Monitorizare și Evaluare în ONG

Ro

Articol Original

Monitorizare și Evaluare în ONG

Definiții 

Monitorizare – colectarea sistematică a datelor pentru a verifica performanţa OSC-ului, programului.

Evaluare – analiza sistematică a rezultatelor obţinute şi stabilirea utilităţii activităţilor desfăşurate.

Sistem de evaluare şi monitorizare (M&E) – instrumente şi metode folosite pentru a verifica dacă au fost atinse rezultatele propuse.

Indicator – o caracteristică sau dimensiune care va fi utilizată pentru a măsura schimbarea, succesul, rezultatul şi impactul unor activităţi. 

Monitorizarea şi evaluarea (M&E) stau la baza capacităţii unei organizaţii de a-şi gestiona performanţele şi de a înţelege impactul pe care aceasta poate să-l atingă.

O M&E de calitate necesită resurse, abilităţi şi timp. Este firesc că într-un OSC care se află la o etapă incipientă de dezvoltare ar putea lipsi informaţiile clare despre performanţele pe care organizaţia le va atinge, dar şi sistemele şi instrumentele necesare pentru a măsura progresul. Pe măsură ce organizaţia creşte şi se dezvoltă, cel mai probabil aceasta va elabora sisteme pentru a măsura progresul în relaţie cu obiectivele setate, dar nu întotdeauna va utiliza în mod sistematic informaţia pentru a-şi îmbunătăţi intervenţiile sau pentru a oferi informaţie în luarea deciziilor pe viitor.

Acest capitol oferă informaţie despre paşii pe care o organizaţie trebuie să-i urmeze pentru a elabora un sistem de M&E bun. Acest sistem va utiliza probe la fiecare etapă a ciclului de proiect, pentru a promova luarea de decizii informate şi pentru a susţine realizarea unei schimbări semnificative şi durabile drept rezultat al intervenţiei organizaţiei.

Ce este un sistem de monitorizare şi evaluare?

Un sistem de Evaluare şi Monitorizare (M&E) este crucial pentru a implementa proiectele eficiente şi eficace, dar şi pentru a creşte responsabilitatea beneficiarilor, donatorilor, dar şi altor constituenţi. În mod evident, un sistem de M&E ne ajută să:

  • Determinăm dacă proiectul este implementat în conformitate cu planul stabilit, respectă termenele şi duce la realizarea obiectivelor setate iniţial;

  • Asigură că resursele financiare au fost utilizate eficient şi pentru realizarea scopului proiectului;

  • Ne dăm seama dacă proiectul a adus schimbare la nivelul grupului ţintă sau dacă a făcut vreo diferenţă în societatea, comunitatea în care a fost implementat. 

Iniţierea unui sistem de M&E înseamnă mult mai mult decât un formular, tabel sau bază de date. Este foarte important să transformăm M&E într-un instrument de auto-evaluare şi de învăţare în cadrul organizaţiei. Doar în acest caz toţi vor reflecta asupra experienţelor anterioare, vor examina realităţile prezentului, vor revizui obiectivele şi vor defini strategiile de viitor, vor recunoaşte diverse necesităţi ale constituenţilor şi vor negocia cu aceştia interesele şi nevoile lor. Un sistem de M&E poate şi trebuie să devină flexibil, să fie adaptat la diverse contexte locale şi la circumstanţele în continuă schimbare. În continuare puteţi vedea unele caracteristici ale sistemului de M&E.

De ce avem nevoie de un sistem de M&E?

Deseori organizaţiile reacţionează negativ la auzul conceptului de M&E, se depărtează de acesta şi îl neglijează. Sistemul de M&E poate invoca temeri, de exemplu, teama de a descoperi greşeala cuiva, de a vedea autoritatea cuiva subminată, teama de a cheltui resurse financiare şi de timp, de a fi ceva foarte şi foarte complicat etc. Deşi aceste temeri există şi pot fi reale sau inventate, un sistem de M&E este totuşi relevant şi „sănătos” pentru organizaţiile care îşi doresc să se dezvolte.

Un sistem de M&E are următoarele funcţii: 

Demonstrează rezultatele

Responsabilitatea faţă de constituenţi este foarte importantă şi este necesar să demonstraţi că aţi atins obiectivele şi impactul necesar, în primul rând, vouă ca şi echipe, organizaţii, apoi altora (beneficiarilor, guvernelor, donatorilor), pentru a creşte credibilitatea şi încrederea faţă de aceştia.

Învăţare/dezvoltare

Organizaţiile învaţă din experienţele avute de pe urma aplicării sistemului de M&E. Fără învăţare şi aplicarea lecţiilor învăţate în practică organizaţiile nu vor putea supravieţui într-un mediu competitiv şi schimbător.

Relaţionare

Ajută OSC-ul să vadă legătura dintre sistemul de M&E al organizaţiei şi cel al donatorului şi altor constituenţi, fără a compromite independenţa organizaţiei. Un sistem de M&E este asociat cu parteneriate, nivele de încredere, responsabilitate, integritate şi deschidere. Puteţi vedea unde aveţi puncte de divergenţă sau puncte comune şi unde acestea se intersectează în practica de zi cu zi.

