Achiziții de bunuri și contractări de servicii

COP nr. 15 din 02.09.2026

Asociația Promo-LEX solicită oferte de prețuri pentru servicii specializate de audit privind utilizarea inteligenței artificiale (IA) și automatizarea proceselor de lucru, precum și servicii de proiectare, implementare și integrare a unor soluții de automatizare și/sau de utilizare a IA în cadrul activității de monitorizare a Programului Drepturile Omului al Asociației Promo-LEX.

Termenii de Referință detaliați pentru această achiziție sunt anexați prezentului anunț și constituie documentul de bază pentru elaborarea ofertelor.

CONTEXT

Asociația Promo-LEX este o organizație neguvernamentală, apolitică și nonprofit, care activează pe întreg teritoriul Republicii Moldova. Misiunea Asociației este de a promova și apăra drepturile omului, de a contribui la consolidarea proceselor și instituțiilor democratice și la dezvoltarea unei societăți civile active și reziliente.

Prezenta achiziție este realizată în cadrul și în beneficiul Programului Drepturile Omului, care desfășoară activități de monitorizare, cercetare, analiză juridică, documentare, advocacy și comunicare.

Una dintre activitățile de bază și, totodată, unul dintre cele mai laborioase procese de lucru ale Programului este monitorizarea. Aceasta presupune colectarea, documentarea, verificarea, prelucrarea și analiza unui volum semnificativ de date și informații provenite din surse publice și alte surse relevante, inclusiv mass-media, canale publice Telegram, rețele sociale, pagini web ale instituțiilor și autorităților, proiecte și acte normative, date statistice, pagini web ale instanțelor, sesizări ale cetățenilor, mărturii, interviuri, rapoarte și studii.

Datele sunt disponibile în diferite limbi și formate, inclusiv text, imagini, înregistrări audio și video și documente scanate. În aceste condiții, procesele manuale de colectare, verificare, triere, transcriere, traducere, clasificare și sistematizare sunt consumatoare de timp și dificil de gestionat la scară largă.

Prin această achiziție, Promo-LEX urmărește să identifice în ce măsură soluțiile bazate pe IA și automatizare pot fi utilizate eficient, sigur și responsabil pentru optimizarea proceselor de lucru, fără a compromite calitatea analizei, securitatea informațiilor, protecția datelor, confidențialitatea și controlul uman asupra proceselor decizionale.

OBIECTUL ACHIZIȚIEI

Achiziția vizează contractarea unui Prestator care va realiza:

• auditul proceselor de lucru relevante pentru activitatea de monitorizare;
• identificarea și prioritizarea proceselor cu potențial de automatizare și/sau utilizare a IA;
• evaluarea instrumentelor și soluțiilor digitale disponibile;
• elaborarea unei foi de parcurs privind automatizarea și utilizarea IA;
• proiectarea tehnică a două soluții prioritare;
• implementarea, integrarea și testarea celor două soluții;
• instruirea echipei Promo-LEX;
• transferul de cunoștințe și elaborarea unui plan de mentenanță.

Soluțiile propuse pot include utilizarea și configurarea unor instrumente existente, integrarea mai multor aplicații și servicii, dezvoltarea unor componente software personalizate sau o combinație a acestora.

PRINCIPALELE ETAPE ȘI LIVRABILE

Etapa 1. Auditul proceselor de lucru și elaborarea foii de parcurs

Prestatorul va analiza procesele existente, fluxurile de informații, instrumentele utilizate, tipurile și formatele de date, punctele de blocaj și oportunitățile de automatizare. Vor fi evaluate soluții disponibile pe piață, inclusiv comerciale și open-source, precum și oportunitățile de configurare, integrare sau dezvoltare personalizată.

Livrabile:

• Raport de audit privind procesele de lucru aferente activității de monitorizare a drepturilor omului;
• Foaie de parcurs privind automatizarea și utilizarea/integrarea IA în activitatea de monitorizare;
• Matrice de prioritizare a soluțiilor/cazurilor de utilizare (use case-urilor) identificate.

Etapa 2. Proiectarea tehnică a soluțiilor prioritare

În baza auditului vor fi selectate, de comun acord cu Promo-LEX, două soluții prioritare.

