Termen extins: Selectarea prestatorului de servicii specializat în organizarea, promovarea și desfășurarea Târgului producătorilor locali din Grupurile de Acțiune Locală

Servicii: Organizarea, promovarea și desfășurarea Târgului producătorilor locali din Grupurile de Acțiune Locală.

Organizație: Solidarity Fund PL în Moldova

Tipul contractului: Prestări servicii

Durata contractului: August – Octombrie 2024

Termenul limită de depunere a dosarelor: 23 Iulie 2024

Context: Solidarity Fund PL în Moldova este Sucursala din Chișinău a Fundacja Solidarności Międzynarodowej, Varșovia, fundație de stat, gestionată și co-finanțată de Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone, creată pentru a contribui la dezvoltarea țărilor din vecinătate.

În 2023, Solidarity Fund PL a finalizat cu succes procesul de obținere a certificării UE „Pillar Assessment”, alăturându-se grupului de entități cu capacități mai mari de accesare a fondurilor europene.

Despre activitatea Solidarity Fund PL în Moldova puteți afla mai multe aici.

Solidarity Fund PL în Moldova vă invită să faceți o ofertă pentru executarea comenzii.

Descrierea achiziției: 

Termenul de referință vizează selectarea unei organizații calificate pentru a presta servicii de organizarea, promovarea și desfășurarea Târgului de produse și servicii cu implicare a cel puțin 40 beneficiari din Grupurile de Acțiune Locală (GAL) finanțate din Fondului de Dezvoltare Locală LEADER-UE 3.0, parte a componentei 4 a Programului „EU4Moldova: Comunități Locale”, finanțat de Uniunea Europeană, Ministerul Federal German pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare (BMZ), Cooperarea Austriacă pentru Dezvoltare (ADC) și Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone – Asistența Poloniei, și implementat de Agenția de Cooperare Internațională a Germaniei (GIZ), Agenția Austriacă pentru Dezvoltare (ADA) și Solidarity Fund PL (SFPL) în Moldova.

Scopul general: Capacitarea și sprijinirea producătorilor locali din mediul rural prin organizarea unui Târg în mun. Chișinău, care să promoveze inițiativele de dezvoltare rurală și să faciliteze interacțiunea directă cu consumatorii, contribuind astfel la dezvoltarea sustenabilă a economiei locale.

Obiective:

O1. Promovarea producătorilor locali: Facilitarea accesului și vizibilității pentru producătorii locali din mediul rural, oferindu-le oportunitatea de a-și expune și vinde produsele în cadrul unui Târg.

O2. Crearea unei platforme de interacțiune: Oferirea unui spațiu, unde producătorii locali și consumatorii din Chișinău și nu numai, pot interacționa direct, consolidând astfel relațiile de afaceri și încrederea în produsele locale cu focusul pe GAL-uri.

O3. Vizibilitatea proiectelor de dezvoltare rurală: Promovarea inițiativelor și proiectelor finanțate din Fondul de Dezvoltare Locală LEADER-UE 3.0, evidențiind succesul și impactul acestora în comunitate, dar și printre instrumentele de dezvoltare rurală existente.

O4. Educația și conștientizarea: Formarea producătorilor despre beneficiile participării la târguri din afara localităților lor și despre modul de pregătire a produselor pentru vânzare și promovare.

Locația finala pentru desfășurarea Târgului va fi stabilită ulterior cu SFPL în Moldova. Intenționăm să desfășurăm evenimentul în: (i) mun. Chișinău; (ii) locație publică, amplasată în centrul orașului; (iii) accesibilă și vizitată de oameni; (iv) cu spațiu suficient pentru desfășurarea evenimentului, (v) cu zonă de recreere.

Rezultate solicitate: 

1. Două ateliere pre-eveniment pentru producătorii locali. Atelierele vor fi despre pregătirea și promovarea produselor locale la târguri în comunitățile locale, dar și în afara localităților lor;
2. Un Târg de zi, desfășurat în Chișinău, cu participarea a cel puțin 40 de producători locali din GAL-uri și câțiva vânzători fideli, preferabil din zonele rurale, ai prestatorului selectat (cheltuielile prevăzute sunt destinate doar beneficiarilor RDF 3.0);
3. Cel puțin 4 materiale media cu promovarea Târgului pe platforme de socializarea media a prestatorului de servicii și a partenerelor lui media;
4. Video general post-eveniment despre Târg;
5. Poze post-eveniment despre Târgul desfășurat;
6. Scurt raport post-eveniment în care vor include: (1) numărul de oameni care au vizitat Târgul (numărul aproximativ de vizitatori); (2) popularitatea evenimentului pe social media – impact, impresii și reach din Facebook și Instagram, dar și a materialelor create și difuzate în mass media și recomandări pentru o mai bună organizare a beneficiarilor pentru acest tip de evenimente (în baza atelierelor pre-eveniment).

