The NGO SOLIDARITES INTERNATIONAL assists populations affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climate-related disasters and economic collapse. Our humanitarian teams are committed to helping people whose lives, health and security are threatened, by meeting their most vital needs: food, water, shelter and hygiene. For more information about Solidarités International, please visit its website: https://solidarites.org/

ONG-ul SOLIDARITES INTERNATIONAL asistă populațiile afectate de conflicte și violență, epidemii, dezastre naturale sau legate de climă și colaps economic. Echipele noastre umanitare se angajează să ajute persoanele a căror viață, sănătate și securitate sunt amenințate, prin satisfacerea celor mai importante nevoi ale acestora: hrană, apă, adăpost și igienă. Pentru mai multe informații despre Solidarités International, vă rugăm să vizitați site-ul : https://solidarites.org/

MISSION

MISSION

Goal / Purpose:

The food distribution officer  will coordinate volunteers, stakeholder, daily workers, services providers, etc… for the good coordination and progress of activities in refugees’ centres. S/He will participate to maintain a good collaboration between local organisations, centre’s responsible, local authorities and other NGOs, ensuring that Solidarités International technical recommendations and procedures are followed. The officer will ensure that beneficiaries receive basic needs on daily basis and ensure good coordination. 

MISIUNE

Scopul:

Ofițer  de distribuția alimentelor va coordona voluntarii, părțile interesate, lucrătorii zilnici, furnizorii de servicii etc... pentru buna coordonare și desfășurare a activităților în centrele pentru refugiați. El/El va participa pentru a menține o bună colaborare între organizațiile locale, responsabilii centrului, autoritățile locale și alte ONG-uri, asigurându-se că recomandările și procedurile tehnice ale Solidarités International sunt respectate. Ofițerul se va asigura că beneficiarii primesc zilnic nevoi de bază și va asigura o bună coordonare.

POSITION

List of main tasks:

Setting up the activities /control and supervision

• Plan the weekly activities with his/her team/volunteers and have them approved by his/her responsible:
• Plan human resources needs (daily workers, workers, volunteers, government refuge manager...)
• Plan tool and material needs (request from stock)
• Anticipate administrative issues (requests in advance)
• Anticipate logistics issues (transport, communication means...)
• Organize and carry out, with his/her team, tasks assigned by his/her responsible
• Supervise and monitor each stage of activity. Ensure that standards and instructions given by his/her responsible are followed well as Solidarités International procedures
• Respect schedules and deadlines agreed upon with his/her responsible
• Report back any problems and constraints encountered during the course of the activities and suggest operational solutions
• Supervise distribution to beneficiaries using SI monitoring tools and/or accompany the existing staff/volunteers to do so
• Ensure Food distribution, evaluate the amount of meal necessary per day for the refuge, follow food delivery, tracking with service providers providing meals
• Coordinate with food providers the time, quantity and location necessary on daily basis
• Ensure a good communication between food providers, refugees’ responsible and volunteers for the well organisation of the refugees’ centres
• Verify that hygiene condition in the refuge’s canteen is all the time achieved to avoid any food contamination.
• Collaborate and supervise cleaners working in the centre to all the time achieved with hygiene standard
• Ensure that hygiene condition is respected during storage and food distribution
• Evaluate the need in maintenance and small repair, if necessary, in the refuge and contact your supervisor

Logistics and Administration

• When recruiting daily workers, follow procedures and directives outlined by his/her Project manager and the administrative service
• Enforce safety procedures
• Ensure that safety procedures are followed by members of his/her team
• Monitor the quality and quantity of material delivered to working sites
• Ensure the receipt and storage of material and equipment necessary for his/her work to be carried out on site

Reporting / communication

• Take part on daily and weekly meetings with his/ her team Keep his/her monitoring tools and files archived in the Solidarités International office, accessible to his/her responsible
• Draw up and submit a weekly task report to his/her project manager
• Take part in the drafting of the monthly program pack
• Establish and maintain good relations with local participants and communities (populations) in the operational fields
• Listen to the populations and local participants in the field and report to his/her activity manager any non-technical or safety-related issues which could affect the activities or safety of Solidarités International teams
• Establish and maintain good relations with volunteers and local organisation we are working with in the operational fields, mitigate any tension and/or disagreement between different parties.
• Listen to the beneficiaries, staffs, employees, volunteers in case of complains and supervise the follow up of these feedbacks and share it with your responsible.