Documentul de politici M&E

Argumentul de a elabora un sistem de M&E poate fi sumarizat într-un document de politici, care nu ar trebui să fie voluminos, în special în cazul organizaţiilor mai mici. Acest document se va referi la organizaţie în ansamblu şi nu la un anumit proiect pe care organizaţia îl implementează. Documentul de politici al sistemului de M&E ar putea să se refere atât la nivelul strategic al organizaţiei (de ce?), cât şi la nivelul operaţional (cum?). Odată ce organizaţia are o înţelegere bună a sistemului de M&E, este necesar să elaboreze documentul de politici al sistemului de M&E. Deseori necesitatea de a elabora un asemenea document apare atunci când organizaţia se confruntă cu situaţia când diverşi donatori înaintează fiecare cerinţele sale de raportare, adică atunci când organizaţia are dificultăţi de a suprapune necesităţile M&E cu cele ale constituenţilor externi. În acest context este extrem de important ca organizaţiile să înţeleagă că necesităţile şi cerinţele organizaţiei sunt esenţiale şi trebuie să ocupe locul de bază într-un proces de M&E, adică trebuie analizate şi înţelese întâi de toate la nivelul întregii organizaţii. Odată ce necesităţile organizaţiei sunt conştientizate şi înţelese de către însăşi organizaţia, este mai uşor ulterior să le potriveşti cu cerinţele constituenţilor externi (donatorilor, beneficiarilor, etc.).

Elaborarea unui sistem de M&E cere organizarea mai multor procese în cadrul organizaţiei. Aceste procese variază de la o organizaţie la alta, în dependenţă de structură, mărime, tipul de conducere, etc.

  

Planificarea unui plan de M&E

Sistemul de M&E trebuie planificat şi el, deşi de multe ori acest aspect este neglijat. Iată aspectele cheie care ar trebui luate
în consideraţie în cadrul procesului de planificare a sistemului de M&E:

  1. Cât de des şi la care nivele va avea loc planificarea şi bugetarea sistemului de M&E?

  2. Ce trebuie de monitorizat şi pentru cine, de ce şi de către cine?

  3. Cine va fi responsabil de paşii procesului de M&E şi rolurile acestor persoane?

  4. Beneficiarii vor fi implicaţi?

  5. Cum va fi informaţia colectată, sistematizată şi analizată?

  6. Care vor fi mecanismele de oferire / colectare a feedback-ului?

  7. Cum va fi facilitată învăţarea în organizaţie?

  8. Cum va fi monitorizat şi evaluat însuşi sistemul de M&E?

Planificarea sistemului de M&E poate fi mai uşoară dacă proiectele/programele organizaţiei au fost şi ele la rândul lor bine planificate. De regulă două componente succesive sunt parte a procesului de planificare a sistemului de M&E:

  1. Stabilirea obiectivelor clare, fezabile şi măsurabile;

  2. Planificarea / identificarea indicatorilor.

Beneficiarii organizaţiei sunt de multe ori neglijaţi în cadrul acestor etape, dar prezenţa şi părerea lor vă pot oferi idei foarte bune despre rezultatul final dorit şi despre cum aţi putea măsura rezultatele, astfel sporind interesul, implicarea şi aprecierea lor faţă de organizaţie.

Încorporaţi M&E încă de la etapa de design a proiectului / programului Dvs., atunci când decideţi asupra strategiei şi activităţilor proiectului. Deşi aveţi nevoie de date pentru evaluare la mijlocul şi la finele proiectului, încă înainte de demararea acestuia ar trebui să colectaţi linia de referinţă (baseline). Adiţional la cele expuse mai sus, gândiţi-vă cum informaţia din cadrul sistemului de M&E va fi utilizată atât în interiorul organizaţiei, cât şi în exterior. Asiguraţi-vă că informaţia adecvată va fi disponibilă pentru: 

  • Planificarea anuală a activităţilor şi bugetului;
  • Evaluarea formativă şi sumativă;
  • Rapoartele pe program;
  • Feedback-ul pentru beneficiarii şi constituenţii majori;
  • Alte necesităţi cum ar marketingul şi elaborarea propunerilor de proiect. 

 

Elaborarea Obiectivelor şi Indicatorilor

De multe ori obiectivele sunt ambigui şi vag formulate. Pentru a le face mai clare, mai realiste şi mai măsurabile, este necesar să reflectaţi asupra situaţiei finale dorite chiar de la începutul proiectului. Situaţia finală (visul) ar trebui să descrie ce este necesar să se schimbe (cantitativ şi calitativ), pentru cine concret (grupul de beneficiari) şi până când.

Cu cât mai detaliată este imaginea situaţiei finale, cu atât mai uşor este să identificaţi indicatori concreţi.

Patru întrebări vă vor ajuta să ajungeţi la indicatori concreţi:

  1. Care sunt obiectivele proiectului / iniţiativei?

  2. Care este situația finală dorită vizavi de grupul de beneficiari, atunci când organizaţia poate deja să se retragă?

  3. Care sunt domeniile cheie ale succesului scontat?

  4. Care sunt indicatorii cheie ai succesului scontat?

 

 

Sursa: 

Elaborarea şi implementarea politicilor şi procedurilor interne: Ghid pentru organizaţiile societăţii civile din Moldova/aut.: Angela Vacaru, Tatiana Ţarelunga, Elena Levinţa-Perciun, Anne Galli, Liudmila Bobu, Roxana Teodorcic. – Chişinău 

 

 

En

Traducere Automata

Monitoring and Evaluation in NGOs

Definitions

Monitoring – systematic collection of data to verify the performance of the CSOs, the program.

Evaluation – systematic analysis of the obtained results and establishment of the usefulness of the activities carried out.

