Laolalta anunță selectarea unui operator economic care va efectua auditului organizațional al asociației

TERMENI DE REFERINȚĂ privind selectarea unui operator economic care va efectua auditului organizațional al AO Laolaltă

Prezentare generală: 

Laolaltă este o organizație non-guvernamentală, non-profit, independentă, neafiliată politic, înființată în 2020, care promovează implicarea cetățenilor în mobilizarea comunitară.

Scopul concursului de oferte:

Asociația Obștească Laolaltă anunţă concurs de selectare a unui operator economic care va efectua auditul organizațional pentru perioada 01.01.2023 - 31.12.2023 și respectiv pentru perioada 01.01.2024 - 31.12.2024. Bugetul organizațional pentru anul 2023 a constituit 16.035.895,60 MDL. Bugetul organizațional pentru anul 2024 planificat 14.500.000,00 MDL.

Scopul raportului de audit este de a verifica corectitudinea utilizării mijloacelor financiare şi a veridicității informațiilor prezentate în rapoartele financiare și exprimarea opiniei de audit în conformitate cu ISA 700. Standardele Internaționale de Audit emise de către Federația Internațională a Contabililor (IFAC) și Standardele Internaționale de Raportare Financiară pentru sectorul non-profit (IFRS) ,  privind corespunderea acestora și cerințele contractelor de grant semnat între AO Laolaltă și donatori .

Necesității și condiții:
Auditorii trebuie să raporteze cu privire la toate descoperirile, care nu a fost corectate, precum și abateri de la acordurile de grant  atunci când vine vorba de transmiterea fondurilor către terți. În funcție de constatări, auditorul poate alege să raporteze în raportul de audit sau în scrisoarea către management.

Pentru exprimarea unei opinii asupra rapoartelor financiare ale AO Laolaltă, auditorul trebuie să verifice şi să evalueze concluziile formulate în baza dovezilor de audit obținute pe parcursul exercitării auditului cu obiectiv special.

Raportul auditorului va fi efectuat în conformitate cu standardele internaționale de audit și trebuie să conțină opinia clar exprimată sub formă scrisă. 

La efectuarea auditului organizațional o atenție deosebită va fi acordată următoarelor aspecte:

• Analiza cheltuielilor mijloacelor de grant şi a documentelor corespunzătoare, prezentate donatorilor, cu scopul de a determina dacă acestea sunt raționale după caracterul lor general, dacă sunt permise de condițiile de acordare a mijloacelor financiare, dacă sunt confirmate cu documentele necesare, cât şi cu scopul de a determina dacă cheltuielile reflectate în rapoartele  financiare corespund cu documentele contabile ale AO Laolaltă. Auditorul va determina dacă cheltuielile sunt recunoscute și înregistrate conform legislației în vigoare și cerințele contractelor de grant. Numărul și volumul testelor aplicate va fi bazat pe analiza de risc și aceasta va fi descris în raport;
• Evaluarea sistemului de evidență contabilă a organizației, cu scopul de a determina dacă administrarea granturilor și a altor venituri se efectuează adecvat, veniturile şi cheltuielile pot fi ușor identificate. Documentele contabile trebuie să reflecte separat operațiunile de primire şi cheltuire a mijloacelor granturilor;
• Verificarea existenței unui sistem de control intern în cadrul organizației, care ar asigura într-o măsură suficientă administrarea granturilor în conformitate cu legislația şi actele normative în vigoare, cât şi cu clauzele contractelor de grant;
• Verificarea respectării contractelor de grant de către AO Laolaltă. Analiza dată trebuie să includă evaluarea eficacității şi eficienței activității efectuate de organizație, verificarea rapoartelor prezentate donatorilor, verificarea compatibilității procesului de achiziționare a bunurilor şi serviciilor cu cerințele contractelor de grant, respectarea bugetelor aprobate, corectitudinea documentării deplasărilor, atât locale cât și internaționale, cu transport auto și avia, şi verificarea respectării altor condiții importante stipulate în contractele de finanțare. Pe parcursul analizei totodată se verifică şi respectarea legislației în vigoare în procesul administrării granturilor;
• Stabilirea dacă costurile salariale debitate la proiecte sunt înregistrate pe toată durata anului în mod sistematizat și examinarea dacă costurile salariale pot fi verificate prin documentația justificativă; 
• Examinarea rapoartelor financiare dacă acestea includ o comparație, pentru fiecare articol bugetar, între costurile / cheltuielile reale ale activităților și costurile / cheltuielile bugetate, aprobate de donatori pentru perioada respectivă;
• Respectarea legislației fiscale aplicabile în ceea ce privește impozitele și taxele; 
• Urmărirea dacă au fost respectate liniile directoare de achiziții anexate sau menționate în acordurile de grant;
• Stabilirea dacă soldul de ieșire pentru perioada anterioară este același cu soldul de intrare pentru perioada curentă;
• Dacă se aplică baza de numerar modificată ca principiu contabil, auditorul va descrie metoda utilizată și va motiva dacă principiul contabil aplicat este acceptabil pentru acest tip de raport financiar; 
• Stabilirea  dacă AO Laolaltă a implementat recomandările din evaluarea anterioară.

