Ghid privind finantarile nerambursabile

Sistemul finantarilor nerambursabile publice externe este una din componentele mecanismelor mai ample de colaborare dintre diverse state, el avand caracterul unui ajutor acordat pentru sprijinirea rezolvarii unor situatii exceptionale in care statul beneficiar al acestui ajutor nu are expertiza sau resursele umane si materiale necesare pentru a incerca o rezolvare eficienta pe cont propriu.

Cum functioneaza sistemul finantarilor nerambursabile?

Pentru a putea intelege cum demareaza si se deruleaza un program de finantare nerambursabila va prezentam etapele de "viata" ale acestuia:

1. In prima etapa, finantatorul stabileste - inclusiv prin colaborare cu autoritati ale statului care va beneficia de respectivele finantari (in cazul unor programe masive de finantare, de exemplu cele ale Uniunii Europene sau cele ale Bancii Mondiale) - domeniul sau domeniile vizate si obiectivele pe care intentioneaza sa le realizeze, activitatile si beneficiarii potentiali pe care este dispus sa-i finanteze din resursele sale.
   In aceasta etapa este elaborata metodologia care va permite selectia prin licitatie publica de proiecte si finantarea efectiva a activitatilor care asigura indeplinirea in conditii cat mai bune a obiectivelor finantatorului.
2. Etapa a doua este reprezentata de licitatia de proiecte.
   Finantatorul lanseaza in mod public programul de finantare respectiv, oferind tuturor celor interesati un pachet informativ care contine un ghid al programului (explicand mai detaliat ce intentioneaza sa realizeze programul si ce conditii trebuie sa indeplineasca cei care vor sa incerce sa obtina resurse financiare din aceasta sursa, in particular data limita pana la care pot fi depuse proiecte in vederea participarii la licitatie, limitele minime si maxime ale sumelor care pot fi solicitate printr-un singur proiect, intervalul de timp pentru care se asigura finantarea pentru proiectele castigatoare (de exemplu, durata activitatii trebuie sa nu depaseasca 6, 12, sau 18 luni sau/si activitatile pot fi finantate numai pana la o anumita data calendaristica) si o cerere de finantare (de regula sub forma unui formular standardizat); in cazul anumitor programe de finantare, pachetul informativ include si alte documente (modelul de plan de afaceri acceptat de finantator, niveluri maxime acceptate pentru cheltuielile de natura diurnelor etc.).
   Solicitantii depun proiectele de activitati pentru care solicita finantari nerambursabile realizate in conformitate cu conditiile prezentate in ghidul programului.
3. Dupa expirarea perioadei de timp in care pot fi depuse proiectele, acestea sunt evaluate de catre comisia de evaluare constituita in etapa intai, fiecarui proiect fiindu-i acordat un anumit punctaj, functie de lista de criterii utilizata de comisie (criterii prezentate solicitantilor, de regula, in cadrul pachetului informativ).
   Proiectele sunt apoi ierarhizate descrescator in functie de punctajul obtinut, fiind declarate castigatoare proiectele care au obtinut punctajele cele mai mari si care solicita, in total, o suma mai mica sau egala cu bugetul total oferit de finantator pentru programul de finantare respectiv.
4. Cea de-a patra etapa este reprezentata de perioada de implementare a proiectelor pentru care a fost obtinuta finantarea nerambursabila.
5. Etapa finala este cea de evaluare.

Care sunt principalii finantatori?

Pentru a vedea toate programele de finantare oferite de finantatorii din Moldova, accesati sectiunile Finantatori.

Ce este un grant?

Grantul reprezinta suma de bani acordata drept finantare nerambursabila pentru indeplinire unui scop anume.

Ce doresc finantatorii?

Finantatorii urmaresc atingerea unor obiective generale (economice, sociale, culturale) prin sprijinirea financiara a activitatilor unor organizatii (firme, ONG, institutii publice etc.) sau persoane.
Obiectivele si metodele acceptate de finantator pentru indeplinirea acestora trebuie foarte bine cunoscute de catre solicitantul de finantare.

