RFP: Termeni de referință pentru selectarea unui prestator de Servicii de Comunicare și Promovare în Social-Media și Design Grafic pentru evenimentele organizate de MITP

Termeni de referință

pentru selectarea unui prestator de Servicii de Comunicare și Promovare în Social-Media și Design Grafic pentru evenimentele organizate de MITP

Denumire: „Social-Media and Design for MITP Events”

Țara: Republica Moldova

Perioada de prestare a serviciilor: Februarie - Decembrie 2025

Denumire internă proiect: Campanie de comunicare și promovare „Social-Media and Design for MITP Events”

Beneficiar: Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park” (MITP)

1. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI

Pentru aplicare, vă rugăm să analizați Termenii de referință și să expediați pe e-mail o ofertă completă pentru elaborarea conceptului și implementarea campaniei „Social-Media and Design for MITP Events” de comunicare, promovare și reflectare în spațiul public a evenimentelor organizate de MITP.

Oferta se va expedia pe adresa de e-mail: viorica.jereghi@mitp.md, cu denumirea mesajului „Social-Media and Design for MITP Events”_[denumirea ofertantului]” și urmează să conțină 2 documente separate:

1. Oferta tehnică cu privire la descrierea serviciilor prestate, care să includă metodologia de realizare a proiectului în viziunea ofertantului, termenii de realizare, viziunea și abordarea ofertantului în modul de prestare a serviciilor solicitate, precum și prezentarea / background-ul ofertantului, experiența în prestarea serviciilor similare, capacitatea profesională ș.a.. Oferta va conține actele confirmative în privința eligibilității Ofertantului (a se vedea Secțiunea V Eligibilitatea și calificarea Ofertantului).
2. Oferta financiară (în lei MDL, cu și fără TVA), care să conțină structura de costuri bazată per serviciu propus, conform necesităților Administrației Parcului. Termenul de valabilitate a ofertei financiare: 20 zile. Oferta financiară să conțină următorul tabel:

Termen limită pentru depunere – 5 Februarie 2025, ora 18.00. Ofertele târzii nu vor fi acceptate.

Limba de prezentare a livrabilelor – limba română și/sau engleză.

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă poate fi trimisă prin e-mail la adresele svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md până la data de 29 ianuarie 2025, ora 18:00. Vom răspunde în scris (doar pe e-mail) la orice solicitare de clarificare primită înainte de termenul limită pentru clarificări, așa cum este indicat mai sus.

II. DESCRIEREA PROIECTULUI

Moldova Innovation Technology Park (MITP)  lansează procesul de achiziție pentru Servicii de Comunicare și Promovare în Social-Media și Design Grafic pentru evenimentele organizate de MITP. În prezent, Moldova IT Park reunește peste 2150 de rezidenți și peste 23.000 de angajați, reprezentând peste 80% din întregul sector IT din Republica Moldova. Obiectivul principal al serviciilor solicitate este să evidențieze realizările și impactul MITP în ecosistemul IT, prin organizarea și promovarea evenimentelor sale emblematice. Aceste evenimente au scopul de a consolida imaginea MITP, de a promova inovația și colaborarea în sector, precum și de a crește vizibilitatea atât la nivel local, cât și internațional. Lista evenimentelor planificate în 2025 include:

• SUM IT UP - (2 ediții: februarie și decembrie 2025);
• Moldova Innovation Awards (MIA Awards) – iunie 2025;
• Moldova Digital Summit – iunie 2025;
• Alte evenimente anunțate pe parcurs, în funcție de necesitățile MITP.

Perioada de implementare: Februarie - Decembrie 2025

III. DESCRIEREA SERVICIILOR

Obiective:

1. Creșterea vizibilității și notorietății evenimentelor organizat de MITP. Dezvoltarea și implementarea unei strategii de comunicare pe rețelele sociale pentru promovarea evenimentelor, care să poziționeze MITP ca un lider în domeniul IT și să atragă atenția publicului țintă.
2. Promovarea eficientă a evenimentelor organizate. Crearea de conținut atractiv și interactiv (texte, vizualuri) care să maximizeze impactul evenimentelor organizate de MITP, și anume: SUM IT UP, MIA Awards, Moldova Digital Summit, crescând numărul de participanți și implicarea online.
3. Identitate vizuală pentru toate evenimentele. Asigurarea unei imagini vizuale coerente și profesioniste pentru fiecare eveniment, conform ghidului de brand al MITP, pentru a reflecta valorile și profesionalismul organizației.
4. Dezvoltarea unor campanii personalizate pe diverse platforme sociale (Facebook, Instagram, LinkedIN, Telegram), pentru a crește gradul de implicare al participanților și pentru a stimula discuțiile relevante legate de evenimente și activitățile MITP.
5. Rapiditatea livrării și execuției taskurilor. Asigurarea unui timp de răspuns prompt și respectarea termenelor limită pentru livrarea materialelor și îndeplinirea cerințelor echipei de comunicare MITP, pentru a evita întârzierile și a menține fluxul eficient al proiectelor.

