Anunț de tender selectarea unei companii organizatoare de evenimente

1. Context general

CCF Moldova – Copil, Comunitate, Familie, în parteneriat cu Salvați Copiii Iași, implementează proiectul „Consolidarea parteneriatului transfrontalier pentru tranziția către îngrijirea în comunitate și în familie în Republica Moldova și România”, ROMD00376, finanțat de Uniunea Europeană prin Programul Interreg NEXT România–Republica Moldova. Proiectul contribuie la susținerea procesului de tranziție de la îngrijirea instituțională către îngrijirea în familie și comunitate, prin consolidarea capacităților profesioniștilor și desfășurarea de activități transfrontaliere.

În cadrul proiectului sunt planificate următoarele activități de formare și schimb de experiență:

• 3 formări de câte 2 zile pentru aproximativ 20 de participanți din Republica Moldova, organizate în Chișinău, cu cazare și servicii complete (decembrie 2025 – februarie 2026);
• 12 formări de o zi pentru circa 20 de participanți , desfășurate în 6 grupuri regionale (Edineț, Bălți, Orhei și 3 în Chișinău), unele cu nevoie de traducere RO–RU (aprilie – iulie 2026);
• Un atelier de networking față în față cu participarea a 30 de profesioniști (20 din Republica Moldova și 10 din România), organizat la Chișinău (februarie – martie 2026);
• Două vizite de studiu pentru 10 specialiști (per vizită) din Republica Moldova în România (februarie – iulie 2026);
• Evenimentul final al proiectului, cu participarea a aproximativ 75 de persoane (60 din Republica Moldova și 15 din România), organizat în Republica Moldova (septembrie 2026).

Pentru detalii suplimentare privind logistica, locațiile și cerințele tehnice, vedeți Anexa 1 – Informație de suport (https://drive.google.com/file/d/1BKSzRtPMgY8fBiZIE4pMFPUNVfzTbpIt/view?usp=sharing  ).

2. Scopul tenderului

        CCF Moldova anunță selectarea unei companii specializate în organizarea de evenimente care să poată oferi servicii integrate precum: închirierea sălilor de evenimente; cazare și alimentație pentru participanți; servicii de transport/rambursare cheltuieli transport; servicii de traducere (la necesitate) pentru asigurarea serviciilor logistice și tehnice necesare desfășurării activităților planificate în cadrul proiectului, în Republica Moldova (Chișinău și regiuni ).

3. Serviciile solicitate

Compania selectată va asigura organizarea completă a evenimentelor din cadrul proiectului, care pot include sesiuni de instruire, atelier de networking, vizite de studiu și conferința finală. Pachetul de servicii va include:

- Închirierea sălilor de evenimente (spații adecvate pentru traininguri și conferințe, cu echipamente tehnice – proiector, ecran, sistem audio, tabla flipchart etc.);

- Cazare și alimentație pentru participanți (prânz, pauze de cafea, eventual cină / mic dejun pentru cei ce vor necesita cazare);

- Servicii rambursare cheltuieli transport /transportarea participanților;

- Servicii de traducere simultană sau consecutivă (română–rusă, la necesitate, cu echipamente și cabine unde este cazul);

4. Domeniul de activitate și responsabilități

a) Organizarea generală a evenimentelor

• Planificarea și coordonarea logistică în colaborare cu echipa CCF Moldova;
• Asigurarea unei persoane responsabile de coordonarea evenimentelor;
• Flexibilitate în ajustarea numărului de participanți și în modificarea serviciilor, cu anunț prealabil.

b) Spații pentru evenimente

• Locații cu acces facil, adecvate pentru instruiri (minim 20–30 de persoane)/evenimentul final (minim 80 pers);
• Dotări tehnice: proiector, ecran, flipchart, sistem audio, Wi-Fi;
• Ventilație/aer condiționat, încălzire (după sezon);
• pauze de ceai/cafea disponibile pe toată durata evenimentului.

c) Cazare

• Hoteluri/pensiuni de minim 3 stele sau echivalent cu mic dejun inclus;
• Camere SGL/DBL cu baie proprie și condiții bune de igienă;
• Posibilitatea ajustării rapide a numărului de camere.

d) Servicii de alimentație

• Mic dejun (inclus în cazare), pauze de cafea, prânz și cină (pentru formările de 2 zile);
• Meniuri variate și echilibrate, cu posibilitatea includerii opțiunilor vegetariene sau pentru diete speciale;
• Servirea meselor la locația evenimentului sau în apropiere.

e) Transport

• Achitare cheltuieli de transport tur-retur al participanților din diverse localități din Republica Moldova;
• Mijloace de transport confortabile, în stare bună, autorizate pentru deplasarea in România pentru vizite de studiu;

f) Servicii de traducere (la necesitate)

• Traducere simultană de tip whispering (șoptire) (RO-RU).