Evaluation and monitoring system (M&E) – tools and methods used to verify that the proposed results have been achieved.

Indicator – a characteristic or size that will be used to measure change, success, outcome and impact of some activities.

Monitoring and evaluation (M&E) underpins an organisation's ability to manage its performance and understand the impact it can achieve.

A quality M&E requires resources, skills and time. It is natural that an OSC that is at an early stage of development may lack clear information about the performance that the organization will achieve, but also the systems and tools needed to measure progress. As the organization grows and develops, it will most likely develop systems to measure progress in relation to the set goals, but it will not always systematically use information to improve its interventions or to provide information in decision-making in the future.

This chapter provides information about the steps an organization needs to follow in order to develop a good M&E system. This system will use evidence at each stage of the project cycle to promote informed decision-making and to support the achievement of meaningful and sustainable change as a result of the organization's intervention.

What is a monitoring and evaluation system?

An Evaluation and Monitoring System (M&E) is crucial to implement projects efficiently and effectively, but also to increase the responsibility of beneficiaries, donors and other constituents. Clearly, an M&E system helps us to:

  • We determine if the project is implemented in accordance with the established plan, respects the deadlines and leads to the achievement of the objectives initially set;

  • Ensures that the financial resources have been used efficiently and for the achievement of the project purpose;

  • We can see if the project has brought about change at the level of the target group or if it has made any difference in the society, the community in which it was implemented.

Initiating an M&E system means much more than just a form, table or database. It is very important to turn M&E into a tool for self-assessment and learning within the organisation. Only in this case will everyone reflect on past experiences, examine the realities of the present, review the objectives and define strategies for the future, recognise the various needs of the constituents and negotiate with them their interests and needs. An M&E system can and must become flexible, be adapted to various local contexts and changing circumstances. Next you can see some features of the M&E system.

Why do we need an M&E system?

Organizations often react negatively to hearing the concept of M&E, move away from it and neglect it. The M&E system can invoke fears, for example, the fear of discovering someone's mistake, of seeing someone's authority undermined, the fear of spending financial resources and time, of being something very and very complicated, etc. Although these fears exist and can be real or invented, an M&E system is still relevant and "healthy" for organizations that want to grow.

An M&E system has the following functions:

Demonstrate the results

Accountability to constituents is very important, and it is necessary to demonstrate that you have achieved the necessary objectives and impact, first of all, to you as teams, organizations, then to others (beneficiaries, governments, donors), in order to increase credibility and trust in them.

Learning/development

Organizations learn from the experiences of applying the M&E system. Without learning and applying lessons learned in practice, organizations will not be able to survive in a competitive and changing environment.

Networking

It helps the CSOs to see the connection between the organization's M&E system and that of the donor and other constituents, without compromising the organization's independence. An M&E system is associated with partnerships, levels of trust, responsibility, integrity and openness. You can see where you have points of divergence or common points and where they intersect in everyday practice.

M&E policy document

The argument to develop an M&E system can be summarised in a policy document, which should not be voluminous, especially in the case of smaller organizations. This document will refer to the organization as a whole and not to a specific project that the organization is implementing. The policy document of the M&E system could refer to both the strategic level of the organization (why?) and the operational level (how?). Once the organization has a good understanding of the M&E system, it is necessary to develop the policy document of the M&E system. Often the need to develop such a document arises when the organization is faced with the situation when various donors each submit its reporting requirements, that is, when the organization has difficulties to overlap the needs of M&E with those of external constituents. In this context, it is extremely important for organizations to understand that the needs and requirements of the organization are essential and must occupy the basic place in an M&E process, that is, they must be analyzed and understood first of all at the level of the entire organization. Once the needs of the organization are realized and understood by the organization itself, it is easier later to match them with the requirements of the external constituents (donors, beneficiaries, etc.).

Developing an M&E system requires the organization of several processes within the organization. These processes vary from one organization to another, depending on the structure, size, type of leadership, etc.

  

Planning an M&E plan

The M&E system must also be planned, although this aspect is often neglected. Here are the key issues that should be taken
in consideration during the planning process of the M&E system:

  1. How often and at what levels will the planning and budgeting of the M&E system take place?

  2. What needs to be monitored and for whom, why and by whom?

  3. Who will be responsible for the steps of the M&E process and the roles of these people?

  4. Will the beneficiaries be involved?

  5. How will the information be collected, systematized and analyzed?

  6. What will be the mechanisms for providing/collecting feedback?

  7. How will learning be facilitated in the organization?

  8. How will the M&E system itself be monitored and evaluated?

Planning the M&E system may be easier if the projects/programs of the organization have also been well planned. As a rule, two successive components are part of the planning process of the M&E system:

  1. Setting clear, feasible and measurable objectives;

  2. Planning / identifying indicators.

The beneficiaries of the organization are often neglected during these stages, but their presence and opinion can give you very good ideas about the desired end result and how you could measure the results, thus increasing their interest, involvement and appreciation towards the organization.

Incorporate M&E from the design stage of your project/ program when deciding on the project strategy and activities. Although you need data for mid- and final evaluation of the project, even before it starts you should collect the baseline. In addition to the above, consider how the information within the M&E system will be used both inside the organization and externally. Make sure that the appropriate information will be available for:

  • Annual planning of activities and budget;
  • Formative and summative evaluation;
  • Reports by program;
  • Feedback for beneficiaries and major constituents;
  • Other needs such as marketing and drafting project proposals.

