Fundatia SERA Romania angajeaza Ofiter suport program - Chisinau

Denumirea funcției: OFITER SUPORT PROGRAM

Tipul locului de muncă: national

Timp de lucru: luni – vineri

Perioada contract: determinata (12 luni)

Loc de muncă:  Moldova (Chisinau)

Poziția în organigrama:   Raportează către Coordonatorul Programului în Moldova

Obiectivul general al postului/specificatiile postului:

Ofițerul de asistență pentru program oferă sarcini legate de afaceri și asistență administrativă echipei de program. Are cunoștințe detaliate despre gestionarea operațiunilor biroului de proiect și trebuie să fie rapid în rezolvarea problemelor. Este capabil să anticipeze nevoile, să gândească critic și să ofere soluții la probleme cu un nivel ridicat de profesionalism și confidențialitate.

Acest post va fi situat în Moldova cu multe mișcări între birou și teren.

Relatii functionale:

 Intern: Toți cei din personalul proiectului, inclusiv SERA/ CARE/ FONPC

Extern: Donatorii,parteneri și alte agenții și grupuri care răspund la urgență

Responsabilitati:

Sprijin pentru echipa de program, finanțe și operațiuni pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului:

• Lucreaza cu operațiunile pentru a prognoza nevoile operaționale și pentru a include alocarea adecvată a costurilor în elaborarea bugetului

• Lucreaza cu echipele pentru a începe mobilizarea proiectelor înainte de semnarea acordului

• Sprijina recrutarea și planificarea achizițiilor cu echipele de program în timpul mobilizării

• Conduce întâlniri de deschidere a granturilor, întâlniri trimestriale de revizuire a granturilor și întâlniri de încheiere a granturilor în colaborare cu managerul financiar

• Coordoneaza dezvoltarea acordurilor de subgrant și a oricăror modificări ulterioare;

• Monitorizează cheltuielile, efectuează analize ale variațiilor în colaborare cu echipele de programe și finanțe și sprijină realinierile bugetare interne și externe, după caz

Reprezentare, raportare și conformitate:

• Lucreaza îndeaproape cu ofițerul MEAL pentru a dezvolta șabloane și instrumente standard de raportare care vor sprijini o narativă îmbunătățită, un cadru logic și raportare financiară.

• Participa la grupuri de lucru sectoriale/cluster în colaborare cu liderii programelor tehnice

• Se asigura că rapoartele și rapoartele sectoriale/cluster relevante sunt compilate în toate sectoarele și trimise înainte de termenele limită

• Dezvolta una sau două actualizări de paginare pentru donatori și împărtășiți cu donatorii lunar; participa la întâlnirile donatorilor

• Menține cunoștințele privind limba și reglementările acordului de grant, servind ca o resursă de cunoștințe despre donatorii alocați și escaladarea întrebărilor acolo unde este necesar.

• Ridica problemele de conformitate în mod proactiv cu managerul financiar și operațiuni.

Proiectarea și dezvoltarea programului:

• Sprijina dezvoltarea de propuneri și bugete de înaltă calitate care sunt relevante și care includ contribuții din partea părților interesate cheie (finanțare, operațiuni, programe, parteneri etc.).

• Gestioneaza întregul proces de elaborare a propunerii, inclusiv compilarea/editarea narațiunii tehnice, elaborarea bugetelor și narațiunilor bugetare, redactarea anexelor necesare etc.

• Se asigura că întregul pachet de propuneri respectă liniile directoare ale donatorilor și îndeplinește criteriile de selecție;

• Conduce întâlniri de revizuire a granturilor, inclusiv revizuirea lunară a rapoartelor bugetare vs efective pentru a aborda și escalada orice cheltuială insuficientă proiectată

• Coordonează întâlnirile de evaluare a granturilor cu colegii din Finanțe și sprijină alocarea costurilor/planificarea bugetară principală, după cum este necesar

• Lucreaza îndeaproape cu echipele tehnice ale programului pentru a vă asigura că nevoile de personal și de aprovizionare sunt încorporate în bugete pe tot parcursul procesului de elaborare a bugetului

Experiență și educație (formare):

• Diplomă universitară sau de master, cu ceva experiență de lucru cu un ONG.

Principalele abilitati necesare pentru post:

Abilitati tehnice :

• Budget and proposal development experience. The candidate should be comfortable supporting with budget realignment and identifying the proper coding/classification of costs

• Management experience.

• Experience with donors

• Ability to prioritize and deal with competing demands.

• Fluent spoken and written English.

Abilități :

• Excelente abilități organizatorice, interpersonale și de comunicare.

• Un team builder cu abilități excelente de oameni; sensibil din punct de vedere cultural și are capacitatea și interesul de a identifica și de a lucra cu o echipă multiculturală.

• Toleranta la stres

• Rezolvarea proactivă a problemelor