Licitație publică: selectarea unei companii de producție pentru realizarea unui spot video de prezentare a Republicii Moldova

Cerere de oferte: RFQN-INFLV-MD-012

Data publicării anunțului: 1 octombrie 2024; 

Termenul limită de prezentare a dosarului: 10 octombrie 2024; 16:00

Procedura de achiziție: Licitație publică

Selecție în baza calității și costului

Tipul contractului: Contract de prestări servicii

CONTEXT

Fundația INFO LIVE anunță licitație publică pentru selecția unei companii de producție pentru realizarea unui spot video de prezentare a Republicii Moldova în contextul integrării în Uniunea Europeană. Obiectivul spotului este îmbunătățirea percepțiilor despre Republica Moldova în rândul publicului din Uniunea Europeană și să stimuleze luarea deciziilor informate în cadrul procesului de integrare europeană a țării.

Pentru realizarea acestui obiectiv, Fundația INFO LIVE, cu sprijinul financiar al Fundației SOROS Moldova,  anunță un concurs pentru selectarea unei persoane juridice – o companie specializată în producția video – care să conceapă, filmeze și finalizeze acest spot de imagine.

DEPUNEREA DOSARULUI

Dosarul de aplicare va cuprinde oferta tehnică și financiară.

Acesta va fi depus în conformitate cu cerințele din Termenii de Referință și în strictă conformitate cu procedura prevăzută în Instrucțiunile pentru ofertanți.

Dosarul de aplicare va fi transmis prin e-mail la următoarea adresă: infolive@moldovain.eu 

Dosarele incomplete nu vor fi examinate.

După expedierea ofertelor, vă rugăm să vă asigurați că oferta a fost recepționată de Fundație sub forma unui e-mail de confirmare. Fundația este responsabilă numai pentru ofertele confirmate.

DATE DE CONTACT

Pentru întrebări referitoare la Termenii de Referință și cu privire la modul de depunere a ofertelor, vă rugăm să ne contactați pe e-mail: infolive@moldovain.eu. 

Întrebările de clarificare pot fi transmise în formă scrisă pe adresa de e-mail indicată mai sus, până la data de 7 octombrie 2024, orele 17:00.

PREGĂTIREA DOSARULUI

Dosarul de aplicare va cuprinde următoarele documente:

• Ofertă tehnică (conform Formularului A. Oferta tehnică);

• Ofertă financiară (conform Formularului B. Oferta financiară).

Ofertele se depun în conformitate cu cerințele și procedura prevăzută în prezenta Instrucțiune pentru ofertanți, secțiunea: ”Cum și unde se depune dosarul”.

La pregătirea dosarului, solicitanții vor examina în detaliu cererea de ofertă. Lipsa anumitor informații, esențiale pentru executarea contractului, solicitate în cererea de ofertă, pot duce la respingerea propunerii.

Ofertele, precum și toată corespondența cu ofertantul va fi în limba română.

ORAR

Următoarele termene limită se aplică acestei cereri de oferte:

CUM ȘI UNDE SE DEPUNE DOSARUL

Dosarul de aplicare  va fi transmis  electronic, prin e-mail, la următoarea adresă: infolive@moldovain.eu 

Termen limită de depunere: 10 octombrie 2024; 16:00.

Fundația nu va lua în considerare dosarele  depuse după termenul limită.

La expedierea ofertelor, vă rugăm să vă asigurați că următoarele informații sunt incluse în subiectul e-mailului:

• Subiect: RFQN-INFLV-MD-012_Nume ofertant

După expedierea  dosarului, vă rugăm să vă asigurați că acesta a fost recepționat de Fundație sub forma unui e-mail de confirmare. Fundația este responsabilă numai pentru dosarele confirmate.

Un ofertant poate retrage, înlocui sau modifica oferta după ce a fost depusă în orice moment înainte de termenul limită pentru depunere, prin trimiterea unei notificări scrise către Fundație. Oferta înlocuită sau modificată trebuie depusă odată cu notificarea. 

Toate notificările trebuie trimise respectând procedura depunerii ofertelor, marcându-le clar prin adăugarea cuvintelor  „RETRAGERE” „SUBSTITUIRE” sau „MODIFICARE” la subiectul e-mailului.

Ofertele vor fi valabile 30 zile din momentul depunerii.

