RFQ: Termeni de referință pentru selectarea unui prestator de servicii video reels/stories

Denumire: „Reels / Stories Video Campaign”

Țara: Republica Moldova

Perioada de prestare a serviciilor: Decembrie 2024 - Decembrie 2025 

Denumire internă proiect: Campanie de promovare „Reels / Stories Video Campaign”

Beneficiar: Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park” (MITP)

1. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI

Pentru aplicare, vă rugăm să analizați Termenii de referință și să expediați pe mail o ofertă integrală pentru elaborarea conceptului și implementarea campaniei „Reels / Stories Video Campaign” de evidențiere a succeselor și realizărilor excepționale ale companiilor rezidente MITP.

Oferta integrală se va expedia pe adresa de mail: svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md, cu denumirea mesajului ”Reels / Stories Video Campaign_[denumirea ofertantului]” și urmează să conțină 2 documente separate:

1. Oferta tehnică cu privire la descrierea serviciilor prestate, care să includă metodologia de realizare a proiectului în viziunea ofertantului, termenii de realizare, viziunea și abordarea ofertantului în modul de prestare a serviciilor solicitate, precum și prezentarea / background-ul ofertantului, experiența în prestarea serviciilor similare, capacitatea profesională ș.a.. Oferta va conține actele confirmative în privința eligibilității Ofertantului (a se vedea Secțiunea V Eligibilitatea și calificarea Ofertantului).
2. Oferta financiară (în lei MDL, cu și fără TVA), care să conțină structura de costuri bazată per preț unitar (preț per 1 reels/stories). Numărul estimativ al video-urilor livrate (pentru formularea Ofertei financiare): 50 reels/stories, conform necesităților Administrației Parcului. Termenul de valabilitate a ofertei financiare: 20 zile. Oferta financiară să conțină următorul tabel:

Termen limită pentru depunere – 21 noiembrie 2024, ora 18.00. Ofertele târzii nu vor fi acceptate.

Limba de prezentare a livrabilelor – limba română și/sau engleză.

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă poate fi trimisă prin e-mail la adresele svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md până la data de 15 noiembrie 2024, ora 18:00. Vom răspunde în scris (doar pe e-mail) la orice solicitare de clarificare primită înainte de termenul limită pentru clarificări, așa cum este indicat mai sus.

II. DESCRIEREA PROIECTULUI

Moldova Innovation Technology Park (MITP)  lansează procesul de achiziție pentru servicii video, formate tip reels / stories. Campania își propune să evidențieze succesele și realizările excepționale ale companiilor rezidente MITP. MITP reunește peste 2100 de antreprenori în domeniul tehnologiei și peste 22.700 de angajați, reprezentând peste 80% din întregul sector IT din Moldova. Rezidenții MITP beneficiază de un stimulent fiscal special, plătind un impozit unic de 7% și având o conformitate simplificată fiscală și contabilă. 

Perioada de implementare: Decembrie 2024 - Decembrie 2025 

III. DESCRIEREA SERVICIILOR

Obiective

Următoarele obiective sunt de așteptat să fie îndeplinite în cadrul campaniei:

• Promovarea produselor și serviciilor rezidenților parcului IT. Crearea unei campanii video care să evidențieze realizările și contribuțiile companiilor din MITP, crescând astfel vizibilitatea acestora pe piața locală și internațională.
• Atracția de talente tech din țară și din afara acesteia. Susținerea și dezvoltarea programelor MITP pentru a facilita recrutarea de specialiști de top, inclusiv atragerea talentelor din afara Moldovei.
• Consolidarea imaginii MITP ca lider în sectorul IT al Moldovei. Sublinierea rolului MITP în reprezentarea a peste 80% din sectorul IT local, promovând în mod activ importanța parcului pentru dezvoltarea economică a Moldovei.
• Informarea despre avantajele fiscale oferite de MITP. Comunicare clară a beneficiilor fiscale specifice, inclusiv impozitul unic de 7%, pentru a atrage noi antreprenori în cadrul MITP.
• Creșterea notorietății în rândul publicului internațional. Extinderea recunoașterii MITP pe plan global prin campania de reels și stories, prezentând inovația și impactul companiilor rezidente la nivel internațional.

Ofertanții sunt încurajați să propună completări de conținut a campaniei, care în viziunea acestora sunt de interes, precum și recomandări în realizarea materialelor video. Sugestiile de conținut considerate pertinente vor constitui un avantaj la analiza ofertei tehnice.

Livrabilele creative propuse în concept vor fi elaborate după caz în română și/sau engleză.

Orice livrabil prezentat la prestarea serviciilor va fi considerat ca produs al Administrației MITP cu toate drepturile de autor incluse. 

IV. SARCINILE DE BAZĂ ÎN CADRUL PROIECTULUI

• Dezvoltarea conceptului creativ. Crearea unui concept vizual și a unui scenariu care să reflecte obiectivele campaniei și să evidențieze realizările companiilor rezidente MITP, având în vedere tonul și stilul potrivite pentru publicul-țintă.
• Planificarea și organizarea filmărilor. Stabilirea locațiilor, programării și resurselor necesare pentru filmări, incluzând coordonarea echipamentelor și a echipei tehnice, selectarea intervievaților și pregătirea elementelor vizuale relevante pentru fiecare companie rezidentă.
• Filmare și producție video. Capturarea materialului video de înaltă calitate care să fie potrivit pentru formatul scurt și dinamic al reels/stories, punând accent pe prezentarea succeselor și realizărilor notabile ale companiilor din MITP.
• Editarea și optimizarea pentru social media. Montarea materialului filmat și adaptarea acestuia în format reels/stories, cu efecte vizuale, text, subtitrări (RO, ENG după caz) și muzică, pentru a asigura o experiență captivantă și interactivă. Optimizarea formatului și a duratei pentru platformele de social media relevante.
• Gestionarea postărilor și monitorizarea impactului. Programarea și distribuirea materialelor pe rețelele de socializare, conform unui calendar bine stabilit. Monitorizarea performanței video-urilor pentru a evalua impactul campaniei și a ajusta strategia în funcție de feedback și rezultate. 