5. Perioada de prestare a serviciilor

Contractul se va derula în perioada decembrie 2025 – septembrie 2026, în funcție de calendarul activităților aprobate în cadrul proiectului. Evenimentele vor fi organizate atât în municipiul Chișinău, cât și în 3 raioane selectate ale Republicii Moldova (Edineț, Bălți și Orhei).

6. Criterii de eligibilitate și calificare

• Persoană juridică înregistrată legal pe teritoriul Republicii Moldova;
• Experiență de minimum 3 ani în domeniul organizării de evenimente (traininguri, conferințe, campanii etc.);
• Experiență similară în colaborare cu organizații internaționale, ONG-uri sau instituții publice;
• Capacitate de a livra toate serviciile enumerate sau de a subcontracta alți furnizori;
• Cel puțin 2 recomandări / contracte similare implementate în ultimii 3 ani;

• Capacitate de gestionare simultană a mai multor componente logistice: asigurarea logisticii complete pentru buna desfășurare a evenimentelor, suport tehnic și coordonare generală.
• Flexibilitate, profesionalism și orientare spre soluții în contextul organizării de evenimente.

7. Documentele solicitate pentru aplicare

• Scrisoare de intenție;
• Oferta comercială exprimată în MDL (TVA0), prezentată conform Anexei 2 (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fLuq98b_KoePFOC8vl7TdjFDFybKfqLm/edit?gid=264835543#gid=264835543 ).
• Descrierea serviciilor propuse și a capacităților logistice;
• Lista evenimentelor similare organizate anterior;
• Copie a Extrasului din Registrul de stat al persoanelor juridice/Licența;
• Recomandări / scrisori de referință de la clienți anteriori.
• Declarația semnată privind lipsa conflictului de interese (Anexa 3 https://drive.google.com/file/d/1SmBaV1TDLXsygwVkHIluc0fOzMAxFod7/view).

Suplimentar celor enunțate mai sus Dosarul de aplicare trebuie să conțină:

• Datele de contact ale ofertantului;
• Numele persoanei de contact;
• Date bancare;
• Actele semnate de persoana autorizată .

8. Criterii de evaluare a ofertelor

• Oferta corespundere cerințelor prevăzute în prezenta cerere - 10%.
• Experiența relevantă în domeniu – 20%;
• Capacitatea logistică și tehnică demonstrată – 25%;
• Calitatea și detalierea ofertei tehnice – 25%;
• Prețul total al ofertei – 20%.

9. Termen și modalitate de depunere a ofertelor

Ofertele complete vor fi transmise până la data de 4 noiembrie 2025, ora 18:00 la adresa de e-mail: natalia.faureanu@ccfmoldova.org  cu subiectul: „Tender – Companie organizatoare de evenimente / CCF Moldova_Interreg ROMD00376”.

Dosarele de aplicare incomplete sau care vor fi depuse după termenul limită nu vor fi examinate.

Doar ofertanții pre selectați vor fi contactați.

10. Condiții suplimentare

CCF Moldova își rezervă dreptul de a solicita informații suplimentare sau demonstrarea capacității logistice. Organizatorul selectat va semna un contract de prestări servicii conform regulilor Interreg NEXT RO–MD și politicilor interne CCF. Plata serviciilor se va efectua în baza actului de predare-primire și a documentelor justificative.

11. Politici organizaționale

CCF Moldova aplică principiile transparenței, nediscriminării și egalității de șanse în toate procesele de achiziție. Organizația declară toleranță zero față de orice formă de abuz și exploatare a copiilor și grupurilor defavorizate. Contractul cu compania selectată va include o clauză în acest sens și măsurile de implementare.

Pentru informații suplimentare contactati: Natalia Făureanu ,Capacity Building,Network & Awareness coordinator,  e-mail: natalia.faureanu@ccfmoldova.org  , mob. +373 69495184