Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Nr. ref. COP 15 din 04.09.2026

Asociația Promo-LEX invită companiile și prestatorii specializați să prezinte oferta pentru dezvoltarea și integrarea unor soluții bazate pe inteligență artificială destinate eficientizării activităților de monitorizare a proceselor democratice.

1. Obiectul achiziției

Obiectul achiziției îl constituie dezvoltarea și integrarea unor soluții software bazate pe inteligență artificială, care să contribuie la eficientizarea proceselor de colectare, prevalidare și procesare a informațiilor utilizate în activitatea de monitorizare a proceselor electorale și a altor evenimente de interes public.

Achiziția include următoarele direcții:

Direcția 1 – Validarea asistată a formularelor prin inteligență artificială, inclusiv identificarea automată a unor informații incomplete, incoerente sau neconcordante și sprijinirea echipei de analiză în procesul de verificare a formularelor.

Direcția 2 – Colectarea și procesarea automată a datelor din social media, inclusiv identificarea informațiilor relevante din surse online publice și precompletarea formularelor utilizate în cadrul procesului de monitorizare.

Sunt încurajate oferte care să abordeze ambele direcții de dezvoltare.

Soluțiile vor fi integrate cu platforma informațională existentă a Asociației Promo-LEX, data.promolex.md, fără înlocuirea acesteia.

2. Documentația aferentă achiziției

Prezenta Cerere de Ofertă este însoțită de:

Anexa 1 – Prezentarea sintetică a caietului de sarcini, care conține informații succinte privind contextul achiziției, obiectivele, principalele cerințe funcționale și tehnice, volumul estimativ de activitate și cerințele față de prestator.

Prezentarea sintetică are caracter informativ și nu substituie caietul de sarcini integral.

Caietul de sarcini integral conține cerințele tehnice și funcționale detaliate, inclusiv cerințele individuale, nivelurile de obligativitate și condițiile aplicabile implementării, testării și acceptării soluțiilor.

Caietul de sarcini integral va fi solicitat, în scris, de către ofertanții interesați, la adresa tender@promolex.md, înainte de elaborarea și transmiterea ofertei.

3. Cerințe minime față de ofertant

Ofertantul trebuie să demonstreze experiență relevantă în:

• dezvoltarea de soluții software la comandă;
• dezvoltarea aplicațiilor web și serviciilor backend;
• integrarea sistemelor prin API;
• dezvoltarea și operarea soluțiilor în medii cloud;
• utilizarea soluțiilor bazate pe inteligență artificială, inclusiv a modelelor lingvistice de mari dimensiuni prin API, pentru direcțiile relevante;
• aplicarea măsurilor de securitate informațională și protecția datelor cu caracter personal.

Ofertantul trebuie să dispună de capacitatea de a asigura, după caz, servicii de mentenanță și suport tehnic pentru soluțiile dezvoltate.

Experiența în colectarea și procesarea datelor din surse publice digitale constituie un avantaj.

Cerințele detaliate privind experiența și competențele ofertantului sunt prevăzute în caietul de sarcini integral.

4. Conținutul ofertei

În prima etapă a procedurii, ofertantul va prezenta cel puțin următoarele informații:

1. Profilul ofertantului;
2. Documentul care confirmă înregistrarea legală a ofertantului și statutul juridic al acestuia, emis de autoritatea competentă din țara de înregistrare;
3. Experiența relevantă, inclusiv proiecte similare realizate;
4. Echipa propusă și experiența relevantă a membrilor acesteia;
5. Direcția/direcțiile pentru care este prezentată oferta;
6. Descrierea succintă a abordării propuse;
7. Estimarea financiară orientativă pentru implementarea direcției/direcțiilor ofertate;
8. Estimarea costurilor recurente, după caz;
9. Estimarea costurilor de mentenanță și suport;
10. Calendarul orientativ de implementare.

Oferta preliminară are caracter orientativ și va constitui baza pentru etapa de discuții aprofundate cu ofertanții selectați.

5. Valoarea și structura financiară

Ofertantul va prezenta propria estimare financiară, structurată distinct pentru direcția/direcțiile ofertate.

Costurile unice de implementare, costurile recurente (operaționale) și costurile de mentenanță și suport vor fi prezentate separat.

În cazul în care oferta include costuri pentru servicii externe, inclusiv servicii cloud, API, modele AI sau alte servicii similare, acestea vor fi indicate distinct și va fi prezentată baza de calcul.

Costurile aferente funcționalităților suplimentare de tip Nice to Have sau Opțional vor fi prezentate separat.

Companiile interesate sunt rugate să prezinte oferte de preț în EUR indicând prețul atât cu TVA inclus, cât și la cota TVA 0%, pentru următoarele servicii:

6. Procedura de evaluare

Evaluarea ofertelor se va desfășura în două etape.

Etapa I – Evaluarea preliminară

Ofertele preliminare vor fi evaluate conform următoarelor criterii:

În etapa a doua vor fi invitați ofertanții care vor obține cel puțin 75% din punctajul maxim aplicabil ofertei lor.

Etapa II – Discuții aprofundate și oferta finală

Ofertanții selectați vor fi invitați la discuții aprofundate privind cerințele caietului de sarcini și soluția propusă.

În urma discuțiilor, ofertanții vor avea posibilitatea să își revizuiască oferta, inclusiv componenta financiară, și să prezinte oferta finală.

Oferta finală va fi evaluată conform criteriilor de evaluare indicate mai sus, iar rezultatul acestei evaluări va sta la baza selectării ofertantului.

7. Termenul și modalitatea de prezentare a ofertei

Termenul-limită pentru prezentarea ofertei preliminare: 21 septembrie 2026, ora 18.00

Oferta va fi transmisă în format electronic la adresa: tender@promolex.md. La subiectul email-ului se va indica „Ofertă – Soluții AI pentru monitorizarea proceselor democratice”. Oferta va fi prezentată în limba română sau engleză.

Ofertanții interesați vor solicita caietul de sarcini integral înainte de elaborarea și transmiterea ofertei.

Notă! În cazul în care  serviciile propuse în ofertă urmează a fi livrate de către doi sau mai mulți prestatori (persoane juridice separate), care aplică în cadrul acestui concurs într-o singură Ofertă, acest fapt trebuie indicat expres în ofertă. În așa caz, oferta trebuie să includă datele de contact și tot pachetul de documente, indicat în termenii de referință, pentru fiecare prestator în parte.

8. Calendarul orientativ al procedurii

Termenele indicate sunt orientative și pot fi ajustate ulterior.

9. Informații suplimentare

Dosarele de aplicare incomplete sau care vor fi depuse după termenul limită nu vor fi examinate. Doar ofertanții preselectați vor fi contactați.

Pentru informații suplimentare, contactați:

Cristina Cucurudza, Coordonatoare de Program, Asociația Promo-LEX
E-mail: cristina.cucurudza@promolex.md
Tel.: 067469565 

Asociația Promo-LEX își rezervă dreptul de a solicita ofertanților informații sau documente suplimentare necesare pentru evaluarea ofertelor.

Anexa 1 Caiet de sarcini versiune sintetică

Asociația Promo-LEX este o organizație neguvernamentală, apolitică, nonprofit, care își desfășoară activitatea pe întregul teritoriu al Republicii Moldova. Organizația are drept scop dezvoltarea democrației și apărarea drepturilor omului în Republica Moldova, inclusiv în regiunea transnistreană. Misiunea asociației este promovarea și apărarea drepturilor omului; consolidarea proceselor și instituțiilor democratice; dezvoltarea societății civile.