 

Development of Objectives and Indicators

Many times the objectives are ambiguous and vaguely worded. To make them clearer, more realistic and more measurable, it is necessary to reflect on the desired final situation right from the beginning of the project. The final situation (the dream) should describe what needs to change (quantitatively and qualitatively), for whom concretely (the group of beneficiaries) and until when.

The more detailed the picture of the final situation, the easier it is to identify concrete indicators.

Four questions will help you reach concrete indicators:

  1. What are the objectives of the project/initiative?

  2. What is the desired final situation vis-à-vis the group of beneficiaries, when the organisation can already withdraw?

  3. What are the key areas of expected success?

  4. What are the key indicators of the expected success?

 

 

Source:

Elaboration and implementation of internal policies and procedures: Guide for civil society organizations in Moldova/aut.: Angela Vacaru, Tatiana Ţarelunga, Elena Levinţa-Perciun, Anne Galli, Liudmila Bobu, Roxana Teodorcic. – Chisinau

 

 

Ua

Traducere Automata

Моніторинг та оцінка в НУО

Визначення

Моніторинг – систематичний збір даних для перевірки ефективності роботи ОГС, програми.

Оцінка – систематичний аналіз отриманих результатів і встановлення корисності здійснюваної діяльності.

Система оцінки та моніторингу (М&Е) – інструменти і методи, що використовуються для перевірки того, що запропоновані результати були досягнуті.

Індикатор – характеристика або розмір, який буде використовуватися для вимірювання змін, успіху, результату і впливу деяких видів діяльності.

Моніторинг та оцінка (М&Е) лежать в основі здатності організації керувати своєю ефективністю та розуміти вплив, якого вона може досягти.

Якісний МіО вимагає ресурсів, навичок і часу. Природно, що OSC, яка знаходиться на ранній стадії розробки, може не мати чіткої інформації про продуктивність, якої досягне організація, а також систем та інструментів, необхідних для вимірювання прогресу. У міру зростання і розвитку організації вона, швидше за все, буде розробляти системи для вимірювання прогресу по відношенню до поставлених цілей, але вона не завжди буде систематично використовувати інформацію для поліпшення своїх втручань або для надання інформації при прийнятті рішень в майбутньому.

У цьому розділі представлена інформація про кроки, які необхідно виконати організації, щоб розробити хорошу систему МіО. Ця система буде використовувати докази на кожному етапі проектного циклу для сприяння обґрунтованому прийняттю рішень і підтримки досягнення значущих і стійких змін в результаті втручання організації.

Що таке система моніторингу та оцінки?

Система оцінки та моніторингу (МіО) має вирішальне значення для ефективної та результативної реалізації проектів, а також для підвищення відповідальності бенефіціарів, донорів та інших складових. Очевидно, що система МіО допомагає нам:

  • Визначаємо, чи реалізований проект відповідно до встановленого плану, дотримується термінів і призводить до досягнення спочатку поставлених цілей;

  • Забезпечує ефективне використання фінансових ресурсів та для досягнення мети проекту;

  • Ми можемо побачити, чи приніс проект зміни на рівні цільової групи, чи він змінив суспільство, спільноту, в якій він був реалізований.

Ініціювання системи МіО означає набагато більше, ніж просто форма, таблиця або база даних. Дуже важливо перетворити МіО на інструмент самооцінювання та навчання всередині організації. Тільки в цьому випадку кожен буде розмірковувати над минулим досвідом, вивчати реалії сьогодення, переглядати цілі і визначати стратегії на майбутнє, визнавати різні потреби складових і домовлятися з ними про свої інтереси і потреби. Система МіО може і повинна стати гнучкою, бути адаптованою до різних локальних контекстів і мінливих обставин. Далі можна побачити деякі особливості системи M&E.

Навіщо потрібна система МіО?

Організації часто негативно реагують на те, щоб почути поняття М&Е, відійти від нього і нехтувати ним. Система МіО може викликати страхи, наприклад, страх виявити чиюсь помилку, побачити чийсь авторитет підірваним, страх витратити фінансові ресурси і час, бути чимось дуже і дуже складним і т.д. Хоча ці страхи існують і можуть бути реальними або винайденими, система МіО все ще актуальна і «здорова» для організацій, які хочуть розвиватися.

Система МіО має такі функції:

Продемонструйте результати

Підзвітність перед складовими дуже важлива, і необхідно продемонструвати, що ви досягли необхідних цілей і впливу, в першу чергу, на вас як команди, організації, потім на інших (бенефіціарів, уряди, донорів), щоб підвищити довіру і довіру до них.

Навчання/розвиток

Організації переймають досвід застосування системи МіО. Без вивчення і застосування уроків, отриманих на практиці, організації не зможуть вижити в конкурентному і мінливому середовищі.

Мереж

Це допомагає ОГС побачити зв'язок між системою МіО організації та донором та іншими складовими, не ставлячи під загрозу незалежність організації. Система МіО пов'язана з партнерськими відносинами, рівнем довіри, відповідальності, чесності та відкритості. Ви можете побачити, де у вас є точки розбіжності або загальні точки і де вони перетинаються в повсякденній практиці.