• Realizarea unui plan de backup și stocare a materialelor. Implementarea unui sistem de backup pentru materialele video și fișierele de proiect, pentru a preveni pierderea datelor și pentru a asigura accesul facil în caz de modificări ulterioare.

• Realizarea unui plan de livrare, incluzând etapele de aprobare și revizuire. Furnizorul trebuie să demonstreze capacitatea de a gestiona proiecte complexe, respectând termenele stabilite și cerințele specifice, pentru a asigura finalizarea proiectului conform așteptărilor agreate de ambele părți. 

• Propunerea altor activități.
  
  V. ELIGIBILITATEA ȘI CALIFICAREA OFERTANTULUI

Ofertantul trebuie să asigure capacitatea de a acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință prin resurse și efort propriu sau, după caz, prin subcontractare. Nu vor fi calificate spre evaluare Ofertele care nu vor acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință.

Criteriile minime de calificare și selecție sunt: 

• Furnizorul trebuie să aibă cel puțin 3 ani de experiență demonstrabilă în crearea de conținut video pentru formate scurte, tip reels/stories. Această experiență trebuie susținută de un portofoliu relevant, care să reflecte abilitatea furnizorului de a adapta conținutul pentru social media și de a crea materiale vizuale captivante și bine structurate, optimizate pentru publicul-țintă.
• Furnizorul trebuie să demonstreze un portofoliu de proiecte similare, axate pe formate de tip reels/stories. Se va solicita prezentarea unor exemple recente de video-uri create pentru platforme sociale, care să arate capacitatea de a realiza materiale de înaltă calitate, atractive și optimizate pentru mobil.
• Furnizorul trebuie să dispună de echipamente profesionale (camere video de înaltă rezoluție, echipamente audio de calitate, software de editare performant). Acesta va trebui să prezinte detalii despre resursele și tehnologia de care dispune pentru a garanta calitatea finală a materialelor livrate.
• Declarația Ofertantului (modelul se anexează), care ar confirma (aplicabil după caz):
  • Dovada înregistrării persoanei juridice, în conformitate cu prevederile legale (după caz);
  • Capacitatea ofertantului de a îndeplini pe deplin și în timp util toate obligațiile care îi revin (a nu fi insolvent) (după caz);
  • Neîncadrarea ofertantului sau a beneficiarilor efectivi ai acestuia în situația condamnării pentru participarea la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, fraudă şi/sau spălare de bani.

Administrația MITP va califica Ofertanții eligibili, conform criteriilor de calificare și selecție expuse în Termenii de Referință. Ulterior, va fi selectată cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic și tehnic, cu evaluarea prin Metoda de compromis, potrivit criteriului de atribuire „Cel mai bun raport calitate – preț”, cu aplicarea următorilor factori de evaluare:

O ofertă va fi respinsă dacă nu răspunde la aspecte importante ale Termenilor de referință sau dacă nu atinge punctajul minim indicat (60 de puncte).

VI. CRONOLOGIE

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă urmează a fi trimisă prin e-mail la adresa svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md, cu denumirea mesajului ”Clarificari_Reels / Stories Video Campaign”. 

Următorul calendar rezumă termenele limită în procesul de aplicare. Ofertanții sunt rugați să respecte aceste termene limită.

• Termen de depunere a ofertei: 21 noiembrie 2024, ora 18.00
• Termen limită pentru întrebări scrise: 15 noiembrie 2024, ora 18.00
• Răspunsuri oferite la întrebări/clarificări: 18 noiembrie 2024

Datele de mai sus pot fi modificate la discreția Moldova Innovation Technology Park. Orice modificare va fi publicată/expediată într-un amendament la acești Termeni de Referință.

Lansarea procedurii de achiziție nu obligă Administrația MITP să efectueze achiziţia respectivă. Administrația MITP își rezervă dreptul de anulare a procedurii de achiziție din motive argumentate. Decizia de anulare a procedurii de achiziție nu generează vreo obligație a beneficiarului față de participanții la procedura de achiziții.

DECLARAȚIE DE ELIGIBILITATE (model)

Către Administrația parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”

Stimați domni/stimate doamne,

Subsemnatul, reprezentant împuternicit al___(denumirea operatorului economic)_______                                                                                      

în calitate de ofertant, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi sub sancțiunile aplicate faptei de fals în declarații, că nu mă aflu în oricare dintre următoarele situații:

-        în ultimii 5 ani, nu am fost condamnat, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru participare la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, pentru fraudă şi/sau pentru spălare de bani, pentru infracțiuni de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste, finanțarea terorismului, exploatarea prin muncă a copiilor și alte forme de trafic de persoane.

-        nu mă aflu în proces de insolvabilitate ca urmare a hotărârii judecătoreşti;

-        nu am fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională;

-        nu sunt inclus în Lista de interdicție a operatorilor economici a AAP.

 Confirm înregistrarea persoanei juridice, pe care o reprezint, în conformitate cu prevederile legale.

Mă oblig, la solicitarea Administrației parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”, în scopul verificării şi confirmării declarației, să prezint orice document doveditor de care dispun.

Data completării_____________                                            Ofertant/candidat                                                                                                                               

                                                                                                      ___________________                                                                                                                                                                                                                         

(semnătura autorizată)