Pentru fiecare soluție va fi elaborată o specificație tehnică și un plan de implementare, inclusiv arhitectura tehnică, funcționalitățile, fluxurile de lucru, integrarea, API-urile, cerințele de securitate, modul de găzduire, mecanismele de verificare umană, costurile și criteriile de testare.

Livrabile:

• Specificații tehnice/planuri de implementare pentru cele două soluții prioritare, aprobate de Promo-LEX;
• Plan de testare și criterii de acceptare pentru fiecare soluție.

Etapa 3. Implementarea, integrarea și testarea soluțiilor

Prestatorul va implementa și integra cele două soluții în procesele de lucru ale Programului Drepturile Omului. Soluțiile vor fi supuse testării funcționale și, după caz, testării de securitate. Prestatorul va remedia fără costuri suplimentare deficiențele care țin de implementare și va asigura o perioadă de garanție de 3 luni de la acceptarea fiecărei soluții.

Livrabile:

• Două soluții de automatizare și/sau utilizare/integrare a IA funcționale și integrate în procesele de lucru ale Programului Drepturile Omului;
• Raport/proces-verbal de testare și acceptare pentru fiecare soluție;
• Documentația tehnică a soluțiilor implementate, în limba română

Etapa 4. Instruirea echipei

Prestatorul va desfășura cel puțin 4 sesiuni de instruire offline, câte două pentru fiecare soluție, și va furniza materiale și manuale de utilizare în limba română.

Livrabile:

• Cel puțin 4 sesiuni de instruire offline, câte două pentru fiecare soluție;
• Materiale de instruire;
• Manuale de utilizare pentru cele două soluții, în limba română.

Etapa 5. Stabilizare și transfer

Prestatorul va asigura suport tehnic pe durata contractului și va elabora un plan de mentenanță pentru 12 luni după finalizarea contractului.

Livrabile:

• Suport tehnic pe perioada contractului;
• Plan de mentenanță pentru 12 luni după finalizarea contractului.

Procese vizate de automatizare

Printre procesele care pot fi evaluate se numără:

• monitorizarea zilnică a surselor online;
• monitorizarea paginilor instituțiilor și autorităților;
• urmărirea actelor și documentelor relevante;
• identificarea și filtrarea informațiilor;
• clasificarea și sistematizarea datelor;
• extragerea automată a datelor structurate din surse nestructurate;
• detectarea informațiilor duplicate sau similare;
• transcrierea interviurilor și a înregistrărilor audio/video;
• traducerea și sintetizarea informațiilor;
• analiza datelor colectate prin cereri de acces la informație;
• căutarea în arhiva de rapoarte, hotărâri și materiale interne;
• identificarea legăturilor dintre informații, surse și cazuri documentate;
• actualizarea bazelor de date;
• generarea de alerte;
• identificarea tendințelor și tiparelor;
• sprijinirea elaborării rapoartelor și produselor analitice.

Lista este orientativă. Prestatorul poate identifica și alte procese relevante în cadrul auditului.

Securitatea informațiilor, protecția datelor și utilizarea responsabilă a IA

Prestatorul va trebui să demonstreze o abordare adecvată privind securitatea informațiilor, protecția datelor cu caracter personal și utilizarea responsabilă a IA. Soluțiile propuse trebuie să prevadă, după caz, măsuri privind criptarea datelor, autentificarea, controlul accesului, jurnalizarea activităților, backup-ul, gestionarea securizată a credențialelor, protecția datelor victimelor și martorilor, precum și mecanisme de verificare și validare umană a rezultatelor generate cu suportul IA.

Înainte de începerea auditului, Prestatorul selectat va semna un acord de confidențialitate cu Promo-LEX.

CALENDARUL ESTIMATIV

• Semnarea contractului: a doua jumătate a lunii septembrie 2026;
• Perioada estimativă de implementare: 21 septembrie – 31 decembrie 2026;
• Toate serviciile și livrabilele trebuie finalizate până la 31 decembrie 2026.

Calendarul detaliat va fi convenit cu ofertantul selectat și inclus în contract.

OFERTANȚI ELIGIBILI

Concursul este deschis companiilor și echipelor de consultanți din Republica Moldova, care activează în conformitate cu forma legală aplicabilă.