Am nevoie de parteneri?

Foarte adesea, finantatorii doresc sa sprijine intr-o masura mai mare activitati realizate in cadrul unor parteneriate, organizate pe criterii de eficienta economica si sociala pornind de la complementaritatea care exista sau poate fi dezvoltata intre activitatea diversilor actori sociali.
Ca un indiciu in acest sens, puteti observa printre criteriile de evaluare a proiectelor din cadrul multor programe de finantare existenta unui punctaj acordat special pentru realizarea si modul de functionare a eventualului parteneriat organizat in cadrul proiectului, chiar daca nu se solicita in mod obligatoriu acest lucru.

in anumite cazuri, organizarea unui parteneriat este solicitata in mod expres celor care doresc sa acceada la finantarea nerambursabila oferita.

in toate situatiile insa, calitatea parteneriatului - si nu doar simpla existenta a unei organizatii partenere - este determinanta in obtinerea unor punctaje maxime.
Partenerii externi organizatiei care se vor implica in proiect trebuie specificati clar, inclusiv cu precizarea zonelor de activitate, a gradului de implicare si a modului de colaborare cu organizatia care realizeaza proiectul.
Un proiect este, de fapt, un sistem complex pe care numai cu dificultate o organizatie il poate pune singura in miscare astfel incat sa-si atinga scopul.

in situatia in care exista alti finantatori, acestia constituie nu numai o garantie a posibilitatilor de functionare si extindere a proiectului, dar chiar a viabilitatii sale, deoarece intereseaza mai multe categorii de persoane.
Finantatorii care sunt solicitati sa cofinanteze un proiect vor trebui selectati in asa fel incat politicile lor sa coincida, pe cat posibil, cu cele ale finantatorului principal.

Cum arata un contract de parteneriat?

Va prezentam in continuare un model de declaratie de parteneriat intalnit in programele de finantare derulate de Uniunea Europeana.
Bineinteles, daca pachetul informativ oferit de finantatorul care va intereseaza cuprinde un alt model, este obligatorie utilizarea acestuia din urma.

MODEL - Declaratie de Parteneriat [pagina noua]

Cum pot construi un parteneriat viabil?

Pentru a construi o relatie de parteneriat viabila ar trebui sa aveti in vedere urmatoarele aspecte:

1. Alegeti activitati care raspund cat mai bine obiectivelor programului de finantare asa cum sunt ele prezentate in cadrul ghidului programului.
2. Acordati timp suficient analizei activitatii/activitatilor pentru care doriti sa organizati un parteneriat, pentru a putea identifica punctele tari si punctele slabe, avantajele si dezavantajele pe care le inregistreaza organizatia solicitanta in desfasurarea acestor activitati, tinand cont de contextul economic si social de ansamblu in care functioneaza ea.
   Partenerul/partenerii trebuie sa compenseze punctele slabe si dezavantajele solicitantului, astfel incat sa se raspunda si unor necesitati manifestate in mediul social in care va functiona activitatea (crearea de noi locuri de munca, atragerea unor categorii sociale defavorizate, difuzarea mai larga a informatiilor despre proiect etc. dupa caz).
3. Selectati cu atentie organizatiile care pot indeplini aceste conditii si care raspund criteriilor de eligibilitate din ghidul programului (ghidul solicitantului etc.) alegand, in masura posibilului, parteneri cu care ati avut colaborari anterioare cat mai reusite - pe care va trebui sa le prezentati pe scurt in proiect - si cu care sunteti cat mai siguri ca puteti colabora si in activitatile pentru care solicitati finantare.
   Partenerii participanti in proiect trebuie sa participe inclusiv la realizarea proiectului care va participa la licitatie.

Ce pasi trebuie intreprinsi in vederea participarii la licitatii?

