Anunț de tender pentru selectarea unei companii organizatoare de evenimente

1. Context general

CCF Moldova – Copil, Comunitate, Familie, în parteneriat cu Salvați Copiii Iași, implementează proiectul  „Educația Incluzivă dincolo de granițe” care este implementat în perioada iunie 2025 – decembrie 2026 cu sprijinul Uniunii Europene prin Programul Interreg NEXT România–Republica Moldova (Cod ROMD00143). Obiectivul principal al proiectului transfrontalier este de a îmbunătăți sistemul de protecție a copilului în județul Iași (România), și raioanele Strășeni, Călărași,  mun. Chișinău, mun. Bălți, mun. Ungheni (Republica Moldova), prin consolidarea interacțiunii și dezvoltarea unei rețele de profesioniști activi în domeniu.

În cadrul proiectului sunt planificate următoarele activități de formare și schimb de experiență:

• Workshop în municipiul Iași, România – 2 zile, pentru aproximativ 12 persoane (10–12 decembrie 2025; servicii de transport);
  • Workshop în municipiul Chișinău – 2 zile, pentru aproximativ 25 participanți (13 din Republica Moldova și 12 din România), perioada 11–13 ianuarie 2026 (servicii de cazare – 2 nopți, alimentație, sală și transport);
  • Atelier în municipiul Iași (Indexul Incluziunii) – perioada 14–18 februarie 2026, pentru 2 facilitatori (servicii de transport);
  • Atelier în municipiul Chișinău Gândește în afara stigmei...) – perioada aproximativă ianuarie–februarie 2026, pentru 25 participanți (servicii de cazare – 2 nopți, alimentație, sală și transport);
  • Conferință de mijloc de termen în municipiul Iași, România – perioada aproximativă mai–iunie 2026, pentru aproximativ 10 persoane (servicii de transport);
  • Conferință finală în municipiul Iași, România – luna decembrie 2026, pentru aproximativ 20 persoane (servicii de transport);
  • Două vizite de studiu în municipiul Iași, România – 20 de persoane (câte 10 specialiști din Republica Moldova per vizită)

Pentru detalii suplimentare privind logistica, locațiile și cerințele tehnice, vedeți Anexa 1 – Informație de suport.

2. Scopul tenderului

        CCF Moldova anunță selectarea unei companii specializate în organizarea de evenimente care să poată oferi servicii integrate precum: închirierea sălilor de evenimente; cazare și alimentație pentru participanți; servicii de transport/rambursare cheltuieli transport.

3. Serviciile solicitate

Compania selectată va asigura organizarea completă a evenimentelor din cadrul proiectului, care pot include sesiuni de instruire, atelier de networking, vizite de studiu și conferința finală. Pachetul de servicii va include:

- Închirierea sălilor de evenimente (spații adecvate pentru traininguri și conferințe, cu echipamente tehnice – proiector, ecran, sistem audio, tabla flipchart etc.);

- Cazare și alimentație pentru participanți (prânz, pauze de cafea, eventual cină/mic dejun pentru cei ce vor necesita cazare);

- Servicii rambursare cheltuieli transport/transportarea participanților;

4. Domeniul de activitate și responsabilități

a) Organizarea generală a evenimentelor

• Planificarea și coordonarea logistică în colaborare cu echipa CCF Moldova;
• Asigurarea unei persoane responsabile de coordonarea evenimentelor;
• Flexibilitate în ajustarea numărului de participanți și în modificarea serviciilor, cu anunț prealabil.

b) Spații pentru evenimente

• Locații cu acces facil, adecvate pentru instruiri (minim 20–30 de persoane);
• Dotări tehnice: proiector, ecran, flipchart, sistem audio, Wi-Fi;
• Ventilație/aer condiționat, încălzire (după sezon);
• pauze de ceai/cafea disponibile pe toată durata evenimentului.

c) Cazare

• Hoteluri/pensiuni de minim 3 stele sau echivalent cu mic dejun inclus;
• Camere SGL/DBL cu baie proprie și condiții bune de igienă;
• Posibilitatea ajustării rapide a numărului de camere.

d) Servicii de alimentație

• Mic dejun (inclus în cazare), pauze de cafea, prânz și cină (pentru formările de 2 zile);
• Meniuri variate și echilibrate, cu posibilitatea includerii opțiunilor vegetariene sau pentru diete speciale;
• Servirea meselor la locația evenimentului sau în apropiere.

e) Transport

• Achitare cheltuieli de transport tur-retur al participanților din diverse localități din Republica Moldova;
• Mijloace de transport confortabile, în stare bună, autorizate pentru deplasarea in România pentru vizite de studiu;

5. Perioada de prestare a serviciilor

Contractul se va derula în perioada decembrie 2025 – decembrie 2026, în funcție de calendarul activităților aprobate în cadrul proiectului.