Ofertanții trebuie să demonstreze, între altele:

• experiență relevantă în dezvoltarea, integrarea sau implementarea soluțiilor software și automatizarea proceselor;
• cel puțin două proiecte finalizate cu componente de IA, machine learning, procesare automată a limbajului natural sau tehnologii similare;
• experiență în proiectarea și integrarea workflow-urilor automatizate și/sau sistemelor informatice;
• experiență în integrarea API-urilor și serviciilor terțe;
• experiență privind securitatea informațiilor și protecția datelor;
• experiență de lucru cu date sensibile;
• capacitatea de a lucra cu materiale în limbile română și rusă și, după caz, engleză;
• capacitatea de a asigura suport tehnic și mentenanță.

Experiența de lucru cu organizații ale societății civile, organizații pentru drepturile omului, organizații de cercetare, instituții juridice sau alte organizații care lucrează cu informații sensibile constituie un avantaj.

CONȚINUTUL OFERTEI

Oferta va include obligatoriu:

1. Documentația privind profilul și expertiza ofertantului

Inclusiv profilul companiei/echipei, componența echipei propuse, CV-urile experților, descrierea experienței relevante și lista proiectelor similare finalizate.

2. Oferta tehnică

Aceasta va include, între altele:

• înțelegerea sarcinii;
• metodologia propusă pentru audit;
• abordarea privind identificarea și prioritizarea proceselor;
• metodologia de evaluare și selecție a soluțiilor tehnologice;
• abordarea privind integrarea/configurarea soluțiilor existente versus dezvoltarea personalizată;
• metodologia pentru proiectarea și implementarea celor două soluții;
• abordarea privind securitatea informațiilor și protecția datelor;
• abordarea privind utilizarea responsabilă a IA și controlul uman;
• metodologia de testare și acceptare;
• calendarul detaliat;
• componența și rolurile echipei.

3. Oferta financiară

Oferta financiară va fi prezentată în EUR și va include:

• prețul total;
• costurile detaliate pe etape și livrabile;
• estimarea efortului în om-zile;
• costurile aferente eventualelor dezvoltări personalizate;
• costurile de configurare și integrare;
• taxele și impozitele aplicabile.

Separat, ofertantul va prezenta o estimare a costurilor recurente și externe, precum licențe software, abonamente, utilizarea API-urilor, cloud/hosting, stocare și servicii de procesare IA.

Ofertantul va prezenta, de asemenea, o ofertă estimativă separată pentru servicii de suport tehnic și mentenanță pentru o perioadă de 12 luni după finalizarea contractului.

Promo-LEX nu comunică bugetul disponibil pentru această achiziție.

EVALUAREA OFERTELOR

Ofertele vor fi evaluate în baza următoarelor criterii:

• Expertiza și experiența ofertantului și calificarea echipei – 25 puncte;
• Oferta tehnică – 50 puncte;
• Oferta financiară de bază – 20 puncte;
• Oferta estimativă pentru suport tehnic și mentenanță pentru 12 luni – 5 puncte.

Ofertanții preselectați vor fi invitați la un interviu, care poate include o demonstrație practică și/sau prezentarea unor soluții similare implementate anterior.

PROCEDURA DE DEPUNERE A OFERTELOR

Ofertele vor fi depuse în limba română, în format electronic, la adresa: tender@promolex.md cu mențiunea: „Ofertă servicii audit privind IA/automatizarea”

Oferta va fi semnată de reprezentantul legal al ofertantului sau, în cazul echipelor de consultanți, de coordonatorul echipei.

Oferta trebuie să rămână valabilă cel puțin 60 de zile de la termenul-limită de depunere.

Întrebări de clarificare

Întrebările privind achiziția pot fi transmise la adresa: tender@promolex.md până la 10 septembrie 2026, ora 17:00, cu mențiunea: „Întrebări COP servicii audit privind IA/automatizarea”

Termen-limită pentru depunerea ofertelor: 14 septembrie 2026, ora 18:00 (ora locală a Republicii Moldova). Ofertele transmise după termenul-limită nu vor fi examinate.

Termenii de Referință detaliați pentru această achiziție sunt anexați prezentului anunț. Ofertanții sunt încurajați să consulte documentul integral înainte de elaborarea și depunerea ofertei.

Pentru informații suplimentare:

Olga Manole, Coordonatoare de Program
Asociația Promo-LEX
Tel.: +373 69 177101
E-mail: olga_manole@promolex.md

Termenii de Referință COP nr. 15 din 02.09.2026