PRF58/25 Invitație de participare la concurs pentru selectarea unei companii specializate în evaluarea tehnică a sistemului contabil 1C al Societății de Cruce Roșie din Moldova

1. Introducere

Societatea Națională de Cruce Roșie din Moldova (SCRM) se află într-un amplu proces de transformare instituțională și digitalizare, susținut de Crucea Roșie din Elveția (SRC), având ca obiectiv modernizarea sistemelor interne de management financiar, resurse umane și logistică.

Sistemul contabil 1C reprezintă instrumentul fundamental de gestiune financiară al SCRM. În contextul extinderii structurii organizaționale, diversificării cerințelor de raportare și necesității integrării viitoare cu module digitale suplimentare, este necesară efectuarea unei evaluări tehnice aprofundate a configurației actuale 1C.

La solicitarea SCRM, SRC invită companii specializate în evaluarea, auditarea și optimizarea sistemelor 1C să participe la procesul de selecție pentru această consultanță.

2. Domeniul de aplicare al consultanței

Scopul consultanței este de a consolida guvernanța financiară, eficiența operațională și nivelul de conformitate al SCRM printr-o evaluare tehnică completă a sistemului 1C, a proceselor aferente și a capacității personalului.

Consultanța va include:

• verificarea și analiza structurii tehnice a sistemului 1C;
• evaluarea calității datelor financiare, a proceselor și fluxurilor de lucru;
• examinarea controalelor interne, a permisiunilor utilizatorilor și a conformității proceselor cu standardele financiare relevante;
• evaluarea capacităților personalului în utilizarea 1C;
• formularea de recomandări tehnice și operaționale;
• elaborarea unui plan de acțiuni și a unui roadmap pentru optimizarea sistemului și pregătirea pentru digitalizare.

3. Rezultate așteptate

Compania selectată va livra:

1. Raport de Incepție, incluzând metodologia, planul de evaluare și instrumentele utilizate.
2. Raport tehnic de evaluare 1C, conținând:
   • analiza setărilor tehnice și a arhitecturii bazei de date;
   • evaluarea calității datelor și a proceselor financiar-contabile;
   • identificarea lacunelor, erorilor și ineficiențelor;
   • evaluarea controalelor interne și a conformității proceselor;
   • evaluarea capacității personalului.
3. Raport privind pregătirea pentru integrare cu viitoarele module (HR, logistică, raportare către donatori).
4. Recomandări acționabile și Roadmap, incluzând prioritizarea etapelor de optimizare.
5. Prezentarea rezultatelor către SCRM și SRC.

4. Livrabile și servicii

Compania selectată va efectua cel puțin următoarele activități:

4.1 Analiză tehnică a sistemului

• Revizuirea versiunii 1C, arhitecturii bazei de date, configurărilor și structurii contabile;
• Controlul calității datelor (plan de conturi, note contabile, solduri, linii de raportare);
• Evaluarea conformității configurației 1C cu procedurile financiare SCRM și cerințele de raportare.

4.2 Analiza proceselor și fluxurilor de lucru

Consultanța se va desfășura în 5 faze:

Faza 1 – Lansare: întâlnire inițială, validarea obiectivelor, stabilirea calendarului.
Faza 2 – Evaluare: colectare date, diagnostic tehnic, maparea fluxurilor, evaluarea controalelor interne, interviuri cu personalul.
Faza 3 – Analiză și Raportare: consolidarea constatărilor și validarea preliminară.
Faza 4 – Recomandări și Roadmap: plan de acțiuni și evaluarea pregătirii pentru integrare.
Faza 5 – Livrabile finale: raport final și prezentare.

5. Durata consultanței

Perioada totală: 4–6 săptămâni

• Începere: Noiembrie 2025
• Finalizare: Ianuarie 2025

Calendar orientativ:

• Săptămâna 1 – Raport de Incepție
• Săptămânile 1–3 – Evaluare tehnică
• Săptămâna 4 – Draftul rapoartelor
• Săptămânile 5–6 – Versiunea finală și prezentarea

6. Structura propunerii de consultanță

Propunerile trebuie să includă:

• Introducere;
• Scopul și înțelegerea misiunii;
• Metodologia propusă;
• Obiective;
• Livrabile și servicii;
• Calendar de implementare;
• Resurse umane și experți implicați;
• Persoana principală de contact;
• Buget și propunere financiară;
• Primii pași de implementare.

7. Propunerea financiară și planul de plată

Oferta financiară trebuie prezentată în MDL, cu specificarea onorariilor și a TVA.

Plățile se vor efectua astfel:

• 10% la semnarea contractului;
• 60% la prezentarea drafturilor tuturor rapoartelor și documentelor;
• 30% la predarea versiunii finale a tuturor livrabilelor și a raportului final.

8. Cerințe privind calificările companiei

Expertiză tehnică necesară

• Minimum 5 ani de experiență în implementarea, evaluarea sau optimizarea sistemelor 1C;
• Experiență în evaluări ale sistemelor financiare în ONG-uri/humanitare;
• Cunoștințe solide privind standardele financiare și cerințele de raportare financiară aplicabile în sectorul non-profit;
• Experiență în analiza și optimizarea fluxurilor financiare și a controalelor interne;
• (Opțional, dar recomandat) Experiență cu integrarea 1C cu sisteme de HR/logistică sau alte module digitale.

Echipă recomandată

• Expert principal: arhitectură 1C, audit financiar, integrarea sistemelor;
• IT specialist: baze de date, integrare sisteme;
• Specialist formare (opțional): evaluarea competențelor staffului.

Cerințe administrative

• Înregistrare legală în Republica Moldova;
• Lipsa datoriilor la bugetul de stat;
• Capacitatea de a lucra cu date financiare sensibile și respectarea confidențialității.

9. Criterii de evaluare

1. Propunerea tehnică (60%)
   • înțelegerea mandatului;
   • metodologia;
   • experiența companiei;
   • calendarul propus.
2. Propunerea financiară (30%)
   • cost-eficacitate;
   • justificarea costurilor.
3. Portofoliu și referințe (10%)

10. Cerințe de depunere

Dosarul trebuie să includă:

1. Propunerea tehnică;
2. Propunerea financiară (separat);
3. Profilul companiei;
4. CV-urile experților;
5. Copii ale documentelor de înregistrare;
6. Cel puțin două scrisori de recomandare / referințe.

 Formatul depunerii

Dosarele pot fi depuse:

a) În format fizic (plicuri sigilate) la:
Swiss Red Cross in Moldova
Str. V. Alecsandri 2, Etaj 1 – Administrația „Coțaga”
MD-2009, Chișinău, Republica Moldova

b) În format electronic la: uliana.cretu@redcross.ch

Orice comunicare anterior depunerii dosarului va avea loc exclusiv în formă scrisă, prin intermediul adresei de e-mail indicate mai sus.

Oferta tehnică și oferta financiară trebuie transmise în fișiere separate.

11. Confidențialitate

Toate datele accesate în cadrul consultanței sunt proprietatea SCRM și trebuie tratate cu strictă confidențialitate. Compania selectată va semna un acord de confidențialitate și protecție a datelor.

12. Termen-limită este de 03 decembrie 2025.
Dosarele depuse după această dată nu vor fi examinate. Dosarele incomplete nu vor fi luate în considerare. Swiss Red Cross (SRC) își rezervă dreptul de a nu oferi explicații privind motivele in cazul candidatilor care au primit refuz in urma selectiei.

Organizații vizate:

• Swiss Red Cross