Dupa ce v-ati hotarat sa apelati la o finantare de acest gen, trebuie sa parcurgeti urmatoarele etape:

1. Alegeti programele de finantare cele mai potrivite pentru specificul activitatilor dorite de dumneavoastra.
2. Procurati-va pachetului informativ al programului de finantare.
   Descrierea detaliata a programului trebuie studiata cu atentie, astfel incat sa puteti stabili cu certitudine ca programul va poate fi de folos si ca indepliniti toate conditiile de eligibilitate pentru a putea participa la licitatie.
3. Completati documentatia solicitata de finantator si colectati documentele necesare ca anexe obligatorii in cadrul proiectului.
   O atentie speciala trebuie acordata informatiilor anexe suplimentare - nesolicitate expres de finantator - care pot fi utilizate ca argumente in favoarea proiectului dumneavoastra (studii, date statistice, scheme, strategii guvernamentale in domeniile vizate de proiect etc.).
   Este recomandat sa incheiati aceasta etapa cu cel putin cateva zile inainte de data limita de depunere a proiectelor, pentru a dispune de timpul necesar pentru verificarea finala.
4. Depuneti proiectul la adresa anuntata de finantator, inainte de data limita.
   In general, aceasta data limita se refera la ziua si ora la care proiectul este primit si inregistrat in evidentele finantatorului ca participant la licitatie si nu la data expedierii lui de la sediul solicitantului catre finantator (data postei). Aceasta situatie trebuie avuta in vedere de la inceput in planificarea realizarii proiectului, tinand cont de faptul ca serviciile de curierat (Posta Romana sau firmele private) au nevoie de cel putin 24 de ore pentru transportul coletelor intre localitati aflate in judete diferite.
5. Analizati rezultatul licitatiei, comunicat de finantator fiecarui solicitant in parte.
   Pentru proiectele castigatoare, urmeaza implementarea propriu-zisa a proiectului, prin semnarea contractului de finantare intre finantator si solicitantul care a depus proiectul castigator.
   Pentru proiectele necastigatoare, este momentul analizei punctajului obtinut de proiect, etapa esentiala in cazul in care intentionati sa depuneti un alt proiect. Intre anumite limite, aceste concluzii sunt utile si atunci cand sunteti interesat ulterior de un alt program de finantare, chiar oferit de alt finantator.

Aici mai pot fi adaugate cateva sfaturi utile:

1. Acordati tot timpul necesar pentru realizarea proiectului de finantare.
   De regula, in faza de inceput a proiectului este posibila aparitia unor situatii de subapreciere a efortului necesar, inclusiv ca urmare a capacitatii reduse de identificare clara si completa a tuturor informatiilor si documentelor necesare si utile pentru proiect.
   In plus, licitatiile de proiecte sunt lansate, uneori, cu putin timp inainte de termenul limita de depunere a proiectelor, iar centralizarea informatiilor necesare poate solicita un volum de munca suficient de mare pentru a justifica acordarea unui interval important de timp pentru realizarea proiectului.
2. Porniti de la o idee de activitate identificata in prealabil ca fiind necesara pentru dumneavoastra (achizitia unui echipament mai performant, dezvoltarea unor activitati existente, initierea de noi activitati etc.) si care poate fi adaptata pentru cerintele specifice ale finantatorului, in loc de a imagina o activitate pornind de la cerintele ghidului de finantare.
   Astfel, veti economisi din timpul si efortul uman necesar pentru documentarea activitatii vizate care, fiind bine cunoscuta de dumneavoastra, poate fi prezentata si argumentata complet si convingator.
3. Stabiliti o persoana care sa aiba in responsabilitate realizarea proiectului de finantare si un grup de colaboratori - in particular o persoana pentru legatura cu partenerul/partenerii din cadrul proiectului (de regula, este nevoie de mai multe persoane pentru a aduna in timp util toate informatiile necesare).
4. Acumulati din timp toate informatiile semnificative care pot argumenta avantajele proiectului realizat de dumneavoastra.
5. Clarificati in detaliu care sunt informatiile solicitate in cadrul cererii de finantare, inclusiv prin realizarea unor contacte si discutii cu persoanele special desemnate in acest scop de catre finantator.

