InterSOS caută administrator/toare resurse umane // InterSOS is hiring human resources administrator

[English below]

Administrator Resurse Umane

Scopul: 

Administratorul pe Resurse Umane lucrează sub superviziunea Coordonatorului RU și în colaborare strânsă cu echipa de RU, Admin, Finanțe și de Coordonare. El/ea este responsabil pentru suportarea angajaților INTERSOS și managerilor în privința lucrurilor legate de administrarea RU. 

• Locul de muncă: Chișinău și alte raioane din Moldova.
• Durata contractului: până la sfârșitul lunii decembrie 2022 (cu posibilitate de prelungire, în funcție de disponibilitatea fondurilor).
• Salariu net lunar începând de la 11.000 lei, conform experientei.

Sarcini de bază:
- Asistență și suportul angajaților în politicile și procedurile legate de RU;
- Vizite în teren pentru a ghida și oferi asistență în lucrurile legate de RU;
- Asistență în procesul de angajare: publicarea anunțurilor, efectuarea screeneng-ului, contactarea candidaților pentru interviu și evaluare, efectuarea controlului referințelor, expedierea mesajelor de refuz și de urmare în procesul de angajare cu ceilalți coordonatori;
- Realizarea interviurilor pentru pozițiile non-manageriale și selectarea candidaților care întrunesc criteriile pentru poziția disponibilă în coordonare cu managerul pe RU;
- Colectarea documentației necesare pentru noii angajați și crearea dosarului de angajare;
- Menținerea unui sistem de evidență strictă a tuturor documentelor legate de RU, inclusiv dosarele angajaților, documentele de recrutare, evaluări ale performanței, achitări etc;
- Includerea informațiilor privind RU și angajați în sistemele automatizate;
- Contribuirea la crearea contractelor de angajare, în strânsă colaborare cu managerul de linie și sub superviziunea departamentului de RU;
- Pregătirea certificatelor de angajare a angajaților, la solicitare;
- Follow-up privind procedurile administrative în urma concedierii, inclusiv interviuri de ieșire, documente ce trebuie semnate și alte activități legate de RU;
- Gestionarea prezenței angajaților în baza tabelelor de pontaj;
- Oferirea suportului în procedurile administrative de bază la generarea achitărilor;
- Actualizarea listei de contacte a angajaților misiunii;
- Realizarea altor sarcini cu nivel similar, la necesitate;


Educație:
- Licență în Resurse Umane sau specialități anexe;


Competențe (cunoștințe și abilități):

Competențe profesionale:
- 1 an de experiență într-o poziție similară;
- Buna întețelegere a contextului umanitar;
- Bună cunoaștere a pachetului MS office;

Calități personale:
- Integritate și transparență;
- Abilități sporite de comunicare;
- Abilități de organizare și planificare;
- Flexibilitate și adaptabilitate;
- Abilitate de lucru în echipă;
- Spirit de inițiativă;
- Cunoaștere a contextului cultural;
- Motivație umanitară și angajament față de valorile INTERSOS;
- Respect față de procedurile și politicile INTERSOS.

Abilități lingvistice:
- Cunoaștere foarte bună a limbii engleze și române. Cunoaștere limbii ruse va fi considerată un avantaj.

Pentru a aplica, trimiteți CV-ul la recruitment.moldova@intersos.org sau sunați la +373 791 03 412

Despre INTERSOS

INTERSOS este o organizație umanitară internațională, cu sediul în Italia, care se află în prima linie a situațiilor de urgență, oferind asistență victimelor conflictelor armate și dezastrelor naturale și concentrându-se în special pe protecția celor mai vulnerabile persoane.

INTERSOS este oficial înregistrată în Republica Moldova, având sediul principal în Chișinău. Din martie, INTERSOS a început să lucreze la punctele de trecere de frontieră „Palanca” și „Tudora”, oferind suport psihologic și servicii de asistență medicală primară persoanelor care fug de război. INTERSOS intenționează să extindă serviciile de suport psihologic atât pentru refugiații găzduiți în centrele de plasament dedicate, cât și în familii.

------------------------------------------------

Human Resources Administrator

Purpose/objective of the position:
The HR Administrator works under the supervision of the HR Coordinator and in close collaboration with the HR team, Admin and Finance team and Coordination team. S/he is responsible for supporting INTERSOS employees and managers on HR administrative matters.

• Place of work Chisinau and other Moldovan Districts.
• Contract duration till end of December 2022 (with possibility of extension, depending on funds availability).
• Monthly net salary starting from 11,000 Lei, according to experience.

Generic Duties:
- Support and provide assistance for employees on HR policies and procedures.
- Conduct field visits to guide and support staff on HR related matters.
- Assist in the recruitment process; announcement of vacancies, conduct pre-screening, contact candidates for interviews and assessments, conduct reference checks, sending regret emails and follow up on the recruitment process with line managers.
- Conduct interviews for non-managerial positions and select applicants who meet the specified criteria for the position as per the recruitment process and in close coordination with the line managers.
- Follow up with the new joiners on list of documents & set up employee files.
- Maintain proper filing system for all HR files such as employee files, recruitment documents, performance appraisals, pay slips etc.
- Ensure a proper recording of HR data and personnel info on automated systems.
- Under the supervision of the HR department contribute to the preparation of employment contracts of the staff in close coordination with line manager.
- Prepare employees’ work certificates upon request.
- Follow up on the exit administrative procedures, such as exit interviews, documents to be signed and HR belongings to be handed.
- Handle the attendance of the staff through following up on the attendance sheets and updating the leave balance.
- Support in the administrative basic procedures while generating the payroll.
- Update the contact list of mission staff.
- Fulfilling other duties of similar level as needed.



Education:
- University degree in Human Resources or related field.


Competencies (knowledge, skills and abilities):

Professional competencies:
- 1 year of relevant work experience in related field
- Good understanding of the humanitarian context
- Proficiency in MS office

Behavioural competencies:
- High level of integrity and transparency
- Very good communication skills
- Good level of planning and organizing
- Flexibility and adaptability
- Teamwork
- Initiative
- Cultural Awareness
- Humanitarian motivation and commitment to INTERSOS values
- Respect of INTERSOS policies and procedures

Languages:
- Fluency in Romanian and English language. Knowledge of Russian language will be considered an advantage

For application send your CV to recruitment.moldova@intersos.org or call +373 791 03 412.

About INTERSOS

INTERSOS is an International Humanitarian organization based in Italy on the front-line of emergencies, bringing assistance to victims of armed conflicts, natural disasters and extreme exclusion with particular attention to the protection of the most vulnerable people.

INTERSOS is regularly registered in Moldova with its main office in Chisinau. Since March, INTERSOS started working at the Palanca and Tudora borders offering psychological support and primary health assistance to refugees in transit. INTERSOS is planning to extend psychological support to Refugees hosted both in the Refugee Accommodation Centers and in private housings.