Ofertanții sunt încurajați să propună completări de conținut a campaniei, care în viziunea acestora sunt de interes, precum și recomandări în realizarea obiectivelor setate. Sugestiile de conținut considerate pertinente vor constitui un avantaj la analiza ofertei tehnice.

Livrabilele creative propuse în concept vor fi elaborate după caz în română și/sau engleză.

Orice livrabil prezentat la prestarea serviciilor va fi considerat ca produs al Administrației MITP cu toate drepturile de autor incluse.

IV. SARCINILE DE BAZĂ ÎN CADRUL PROIECTULUI

1. Dezvoltarea strategiei de comunicare și promovare.
   - Crearea unui plan de comunicare specific fiecărui eveniment (SUM IT UP, MIA Awards, Moldova Digital Summit, etc.) care să includă obiective, mesaje cheie, public țintă, și canalele de distribuție. 
   - Stabilirea unui calendar editorial pentru postările pe rețelele sociale, agreat și coordonat de echipa de comunicare MITP. 
2. Crearea și gestionarea conținutului pe canalele social-media.
   - Crearea și redactarea textelor pentru postări, inclusiv mesaje promoționale, anunțuri oficiale și call-to-action-uri relevante. 
   - Producerea de materiale vizuale (imagini, grafice, animații) pentru fiecare etapă a campaniilor de promovare.
   - Publicarea și monitorizarea postărilor pe platformele de socializare relevante (Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.).
   - Toate materialele vor fi livrate atât în format final, cât și în format editabil, pentru a permite ajustări ulterioare, dacă este necesar.
3. Asigurarea designului vizual pentru evenimente.
   - Crearea identității vizuale a evenimentelor, inclusiv logouri, bannere, afișe, și alte elemente grafice. 
   - Proiectarea materialelor de promovare printate și digitale (broșuri, prezentări, roll-up-uri, invitații), după necesitate și la cererea MITP.
   - Pregătirea și livrarea rapidă de materiale promoționale suplimentare pentru evenimente minore sau modificări neplanificate, după necesitate și la cererea MITP.
4. Gestionarea campaniilor de promovare plătite.
   - Setarea, gestionarea și monitorizarea campaniilor de publicitate plătită pe platformele de social-media (Facebook, LinkedIn, Instagram etc.), cu scopul de a maximiza impactul și de a crește rata de participare la evenimente. Prestatorul va fi responsabil și pentru achitarea campaniilor, urmând ca aceste costuri să fie incluse în oferta financiară.
   - Realizarea raportului privind performanța campaniilor plătite.
5. Monitorizare și raportare.
   - Analizarea rezultatelor campaniilor și oferirea de rapoarte detaliate asupra performanței acestora (engagement, reach, conversii). 
   - Propunerea de soluții pentru îmbunătățirea eficienței campaniilor viitoare. 
6. Consultanță și suport continuu.
   - Asigurarea unei comunicări prompte și eficiente cu echipa de comunicare MITP pentru aprobarea materialelor și ajustarea campaniilor în funcție de feedback. 
   - Oferirea de sugestii proactive pentru adaptarea mesajelor la tendințele din industrie și preferințele publicului. 
   
   V. ELIGIBILITATEA ȘI CALIFICAREA OFERTANTULUI

Ofertantul trebuie să asigure capacitatea de a acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință prin resurse și efort propriu sau, după caz, prin subcontractare. Nu vor fi calificate spre evaluare Ofertele care nu vor acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință.