Документ політики МіО

Аргумент на користь розробки системи МіО можна узагальнити в програмному документі, який не повинен бути об'ємним, особливо у випадку з меншими організаціями. Цей документ буде відноситися до організації в цілому, а не до конкретного проекту, який реалізує організація. Програмний документ системи МіО може стосуватися як стратегічного рівня організації (чому?), так і операційного рівня (як?). Після того, як організація добре розбирається в системі М&Е, необхідно розробити програмний документ системи М&Е. Часто необхідність розробки такого документа виникає, коли організація стикається з ситуацією, коли різні донори кожен подають свої вимоги до звітності, тобто коли у організації виникають труднощі з перекриттям потреб МіО з потребами зовнішніх складових. У цьому контексті організаціям вкрай важливо розуміти, що потреби і вимоги організації мають істотне значення і повинні займати основне місце в процесі МіО, тобто їх необхідно аналізувати і розуміти в першу чергу на рівні всієї організації. Як тільки потреби організації будуть реалізовані і зрозумілі самою організацією, легше пізніше зіставити їх з вимогами зовнішніх складових (донорів, бенефіціарів і т.д.).

Розробка системи МіО вимагає організації декількох процесів всередині організації. Ці процеси варіюються від однієї організації до іншої, в залежності від структури, розміру, типу керівництва і т. Д.

  

Планування плану МіО

Система МіО також повинна бути спланована, хоча цим аспектом часто нехтують. Ось ключові питання, які слід прийняти
в процесі планування системи МіО:

  1. Як часто і на яких рівнях буде відбуватися планування і бюджетування системи МіО?

  2. За чим потрібно стежити і за ким, чому і ким?

  3. Хто відповідатиме за етапи процесу МіО та ролі цих людей?

  4. Чи будуть залучені бенефіціари?

  5. Як буде збиратися, систематизуватися і аналізуватися інформація?

  6. Якими будуть механізми надання/збору зворотного зв'язку?

  7. Як буде полегшуватися навчання в організації?

  8. Як буде контролюватися і оцінюватися сама система МіО?

Планування системи МіО може бути простіше, якщо проекти/програми організації також були добре сплановані. Як правило, в процесі планування системи М&Е входять дві послідовні складові:

  1. Постановка чітких, здійсненних і вимірюваних цілей;

  2. Планування / виявлення показників.

Бенефіціарами організації часто нехтують на цих етапах, але їх наявність і думка можуть дати вам дуже хороші уявлення про бажаний кінцевий результат і про те, як ви могли б виміряти результати, тим самим підвищуючи їх інтерес, залученість і вдячність по відношенню до організації.

Включіть МіО зі стадії розробки вашого проекту/програми при прийнятті рішення про стратегію та заходи проекту. Хоча вам потрібні дані для середньої та остаточної оцінки проекту, ще до його початку ви повинні зібрати базовий план. Крім перерахованого вище, розглянемо, яким чином інформація в рамках системи М&Е буде використовуватися як всередині організації, так і зовні. Переконайтеся, що відповідна інформація буде доступна для:

  • Щорічне планування діяльності та бюджету;
  • Формувальне та підсумкове оцінювання;
  • Звіти за програмою;
  • Зворотній зв'язок для бенефіціарів та основних складових;
  • Інші потреби, такі як маркетинг та підготовка проектних пропозицій.

 

Розробка цілей і показників

Багато разів цілі неоднозначні і нечітко сформульовані. Щоб зробити їх більш зрозумілими, реалістичними і вимірними, необхідно задуматися над бажаною кінцевою ситуацією прямо з початку проекту. Кінцева ситуація (сновидіння) повинна описувати, що потрібно змінити (кількісно і якісно), для кого конкретно (група вигодонабувачів) і до якого часу.

Чим детальніше картина кінцевої ситуації, тим легше виявити конкретні показники.

Чотири питання допоможуть вам вийти на конкретні показники:

  1. Які цілі проекту/ініціативи?

  2. Яка бажана кінцева ситуація щодо групи бенефіціарів, коли організація вже може вийти?

  3. Які ключові напрямки очікуваного успіху?

  4. Які ключові показники очікуваного успіху?

 

 

Target:

Розробка та впровадження внутрішніх політик та процедур: Посібник для організацій громадянського суспільства Молдови/aut.: Анжела Вакару, Тетяна Шарелунга, Олена Левінца-Перчюн, Анна Галлі, Людмила Бобу, Роксана Теодорчич. – Кишинів

 

 

Bg

Traducere Automata

Мониторинг и оценка в НПО

Дефиниции

Мониторинг – систематично събиране на данни за проверка на работата на гражданските организации, програмата.

Оценка – систематичен анализ на получените резултати и установяване на полезността на извършените дейности.

Система за оценка и мониторинг (M&E) – инструменти и методи, използвани за проверка дали предложените резултати са постигнати.

Показател – характеристика или размер, който ще се използва за измерване на промяната, успеха, резултата и въздействието на някои дейности.

Мониторингът и оценката (M&E) са в основата на способността на организацията да управлява своите резултати и да разбира въздействието, което може да постигне.

Качественият M&E изисква ресурси, умения и време. Естествено е, че OSC, който е в ранен етап на развитие, може да няма ясна информация за представянето, което организацията ще постигне, но също така и за системите и инструментите, необходими за измерване на напредъка. Тъй като организацията расте и се развива, тя най-вероятно ще разработи системи за измерване на напредъка по отношение на поставените цели, но не винаги систематично ще използва информация, за да подобри интервенциите си или да предостави информация при вземането на решения в бъдеще.

Тази глава предоставя информация за стъпките, които една организация трябва да следва, за да разработи добра система за сливания и придобивания. Тази система ще използва доказателства на всеки етап от проектния цикъл, за да насърчи информираното вземане на решения и да подкрепи постигането на смислена и устойчива промяна в резултат на намесата на организацията.

