TENDERE, ACHIZIȚII ȘI CONTRACTĂRI ÎN MOLDOVA

Data evenimentului: 28 aprilie 2027

Durata evenimentului: 1 zi [program 09:00 - 18:00]

Locația evenimentului: Arena Chișinău

Beneficiar: Fundația Startup Moldova

Nr. estimativ de participanți: 2.000 persoane

Fundația Startup Moldova organizează Startup Moldova Summit 2027 (SMS27) - cel mai important eveniment de startup-uri și tehnologie din Republica Moldova, care reunește fondatori, investitori, corporații, cercetători, reprezentanți ai autorităților, studenți, diaspora și lideri ai ecosistemelor internaționale.

În acest context, Fundația Startup Moldova solicită oferte pentru selectarea unui Event Manager (persoană fizică sau persoană juridică), care va fi responsabil de planificarea operațională și implementarea evenimentului, în strânsă colaborare cu echipa organizatorului. Event Manager-ul nu contractează și nu plătește furnizori: aceștia sunt contractați direct de Fundație, iar Event Manager-ul le coordonează activitatea.

Ce presupune SMS27 (cifre estimative pentru ediția 2027):

• ~2.000 de participanți pe parcursul unei singure zile, la Arena Chișinău;
• 1 scenă principală (Main Stage), pentru sesiunile plenare, și 2-3 scene tematice, cu sesiuni care rulează în paralel;
• circa 30 de speakeri locali și internaționali, a căror sosire și intrare pe scenă trebuie sincronizate cu programul;
• 150 de startup-uri care își prezintă proiectele la standuri, în zona expozițională Startup Alley;
• 30 de corporații și organizații de ecosistem, prezente cu standuri de parteneri (booth-uri);
• 50 de investitori, care participă la Investors Journey - un program dedicat lor, cu vizite la startup-uri și întâlniri programate;
• peste 600 de întâlniri B2B programate în prealabil (startup-investitor, startup-corporație), desfășurate într-o zonă dedicată;
• participanți și invitați din circa 15 țări.

Toate aceste zone funcționează simultan. Rolul Event Manager-ului este ca ele să fie pregătite la timp și coordonate ca un singur eveniment, fără blocaje între zone.

INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI:

Vă rugăm să transmiteți pe e-mail admin@startupmoldova.digital oferta, cu mențiunea „SMS27 | Event Manager”, care să includă:

1. Oferta tehnică, care să includă:

• CV-ul persoanei care va îndeplini rolul de Event Manager (pentru persoane juridice - și o scurtă prezentare a companiei);
• lista evenimentelor relevante realizate în ultimii 5 ani (denumire, an, număr de participanți, număr de scene/zone, rolul ofertantului);
• cel puțin 3 referințe pentru evenimente comparabile, cu numele, funcția și datele de contact (telefon, e-mail) ale persoanelor de referință.

2. Abordarea propusă pentru organizarea SMS27 (maximum 5 pagini), care să descrie:

• cum înțelegeți sarcina și care considerați că sunt principalele provocări operaționale ale SMS27;
• planul de lucru pe etape până la eveniment (pre-eveniment, montare, ziua evenimentului, post-eveniment), cu principalele repere de timp;
• cum veți organiza și coordona echipa pe zone (responsabili, comunicare, briefing-uri);
• principalele riscuri pe care le identificați și măsurile de prevenire și de reacție;
• instrumentele de lucru pe care le veți folosi (planificare, comunicare, checklist-uri);
• disponibilitatea de timp: implicarea estimată pe lună și prezența fizică la Chișinău.

3. Oferta financiară, completată în coloana „Preț” din tabelul de mai jos:

Notă: Oferta financiară se exprimă în lei MDL, fără TVA (pentru ofertanții persoane fizice - suma brută, înainte de reținerea impozitelor). Costurile terților (furnizori, personal de pază, catering etc.) sunt contractate separat de Fundație și nu fac parte din oferta Event Manager-ului. Plata se va efectua în tranșe, legate de predarea livrabilelor, conform contractului.

LIVRABILE PRINCIPALE ȘI TERMENE:

Perioada contractului: de la semnare (noiembrie 2026) până la 31 mai 2027. Termenele de mai jos sunt indicative și vor fi confirmate în contract.

• Plan operațional general, grafic critic și registru de riscuri - în cel mult 3 săptămâni de la semnarea contractului;
• Matricea de responsabilități pe zone - până la 15 ianuarie 2027;
• Rapoarte de progres - lunar, până la data de 5 a lunii următoare;
• Run of show - versiunea de lucru până la 31 martie 2027, versiunea finală până la 21 aprilie 2027;
• Planuri de zonă, checklist-uri, plan de urgențe, instrucțiuni pentru echipă și voluntari - până la 21 aprilie 2027;
• Raport operațional final (desfășurarea evenimentului, incidente, evaluarea furnizorilor, lecții învățate, recomandări) - până la 20 mai 2027.

