Termen extins pentru concursul privind contractarea serviciilor de închiriere săli de conferințe, servicii de cazare și servicii de catering în mun. Chișinău și proximitatea lui

Prezentare generală

Centrul de Resurse Juridice din Moldova (CRJM) este o organizație neguvernamentală, nonprofit, independentă, neafiliată politic, care contribuie la consolidarea democrației și a statului de drept în Republica Moldova prin activități de cercetare, monitorizare și advocacy. CRJM promovează justiția independentă, eficientă și responsabilă, mecanismele anticorupție eficiente, respectarea drepturilor omului și un mediu prielnic pentru societatea civilă și democrație, prin identificarea problemelor cu impact sistemic în aceste domenii, propunerea de soluții, aducerea acestora pe agenda publică, reacționarea la abuzuri și mobilizarea partenerilor pentru schimbări în bine.

Scopul concursului

CRJM solicită oferte de la persoane juridice din Republica Moldova cu scopul de a contracta una sau câteva companii prestatoare de servicii închiriere săli de conferințe, servicii de cazare și catering, conform condițiilor indicate de CRJM în prezenta solicitare de oferte şi în baza contractului de prestare servicii semnat între părţi (compania selectată şi CRJM) pentru perioada noiembrie 2024 – noiembrie 2027 (3 ani).

Volumul estimativ al contractului este de aproximativ 20 de evenimente anual, pentru toate formatele de evenimente specificate mai jos. Evenimentele pot include seminare, conferințe, ateliere sau ședințe de lucru, conferințe de presă, evenimente de lansare a proiectelor și/sau publicațiilor Asociației și altele. Acestea vor fi organizate în strictă conformitate cu cerințele CRJM, conform politicilor interne și regulilor de vizibilitate ale Asociației, care urmează a fi comunicate companiei selectate.

Sarcina tehnică

Companiile selectate vor presta serviciile solicitate conform condițiilor indicate de CRJM la fiecare plasare de comandă și în baza contractului de prestare a serviciilor, semnat între părți (compania selectată și CRJM).

Companiile selectate vor asigura prestarea serviciilor în funcție de disponibilitate pentru perioada solicitată de CRJM, asigurând următoarele categorii de servicii și respectând cerințele enumerate pentru fiecare categorie:

Categoria 1: Locație prevăzută pentru desfășurarea evenimentelor:

1.1 Locație potrivită pentru grupuri mici și medii de persoane, formatul de mese rotunde, lansări de studii, seminare, ateliere de lucru:

• pentru acomodarea grupurilor de aproximativ 20-35 de persoane (capacitatea sălii până la 50 de persoane)
• amplasare centrală, proximitate față de centrul orașului și/sau oficiul CRJM
• servicii de alimentație incluse sau cu posibilitatea contractării serviciilor de catering.

1.2 Locație potrivită pentru grupuri mari de persoane, formatul de conferințe și forumuri:

• pentru acomodarea grupurilor de aproximativ 50-70 de persoane (capacitatea sălii până la 100 de persoane)
• sală bine iluminată de tip open space
• posibilitatea instalării ecranelor suplimentare, la cerere și în cantitatea solicitată de către CRJM
• existența mai multor săli pentru desfășurarea concomitentă a panelelor/sesiunilor va constitui un avantaj
• design interior modern/high-tech va constitui un avantaj
• servicii de alimentație incluse sau cu posibilitatea contractării serviciilor de catering.

1.3 Locație potrivită pentru programe indoor (în încăpere) și outdoor (în aer liber), cu o durată mai mare de 1 zi, pentru formatul de tip școală de iarnă/vară, staff retreat:

• amplasare în extravilanul orașului, 30-150 de km de la Chișinău
• unitate de cazare de tip pensiune, casă de vacanță și/sau hotel
• sală de conferințe pentru acomodarea aproximativ a 15-25 de persoane (capacitatea sălii aproximativ pentru 30 de persoane)
• existența spațiilor outdoor potrivite pentru activități de team-building
• existența spațiilor verzi, atât în curte, cât și în împrejurimi pentru activități și trasee outdoor
• servicii de alimentație incluse, mâncare gătită pe loc cu ingrediente locale
• facilități de cazare incluse pentru 15-25 de persoane.

Categoria 2: Prestarea serviciilor de cazare:

• amplasare centrală, proximitate față de centrul orașului și/sau oficiul CRJM
• categoria unităților de cazare de minim 4*
• cazare (camere single și duble cu paturi separate, inclusiv mic dejun) pentru numărul indicat de participanți
• oferirea serviciilor de transfer și întâlnirea oaspeților de la/spre aeroport, după caz, va constitui un avantaj.

Categoria 3: Prestarea serviciilor de catering:

• Meniu divers (pauze de cafea, fourchette, recepție etc.)
• Servicii logistice și de deservire complete
• Transportarea bucatelor în condiții corespunzătoare (ambalaj, temperatură etc.).