OFERTA TEHNICĂ (OT) 

Oferta tehnică (datată, semnată și ștampilată de ofertant) va fi prezentată în limba română, în baza Formularului A. Oferta tehnică și va include:

• Conceptul creativ propus: O descriere detaliată a viziunii artistice pentru spotul video, care să reflecte imaginea Republicii Moldova în contextul integrării europene. Conceptul trebuie să includă tema principală, tonul și mesajele cheie ale spotului.
• Metodologia de producție: O descriere detaliată a metodologiei și etapelor de producție (pre-producție, producție, post-producție), inclusiv selectarea locațiilor, echipamentele utilizate, tehnologiile de filmare și grafică vizuală aplicate, viziunea regizorală asupra spotului video (inclusiv abordarea stilistică și creativă).
• Echipa de producție: Descrierea echipei implicate în realizarea spotului video, inclusiv regizorul, scenaristul, directorul de imagine, editorul video și alți membri esențiali. Vor fi incluse CV-urile acestor experți.
• Planul de lucru: Un plan detaliat cu indicarea etapelor de realizare a proiectului și rezultatele așteptate la fiecare etapă, precum și persoana responsabilă pentru supervizarea fiecărei activități. Calendarul proiectului va include toate etapele (pre-producție, producție și post-producție).
• Metode de post-producție: Descrierea detaliată a proceselor de editare, corecție de culoare, design de sunet și adăugarea efectelor speciale care vor fi utilizate pentru a livra un produs final de înaltă calitate.
• Portofoliu: Un portofoliu al proiectelor video relevante realizate la nivel național sau internațional, cu o scurtă descriere a obiectivelor fiecărui proiect.
• Copia unui extras recent din registrul persoanelor juridice: Documentul care confirmă înregistrarea legală a companiei ofertante.

OFERTA FINANCIARĂ (OF) 

Oferta financiară va include suma solicitată în MDL  pentru producerea spotului, cu detalierea cheltuielilor preconizate. 

Ofertantul va utiliza Formularul B. Oferta financiară. 

Oferta urmează a fi datată, semnată și ștampilată de către ofertant, ulterior scanată și expediată. 

În cazul în care există erori aritmetice nesemnificative, acestea vor fi corectate de către fundație.

Prețurile vor include TVA în conformitate cu legislația în vigoare a Republicii Moldova. 

EVALUAREA DOSARELOR 

Ofertele vor fi evaluate pe baza următoarelor criterii:

1. Originalitatea și relevanța conceptului creativ (40%);

2. Experiența și portofoliul companiei (30%);

3. Capacitatea de a gestiona întregul proces de producție (20%);

4. Oferta financiară (10%)

ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI ȘI PLATA

Dosarul evaluat cu cel mai înalt punctaj va fi declarată oferta câștigătoare. 

În baza rezultatelor concursului, Fundația va semna un contract de prestări servicii cu compania care a depus oferta câștigătoare. Contractul va produce efecte juridice începând cu luna octombrie 2024 și se va încheia cel târziu în decembrie 2024.

Achitarea serviciilor va fi efectuată în conformitate cu contractul de prestări servicii. Condițiile de plată vor fi negociate și agreate de ambele părți. Plata va fi efectuată în lei moldovenești, prin transfer bancar.

CONFIDENŢIALITATE ŞI PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Ofertele înscrise la concurs vor conține, direct sau indirect, date cu caracter personal. Fundația INFO LIVE va asigura confidențialitatea datelor cu caracter personal în procesul de colectare, prelucrare și stocare a acestora.

CONFLICT DE INTERESE

• Toate conflictele de interese potențiale sau care sunt în efect trebuie declarate;
• Nici o persoană nu ar trebui să fie în poziție de decident asupra cazului său;
• Self-dealing-ul este interzis.

ANTIFRAUDĂ ȘI CORUPȚIE

Fundația INFO LIVE aplică cu strictețe politica de zero toleranță la practicile interzise, inclusiv fraudă, corupție, complicitate, practici ne-etice sau neprofesionale și obstrucționarea ofertanților. Fundația solicită tuturor ofertanților să respecte cel mai înalt standard de etică în timpul procesului de achiziție și implementare a contractului.

TERMENI DE REFERINȚĂ:

CONTEXT

În decembrie 2023, Consiliul European a decis să deschidă negocierile de aderare la UE cu Republica Moldova, semnalând totodată că țara trebuie să-și intensifice eforturile pentru a-și consolida instituțiile și elementele de comunicare internă și externă  în vederea avansării traiectoriei sale de aderare.

Recunoscând importanța aderării la Uniunea Europeană ca obiectiv strategic național, a apărut necesitatea consolidării eforturilor în ceea ce ține de comunicarea pe extern și crearea de alianțe strategice, astfel asigurând un efort comun pentru avansarea procesului de integrare.

În contextul deschiderii negocierilor de aderare la Uniunea Europeană pentru Republica Moldova, accentul cade pe promovarea imaginii țării ca o țară modernă, ambițioasă, cu o generație tânără energică și determinată, care se dezvoltă rapid și își găsește locul în comunitatea europeană.