Ce contine pachetul informativ?

Pachetul informativ contine, in general:

1. Ghidul programului (ghidul solicitantului);
2. Formularul cererii de finantare;
3. Formularele documentelor anexe, care pot diferi functie de finantator si programul de finantare: modelul de buget al proiectului (uneori inclus in corpul cererii de finantare), matricea logica a proiectului, modelul de plan de afaceri acceptat de finantator, modelul de CV acceptat pentru membrii echipei proiectului, nivelurile maxime acceptabile ale cheltuielilor cu diurne, modelul contractului care urmeaza sa fie incheiat intre finantator si organizatiile castigatoare ale licitatiei de proiecte, anuntul de lansare a programului de finantare etc.

Cum construiesc bugetul unei activitati?

Pentru a realiza un buget cat mai realist aveti in vedere urmatoarele aspecte:

1. Includeti toate cheltuielile absolut necesare.
   Bugetul trebuie sa fie fezabil - trebuie sa asigure functionarea activitatii in economia reala, nu doar pe hartie - deci trebuie stabilite si estimate cat mai precis posibil toate categoriile de cheltuieli necesare pentru realizarea obiectivelor activitatilor respective, in conditiile de calitate necesare in proiect.
   Orice omisiune esentiala duce, in faza de implementare efectiva, fie la solicitarea de fonduri suplimentare peste cele aprobate, de multe ori echivalenta cu anularea proiectului, fie la solicitari de modificare a bugetului, acceptate de finantatori in mod exceptional si doar intre anumite limite.
2. Nu supradimensionati cheltuielile peste strictul necesar.
   Rezervele pentru situatii neprevazute, atunci cand pot fi incluse in buget, au limite maxime acceptate de finantator.
   In afara de cheltuielile strict necesare, finantatorii nu sunt dispusi sa finanteze decat cheltuieli derivate sau legate de functionarea programului de finantare in ansamblu - cheltuieli de publicitate ale fiecarui proiect, cheltuieli de evaluare periodica a stadiului implementarii fiecarui proiect castigator etc., iar finantatorul nu ezita sa solicite modificarea bugetului atunci cand considera nejustificat de mari anumite cheltuieli (un posibil efect secundar al acestor modificari poate fi diminuarea contributiei proprii a solicitantului pana la un nivel la care proiectul devine neeligibil) sau decide sa acorde o suma mai mica decat cea solicitata initial prin proiect.
3. Nu va stabiliti ca obiectiv solicitarea sumei maxime pe care o ofera finantatorul unui proiect.
   Pentru ca organizatia dumneavoastra sa obtina sume mai mari sub forma de finantari nerambursabile, depuneti mai multe proiecte, in cadrul aceluiasi program de finantare (dar pentru alte proiecte) sau in cadrul altor programe (totusi, finantatorii nu acorda sume pentru activitati care sunt finantate in paralel din sumele obtinute de la alt finantator sau din sursele solicitantului).
4. Asigurati co-finantarea (contributia proprie), dovedind cu documente ca dispuneti de bunurile materiale si personalul (asa-numita "contributie in natura") precum si de resursele financiare care reprezinta, ca valoare totala in bugetul proiectului, cel putin procentul minim solicitat de finantator.
   Incercati sa asigurati un nivel al acestei co-finantari mai mare decat procentul minim solicitat; o contributie proprie mai mare poate indica finantatorului interesul si seriozitatea cu care solicitantul trateaza activitatile din proiect (solicitantul este dispus sa riste o parte mai mare din propriile resurse in proiect) si asigura o marja de siguranta in cazul cand bugetul trebuie modificat la solicitarea finantatorului.
5. Este posibil ca proiectul sa inceapa inainte ca suma oferita de finantator (de regula, aceasta suma se acorda in mai multe transe) sa soseasca. Contributia proprie a solicitantului trebuie sa poata acoperi cheltuielile de functionare ale proiectului in aceasta perioada.
6. Tineti cont de faptul ca intregul proces de evaluare a proiectelor participante la licitatie, incheiere a contractelor de finantare si incepere efectiva a finantarii prin acordarea sumei solicitate dureaza cateva luni.
   Acest interval poate influenta unele categorii de cheltuieli; estimarea eventualelor venituri aduse de proiect trebuie sa tina cont de modificarea conjuncturii economice care poate interveni in aceasta perioada.
7. Finantatorul aminteste, uneori, in cadrul prezentarii proiectului posibilitatea solicitantilor de a achizitiona pentru proiect echipamente din tara de origine a finantatorului.
   Este recomandat sa apelati la aceasta solutie atunci cand dispuneti de oferte competitive.