Toate locațiile menționate mai sus vor respecta următoarele condiții:

• sală de conferințe care să corespundă condițiilor solicitate și să dispună de un spațiu potrivit pentru numărul indicat de participanți;
• echipament necesar: proiector, ecran (mare sau, după caz, și mare și mici), boxe, microfoane;
• servicii de alimentație, la cerere: prânz, cină, pauze de cafea, fourchette;
• conexiune la internet;
• locuri de parcare (locuri de parcare gratuite pentru organizatori va constitui un avantaj);
• oferta financiară va conține un preț competitiv cu respectarea raportului preț-calitate;
• accesibilitatea locației pentru persoane cu dizabilități (rampă, grup sanitar adaptat) va constitui un avantaj în procesul de selectare a companiilor pentru evenimente care necesită aceste facilități;
• posibilitatea oferirii produselor, bunurilor și serviciilor cu impact negativ redus asupra mediului, conform mențiunilor de mai jos.

Oferta de participare la concurs

Companiile interesate de prezentul concurs vor expedia ofertele prin e-mail la adresa applications@crjm.org până la 12 noiembrie 2024. În e-mailul respectiv se va indica neapărat categoria și/sau subcategoria de servicii propuse de ofertant.

Dosarul de participare va include:

1. Date despre companie (denumirea, adresa, telefonul de contact, adresa electronică, persoana responsabilă);
2. Copia certificatului de înregistrare/Extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice;
3. Autorizațiile de funcționare (copiile certificatului de înregistrare, a autorizației sanitare de funcționare);
4. Oferta financiară va fi completată după modelul dat, în format Excel, cu indicarea prețului în USD, inclusiv TVA. Ofertantul va indica, de asemenea, disponibilitatea livrărilor cu aplicarea scutirii de TVA cu drept de deducere, la prezentarea documentelor confirmative de către Beneficiar. Compararea ofertelor financiare se va face în dolari SUA. Ofertele prezentate în altă valută vor fi convertite la cursul oficial al BNM din data limită pentru prezentarea ofertelor. Prețurile indicate în ofertă vor fi fixe şi nu vor putea fi schimbate pe durata contractului, fără motive întemeiate;
5. Experiența companiei ofertante în ultimii 1-2 ani și portofoliul de clienți (referințele vor fi înalt apreciate);

6. Declarația privind conflictul de interese. În cazul existenței unui conflict de interese, real sau potențial, cu conducerea Asociației (președintele și Consiliul de administrare), compania se obligă să-l declare în baza unei declarații completate în formă liberă.

Companiile ofertante pot să depună oferte pentru toate serviciile solicitate sau doar pentru anumite categorii de servicii, inclusiv doar pentru un anumit format al evenimentului.

Evaluarea și criteriile de selecție

ETAPA 1: Evaluarea formală

La prima etapă, toate dosarele vor fi evaluate din punct de vedere formal pentru a stabili dacă a fost depus pachetul de documente complet, conform termenilor de referință.

ETAPA 2: Evaluarea ofertei tehnice

La a doua etapă de evaluare, oferta tehnică va fi analizată de către membrii comisiei de achiziții. La această etapă, va fi aplicată metoda cumulativă, iar pentru fiecare criteriu vor fi acordate punctaje după cum urmează:

Doar ofertele care vor acumula minim 75 de puncte după evaluarea tehnică vor fi calificate pentru următoarea etapă de evaluare.

ETAPA 3: Evaluarea ofertei financiare

Toate ofertele care au acumulat minim 75 de puncte la etapa precedentă vor fi calificate pentru evaluarea ofertei financiare. Prețul oferit de către companiile participante trebuie să fie unul competitiv, cu respectarea raportului preț-calitate.

Cea mai mică ofertă financiară calificată în concurs va primi scorul de 100 de puncte, iar pentru următoarele oferte punctajul se va calcula după formula: (valoarea ofertei minime / valoarea ofertei evaluate) * 100.

Concluzia evaluării dosarelor

La determinarea punctajelor finale, scorul acumulat pentru oferta tehnică va avea o pondere de 80%, iar pentru oferta financiară – 20%, astfel Punctajul final = Scor oferta tehnică * 0,80 + scor oferta financiară * 0,20.

Toți ofertanții, care vor depune dosarele, vor fi anunțați despre rezultatele procesului de selecție după finalizarea procesului de evaluare a ofertelor.

Pentru informații suplimentare, vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 022 843 601 sau la adresa de e-mail: applications@crjm.org. 

Notă:
CRJM își rezervă dreptul să nu aleagă nicio ofertă în cazul în care ofertele primite nu vor corespunde cerințelor sale.

CRJM este o organizație care promovează incluziunea și diversitatea. Noi valorificăm diferențele, promovăm egalitatea și abordăm frontal comportamentele discriminatorii, astfel consolidând capacitatea organizațională. Toate companiile calificate sunt încurajate să participe la concurs. Noi nu discriminăm în funcție de dizabilitate, rasă, culoare, etnie, gen, religie, orientare sexuală, vârstă, stare civilă, statut parental sau orice alt criteriu protejat prin lege. Toate ofertele recepționate vor fi procesate cu respectarea strictă a confidențialității datelor furnizate.