Какво представлява системата за мониторинг и оценка?

Системата за оценка и мониторинг (M&E) е от решаващо значение за ефикасното и ефективно изпълнение на проектите, но също така и за увеличаване на отговорността на бенефициерите, донорите и другите избиратели. Ясно е, че системата за сливания и придобивания ни помага да:

  • Определяме дали проектът се изпълнява в съответствие с установения план, спазва сроковете и води до постигане на първоначално поставените цели;

  • Гарантира, че финансовите ресурси са използвани ефективно и за постигане на целта на проекта;

  • Можем да видим дали проектът е довел до промяна на нивото на целевата група или е направил някаква разлика в обществото, общността, в която е реализиран.

Инициирането на M&E система означава много повече от просто формуляр, таблица или база данни. Много е важно M&E да се превърне в инструмент за самооценка и учене в рамките на организацията. Само в този случай всеки ще размишлява върху миналия опит, ще изследва реалностите на настоящето, ще прегледа целите и ще определи стратегии за бъдещето, ще разпознае различните нужди на избирателите и ще преговаря с тях за техните интереси и нужди. Системата за сливания и придобивания може и трябва да стане гъвкава, да бъде адаптирана към различни местни контексти и променящи се обстоятелства. След това можете да видите някои функции на системата M&E.

Защо се нуждаем от M&E система?

Организациите често реагират отрицателно на чуването на концепцията за M&E, отдалечават се от нея и я пренебрегват. Системата за сливания и придобивания може да предизвика страхове, например страх от откриване на нечия грешка, от това да видиш нечий авторитет подкопан, страх от харчене на финансови ресурси и време, да бъдеш нещо много сложно и т.н. Въпреки че тези страхове съществуват и могат да бъдат реални или измислени, системата за сливания и придобивания все още е актуална и "здравословна" за организации, които искат да растат.

Системата M&E има следните функции:

Демонстрирайте резултатите

Отчетността пред избирателите е много важна и е необходимо да се демонстрира, че сте постигнали необходимите цели и въздействие, на първо място, върху вас като екипи, организации, след това върху другите (бенефициенти, правителства, донори), за да се повиши доверието в тях.

Учене/развитие

Организациите се учат от опита от прилагането на системата за сливания и придобивания. Без да научат и приложат научените уроци на практика, организациите няма да могат да оцелеят в конкурентна и променяща се среда.

Мрежи

Тя помага на гражданските организации да видят връзката между системата за сливания и придобивания на организацията и тази на донора и другите избиратели, без да се компрометира независимостта на организацията. Системата за сливания и придобивания е свързана с партньорства, нива на доверие, отговорност, почтеност и откритост. Можете да видите къде имате точки на дивергенция или общи точки и къде се пресичат в ежедневната практика.

Документ за политиката по сливания и придобивания

Аргументът за разработване на система за сливания и придобивания може да бъде обобщен в документ за политиката, който не трябва да бъде обемен, особено в случая на по-малките организации. Този документ ще се отнася до организацията като цяло, а не до конкретен проект, който организацията изпълнява. Политическият документ на системата за сливания и придобивания може да се отнася както до стратегическото ниво на организацията (защо?), така и до оперативното ниво (как?). След като организацията има добро разбиране за системата за сливания и придобивания, е необходимо да се разработи политическият документ на системата за сливания и придобивания. Често необходимостта от разработване на такъв документ възниква, когато организацията е изправена пред ситуация, когато различни донори представят своите изисквания за докладване, т.е. когато организацията има трудности да припокрие нуждите на M&E с тези на външни избиратели. В този контекст е изключително важно организациите да разберат, че нуждите и изискванията на организацията са от съществено значение и трябва да заемат основно място в процеса на сливания и придобивания, т.е. те трябва да бъдат анализирани и разбрани преди всичко на ниво цялата организация. След като нуждите на организацията са реализирани и разбрани от самата организация, по-късно е по-лесно те да бъдат съчетани с изискванията на външните избиратели (донори, бенефициенти и др.).

Разработването на система за сливания и придобивания изисква организирането на няколко процеса в рамките на организацията. Тези процеси варират от една организация до друга, в зависимост от структурата, размера, вида на ръководството и т.н.

  

Планиране на план за сливания и придобивания

Системата за сливания и придобивания също трябва да бъде планирана, въпреки че този аспект често се пренебрегва. Ето основните въпроси, които трябва да се вземат
предвид по време на процеса на планиране на системата за сливания и придобивания:

  1. Колко често и на какви нива ще се извършва планирането и бюджетирането на системата за сливания и придобивания?

  2. Какво трябва да се следи и за кого, защо и от кого?

  3. Кой ще отговаря за стъпките на процеса на сливания и придобивания и ролите на тези хора?

  4. Ще участват ли бенефициентите?

  5. Как ще се събира, систематизира и анализира информацията?

  6. Какви ще бъдат механизмите за предоставяне/събиране на обратна връзка?

  7. Как ще се улесни ученето в организацията?

  8. Как ще бъде наблюдавана и оценявана самата система за сливания и придобивания?

Планирането на системата за сливания и придобивания може да бъде по-лесно, ако проектите / програмите на организацията също са добре планирани. По правило два последователни компонента са част от процеса на планиране на системата за сливания и придобивания:

  1. Определяне на ясни, осъществими и измерими цели;

  2. Планиране / идентифициране на показатели.

