentului) selectate și editate profesional, de rezoluție potrivită pentru social media și website.

2. Fotografiile vor fi transmise prin servicii online de transfer fișiere.

LOT 2. REPORTAJE VIDEO

Linkuri de referință:

Sumitup:https://www.youtube.com/watch?v=x1ScSYI5x0I&list=PLDQCHqm6uJTh-2ywDVD06J66Fd26H_BFO

Resident2Resident: https://www.youtube.com/watch?v=rZ5Qrl9haRs&list=PLDQCHqm6uJTiGv94qFSM9qSgxA9F6R-tX

Prestatorul selectat va fi responsabil de următoarele:

• Va participa la evenimentele organizate de Administrația parcului în mun.Chișinău și va filma reportaje video pentru a transmite noutatea evenimentului, rezultatele de proiect, ambianța evenimentului, interviuri cu speakerii și oaspeții evenimentului etc.
• Va dispune de echipamente proprii pentru filmare și editare video, inclusiv echipamente pentru sunet (1-2 lavaliere), precum și software-uri de editare a imaginilor video.
• Va dispune de specialiști pentru realizarea reportajului video (cameraman, reporter, editor, montator ș.a.)
• Va elabora un draft de reportaj de maxim 4 minute, în baza materialului filmat, și îl va trimite spre aprobare responsabilului din cadrul Administrației parcului în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la eveniment cu excepția cazurilor când va fi convenit un alt termen.

• Va opera modificări la video în funcție de solicitările Administrației parcului.

• Va include în reportajul video subtitrare în română sau engleză. Pentru vorbitorul/speakerul în limba română se vor insera subtitrări în limba engleză și invers. Traducerea, adaptarea textului din subtitrare se va coordona cu reprezentantul Administrației parcului.

• Va transmite linkul de descărcare a reportajului final în maxim 1 zi lucrătoare după obținerea aprobării pe reportajul video editat.

• Imaginile de la filmările solicitate de Administrația parcului vor fi stocate până la sfârșitul contractului.
• Va colabora cu reprezentantul Administrației parcului pentru a identifica conținutul video dorit.
• Va aplica regulile de vizibilitate și elementele de identitate vizuală ale MITP, precum și ale donatorilor și partenerilor MITP pe toate materialele video (plasarea logo-urilor, răspunderea pentru conținut etc.).

Cerințe pentru realizarea reportajelor video:

• Calitate FullHD, format orizontal, 1920x1080.

• Vor pune în lumină bună toți vorbitorii/speakerii filmați.

• Vor respecta deontologia în ceea ce privește reprezentarea copiilor, persoanelor vulnerabile, marginalizate, etc.

• Muzica de background să fie procurată, cu dreptul de utilizare pe platforme online.

• Grafica aferentă reportajelor video (exemple de burtiere, main banner, fonturi, packshot, logotipuri, elemente de branding) sunt oferite de către Administrația parcului pentru fiecare eveniment separat.
• Adițional, la solicitarea Administrației parcului, reportajele pot fi adaptate la alte formate, de ex. format vertical pentru Reels, Instagram.

III. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI

Prestatorii eligibili pot depune oferta pentru un singur lot ori pentru mai multe loturi, conform cerințelor descrise în termenii de referință. În cadrul achiziției curente, Administrația parcului își rezervă dreptul de a atribui mai multe Contracte (sau Contracte cadru), pentru același lot, în conformitate cu necesitățile Administrației parcului.

Pentru aplicare, vă rugăm să analizați Termenii de referință și să expediați pe mail o ofertă la adresa de mail viorica.jereghi@mitp.md cu denumirea mesajului ”Oferta_Servicii foto, video_[denumirea ofertantului]”, care urmează să conțină 2 documente separate:

1. Oferta tehnică care să conțină:
   1. prezentarea / background-ul ofertantului (persoană juridică sau fizică) licențiat să desfășoare astfel de lucrări pe teritoriul R. Moldova în care va fi prezentat obligatoriu:
      • Experiența anterioară, de minim 3 ani, pe piața din R. Moldova, în domeniul producerii reportajelor fotografice și/sau video, altei producții video corespunzătoare termenilor de referință. 
      • Capacitatea tehnică care confirmă disponibilitatea echipamentului fotografic sau videografic, precum și a programelor de editare imagine.
      • Capacitatea resurselor umane cooptate pentru realizarea sarcinilor în funcție de lotul pentru care se aplică: fotograf, cameraman, video-editori, etc.
   2. Portofoliul prestatorului cu cel puțin 5 exemple de reportaje foto și/sau video, realizate în ultimii 3 ani, pentru fiecare lot pentru care se aplică. Portofoliul poate fi anexat la mesaj în cadrul depunerii Ofertei, sau poate fi inclus ca link.
   3. Pentru persoane juridice, extras din Registrul de stat al persoanelor juridice.
   4. Pentru persoane fizice, patenta de întreprinzător în domeniul prestării serviciilor foto și/sau video.
   5. Minim 2 referințe/scrisori de recomandare din partea beneficiarilor serviciilor ofertantului din ultimii 3 ani.
   6. Declarația (semnată) de eligibilitate (modelul se anexează).
2. Oferta financiară să fie prezentată în lei MDL, cu și fără TVA (sau cu mențiunea că prestatorul de servicii nu este plătitor TVA). Oferta financiară să conțină structura de costuri bazată per preț unitar (preț per prestarea 1 serviciu foto și/sau video). Termenul de valabilitate a ofertei financiare: 20 zile.