SARCINILE DE BAZĂ ALE PRESTATORULUI:

• Asigurarea organizării operaționale a SMS27 și îndeplinirea rolului de punct central de decizie operațională în ziua evenimentului, inclusiv monitorizarea respectării programului, ajustarea în timp real și gestionarea situațiilor de urgență;
• Elaborarea și actualizarea documentelor operaționale: planul operațional și calendarul de pregătire, run of show-ul, matricea de responsabilități pe zone (Main Stage, scene tematice, Startup Alley, Investors Journey și zona B2B, înregistrare, voluntari, parteneri/booth-uri, catering și zona VIP, securitate, ecrane și photowall, sosirea speakerilor), precum și planul de gestionare a riscurilor, de siguranță și de evacuare;
• Coordonarea cu administrația Arenei Chișinău (acces, montare, reguli, autorizații, securitate și siguranță), inclusiv evaluarea tehnică a locației în avans (alimentare electrică, capacitate Wi-Fi, acustică, temperatură, accesibilitate), planul de amplasare și zonare, precum și coordonarea montării, dezinstalării și eliberării locației;
• Coordonarea cu partenerii și expozanții privind harta de amplasare, instalarea/dezinstalarea standurilor și conformitatea cu pachetele de parteneriat, precum și coordonarea zonei Startup Alley (alocarea spațiilor și resursele tehnice pentru prezentări);
• Coordonarea cu echipa contractată de producție tehnică: transmiterea planului de amplasare și a run of show-ului, integrarea cerințelor tehnice în planul operațional și organizarea repetiției tehnice generale cu o zi înainte de eveniment;
• Coordonarea echipei de organizare (facilitarea cunoașterii reciproce și a colaborării dintre membri), a furnizorilor și a voluntarilor prin briefing-uri și reuniuni regulate, inclusiv recrutarea, instruirea și repartizarea voluntarilor pe zone (echipă dedicată pentru zona VIP și Info, protocoale pe zone și răspunsuri la întrebările frecvente ale participanților);
• Supravegherea procesului de înregistrare și acreditare: fluxul de check-in, distribuirea ecusoanelor pe categorii, controlul accesului în zonele restricționate și procedura pentru biletele de grup (bundle);
• Asigurarea unei experiențe de calitate pentru speakeri, investitori, parteneri și participanți: catering și puncte de cafea, zona VIP și pachetul de bun venit, transferurile speakerilor și ale invitaților internaționali, fluxuri de vizitatori, semnalistică și orientare în locație, precum și suport logistic pentru evenimentele conexe (deschiderea oficială și recepția, turul pentru invitații internaționali, after-party);
• Raportare către conducerea Fundației: progres, riscuri, bugetul operațional, documente justificative pentru furnizori și contribuțiile în natură, sesiuni de debriefing cu echipa operațională și voluntarii, precum și raportul final cu recomandări pentru următoarea ediție.
• Coordonarea etapei post-eveniment: livrarea angajamentelor asumate față de parteneri, speakeri și invitați (materiale foto/video, rapoarte de vizibilitate, contraprestații), comunicarea post-eveniment și colectarea feedback-ului de la participanți, parteneri și speakeri, precum și organizarea debriefing post-eveniment cu echipa și voluntarii.

CERINȚE MINIME:

• Experiență dovedită în coordonarea a cel puțin 3 evenimente în ultimii 5 ani, dintre care cel puțin unul cu minimum 2.000 de participanți și mai multe scene/zone care funcționează în paralel; constituie avantaj evenimentele de tehnologie, business sau internaționale;
• Experiență în coordonarea simultană a unei echipe de minimum 50 de persoane (angajați, voluntari, personalul furnizorilor) și în gestionarea situațiilor de criză;
• Disponibilitate pentru prezență fizică la Chișinău la ședințele-cheie de coordonare, în ziua de montare, în ziua evenimentului și la demontare;
• Cunoașterea limbii române și a limbii engleze la nivel de comunicare de lucru;
• Pentru persoane juridice: desemnarea nominală a persoanei care va îndeplini rolul de Event Manager; înlocuirea acesteia este posibilă doar cu acordul Fundației.

CRITERII DE EVALUARE:

Ofertele care îndeplinesc cerințele minime vor fi evaluate pe o scară de 100 de puncte:

• Experiența și relevanța referințelor - 30 puncte
• Abordarea propusă pentru organizarea SMS27, planificarea și managementul riscurilor - 30 puncte
• Capacitatea de coordonare a echipelor și de gestionare a urgențelor- 15 puncte
• Prețul (total rândurile 1-5) - 25 puncte, calculat după formula: prețul cel mai mic ofertat / prețul ofertei evaluate × 25

Termen limită pentru depunerea ofertelor: 13 Noiembrie 2026, ora 18:00

Limba ofertei: română (CV-urile și referințele pot fi și în engleză)

Contact: admin@startupmoldova.digital