Specialistii Asociatiei pentru Apararea Drepturilor Omului „Agora" din Federatia Rusa au elaborat un set de recomandari pentru asigurarea securitatii ONG, respectarea carora de catre directorul executiv va spori gradul de protectie al asociatiei. Sunt 20 de reguli elementare, dar care necesita o abordare responsabila.
- Asigurati patrimoniul asociatiei. E cel mai eficient mod de protectie a imobilului, echipamentului tehnic si mobilierului de incendiu, inundatie, furt si jaf.
- Revizuiti soft-urile. Utilizati doar programe licentiate. Înlaturati programele nelicentiate, eliminati orice fel de incalcari a drepturilor de autor si conexe (de ex. utilizarea soft-urilor home edition in oficiu, jocurilor, fie chiar si licentiate, a operelor muzicale si de cinema copiate pe calculator).
- Faceti intelegere cu un avocat pentru apararea intereselor asociatiei intr-o situatie critica/de urgenta (control inopinat, arest etc.) Asigurati-va ca toti angajatii ONG-ului s dispuna de datele de contact ale avocatului.
- Faceti un audit juridic al tuturor documentelor de inregistrare a asociatiei si armonizati-le cu legislatia in vigoare. Daca este necesar, faceti modificari si reinregistrati-le la organul de inregistrare respectiv (Ministerul Justitiei sau Consiliul local).
- Solicitati informatia de la Inspectoratul Fiscal de Stat despre impozitele retinute la bugetul de stat pe anii de la ultimul control fiscal. Verificati datele, inclusiv cel din dosarul de evidenta al ONG-ului pastrat la inspectorul fiscal de sector. Daca este necesar, faceti corectari.
- Daca desfasurati instruiri, verificati necesitatea licentierii activitatii didactice pe care o practicati.
- Periodic faceti copii pe CD/DVD a informatiei de pe calculatorul de lucru si pastrati-o in afara oficiului. Aceasta va va securiza informatia.
- Pastrati toata corespondenta cu organele de stat, chitantele si avizele postale. Minimalizati comunicarea prin telefon cu functionarii organelor de control (Procuratura, Politia, SIS, Inspectoratul fiscal etc.) Practicati sa le expediati raspunsuri in scris prin scrisoare recomandata. Continutul convorbirii telefonice ulterior nu-l veti putea dovedi documentar.
- Reactionati prompt la orice informatie facuta public cu scopul discreditarii ONG-ului si colaboratorilor sai. Evitati orice conflict cu reprezentantii mass-media. Utilizati dreptul la replica, dar nu cereti dezmintirea informatiei. Largiti reteaua de contacte cu jurnalistii. Realizati activ transparentizarea activitatii ONG-ului in mass-media.
- Fixati toate riscurile securitatii organizatiei si colaboratorilor ei. Aceasta va va permite sa identificati golurile in protectie si sa eficientizati securizarea ONG-ului.
- Elaborati pentru colaboratori un memo pentru starile exceptionale si propuneti-le sa o subsemneze.
- Aprobati printr-un ordin lista informatiei confidentiale si conferitii un regim de securitate. Propuneti angajatilor sa faca cunostinta cu acest ordin si sa-l subsemneze.
- Reduceti tranzactiile financiare cu numerarul in cadrul asociatiei pentru a minimaliza circulatia banilor ches. Straduiti-va toate operatiunile sa le efectuati prin virament.
- Excludeti conflictele de interes: semnarea contractelor cu fondatorii, membrii Consiliului administrativ, rudele apropiate ale conducerii ONG-ului.
- Elaborati metode eficiente de protectie a patrimoniului contra posibilelor capturari raider a organizatiei.
- Periodic studiati documentele bancare (ordine de plata, extrase) pentru a tine in evidenta situatia financiara a ONG-ului.
- Daca diseminati informatie cu caracter confesional, intercultural etc. si aveti dubii referitor la corectitudinea formularilor, aratati in prealabil textele unui specialist, pentru a preveni semne de incitare la ura si violenta. Nu uitati ca unele cuvinte poarta o semnificatie cruciala, fiind simboluri de programare neurolingvistica.
- Convingeti-va de faptul ca corespondenta adresata ONG-ului ajunge la destinatar.
- Elaborati metode speciale de protectie a surselor de finantare: donatii, granturi, activitate economica, cotizatii de membru. Fiecare sursa de finantare, chiar si avand o baza legala, poate fi supusa riscurilor. Verificati corectitudinea atribuirii banilor pe conturi si utilizarii lor conform destinatiei. Nu uitati la sfarsit de an financiar veniturile sa fie egale cu cheltuielile.
- Elaborati un plan calendaristic de raportare a asociatiei catre donatori si organele controlului de stat (FISC, CNAS etc.) si respectati-l cu strictete.
Traducere si adaptare de Liliana Samcov
dupa Dmitrii Kolbasin, Asociatia Interregionala „Agora", Rusia
http://asociatiademos.wordpress.com/