Compania de audit va avea acces la toate documentele și actele contabile în ceea ce privește procedura de alocare, gestionare și raportare în cadrul granturilor. AO Laolaltă va asigura sprijinul și spațiul necesar pentru auditor în vederea facilitării procesului de audit.

Sarcini tehnice, cerințe față de Raportul de audit:

• Raportul de audit, verificat şi semnat de auditorul responsabil (sa fie inclus numele, prenumele și poziția auditorului, nu doar numele companiei) va fi prezentat către AO Laolaltă conform termenelor indicați în contractual încheiat între AO Laolaltă și compania de audit;
• Raportul de audit trebuie să indice clar opinia generală de audit, detaliile privind metodologia de audit și scopul auditului;
• Asigurarea faptului că auditul a fost efectuat în conformitate cu standardele internaționale de audit și de către auditor calificat și licențiat;
• Raportul de audit va fi prezentat în două exemplare în limbile română și engleză. Rapoartele pot fi emise electronic cu aplicarea semnăturilor electronice.

Scrisoarea către management: Pe lângă raportul de audit, auditorul va pregăti o scrisoare în care va include concluzia de audit privind: punctele slabe identificate și evaluarea riscurilor; lipsa documentelor confirmative cuantificate în sume exacte, în cazul în care acestea există; recomandările auditorului pentru a înlătura deficiențele. Auditorului i se cere să evalueze riscurile în funcție de niveluri: ridicate, medii și mici.

Termenul limită pentru prezentarea raportului de audit precum și a scrisorii către management pentru anul 2023 constituie data de 15 decembrie 2024 și respectiv pentru anul 2024 termenul limită pentru prezentarea raportului de audit și a scrisorii către management constituie 31 martie 2025.

CRITERII DE CALIFICARE și Dosarul de aplicare:

1. Oferta tehnică și oferta financiară. Documentul va conține data, semnătura olografă și amprenta ștampilei (în cazul în care operatorul economic deține ștampilă);
2. Descrierea companiei ofertante, a experienței în domeniu şi argumentarea oportunității selectării acesteia;
3. Certificat/decizie de înregistrare a întreprinderii, Extras din Registrul de Stat al Unităţilor de drept;
4. Licenţe și certificări ale auditorului pentru activitatea de audit (copiile);
5. Dacă Auditorul are experiența în auditarea proiectelor finanțate de organizații internaționale;
6. Dacă Auditorul este membru al unei asociații profesionale sau internaționale;
7. 3 referinte, agenți economici cu care ați colaborat anterior și numărul de contact (nu este obligatoriu, dar este recomandat);

Criteriul de evaluare aplicat pentru atribuirea contractului:

1. Experiență în auditarea organizațiilor necomerciale din Republica Moldova (cu proiecte finanțate de organizații internaționale) - 20 puncte;
2. Experiență de cel puțin 3 ani - 20 puncte;
3. Perioada de efectuare a auditului şi termenul de prezentare a rezultatelor auditului - 20 puncte;

• pentru anul 2023, perioada de efectuare: 1-30 noiembrie 2024; raport de audit:  15 decembrie 2024
• pentru anul 2024, perioada de efectuare: 1-31 martie 2025; raport de audit:  10 aprilie 2025
  
  

4. Oferta financiară cu cel mai mic preț - 40 puncte;

Ofertele care nu respectă condițiile din anunț și termenii de referință nu vor fi luate în considerație.

Termen de valabilitate a contractului: Pe durata desfășurării procesului de audit.

Plata pentru serviciile prestate. Plata va fi efectuată în două tranșe (30/70). 

Prima tranșă în mărime de 30%, va fi achitată înaintea începerii procesului de audit și a doua tranșă în mărime de 70%, după recepționarea serviciilor prestate. Transferul către prestator va fi efectuat în lei (MDL) în baza facturii electronice.

Ofertele pot fi expediate în versiune electronică la adresa:  tor@laolalta.md.

Pentru informații suplimentare: 060414059

Termenul limită de prezentare a ofertelor este 16.10.2024, ora 23:59.