Fundația INFO LIVE implementează o serie de inițiative printre care producerea unui spot video care să evidențieze progresul economic și social al țării și să sublinieze rolul tinerilor în modelarea viitorului european al Moldovei. Acest spot video va avea un rol esențial în campania de informare și sensibilizare a publicului din Uniunea Europeană despre realitățile și perspectivele Republicii Moldova.

OBIECTIVUL CONCURSULUI

Selectarea unei companii de producție video pentru realizarea unui spot video care să promoveze Republica Moldova prin prisma tinerilor, evidențiind evoluția modernă a țării și ambițiile sale europene.

Spotul trebuie să surprindă dinamismul generațiilor tinere din Moldova, dezvoltările economice și tehnologice ale țării și angajamentul față de valorile europene. 

Spotul va fi utilizat în campanii internaționale de promovare și trebuie să aibă o durată de până la 3 minute.

Obiectivele spotului:

1. Promovarea imaginii Republicii Moldova în Uniunea Europeană ca o țară în plină dezvoltare, cu un tineret energic și inovator.

2. Ilustrarea progresului modern al Moldovei, inclusiv în domenii precum tehnologia, educația și antreprenoriatul.

3. Transpunerea ambițiilor europene ale țării, subliniind conexiunea tinerilor moldoveni cu valorile și oportunitățile europene.

4. Corectarea percepțiilor greșite despre Republica Moldova în rândul publicului din Uniunea Europeană și încurajarea luării deciziilor informate în procesul de integrare europeană a țării.

5. Crearea unei legături emoționale cu publicul din Uniunea Europeană, subliniind rolul tinerilor în transformarea țării.

Cerințe tehnice:

• Concept creativ: Compania selectată va dezvolta un concept creativ care să pună accent pe tineretul moldovean, modernism și integrarea europeană, ilustrând faptul că Republicii Moldova este o țară modernă, ambițioasă, cu o generație tânără energică și determinată, care se dezvoltă rapid și își găsește locul în comunitatea europeană
• Pre-producție: Aceasta va include:
• Elaborarea scenariului în conformitate cu tema principală,
• Crearea storyboard-ului și
• Selectarea protagoniștilor și locațiilor relevante care vor evidenția atât aspectele culturale și naturale ale Moldovei, cât și evoluția sa modernă.
• Producție: Filmările vor fi realizate cu echipamente de înaltă definiție, folosind tehnologii avansate, cum ar fi drone și/sau grafică animată. Spotul trebuie să surprindă atât peisaje naturale spectaculoase, cât și scene din mediul urban care să reflecte progresul tehnologic și modernismul Moldovei.
• Post-producție: Această etapă va include:
• Editarea video pentru a crea o narațiune coerentă și captivantă,
• Corecția de culoare pentru a adăuga o dimensiune vizuală puternică,
• Designul de sunet și adăugarea unei coloane sonore inspiratoare, care să transmită energia și ambiția tinerilor moldoveni și să sublinieze ritmul rapid al schimbării și al progresului.

OBLIGAȚIILE ȘI RESPONSABILITĂȚILE COMPANIEI

• Va dezvolta scenariul și conceptul creativ:

Compania va elabora un scenariu original și un concept creativ care să răspundă obiectivelor stabilite, cu accent pe tineretul din Republica Moldova. Scenariul trebuie să transmită imaginea unei țări tinere, dinamice, cu oameni ambițioși și muncitori.

• Va realiza producția video:

Compania va asigura toate aspectele legate de producția video, inclusiv filmări, editare, sunet și post-producție. Spotul trebuie să aibă o calitate înaltă și să fie realizat în conformitate cu specificațiile tehnice stabilite de Fundația INFO LIVE.

• Va colabora continuu cu Fundația INFO LIVE:

Compania va colabora strâns cu reprezentanții Fundației INFO LIVE pe parcursul tuturor etapelor de producție, oferind rapoarte periodice și ajustând materialele în funcție de feedback-ul primit.

• Va respecta termenele limită:

Compania va respecta calendarul de producție convenit și va livra materialele la timp, asigurând finalizarea proiectului în intervalul octombrie – noiembrie 2024.

• Va garanta calitatea și conformitatea:

Compania va asigura o calitate superioară a produsului final, conform standardelor de producție internaționale și cerințelor Fundației. Materialul video trebuie să respecte regulile de etică și să fie în concordanță cu valorile promovate de proiectul de integrare europeană a Republicii Moldova.

