Informație generală:

Asociația „MOTIVAȚIE” din Moldova (AMM) este o organizație obștească cu o experiență de 23 ani în promovarea drepturilor persoanelor cu dizabilități și implementarea programelor sociale în domeniul incluziunii. În conformitate cu Planul de Achiziții 2026-2028, AMM anunță inițierea procedurii de selectare a unei companii specializate în servicii de contabilitate și management financiar.

Durata contractului: Perioada de valabilitate a contractului va fi de 3 ani (2026–2028).

Responsabilități obligatorii ale prestatorului

Prestarea de servicii complete de evidență contabilă și gestionare a resurselor umane pentru Asociația „MOTIVAȚIE” din Moldova, care va include, fără a se limita la următoarele activități:

• Prestarea serviciilor contabile complete, inclusiv asumarea rolului de contabil-șef al Asociației, în conformitate cu legislația națională aplicabilă ONG-urilor, precum și standardele internaționale ale donatorilor.
• Gestionarea evidenței contabile primare, inclusiv evidența activelor (3 autoturisme), procesarea a cca 50–60 facturi fiscale lunar, întocmirea ordinelor de plată și prelucrarea extraselor bancare, deconturi de avans, note contabile, procese-verbale de casare, precum și documentarea deplasărilor în interes de serviciu.
• Gestionarea financiară a proiectelor și raportarea față de finanțatori (4 proiecte cu bugetul anual total de aproximativ 10 milioane lei). Participarea la toate ședințele cu finanțatorii și în procesele de audit.
• Calculul salariilor și onorariilor pentru prestatorii de servicii, indemnizațiilor de concediu și altor drepturi salariale, precum și efectuarea plăților aferente pentru un efectiv mediu lunar de 22 angajați.
• Prestatorul va asigura disponibilitatea continuă a serviciilor sale. Termenele de execuție pentru plățile bancare vor fi următoarele:

- Plăți urgente: 1-3 ore

- Plăți pentru servicii prestate de terți: 24 ore

- Plăți salariale: 3 zile lucrătoare.

• Gestionarea corespondenței financiare și administrative cu prestatorii de servicii, inclusiv transmiterea, recepționarea și arhivarea documentelor justificative.
• Întocmirea situațiilor financiare anuale, precum și a rapoartelor fiscale periodice și depunerea către autoritățile competente.
• Oferirea suportului consultativ în procesul de redactare și actualizare anuală a politicilor interne organizaționale, elaborarea bugetului consolidat al organizației și aplicarea metodologiei de repartizare proporțională a costurilor între proiecte.
• Consultanță contabilă, financiar-fiscală și în domeniul legislației muncii.
• Asigurarea respectării și implementării politicilor interne ale organizației din partea departamentului financiar.

 Eligibilitate și cerințe minime:

• Experiență de lucru cu organizații necomerciale (minim 5 ani);
• Competență profesională în aplicarea standardelor donatorilor internaționali. Ofertantul va prezenta lista de proiecte realizate în ultimii 3 ani, indicând donatorii relevanți și bugetele gestionate (estimativ);  
• Compania ofertantă trebuie să dispună de o echipă care asigură segregarea responsabilităților contabile și financiare între cel puțin doi angajați dedicați executării sarcinilor contractuale;
• Să asigure prezența fizică a unui specialist financiar la sediul Asociației „MOTIVAȚIE” din Moldova, o dată pe săptămână, pentru o durată minimă de 4 ore, în vederea consultării documentelor originale, coordonării operațiunilor și oferirii suportului tehnic on-site.

 Documentația necesară pentru participare:

- Extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice

- CV-ul companiei

- CV-ul profesioniștilor implicați în prestarea serviciilor

- Certificatele de competență profesională

- Oferta tehnică detaliată

- Oferta financiară detaliată

- 3 referințe de la clienți similari cu includerea datelor de contact, din ultimii 2 ani

- Declarație pe propria răspundere privind integritatea profesională și lipsa unui conflict de interese actual sau potențial cu membrii administrației Asociației „MOTIVAȚIE” din Moldova.

Evaluarea ofertelor: Ofertele vor fi evaluate pe baza ofertei tehnice și ofertei financiară, iar rezultatul concursului va fi comunicat participanților în termen de 10 zile de la finalizarea evaluării.

Informație pentru companii:

• Ofertele vor fi prezentate in lei cu TVA la cota standard.

• AMM utilizează programul de contabilitate 1C 8.3, versiunea pentru ONG, instalată pe serverul companiei. Este esențial ca prestatorul să opereze în această platformă.
• Toate documentele contabile și juridice vor fi stocate în cloud-ul AMM, iar prestatorul va avea acces la această platformă pentru a gestiona documentele respective. Documentele pe suport de hârtie vor fi păstrate la sediul AMM.

• AMM va accepta doar ofertele complete. Ofertele incomplete sau ofertele ce nu corespund condițiilor de concurs nu vor fi luate în considerare.

Oferta tehnică și oferta financiară vor fi prezentate în mod obligatoriu separat, în unul din următoarele moduri:

• În format fizic: în două plicuri distincte, sigilate, depuse la sediul Asociației „MOTIVAȚIE” din Moldova, la adresa:
  mun. Chișinău, str. Nicolae Milescu-Spătarul nr. 11/A, of. 2, MD-2044
• În format electronic: prin transmiterea a două mesaje separate la adresa de email: valentina.toporet@motivation-md.org

Termen-limită de depunere: 07 decembrie 2025, ora 17:00.

Pentru informații suplimentare, ne puteți contacta la tel: +373 22 661393, mob: 068167510