Criteriile minime de calificare și selecție sunt:

• Experiență. Furnizorul trebuie să aibă cel puțin 3 ani de experiență demonstrabilă în implementarea campaniilor de comunicare pe social-media și design privind promovarea evenimentelor. Această experiență trebuie susținută de un portofoliu relevant, care să reflecte abilitatea furnizorului de a adapta conținutul pentru social media și de a crea materiale vizuale captivante și bine structurate, optimizate pentru publicul-țintă.
• Portofoliu. Prezentarea unui portofoliu cu cel puțin 3 proiecte relevante realizate anterior, preferabil pentru organizații sau evenimente din sectorul IT, economic sau public.
• Echipă. Compania trebuie să dispună de o echipă dedicată, formată din specialiști cu experiență în următoarele domenii:
  - Copywriting și strategii de social-media, pentru crearea de conținut relevant și atractiv;
  - Design grafic, pentru realizarea materialelor vizuale de impact;
  - Producție video și editare multimedia (opțional, dar recomandat), pentru crearea de conținut dinamic și atractiv;
  - Analiză și raportare de performanță pe rețelele sociale, pentru optimizarea campaniilor și monitorizarea rezultatelor.
• Declarația Ofertantului (modelul se anexează), care ar confirma (aplicabil după caz):
  • Dovada înregistrării persoanei juridice, în conformitate cu prevederile legale (după caz);
  • Capacitatea ofertantului de a îndeplini pe deplin și în timp util toate obligațiile care îi revin (a nu fi insolvent) (după caz);
  • Neîncadrarea ofertantului sau a beneficiarilor efectivi ai acestuia în situația condamnării pentru participarea la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, fraudă şi/sau spălare de bani.

Administrația MITP va califica Ofertanții eligibili, conform criteriilor de calificare și selecție expuse în Termenii de Referință. Ulterior, va fi selectată cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic și tehnic, cu evaluarea prin Metoda de compromis, potrivit criteriului de atribuire „Cel mai bun raport calitate – preț”, cu aplicarea următorilor factori de evaluare:

O ofertă va fi respinsă dacă nu răspunde la aspecte importante ale Termenilor de referință sau dacă nu atinge punctajul minim indicat (60 de puncte).

VI. CRONOLOGIE

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă urmează a fi trimisă prin e-mail la adresa svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md, cu denumirea mesajului ”Clarificari_Social-Media and Design for MITP Events”.

Următorul calendar rezumă termenele limită în procesul de aplicare. Ofertanții sunt rugați să respecte aceste termene limită.

• Termen limită de depunere a ofertei: 5 Februarie 2025, ora 18.00
• Termen limită pentru întrebări scrise: 29 Ianuarie 2025, ora 18.00
• Răspunsuri oferite la întrebări/clarificări: 3 Februarie 2025, ora 18.00

Datele de mai sus pot fi modificate la discreția Moldova Innovation Technology Park. Orice modificare va fi publicată/expediată într-un amendament la acești Termeni de Referință.

Lansarea procedurii de achiziție nu obligă Administrația MITP să efectueze achiziția respectivă. Administrația MITP își rezervă dreptul de anulare a procedurii de achiziție din motive argumentate. Decizia de anulare a procedurii de achiziție nu generează vreo obligație a beneficiarului față de participanții la procedura de achiziții.

DECLARAȚIE DE ELIGIBILITATE (model): 

Către Administrația parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”

Stimați domni/stimate doamne,

Subsemnatul, reprezentant împuternicit al___(denumirea operatorului economic)_______                                                                                      

în calitate de ofertant, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi sub sancțiunile aplicate faptei de fals în declarații, că nu mă aflu în oricare dintre următoarele situații:

-        în ultimii 5 ani, nu am fost condamnat, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru participare la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, pentru fraudă şi/sau pentru spălare de bani, pentru infracțiuni de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste, finanțarea terorismului, exploatarea prin muncă a copiilor și alte forme de trafic de persoane.

-        nu mă aflu în proces de insolvabilitate ca urmare a hotărârii judecătoreşti;

-        nu am fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională;

-        nu sunt inclus în Lista de interdicție a operatorilor economici a AAP.

 Confirm înregistrarea persoanei juridice, pe care o reprezint, în conformitate cu prevederile legale.

Mă oblig, la solicitarea Administrației parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”, în scopul verificării şi confirmării declarației, să prezint orice document doveditor de care dispun.

Data completării_____________                                                                        

Ofertant/candidat                                                                                                                                                                                 

___________________                                                                                                                                                                                                                                       

(semnătura autorizată)