• Drepturi de autor și licențe:

Compania va garanta că toate materialele utilizate în producție (inclusiv muzica, imaginile și alte resurse media) sunt fie originale, fie utilizate sub licență, asigurând transferul drepturilor de autor către Fundația INFOLIVE pentru difuzarea materialului în Uniunea Europeană și alte regiuni.

• Responsabilitate financiară:

Compania va fi responsabilă pentru gestionarea bugetului alocat proiectului, asigurând transparența și respectarea limitelor bugetare. Raportările financiare vor fi transmise în conformitate cu cerințele Fundației.

REZULTATE AȘTEPTATE

Compania selectată va livra următoarele materiale și produse finale:

• Un spot video principal de până la 3 minute, care să reflecte imaginea Republicii Moldova ca o țară tânără, dinamică și ambițioasă, cu un accent special pe tineret. Spotul trebuie să fie realizat la cele mai înalte standarde de producție, evidențiind atât peisajele, cât și cultura și valorile naționale.

TERMENUL DE EXECUTARE

Proiectul se va desfășura pe o perioadă de 8 săptămâni, începând de la semnarea contractului cu compania selectată. Livrarea finală a materialelor trebuie să fie realizată până la sfârșitul lunii noiembrie 2024.

Etapele principale ale proiectului sunt următoarele:

Săptămâna 1-2: Pre-producție

• Dezvoltarea scenariului și conceptului creativ, discuții și aprobări cu Fundația INFO LIVE.

• Planificarea producției, scouting de locații, selecția echipei și a actorilor, pregătirea logisticii.

Săptămâna 3-4: Producție

• Filmările spotului video principal și capturarea fotografiilor de înaltă calitate pentru materialele promoționale.

• Supravegherea filmărilor pentru a asigura respectarea cerințelor creative și tehnice.

Săptămâna 5-6: Post-producție

• Editarea spotului principal (până la 3 minute) și a celor trei versiuni scurte.
• Ajustări și modificări în funcție de feedback-ul intermediar din partea Fundației INFO LIVE.

Săptămâna 7: Revizuiri și finalizare

• Implementarea feedback-ului final și asigurarea calității tuturor materialelor (video și fotografii).

• Livrarea versiunii finale a spotului, a celor trei versiuni scurte și a fotografiilor de înaltă calitate.

Săptămâna 8: Livrarea finală

• Predarea tuturor materialelor finale, inclusiv fișierele sursă, spotul principal și versiunile scurte, fotografii, și un raport de activitate.

• Trei versiuni scurte ale spotului video, fiecare cu o durată de aproximativ 30 de secunde, adaptate pentru diferite platforme de distribuție (TV, rețele sociale, platforme online). Aceste versiuni scurte trebuie să păstreze mesajul principal al spotului și să fie gândite pentru a capta rapid atenția audienței.

• Fotografii de înaltă calitate din fiecare scenă a videoclipului, care vor fi utilizate pentru materiale promoționale. Aceste imagini trebuie să surprindă esența scenelor din spot și să poată fi utilizate pe diverse suporturi media (print, online, outdoor), păstrând în același timp estetica și mesajul spotului.

CALIFICAREA ȘI EXPERIENȚA OFERTANTULUI

Companiile care doresc să participe la acest concurs trebuie să îndeplinească următoarele cerințe și să depună următoarele documente:

1. Experiență în producția video de înaltă calitate:

• Compania trebuie să aibă cel puțin 3 ani de experiență în producția de materiale video profesionale, cu un accent pe spoturi publicitare sau de prezentare similare.

• Experiență demonstrată în realizarea de proiecte pentru audiențe internaționale, de preferat în promovarea imaginii naționale sau instituționale.

2. Portofoliu relevant:

• Compania va prezenta un portofoliu cu exemple de proiecte video relevante, în special spoturi de promovare a imaginii naționale, branding sau campanii de publicitate. Proiectele

care evidențiază tineretul și cultura modernă vor constitui un avantaj.

3. Echipă calificată:

• Producătorul, regizorul, directorul de imagine și fotograful trebuie să aibă experiență demonstrată în realizarea proiectelor similare. CV-urile acestor membri-cheie trebuie incluse în ofertă, detaliind expertiza și realizările relevante.

4. Abilitatea de a respecta termenele limită:

• Compania va demonstra capacitatea de a respecta termenele stabilite pentru proiect și va livra toate materialele conform planului.

5. Colaborare internațională:

• Experiența anterioară de colaborare cu organizații internaționale sau fundații de renume este un avantaj. Compania trebuie să poată gestiona eficient un astfel de proiect, respectând

cerințele și termenele.

7. Gestionarea bugetului:

• Compania trebuie să aibă capacitatea de a gestiona eficient bugetul proiectului, asigurând transparența financiară și raportarea corectă a cheltuielilor.