Ce se intampla dupa castigarea unei finantari nerambursabile (grant)?

Dupa ce proiectul depus de organizatia solcitanta este aprobat spre finantare, vor avea loc urmatoarele actiuni:

1. Se semneaza contractul de finantare, in urma unei intalniri de informare detaliata a beneficiarilor (castigatorii licitatiei de proiecte) organizate de finantator.
2. Se acorda prima transa din suma totala acordata ca finantare nerambursabila (dupa eventualele modificari ale bugetului) si se incepe activitatea proiectului.
3. Beneficiarul realizeaza rapoarte periodice, care sunt remise spre analiza si aprobare finantatorului.
4. in urma aprobarii rapoartelor periodice, sunt acordate celelalte transe din suma totala.
5. Finantatorul poate efectua verificari la locul de desfasurare a proiectului; informatiile obtinute astfel vor fi utilizate in evaluarea proiectului.
6. Dupa finalul proiectului, se realizeaza evaluarea finala a acestuia; la aceasta activitate participa atat beneficiarul cat si finantatorul.

In ce conditii pot primi banii dupa castigarea unui proiect?

Trebuie tinut cont de anumite aspecte:

1. Suma obtinuta poate diferi de suma solicitata initial, in cazul in care finantatorul a solicitat modificarea bugetului.
2. Finantarea va fi obtinuta numai dupa semnarea contractului de finantare intre finantator si beneficiar (castigator al licitatiei).
3. De obicei, finantarea se acorda in mai multe transe, a caror valoare este stabilita in contractul de finantare.
   Prima transa este obtinuta imediat dupa semnarea acestui contract (desi uneori pot aparea situatii cand proiectul incepe conform planificarii aprobate in proiect, dar finantatorul nu a reusit sa acorde prima transa); fiecare transa suplimentara se acorda numai dupa aprobarea de catre finantator a unor rapoarte periodice realizate de catre beneficiar.
4. Nerespectarea prevederilor contractului de finantare poate duce la intreruperea platilor efectuate de finantator, contributia acestuia poate fi diminuata, sau finantatorul poate solicita plata partiala sau in totalitate a sumelor deja platite.

Ce contine un contract de finantare?

Un contract de finantare detaliaza relatiile dintre finantator si beneficiar (solicitantul al carui proiect a fost declarat castigator).

Iata in continuare modelul unui asemenea contract de finantare. Bineinteles, fiecare finantator utilizeaza un model propriu, care poate diferi ca forma, structura sau continut de aceste exemple; in esenta insa, veti regasi aproximativ aceleasi categorii de informatii.

MODEL - Contract de Finantare [pagina noua]

Ce relatii trebuie sa am cu finantatorul?

In principiu, respectati un model de buna practica caracterizat de:

1. transparenta;
2. schimb permanent de informatii cu finantatorul;
3. respectarea regulilor stabilite de finantator.

Copyright (c) Kapital S.R.L. Acest material este o sinteza realizata de Echipa Finantare.ro.