Бенефициентите на организацията често са пренебрегвани по време на тези етапи, но тяхното присъствие и мнение могат да ви дадат много добри идеи за желания краен резултат и как бихте могли да измерите резултатите, като по този начин увеличите интереса, ангажираността и признателността им към организацията.

Включете M&E от етапа на проектиране на вашия проект / програма, когато вземате решение за стратегията и дейностите на проекта. Въпреки че имате нужда от данни за средна и окончателна оценка на проекта, дори преди да започне, трябва да съберете базовата линия. В допълнение към горното, помислете как информацията в системата за сливания и придобивания ще се използва както вътре в организацията, така и външно. Уверете се, че подходящата информация ще бъде на разположение за:

  • Годишно планиране на дейностите и бюджета;
  • Формираща и обобщаваща оценка;
  • Отчети по програми;
  • Обратна връзка за бенефициентите и основните съставни елементи;
  • Други нужди като маркетинг и изготвяне на проектни предложения.

 

Разработване на цели и показатели

Много пъти целите са двусмислени и неясно формулирани. За да станат те по-ясни, по-реалистични и по-измерими, е необходимо да се помисли върху желаната крайна ситуация още от самото начало на проекта. Окончателната ситуация (мечтата) трябва да описва какво трябва да се промени (количествено и качествено), за кого конкретно (групата бенефициенти) и до кога.

Колкото по-подробна е картината на крайната ситуация, толкова по-лесно е да се идентифицират конкретни показатели.

Четири въпроса ще ви помогнат да достигнете до конкретни показатели:

  1. Какви са целите на проекта/инициативата?

  2. Каква е желаната окончателна ситуация по отношение на групата бенефициери, когато организацията вече може да се оттегли?

  3. Кои са ключовите области на очаквания успех?

  4. Кои са ключовите показатели за очаквания успех?

 

 

Източник:

Разработване и прилагане на вътрешни политики и процедури: Ръководство за граждански организации в Молдова/авт.: Анджела Вакару, Татяна Тарелунга, Елена Левинца-Перчун, Ан Гали, Людмила Бобу, Роксана Теодорчич. – Кишинев

 

 

Ru

Traducere Automata

Мониторинг и оценка в НПО

Определения

Мониторинг – систематический сбор данных для проверки эффективности работы ОГО, программы.

Оценка – систематический анализ полученных результатов и установление полезности проводимых мероприятий.

Система оценки и мониторинга (M&E) – инструменты и методы, используемые для проверки того, что предложенные результаты были достигнуты.

Индикатор – характеристика или размер, который будет использоваться для измерения изменений, успеха, результатов и влияния некоторых видов деятельности.

Мониторинг и оценка (M & E) лежат в основе способности организации управлять своей производительностью и понимать влияние, которого она может достичь.

Качественное слияние и оценка требует ресурсов, навыков и времени. Естественно, что OSC, который находится на ранней стадии разработки, может не иметь четкой информации о производительности, которую достигнет организация, а также систем и инструментов, необходимых для измерения прогресса. По мере роста и развития организации она, скорее всего, будет разрабатывать системы для измерения прогресса в отношении поставленных целей, но она не всегда будет систематически использовать информацию для улучшения своих мероприятий или предоставления информации в процессе принятия решений в будущем.

В этой главе представлена информация о шагах, которые организация должна выполнить, чтобы разработать хорошую систему мониторинга и оценки. Эта система будет использовать фактические данные на каждом этапе проектного цикла для содействия принятию обоснованных решений и поддержки достижения значимых и устойчивых изменений в результате вмешательства организации.

Что такое система мониторинга и оценки?

Система оценки и мониторинга (M&E) имеет решающее значение для эффективной и результативной реализации проектов, а также для повышения ответственности бенефициаров, доноров и других субъектов. Очевидно, что система мониторинга и оценки помогает нам:

  • Мы определяем, реализуется ли проект в соответствии с установленным планом, соблюдает ли он сроки и приводит ли он к достижению изначально поставленных целей;

  • Обеспечивает эффективное использование финансовых ресурсов для достижения цели проекта;

  • Мы можем видеть, привел ли проект к изменениям на уровне целевой группы или он внес какие-либо изменения в общество, сообщество, в котором он был реализован.

Запуск системы мониторинга и оценки означает гораздо больше, чем просто форма, таблица или база данных. Очень важно превратить M&E в инструмент для самооценки и обучения внутри организации. Только в этом случае каждый будет размышлять о прошлом опыте, изучать реалии настоящего, пересматривать цели и определять стратегии на будущее, признавать различные потребности избирателей и вести с ними переговоры об их интересах и потребностях. Система M&E может и должна стать гибкой, адаптированной к различным местным условиям и изменяющимся обстоятельствам. Далее вы можете увидеть некоторые особенности системы M&E.

Зачем нужна система M&E?

Организации часто негативно реагируют на концепцию M&E, отходят от нее и пренебрегают ею. Система M&E может вызывать страхи, например, страх обнаружить чью-то ошибку, увидеть чей-то авторитет подорванным, страх тратить финансовые ресурсы и время, быть чем-то очень и очень сложным и т.д. Хотя эти страхи существуют и могут быть реальными или придуманными, система мониторинга и оценки по-прежнему актуальна и «здорова» для организаций, которые хотят расти.