 Cerințe tehnice pentru serviciu.

1. Organizatorice:
   • 1. Viziunea generală despre amplasarea standurilor/meselor pentru producători locali.
   • 2. Cerințe pentru selectarea participanților din lista beneficiarilor SFPL în Moldova (termenii de participare, criteriile de selecție etc.).
   • 3. Asigurare evenimentului cu persoane responsabile de securitate, asistență medicală, siguranță la incendiu etc.
2. Tehnice:
   • 1. Echipamente tehnice necesare (iluminat, alimentare cu energie electrică, echipament pentru scenă, acompaniament muzical, mese și scaune etc.).
   • 2. Condiții pentru producători locali (acces la echipamentul necesar menționat mai sus și apă potabilă).
   • 3. Accesibilitate și parcare.
   • 4. Curățenie și colectarea gunoiului.
   • 5. Infrastructura pentru participanți și vizitatori (toalete, zone de odihnă, acompaniament muzical, ateliere pentru copii și adulți, info-point pentru vizitatorii evenimentului despre activitatea GAL-urilor, moderator al evenimentului etc.).
3. Promovare:
   • 1. Plan de vizibilitate pe rețelele prestatorului (publicitate in social media și mass media).
   • 2. Producerea materialelor promoționale (vizualul principal al Târgului, bannere online, plăcuțele fizice cu numele producătorului etc.).
   • 3. Utilizarea brandingului și logourilor proiectului „EU4Moldova: Local Communities”, dar și ale organizației care solicită serviciul.
4. Financiare:
   • 1. Bugetul evenimentului trebuie să fie detaliat și sa corespundă cu toate cerințele tehnice.

Notă. Se recomandă sa fie luate în considerare următoarele:

1. Măsuri pentru asigurarea accesibilității pentru persoanele cu mobilitate redusă.
2. Inițiative ecologice (colectarea selectivă a deșeurilor, utilizarea materialelor ecologice etc.).

Cerințe față de ofertanți: 

În cadrul apelului de achiziție, pot aplica persoane juridice care:

• (i) Dețin experiență de lucru în domeniul organizării, promovării și desfășurării târgurilor, de cel puțin 5 ani;
• (ii) Dețin experiență de lucru cu organizații non-guvernamentale de cel puțin 2 ani; 
• (iii) Dețin experiență în obținerea autorizațiilor pentru desfășurarea evenimentelor în spații publice;
• (iv) Dețin un brand de târg recunoscut (confirmat prin portofoliu cu evenimente precedente sub brandul corespunzător), cel puțin 10 evenimente organizate sub brandul dat în ultimii 5 ani;
• (v) Dețin rețele de socializare dezvoltate, de cel puțin cu 10.000 de urmăritori pe Facebook și pe Instagram.

Ofertanți neeligibili:

• (i) nu și-au îndeplinit obligațiile în raporturile contractuale anterioare cu SFPL în Moldova;
• (ii) au relații de colaborare activă cu SFPL în Moldova și/sau contract în derulare pentru același tip de serviciu sau serviciu similar;
• (iii) subiecții, care figurează în listele guvernamentale de sancțiuni ale UE și/sau SUA.

Termenul estimativ de executare a comenzii:  August – Octombrie 2024.

Dosarul va conține următoarele documente:

1. Pentru persoană juridică:

1. Descrierea detaliată a planului de organizarea și promovarea Târgului conform cerințelor tehnice;

2. portofoliu cu descrierea experienței persoanei juridice în domeniul organizării târgurilor;  

3. oferta de preț per serviciul prestat, în MDL fără TVA și care va include:

• (i) buget detaliat (unde vor fi incluse toate cheltuielile necesare conform cerințelor tehnice),
• (ii) datele de contact (companie, adtresa de e-mail, datele persoanelor de contact, numărul de telefon),
• (iii) altele.

4. declarația de conformitate cu următoarele anexe:

• (i) extras din registrul de stat cu termenul de cel mult 2 an de la data eliberării acestuia,
• (ii) certificat privind lipsa datoriilor față de bugetul național la data depunerii dosarului;

Criteriile de evaluare:

Dosarele sunt evaluate în conformitate cu criteriile de evaluare reflectate în Formularul de evaluare, după cum urmează:

Procedura de evaluare:

Dosarele sunt evaluate prin metoda individuală de către membrii comisiei de evaluare după care, rezultatele individuale sunt comasate și este determinat punctajul mediu obținut per dosar.