6. Criterii de eligibilitate și calificare

• Persoană juridică înregistrată legal pe teritoriul Republicii Moldova;
• Experiență de minimum 3 ani în domeniul organizării de evenimente (traininguri, conferințe, campanii etc.);
• Experiență similară în colaborare cu organizații internaționale, ONG-uri sau instituții publice;
• Capacitate de a livra toate serviciile enumerate sau de a subcontracta alți furnizori;
• Cel puțin 2 recomandări / contracte similare implementate în ultimii 3 ani;

• Capacitate de gestionare simultană a mai multor componente logistice: asigurarea logisticii complete pentru buna desfășurare a evenimentelor, suport tehnic și coordonare generală.
• Flexibilitate, profesionalism și orientare spre soluții în contextul organizării de evenimente.

7. Documentele solicitate pentru aplicare

• Scrisoare de intenție/cererea de participare la licitație;
• Oferta comercială exprimată în MDL (TVA0), prezentată conform Anexei 2
• Descrierea serviciilor propuse și a capacităților logistice;
• Lista experiențelor similare realizate anterior;
• Copie a Extrasului din Registrul de stat al persoanelor juridice/Licența;
• Recomandări / scrisori de referință de la clienți anteriori.
• Declarația semnată privind lipsa conflictului de interese (Anexa 3).

Suplimentar celor enunțate mai sus Dosarul de aplicare trebuie să conțină:

• Datele de contact ale ofertantului;
• Numele persoanei de contact;
• Date bancare;
• Actele semnate de persoana autorizată .

8. Criterii de evaluare a ofertelor

• Oferta corespundere cerințelor prevăzute în prezenta cerere - 10%.
• Experiența relevantă în domeniu – 20%;
• Capacitatea logistică și tehnică demonstrată – 25%;
• Calitatea și detalierea ofertei tehnice – 25%;
• Prețul total al ofertei – 20%.

9. Termen și modalitate de depunere a ofertelor

Ofertele complete vor fi transmise până la data de 24 noiembrie 2025, ora 18:00 la adresa de e-mail: diana.panainte@ccfmoldova.org  cu subiectul: „Tender – Companie organizatoare de evenimente / CCF Moldova_Interreg ROMD00143”.

Dosarele de aplicare incomplete sau care vor fi depuse după termenul limită nu vor fi examinate.

Doar ofertanții pre selectați vor fi contactați.

10. Condiții suplimentare

CCF Moldova își rezervă dreptul de a solicita informații suplimentare sau demonstrarea capacității logistice. Compania selectată va semna un contract de prestări servicii conform regulilor Interreg NEXT RO–MD și politicilor interne CCF Moldova. Plata serviciilor se va efectua în baza actului de predare-primire și a documentelor justificative.

11. Politici organizaționale

CCF Moldova aplică principiile transparenței, nediscriminării și egalității de șanse în toate procesele de achiziție. Organizația declară toleranță zero față de orice formă de abuz și exploatare a copiilor și grupurilor defavorizate. Contractul cu compania selectată va include o clauză în acest sens și măsurile de implementare.

Pentru informații suplimentare contactați:  Diana Panainte, e-mail: diana.panainte@ccfmoldova.org,  mob. +373 69931164

Anexa 3

DECLARAȚIE

PRIVIND LIPSA CONFLICTULUI DE INTERESE

Subsemnatul,…………………………………………, reprezentant legal al (denumirea companiei)……………, declar pe propria răspundere că în ceea ce privește licitația deschisă organizată de către AO CCF Moldova-copil, comunitate, familie pentru serviciile de ………………………………...............................,  nu există niciun conflict de interese în legătură cu participarea noastră la această licitație.

În acest sens, declar că:

1. Niciuna dintre persoanele angajate în cadrul companiei noastre nu are nicio legătură familială sau de afaceri care ar putea influența procesul decizional sau evaluarea ofertei noastre în cadrul acestei licitații.

2. Nu există nicio situație în care compania noastră ar avea un interes direct sau indirect în rezultatul acestei licitații, care ar putea afecta obiectivitatea și corectitudinea procesului  de atribuire a contractului.

3. Nu avem nicio asociere, parteneriat sau înțelegere cu alți participanți la această licitație care ar putea crea un conflict de interese în detrimentul concurenței loiale și transparenței  procesului de licitație.

4. Ne angajăm să respectăm toate cerințele și regulamentele referitoare la prevenirea și  combaterea corupției, conflictelor de interese și practicilor neloiale în cadrul acestei licitații.

5. Declar că toate informațiile furnizate în prezenta declarație sunt complete, corecte și veridice.

 Înțeleg că orice declarație falsă sau omisiune intenționată ar putea duce la excluderea noastră din procesul de licitație și la aplicarea sancțiunilor legale corespunzătoare.

Data: …………………

Numele complet: ……………………, semnătura…………………

Funcția: Director