Система мониторинга и оценки имеет следующие функции:

Демонстрация результатов

Подотчетность перед избирателями очень важна, и необходимо продемонстрировать, что вы достигли необходимых целей и воздействия, прежде всего, на вас как на команды, организации, затем на других (бенефициаров, правительства, доноров), чтобы повысить доверие и доверие к ним.

Обучение/развитие

Организации учатся на опыте применения системы M&E. Без изучения и применения извлеченных уроков на практике организации не смогут выжить в конкурентной и меняющейся среде.

Сети

Это помогает ОГО увидеть связь между системой мониторинга и оценки организации и системой донора и других участников, не ставя под угрозу независимость организации. Система M&E ассоциируется с партнерствами, уровнями доверия, ответственности, честности и открытости. Вы можете видеть, где у вас есть точки расхождения или общие точки и где они пересекаются в повседневной практике.

Документ о политике в области мониторинга и оценки

Аргумент в пользу разработки системы мониторинга и оценки может быть обобщен в политическом документе, который не должен быть объемным, особенно в случае небольших организаций. Этот документ будет относиться к организации в целом, а не к конкретному проекту, который организация реализует. Программный документ системы M&E может относиться как к стратегическому уровню организации (почему?), так и к операционному уровню (как?). После того, как организация хорошо понимает систему M&E, необходимо разработать программный документ системы M&E. Часто необходимость разработки такого документа возникает, когда организация сталкивается с ситуацией, когда каждый из различных доноров представляет свои требования к отчетности, то есть когда организация испытывает трудности с перекрытием потребностей M&E с потребностями внешних участников. В этом контексте организациям крайне важно понимать, что потребности и требования организации являются существенными и должны занимать основное место в процессе M&E, то есть они должны быть проанализированы и поняты в первую очередь на уровне всей организации. Как только потребности организации осознаны и поняты самой организацией, впоследствии их легче сопоставить с требованиями внешних составляющих (доноров, бенефициаров и т.д.).

Разработка системы M&E требует организации нескольких процессов внутри организации. Эти процессы варьируются от одной организации к другой, в зависимости от структуры, размера, типа руководства и т. Д.

  

Планирование плана мониторинга и оценки

Система M&E также должна быть спланирована, хотя этим аспектом часто пренебрегают. Вот ключевые вопросы, которые следует решать
во внимание в процессе планирования системы M&E:

  1. Как часто и на каких уровнях будет происходить планирование и бюджетирование системы M&E?

  2. За чем нужно следить и за кем, почему и кем?

  3. Кто будет отвечать за этапы процесса M&E и роли этих людей?

  4. Будут ли задействованы бенефициары?

  5. Как будет собираться, систематизироваться и анализироваться информация?

  6. Каковы будут механизмы предоставления/сбора обратной связи?

  7. Как будет облегчаться обучение в организации?

  8. Как будет контролироваться и оцениваться сама система мониторинга и оценки?

Планирование системы мониторинга и оценки может быть проще, если проекты / программы организации также были хорошо спланированы. Как правило, в процессе планирования системы M&E участвуют два последовательных компонента:

  1. Постановка четких, осуществимых и поддающихся измерению целей;

  2. Планирование / определение показателей.

Бенефициарами организации часто пренебрегают на этих этапах, но их присутствие и мнение могут дать вам очень хорошие идеи о желаемом конечном результате и о том, как вы можете измерить результаты, тем самым повышая их интерес, вовлеченность и признательность к организации.

Включите M & E со стадии проектирования вашего проекта / программы при принятии решения о стратегии и деятельности проекта. Хотя вам нужны данные для средней и окончательной оценки проекта, еще до его начала вы должны собрать базовый уровень. В дополнение к вышесказанному, рассмотрим, как информация в системе M&E будет использоваться как внутри организации, так и за ее пределами. Убедитесь, что соответствующая информация будет доступна для:

  • Ежегодное планирование мероприятий и бюджета;
  • Формативная и суммативная оценка;
  • Отчеты по программам;
  • Обратная связь для бенефициаров и основных участников;
  • Другие потребности, такие как маркетинг и составление проектных предложений.

 

Разработка целей и показателей

Часто цели неоднозначны и расплывчато сформулированы. Чтобы сделать их более четкими, реалистичными и более измеримыми, необходимо задуматься над желаемой конечной ситуацией с самого начала проекта. Конечная ситуация (сон) должна описывать, что нужно изменить (количественно и качественно), для кого конкретно (группа бенефициаров) и до какого.

Чем детальнее картина итоговой ситуации, тем легче определить конкретные показатели.

Четыре вопроса помогут вам достичь конкретных показателей:

  1. Каковы цели проекта/инициативы?

  2. Какова желаемая окончательная ситуация по отношению к группе бенефициаров, когда организация уже может выйти?

  3. Каковы ключевые области ожидаемого успеха?

  4. Каковы ключевые показатели ожидаемого успеха?

 

 

Источник:

Разработка и внедрение внутренней политики и процедур: Руководство для организаций гражданского общества в Молдове/aut.: Анжела Вакару, Татьяна Царелунга, Елена Левинца-Перчун, Анна Галли, Людмила Бобу, Роксана Теодорчич. – Кишинев

 

 


Autentificare/Creare cont

Folosiți câmpurile de mai jos pentru a vă loga într-un cont existent.

Folosiți butoanele sociale pentru a vă loga într-un cont existent sau pentru a deschide un cont nou. Pentru a crea un cont nou fără rețele sociale folosiți linkul de aici. 

Am uitat Login-ul | Am uitat parola