Dosarele incomplete sau expediate după termenul limită nu sunt evaluate.

După evaluarea dosarelor, comisia de evaluare poate decide desfășurarea etapei de interviu cu ofertantul/ții pre-selectați la etapa anterioară pentru a identifica cel mai potrivit ofertant pentru prestarea serviciului. La etapa de interviu, comisia de evaluare poate solicita documente adiționale relevante, dacă consideră necesar.

După finalizarea etapei de selectare, toți ofertanții vor fi informați despre rezultatele apelului de achiziții.

Excluderea ofertanților din procesul de achiziție:

1. Ofertanții sunt excluși din procedura de achiziție dacă a fost pronunțată o hotărâre judecătorească definitivă sau un act administrativ împotriva persoanei fizice, entității sau persoanei care o reprezintă, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricărui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere din oricare dintre următoarele motive:

• proceduri de faliment, insolvență sau lichidare;
• încălcarea obligațiilor privind plata impozitelor sau a contribuțiilor la asigurările sociale;
• comiterea unor abateri profesionale grave, inclusiv declarații false;
• fraudă;
• corupție;
• o acțiune asociată cu o organizație criminală;
• spălarea banilor și finanțarea terorismului;
• infracțiune de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste;
• exploatarea prin muncă a copiilor sau orice altă infracțiune legată de traficul de persoane;
• înființarea și îndeplinirea funcției de firmă-paravan;
• înființarea unei companii de acoperire;
• utilizarea sau participarea la discriminare sau hărțuire, inclusiv hărțuire sexuală. Excluderea poate apărea și în cazul în care nu există o hotărâre judecătorească definitivă sau un act administrativ în cauză și a fost dovedită prin mijloace disponibile SFPL în Moldova sau a partenerilor de dezvoltare.

2. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție, dacă conform legislației Republicii Moldova, Republicii Poloneze, Uniunii Europene, internaționale, sau țării donatorului se aplică restricții în privința entității sau persoanei care o reprezintă, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricărui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere.

3. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacă dosarul este incomplet sau expediat după termenul limită.

4. SFPL în Moldova își rezervă dreptul de a nu se limita la criteriile de excludere din procedura de achiziție, menționate mai sus.

Dosarul trebuie trimis pe adresa de email: procurements@solidarityfund.md:, cu titlu „Oferta organizarea, promovarea și desfășurarea a Târgului.

NB! Întrebările referitoare la achiziție pot fi expediate pe adresa de email: procurements@solidarityfund.md, nu mai târziu decât cu 5 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.

Răspunsurile vor fi publicate la categoria Q&A, cu 3 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.

* Ofertantul are dreptul de a stabili de sine stătător limitele confidențialității datelor furnizate și de a menționa care din documentele anexate la ofertă sunt confidențiale.  

** Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de Solidarity Fund PL în Moldova în scopul desfășurării procesului de achiziții, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și regulilor interne. Furnizarea datelor cu caracter personal se efectuează în mod voluntar. Refuzul furnizării datelor duce la imposibilitatea încheierii contractului cu Solidarity Fund PL în Moldova. Persoanele fizice au dreptul de a obține informații cu privire la scopul, domeniul de aplicare și modul de prelucrare a datelor cu caracter personal, dreptul de acces la datele sale cu caracter personal, la portabilitatea și rectificarea acestora. Datele cu caracter personal pot fi transmise donatorilor, auditorilor, organelor de stat, inclusiv celor publice de drept, avocaților – în scopul controlului Solidarity Fund PL în Moldova, protecției drepturilor, rezolvării litigiilor. Datele cu caracter personal  nu vor fi transmise altor părți terțe fără acordul prealabil al ofertantului. Orice întrebări privind datele cu caracter personal pot fi direcționate către Solidarity Fund PL în Moldova prin poșta electronica  info@solidarityfund.md.  

*** În scopul transparenței procesului de achiziție rezultatele licitației cu informația privind prestatorul selectat (denumirea/numele, prenumele, serviciul prestat, prețul, perioada) vor fi publicate pe pagina web a Solidarity Fund PL în Moldova. Participarea la licitație prin expedierea documentelor semnifică acceptarea publicării rezultatelor apelului de achiziție, cu excepția informațiilor marcate drept confidențiale.

**** Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul să anuleze procesul de achiziție în orice moment fără careva obligații față de ofertanți.