Caiet de sarcini privind contractarea unei companii pentru asistență administrativă pentru implementarea Programului Bridge

1. Informații generale:

Conform Hotărârii Guvernului nr. 439 din 28.06.2023, misiunea Agenției de Investiții  este de a implementa politicile de stat și de a contribui la dezvoltarea și creșterea economică a Republicii Moldova. Aceasta se realizează prin promovarea exporturilor, atragerea investițiilor și îmbunătățirea imaginii țării, precum și prin dezvoltarea și utilizarea instrumentelor de diplomație economică.

În cadrul acestei misiuni, Agenția de Investiții  implementează programul BRIDGE, care își propune să sprijine companiile locale în accesarea de noi piețe, dobândirea de know-how, stabilirea de parteneriate internaționale și integrarea tehnologiilor inovatoare în activitățile lor prin participarea la evenimente internaționale.

Programul BRIDGE oferă finanțare de până la 1500 USD per companie, în primul an de program 1000 USD, în al doilea an și 500 USD în al treilea, pentru costurile de participare (transport internațional, servicii de cazare, taxa de participare) pentru companiile din următoarele industrii:

• Industrii creative;
• Media digitală și film;
• Industria ușoară, inclusiv mobilier și accesorii;
• Inginerie, IoT, IT;
• Managementul deșeurilor, economie verde și tehnologie;
• Horticultură și apicultură;
• Turism intern, industria vinului;
• Electronică;
• Industria chimică și farmaceutică;
• Mașini și componente auto;
• Materiale de construcții;
• Industria alimentară;
• Start-up-uri.

Companiile vor fi co-finanțate cu până la 1500 USD pentru participarea la diverse evenimente și inițiative internaționale (de exemplu, forumuri, conferințe, întâlniri B2B, workshopuri, sesiuni de training, vizite de studiu, expoziții,  etc.), pe baza regulamentului și procedurii stabilite și aprobate pentru Program.

Co-finanțarea companiilor în scopul de promovare a exportului prin intermediul Programului BRIDGE se va realiza atât din sursele bugetului de stat, cât și de la partenerii de dezvoltare, donatori și proiecte implementatoare. Conform industriilor enumerate mai sus, donatorii care au mandatul de dezvoltare a competitivității sectoarelor economice și de a stabili prioritățile fiecărui proiect, vor anunța ulterior perioadele de finanțare și numărul de companii asistate. Se estimează că anual să fie finanțate aproximativ 300 de companii.

Pentru a asigura funcționarea continuă și eficientă a programului Bridge, Agenția de Investiții contractează o Asociație / ONG / Think Tank pentru asistență administrativă. Aceasta va fi responsabilă de furnizarea suportului administrativ pentru executarea programului, în baza Regulamentului Bridge aprobat.

2. Autoritatea contractantă: Agenția de Investiții, mun. Chișinău, strada Eugen Doga, nr. 2.

Compania selectată va semna contract: cu Agenția de Investiții, iar pe baza acestuia, va urma și un proces de contractare separat cu parteneri de dezvoltare pentru alocarea de fonduri BRIDGE, conform parteneriatelor încheiate de către Agenția de Investiții.

3. Criterii de eligibilitate și selecție:

• Experiență relevantă în furnizarea de servicii de asistență administrativă pentru întreprinderi.
• Experiență relevantă în proiecte similare.
• Înțelegere demonstrată a proceselor și nevoilor legate de un program de rambursare.
• Experiență în gestionarea bugetelor de peste 100.000 EUR. 
• Abilități posedate în utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor și a proceselor administrative.
• Experiență în furnizarea de sesiuni de formare și orientare. 

4. Responsabilitățile companiei selectate:

• Să angajeze și să dedice cel puțin o persoană pentru susținerea programului.
• Implementarea și menținerea unui sistem de sprijin administrativ pentru program.
• Primirea, validarea și expedierea cererilor aplicanților la program către echipa de evaluare.
• Comunicarea către solicitanți a deciziei comitetului de evaluare.
• Semnarea angajamentului legal (acordului) cu beneficiarii selectați.
• Colectarea rapoartelor financiare după călătorie (7 zile).
• Colectarea rapoartelor narative după călătorie (7 zile, 3 luni, 6 luni, 12 luni).
• Gestionarea directă a procedurii de rambursare a cheltuielilor de călătorie ale beneficiarilor.
• Asigurarea contabilității și procesul financiar pe intern.
• Înregistrarea și monitorizarea rapoartelor pentru procesul administrativ general;
• Respectarea termenilor și condițiilor contractuale stabilite, inclusiv a oricăror dispoziții privind raportarea și evaluarea performanței.
• Furnizarea de rapoarte lunare, trimestriale și anuale către Agenția de Investiții privind numărul și statutul companiilor solicitante, reprezentativitatea industriilor, cererile aprobate și respinse, rapoartele financiare, precum și rezultatele raportate de beneficiari.
• Colaborarea și raportarea către alți donatori ai Programului conform cerințelor fiecărui donator.
• Suport tehnic continuu pentru beneficiarii programului Bridge.
• Colectarea și analiza feedback-ului utilizatorilor și implementarea soluțiilor de îmbunătățire.

Prin asumarea acestor responsabilități, compania câștigătoare se angajează să ofere un nivel înalt de servicii și să contribuie la buna funcționare a programului de rambursare a cheltuielilor administrat de Agenția  de Investiții.

Rambursarea către beneficiari va proveni din diferite fonduri oferite de donatori, în funcție de sectorul din care face parte compania.

5. Durata și condițiile de asistență: 24 de luni.

6. Termenul Limită pentru depunerea documentelor:

Compania are responsabilitatea de a prezenta:

1. Prezentare a experienței de implementare a unor sarcini similare în ultimii cinci ani (maxim 5 pagini sau 10 slide-uri), inclusiv a sistemelor de sprijin administrativ și sisteme de raportare.
2. Oferta financiară detaliată, incluzând cheltuielile lunare și evaluarea costurilor administrative pentru asistența de implementare pe o perioadă de 24 de luni.
3. CV-ul (CV-urile) managerului (managerilor) de proiect propus (propuși). CV-ul nu trebuie să depășească 2 pagini. 

Documentele vor fi trimise în format electronic la adresa de e-mail: contabil@invest.gov.md, cu mențiunea la subiect: Asistență Program Bridge.

7. Metoda de evaluare:

Evaluarea ofertelor va fi efectuată de către grupul de lucru pentru achiziții al Agenției  de Investiții și al partenerilor de dezvoltare, în conformitate cu prevederile Legii nr. 131 din 03-07-2015 privind achizițiile publice și procedura de achiziții aprobată prin Ordinul nr. 01 din 17 ianuarie 2024 al Agenției de Investiții, privind procedura de achiziții și constituirea grupului de lucru pentru achiziții, precum și de către donatorii implicați în program.

Compania care va acumula punctajul maxim pe baza criteriilor de evaluare va fi desemnată câștigătoarea licitației. În cazul în care mai mulți aplicanți, în urma examinării, sunt clasați pe primul loc cu același număr de puncte, prioritatea va fi acordată candidatului cu experiență mai bogată în realizarea proiectelor similare.