Oferta financiară să conțină următorul tabel, divizat per Loturi. Tabelul se va transfera pe foaia cu antet a companiei ori se vor include datele complete ale prestatorului (numele, denumirea oficială, adresa, mail, rechizitele bancare, persoană de contact, telefon). Prestatorii eligibili pot depune oferta financiară pentru un singur lot ori pentru mai multe loturi, conform cerințelor descrise în termenii de referință.

Termen limită pentru depunerea Ofertelor – 3 februarie 2025, ora 18.00. Ofertele târzii nu vor fi acceptate.

Limba de prezentare a ofertelor – limba română sau limba engleză.

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă poate fi trimisă prin e-mail la adresele viorica.jereghi@mitp.md și ecaterina.curmaeva@mitp.md până la data de 29 ianuarie 2025, ora 18:00. Vom răspunde în scris (doar pe e-mail) la orice solicitare de clarificare primită înainte de termenul limită pentru clarificări, așa cum este indicat mai sus.

IV. CRITERIILE DE ELIGIBILITATE ȘI CALIFICARE A OFERTANTULUI

Vor fi acceptați în concurs:

1. Doar prestatorii licențiați să desfășoare astfel de lucrări pe teritoriul R. Moldova ori companiile înregistrate oficial în R. Moldova.
2. Doar prestatorii cu o experiență de minim 3 ani pe piața din Moldova în domeniul prestării serviciilor foto și video. 
3. Doar dosarele complete, conform pozițiilor indicate în capitolul III. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI.

V. CRITERIUL DE EVALUARE A OFERTELOR

Administrația MITP va selecta cea mai avantajoasă ofertă / cele mai avantajoase oferte din punct de vedere economic și tehnic, cu evaluarea prin Metoda de compromis, potrivit criteriului de atribuire „Cel mai bun raport calitate – preț”, cu aplicarea următorilor factori de evaluare:

O ofertă va fi respinsă dacă nu răspunde la aspecte importante ale Termenilor de referință sau dacă nu atinge punctajul minim indicat (60 de puncte).

Datele de mai sus pot fi modificate la discreția Administrației MITP. Orice modificare va fi publicată/expediată într-un amendament la acești Termeni de Referință. În cadrul achiziției curente, Administrația MITP își rezervă dreptul de a atribui mai multe Contracte (sau Contracte cadru), pentru același lot, în conformitate cu necesitățile Administrației parcului.

Lansarea procedurii de achiziție nu obligă Administrația MITP să efectueze achiziția respectivă. Administrația MITP își rezervă dreptul de anulare a procedurii de achiziție din motive argumentate. Decizia de anulare a procedurii de achiziție nu generează vreo obligație a beneficiarului față de participanții la procedura de achiziții.

DECLARAȚIE DE ELIGIBILITATE (model pentru companii, persoane juridice)

Către Administrația parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”

Stimați domni/stimate doamne,

Subsemnatul, reprezentant împuternicit al___(denumirea operatorului economic)_______ în calitate de ofertant, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi sub sancțiunile aplicate faptei de fals în declarații, că nu mă aflu în oricare dintre următoarele situații:

-        în ultimii 5 ani, nu am fost condamnat, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru participare la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, pentru fraudă şi/sau pentru spălare de bani, pentru infracțiuni de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste, finanțarea terorismului, exploatarea prin muncă a copiilor și alte forme de trafic de persoane.

-        nu mă aflu în proces de insolvabilitate ca urmare a hotărârii judecătoreşti;

-        nu am fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională;

-        nu sunt inclus în Lista de interdicție a operatorilor economici a AAP.

Confirm înregistrarea persoanei juridice, pe care o reprezint, în conformitate cu prevederile legale.

Mă oblig, la solicitarea Administrației parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”, în scopul verificării şi confirmării declarației, să prezint orice document doveditor de care dispun.

Data completării_____________                                                            

Ofertant/candidat    ___________________   (semnătura autorizată)

DECLARAȚIE DE ELIGIBILITATE (model pentru persoane fizice)

Către Administrația parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”

Stimați domni/stimate doamne,

Subsemnatul, ___(numele, prenumele)_______                                                                          

în calitate de ofertant, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi sub sancțiunile aplicate faptei de fals în declarații, că nu mă aflu în oricare dintre următoarele situații:

-        în ultimii 5 ani, nu am fost condamnat, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru participare la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, pentru fraudă şi/sau pentru spălare de bani, pentru infracțiuni de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste, finanțarea terorismului, exploatarea prin muncă a copiilor și alte forme de trafic de persoane.

-        nu am fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională;

-        nu sunt inclus în Lista de interdicție a operatorilor economici a AAP.

Confirm deținerea patentei de întreprinzător pentru serviciile solicitate, în conformitate cu prevederile legale.

Mă oblig, la solicitarea Administrației parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”, în scopul verificării şi confirmării declarației, să prezint orice document doveditor de care dispun.

Data completării_____________                                                            

Ofertant/candidat   ___________________   (semnătura)