POSTUL

Lista sarcinilor principale:

Infiintarea activitatilor/control si supraveghere

• Planificați activitățile săptămânale cu echipa sa/voluntarii/ și solicitați-le aprobarea de către responsabilul său:
• Planificați nevoile de resurse umane (lucrători zilnici, lucrători, voluntari, manager de refugiu guvernamental...)
• Planificați nevoile de instrumente și materiale (solicitare din stoc)
• Anticiparea problemelor administrative (solicitari in avans)
• Anticiparea problemelor logistice (transport, mijloace de comunicare...)
• Organizează și desfășoară, împreună cu echipa sa, sarcinile atribuite de responsabilul său
• Supervizează și monitorizează fiecare etapă a activității. Asigurați-vă că standardele și instrucțiunile date de responsabilul său sunt respectate cu respectarea procedurilor Solidarités International.
• Respectați orarele și termenele convenite cu responsabilul
• Raportați orice probleme și constrângeri întâmpinate în timpul activităților și sugerați soluții operaționale
• Supervizează distribuirea către beneficiari folosind instrumente de monitorizare SI și/sau însoțește personalul/voluntarii existenti a adăpostului pentru a face acest lucru
• Asigurați distribuția alimentelor, evaluați cantitatea de masă necesară pe zi pentru refugiu, urmăriți livrarea alimentelor, urmărirea cu furnizorii de servicii care furnizează mese
• Coordonați cu furnizorii de alimente timpul, cantitatea și locația necesare zilnic
• Asigurarea unei bune comunicări între furnizorii de alimente, responsabilii refugiaților și voluntarii pentru buna organizare a centrelor pentru refugiați
• Verificați dacă starea de igienă din cantina refugiului este îndeplinită tot timpul pentru a evita orice contaminare a alimentelor.
• Colaboreaza si supravegheaza curatenii care lucreaza in centru la tot timpul atins cu standardele de igiena
• Asigurați-vă că condițiile de igienă sunt respectate în timpul depozitării și distribuției alimentelor
• Evaluați nevoia de întreținere și reparații mici, dacă este necesar, în refugiu și contactați supervizorul dumneavoastră

Logistica si Administratie

• Când recrutați lucrători zilnici, urmați procedurile și directivele prezentate de managerul său de proiect și de serviciul administrativ
• Aplicarea procedurilor de siguranță
• Asigurați-vă că procedurile de siguranță sunt urmate de membrii echipei sale
• Monitorizați calitatea și cantitatea materialului livrat la șantierele de lucru
• Asigura primirea si depozitarea materialelor si echipamentelor necesare pentru ca munca sa se desfasoare pe santier

Raportare/comunicare

• Participa la întâlnirile zilnice și săptămânale cu echipa sa. Păstrează instrumentele și fișierele de monitorizare arhivate în biroul Solidarités International, accesibile responsabilului său
• Întocmește și trimite un raport săptămânal de activitate managerului său de proiect
• Participa la elaborarea pachetului lunar de programe
• Stabilirea și menținerea unor relații bune cu participanții locali și comunitățile (populațiile) din domeniile operaționale
• Ascultați populația și participanții locali pe teren și raportați managerului său de activitate orice probleme netehnice sau legate de siguranță care ar putea afecta activitățile sau siguranța echipelor Solidarités International
• Stabilirea și menținerea unor relații bune cu voluntarii și organizația locală cu care lucrăm în domeniile operaționale, atenuarea oricăror tensiuni și/sau dezacord între diferitele părți.
• Ascultați beneficiarii, personalul, angajații, voluntarii în caz de plângeri și supravegheați urmărirea acestor feedback-uri și împărtășiți-le responsabililor dumneavoastră.

PROFILE OF THE CANDIDATE / REQUIREMENTS

• Previous experience with NGO/INGOs valued
• Team spirit, good communication skills. Previous related experiences are a plus.
• Availability to work full time (estimated 8am to 6pm) for a minimum of 2 months required
• Language: Romanian and/or Russian. Ukrainian and English are a plus.

PROFILUL CANDIDATULUI / CERINȚE

• Experienta anterioara cu ONG-uri/ONGI-uri apreciată
• Spirit de echipă, bune abilități de comunicare. Experiențele anterioare asociate sunt un plus.
• Disponibilitatea de a lucra cu normă întreagă (aproximativ 8am la 6pm) pentru un minim de 2 luni
• Limba: română și/sau rusă. Ucraineana și engleza sunt un plus.

APPLICATION CLOSING DATE

19 April, 2022

Solidarités International reserves itself the right to extend the deadline or to select candidates prior to the closing date, to reject applicants who do not apply with the full package of documents as described below, who apply after the specified deadline, or who do not meet the qualifications for the position without being notified.

Several people will be recruited for this position in different areas.

TERMENUL LIMITĂ DE APLICARE

19 APRILIE 2022

Solidarités International își rezervă dreptul de a prelungi termenul limită sau de a selecta candidații înainte de data închiderii, de a respinge candidații care nu aplică cu pachetul complet de documente descris mai jos, care aplică după termenul specificat sau care nu îndeplinesc calificările pentru postul respectiv fără a fi notificați.

Mai multe persoane vor fi recrutate pentru această poziție în diferite regiuni a Moldovei.

APPLICATION PROCESS

Send your CV and cover letter explaining previous experiences to mol.recruitment@solidarites-moldova.org. 
Kindly state the name of the position and the city you are applying for in the heading.

The candidates preselected will be contacted directly for the following step of the process including test and interview.

PROCESUL DE APLICARE

Trimite CV-ul și scrisoarea de intenție în care să explici experiențele anterioare către mol.recruitment@solidarites-moldova.org.

Vă rugăm să precizați numele postului și orașul pentru care aplicați în titlu.

Candidații preselectați vor fi contactați direct pentru următoarea etapă a procesului, ce include un   test și interviu.